Få innsikt i hvordan sensitive data brukes i HubSpot-verktøyene

Når du har aktivert «Sensitive Data» i HubSpot-kontoen din, gjelder det spesielle hensyn eller særskilt funksjonalitet for enkelte verktøy ved bruk av «Sensitive Data». I denne artikkelen kan du lese mer om hvor «Sensitive Data» kan brukes, og hvordan du administrerer det på riktig måte i hvert enkelt verktøy.

For mer informasjon om sensitive data, se siden med vilkår for sensitive data. For å lære hvordan du aktiverer sensitive data og oppretter egenskaper for sensitive data, se denne artikkelen.

Merk: Sensitive Data støttes ikke i enkelte verktøy, blant annet chatbots, personaliseringstokener, playbooks og sandkasser. Highly Sensitive Data er ytterligere begrenset og kan kun brukes i bestemte scenarier.

Svært sensitive data i HubSpot-verktøy

Alle de følgende avsnittene gjelder for sensitive data, men bare noen av de oppførte verktøyene støtter svært sensitive data. Svært sensitive data kan kun brukes i følgende scenarier:

• Visning og redigering av egenskapsverdier i HubSpot.
• Last opp til skjemaer med HubSpot -skjemaer, skjemaer som ikke er fra HubSpot og API-et for autentiserte skjemainnsendelser.
• Manuell opplasting av vedlegg til poster eller via notater, én-til-én-e-poster og egenskaper for svært sensitive filer.

Egenskaper for sensitive data

Selv om det ikke støttes å konvertere en standardegenskap til en egenskap for sensitive data, kan du opprette egendefinerte egenskaper som lagrer sensitive data. Når du har opprettet en egenskap for å lagre sensitive data:

• Superadministratorer kan konfigurere tillatelser på feltnivå for å begrense visnings- og redigeringsadgangen til egenskapen til bestemte brukere og team. Dette anbefales på det sterkeste for å sikre at sensitive data kun kan sees eller endres av utvalgte brukere.
• Superadministratorer kan se brukerhandlinger knyttet til verdiene i egenskapen «Sensitive Data» i revisjonsloggen.
• Superadministratorer kan redigere eller slette egenskapen «Sensitive Data».

Verdier for egenskaper for sensitive data

Brukere med tilgang til en egenskap for sensitive data kan oppdatere egenskapens verdier manuelt eller via import og arbeidsflyter. Hvis kontoen din gir HubSpot-ansatte tilgang til å feilsøke supportproblemer, vil ikke HubSpot-ansatte ha tilgang til å se verdiene for egenskaper for sensitive data.

For egenskaper med svært sensitive data må brukere med tilgang til egenskapens verdier klikke for å dekryptere for å se eller redigere verdien. For eksempel:

Vedlegg

Med muligheten til å lagre sensitive data og svært sensitive data kan du lagre filer som inneholder sensitiv informasjon i verktøy i hele HubSpot. Når du aktiverer innstillingen for sensitive data, vil vedlegg som lastes opp på måtene nedenfor, bli beskyttet av et ekstra lag med kryptering i HubSpots databaselagring. Dette vil også fjerne muligheten til å dele filer eksternt uten autentisering, og vil forhindre HubSpot-ansatte fra å få tilgang til vedleggene.

Når filer legges til via følgende metoder, vil de bli beskyttet:

• Lastet opp fra datamaskinen din til en post i delen «Vedlegg».
• Lastet opp til en post via en ny notat.
• Lastet opp i en post via en e-post fra en kontakt.
• Lastet opp til en post i HubSpot-mobilappen.
• Lastet opp til en filtype-egenskap.
• Lastet opp via et innsendt skjema.
• Lastet opp via import.

Du kan kontrollere brukernes tilgang til vedlegg gjennom tillatelser for hvert verktøy. Du kan for eksempel begrense tilgangen til kontakter for bestemte brukere som ikke skal ha tilgang til kontaktfiler.

Breeze-verktøy

Breeze, HubSpots AI, kan hjelpe deg med å automatisere oppgaver, samle inn datainnsikt, utarbeide innhold og mer på tvers av HubSpots kundeplattform. Kun brukere med superadministratorrettigheter kan aktivere visse Breeze-verktøy, for eksempel Breeze Assistant.

Breeze Assistant-produkter er kompatible med kontoer der «Sensitive Data» er aktivert. Det gjelder imidlertid noen begrensninger som forhindrer at verdier for egendefinerte egenskaper for «Sensitive Data» brukes, for å hindre at sensitive data blir eksponert.

Hvis du aktiverer «Sensitive Data», vil ikke egenskapene for «Sensitive Data» som du oppretter, bli brukt til å trene Breeze-modeller. Kontoer med «Sensitive Data» blir automatisk ekskludert fra HubSpots AI-modelltrening og kan ikke velge å delta så lenge «Sensitive Data» er aktivert.

For mer informasjon, vennligst les gjennom HubSpots vilkår for bruk og HubSpots personvernerklæring.

Merk: Unngå å dele sensitiv informasjon i de konfigurerte datainngangene for Breeze-funksjoner, inkludert dine spørsmål. Superadministratorer kan konfigurere generative Breeze-funksjoner i innstillingene for kontoadministrasjon. For informasjon om hvordan Breeze bruker dataene dine for å tilby pålitelig AI, der du har kontroll over dataene dine, kan du se våre vanlige spørsmål om Breeze Trust.

For mer informasjon om Breeze, se Breeze-modellkortene. Unngå å bruke Breeze hvis du ikke ønsker at Breeze skal behandle dine sensitive data.

Datasentre

Du kan lagre sensitiv informasjon i hvilket som helst datasenter du bruker.

Hvis du ikke har angitt lagring av HIPAA-data, kan du migrere fra et datasenter i Nord-Amerika til et datasenter i EU.Hvis du har angitt lagring av HIPAA-data, kan du ikke migrere til et annet datasenter.

Datasynkronisering

Du kan synkronisere sensitive data gjennom feltkartlegginger med datasynkroniseringsapper. Når du synkroniserer data:

• Synkroniseringen kan være toveis. Siden det ikke alltid er kjent om feltene i en tredjepartsapp er sensitive, finnes det tilfeller der ikke-sensitive felter kan synkroniseres til og fra en HubSpot-egenskap for sensitive data. Hvis det er kjent at et felt i en tredjepartsapp er sensitivt, kan det ikke synkroniseres til en ikke-sensitiv HubSpot-egenskap.
• Egenskapene «Sensitive Data» og «Highly Sensitive Data» anses som det samme for datasynkroniseringsapper.

Skjema 

Med muligheten til å lagre sensitive data i HubSpot kan du trygt bruke HubSpot-skjemaer og skjemaer fra andre leverandører til å samle inn sensitiv informasjon fra besøkende. Sensitive data som samles inn via skjemaer, blir kryptert og synkronisert sikkert til CRM-systemet. Alle filer som lastes opp via skjemaer knyttet til en egenskap for sensitive data, vil også bli ansett som sensitive.

Bare brukere med de riktige tillatelsene til å se sensitive data vil kunne se verdier og filer fra skjemainnsendinger som er merket som sensitive. Alle varsler om skjemainnsendinger vil også overholde kravene til brukertillatelser for sensitive data.

Integrasjoner

Utviklere kan bruke API-dokumentasjonen til å bygge integrasjoner som synkroniserer sensitive data. I henhold til vilkårene for sensitive data erkjenner du, dersom du velger å integrere med eller på annen måte bruke tredjepartsprodukter i forbindelse med abonnementstjenesten, at kundedata som hostes eller behandles av slike tredjepartsprodukter, vil bli hostet i samsvar med retningslinjene som opprettholdes av disse tredjepartene.

Hvis du lagrer HIPAA-beskyttede sensitive data, støttes Snowflake Data Share -integrasjonen kun for følgende regioner: AWS US_EAST_1 og AWS EU_CENTRAL_1.

Administrasjon av flere kontoer

Kontoer som bruker sensitive data, kan ikke være en kildekonto for dataspeilingsfunksjonen i administrasjon av flere kontoer. Denne begrensningen forhindrer at sensitive data utilsiktet deles til en annen konto.

Hvis du aktiverer «Sensitive Data», vil kontoen din ikke kunne velges som kildekonto for dataspeiling. Hvis kontoen din allerede er en kildekonto for dataspeiling, vil aktivering av «Sensitive Data» automatisk deaktivere dataspeiling for kontoen.

Varsler

Når «Sensitive Data» er aktivert i kontoen din, vil visse varsler som standard ikke inneholde forhåndsvisninger (f.eks. en forhåndsvisning av innholdet i en notattekst) for å unngå at sensitive data vises. Dette gjelder foreløpig følgende varsler: du blir @-nevnt i en post eller i en kommentar, du blir tildelt eller mottar en påminnelse om en oppgave, det er aktivitet på en post du følger, eller det er en kommentar til en aktivitet du er involvert i.

For e-postvarsler er forhåndsvisninger skjult som standard, men du kan velge å tillate dem:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, under Kontoadministrasjon, navigerer du til Sikkerhet.
3. Klikk på fanen Sensitive Data. 
4. I delen Beskyttelse av sensitive data klikker du på Rediger.
5. For å tillate forhåndsvisning av varsler, slå på bryteren «Vis fullt innhold i varslings-e-poster ».

6. Hvis du tidligere har slått på forhåndsvisninger, kan du skjule forhåndsvisninger av varsler ved å slå av bryteren «Vis fullt innhold i varslings-e-poster ».
7. Klikk på Ferdig.

Arbeidsflyter

Hvis du bruker en egenskap for sensitiv data i arbeidsflyter, anbefales det å begrense tilgangen til arbeidsflytverktøyet.

Du kan bruke egenskaper for sensitive data med utløsere for «Når et filterkriterium er oppfylt » og AND/OR -grener i arbeidsflyter.

Følgende støttes foreløpig ikke i arbeidsflyter:

• Kopier egenskapshandlinger som refererer til egenskaper for sensitive data.
• Personaliseringstokener som bruker eller refererer til egenskaper for sensitiv data. 
• Når en hendelse inntreffer, utløses registreringer basert på endringer i verdiene for egenskaper for sensitiv data.

Ytterligere ressurser

• For mer informasjon om HubSpots sikkerhetsprogram, se HubSpot Trust Center.
• For å lære hvordan du administrerer innstillinger for sensitiv data og oppretter egenskaper for sensitiv data, se denne artikkelen.
• For å lære hvordan du administrerer sensitiv data via API, se utviklerdokumentasjonen.