Tutustu siihen, miten arkaluonteisia tietoja käytetään HubSpot-työkaluissa

Kun olet ottanut arkaluonteisten tietojen käytön käyttöön HubSpot-tililläsi, tietyissä työkaluissa on huomioitavia erityispiirteitä tai toimintatapoja arkaluonteisten tietojen käytön yhteydessä. Tässä artikkelissa kerrotaan tarkemmin, missä arkaluonteisia tietoja voidaan käyttää ja miten niitä hallitaan oikein kussakin työkalussa.

Lisätietoja arkaluonteisista tiedoista on arkaluonteisten tietojen ehtosivulla. Ohjeet arkaluonteisten tietojen ottamiseen käyttöön ja arkaluonteisten tietojen ominaisuuksien luomiseen löydät tästä artikkelista.

Huomaa: Herkkiä tietoja ei tueta joissakin työkaluissa, kuten chatboteissa, personointitunnuksissa, ohjeistoissa ja testausympäristöissä. Erittäin herkkiä tietoja koskevat vielä tiukemmat rajoitukset, ja niitä voidaan käyttää vain tietyissä tilanteissa.

Erittäin arkaluonteiset tiedot HubSpot-työkaluissa

Kaikki seuraavat kohdat koskevat arkaluonteisia tietoja, mutta vain osa luetelluista työkaluista tukee erittäin arkaluonteisia tietoja. Erittäin arkaluonteisia tietoja voidaan käyttää vain seuraavissa tilanteissa:

• Ominaisuusarvojen tarkastelu ja muokkaaminen HubSpotissa.
• Tiedostojen lataaminen HubSpot -lomakkeisiin, muihin kuin HubSpot-lomakkeisiin sekä lomakkeiden lähetysten todennetun API:n kautta .
• Liitteiden manuaalinen lataaminen tietueisiin tai muistiinpanojen, henkilökohtaisten sähköpostiviestien ja erittäin arkaluonteisten tiedostojen ominaisuuksien kautta.

Herkät tiedot -ominaisuudet

Vaikka oletusominaisuuden muuntamista arkaluonteisten tietojen ominaisuudeksi ei tueta , voit luoda mukautettuja ominaisuuksia, joihin tallennetaan arkaluonteisia tietoja. Kun olet luonut ominaisuuden arkaluonteisten tietojen tallentamista varten:

• Superjärjestelmänvalvojat voivat määrittää kenttätason käyttöoikeuksia rajoittaakseen ominaisuuden katselu- ja muokkausoikeudet tietyille käyttäjille ja tiimeille. Tätä suositellaan vahvasti, jotta varmistetaan, että vain valitut käyttäjät voivat nähdä tai muokata arkaluonteisia tietoja.
• Superjärjestelmänvalvojat voivat tarkastella arkistilokissa käyttäjien toimia, jotka liittyvät arkaluonteisten tietojen ominaisuusarvoihin.
• Superjärjestelmänvalvojat voivat muokata tai poistaa arkaluonteisten tietojen ominaisuutta.

Herkän datan ominaisuusarvot

Käyttäjät, joilla on pääsy arkaluonteisten tietojen ominaisuuteen, voivat päivittää ominaisuuden arvoja manuaalisesti tai tuonnin ja työnkulkujen kautta. Jos tilisi sallii HubSpotin työntekijöiden pääsyn tukiongelmien vianmääritykseen, HubSpotin työntekijöillä ei ole pääsyä arkaluonteisten tietojen ominaisuusarvojen tarkasteluun.

Erittäin arkaluonteisten tietojen ominaisuuksien osalta käyttäjien, joilla on pääsy ominaisuuden arvoihin, on napsautettava salauksen purkamista, jotta he voivat tarkastella tai muokata arvoa. Esimerkiksi:

Liitteet

Arvojen ja erittäin arkaluonteisten tietojen tallennusominaisuuden avulla voit tallentaa arkaluonteisia tietoja sisältäviä tiedostoja HubSpotin eri työkaluihin. Kun otat arkaluonteisten tietojen asetuksen käyttöön, alla kuvatuilla tavoilla ladatut liitteet suojataan ylimääräisellä salauskerroksella HubSpotin tietokantatallennustilassa. Tämä poistaa myös mahdollisuuden jakaa tiedostoja ulkoisesti ilman todennusta ja estää HubSpotin työntekijöitä pääsemästä käsiksi liitteisiin.

Tiedostot suojataan, kun ne lisätään seuraavilla tavoilla:

• Lataa tietokoneeltasi tietueen Liitteet-osioon.
• Lataa tietueeseen uuden muistiinpanon kautta.
• Lataa tietueeseen kontaktin lähettämän sähköpostin kautta.
• Lataa tietueeseen HubSpot-mobiilisovelluksessa.
• Ladattu tiedostotyypin ominaisuuteen.
• Ladattu lomakkeen lähetyksen kautta.
• Ladattu tuonnin kautta.

Voit hallita käyttäjien pääsyä liitteisiin kunkin työkalun käyttöoikeuksien kautta. Voit esimerkiksi rajoittaa pääsyn yhteystietoihin tietyille käyttäjille, joilla ei pitäisi olla pääsyä yhteystiedostoihin.

Breeze-työkalut

HubSpotin tekoäly Breeze auttaa sinua automatisoimaan tehtäviä, keräämään data-analyysejä, luonnostelemaan sisältöä ja paljon muuta HubSpot-asiakasalustalla. Vain käyttäjät, joilla on pääkäyttäjän oikeudet, voivat ottaa käyttöön tiettyjä Breeze-työkaluja, kuten Breeze Assistantin.

Breeze Assistant -tuotteet ovat yhteensopivia tilien kanssa, joissa arkaluonteisten tietojen käyttö on otettu käyttöön. Käytössä on kuitenkin joitakin rajoituksia, jotka estävät arkaluonteisten tietojen ominaisuuksien mukautettujen arvojen käytön arkaluonteisten tietojen paljastumisen estämiseksi.

Jos otat arkaluonteiset tiedot käyttöön, luomiasi arkaluonteisten tietojen ominaisuuksia ei käytetä Breeze-mallien kouluttamiseen. Tilit, joissa arkaluonteiset tiedot on otettu käyttöön, poistetaan automaattisesti HubSpotin tekoälymallien koulutuksesta, eikä niitä voi ottaa mukaan, kun arkaluonteiset tiedot ovat käytössä.

Lisätietoja saat HubSpotin käyttöehdoista ja HubSpotin tietosuojakäytännöstä.

Huomaa: Vältä jakamasta arkaluonteisia tietoja Breeze-ominaisuuksien määritetyissä tietosyötteissä, mukaan lukien kehotteesi. Superjärjestelmänvalvojat voivatmäärittää generatiivisia Breeze-ominaisuuksia tilinhallinta-asetuksissaosoitteessa . Lisätietoja siitä, miten Breeze käyttää tietojasi luotettavan tekoälyn tarjoamiseksi siten, että sinä hallitset tietojasi, löytyy Breeze Trust -usein kysytyistä kysymyksistä.

Lisätietoja Breezestä löytyy Breeze-mallikorteista. Vältä Breezen käyttöä, jos et halua, että Breeze käsittelee arkaluonteisia tietojasi.

Tietokeskukset

Voit tallentaa arkaluonteisia tietoja mihin tahansa käyttämääsi datakeskukseen.

Jos et ole ilmoittanut HIPAA-tietojen tallennusta, voit siirtäätiedot Pohjois-Amerikan datakeskuksesta Euroopan unionin datakeskukseen.Jos olet ilmoittanut HIPAA-tietojen tallennuksen, et voi siirtää tietoja toiseen datakeskukseen.

Tietojen synkronointi

Voit synkronoida arkaluonteisia tietoja kenttämääritysten avulla tietojen synkronointisovellusten kanssa. Kun synkronoit tietoja:

• Synkronointi voi olla kaksisuuntaista. Koska ei aina tiedetä, ovatko kolmannen osapuolen sovelluksen kentät arkaluonteisia, joissakin tapauksissa ei-arkaluonteisia kenttiä voidaan synkronoida HubSpotin arkaluonteisten tietojen ominaisuuteen ja siitä pois. Jos tiedetään, että kolmannen osapuolen sovelluksen kenttä on arkaluonteinen, sitä ei voida synkronoida ei-arkaluonteiseen HubSpot-ominaisuuteen.
• Tietosynkronointisovelluksissa arkaluonteisten tietojen ja erittäin arkaluonteisten tietojen ominaisuudet katsotaan samanlaisiksi.

Lomakkeet 

Koska HubSpotissa on mahdollista tallentaa arkaluonteisia tietoja, voit käyttää HubSpot-lomakkeita ja muita kuin HubSpot-lomakkeita keräämään arkaluonteisia tietoja kävijöiltäsi luottavaisin mielin. Lomakkeiden kautta kerätyt arkaluonteiset tiedot salataan ja synkronoidaan turvallisesti CRM-järjestelmään. Myös kaikki lomakkeiden lähetysten kautta ladatut tiedostot, jotka liittyvät arkaluonteiseen tietoon, katsotaan arkaluonteisiksi.

Vain käyttäjät, joilla on asianmukaiset oikeudet arkaluonteisten tietojen tarkasteluun, voivat tarkastella lomakkeiden lähetystietoja ja arkaluonteisiksi merkittyjä tiedostoja. Kaikki lomakkeiden lähetysilmoitukset noudattavat myös arkaluonteisten tietojen käyttöoikeusvaatimuksia.

Integraatiot

Kehittäjät voivat käyttää API-dokumentaatiota luodakseen integraatioita, jotka synkronoivat arkaluonteisia tietoja. Arkaluonteisia tietoja koskevien ehtojen mukaisesti, jos päätät integroida tai muuten käyttää kolmannen osapuolen tuotteita tilauspalvelun yhteydessä, hyväksyt, että tällaisten kolmannen osapuolen tuotteiden isännöimät tai käsittelemät asiakastiedot isännöidään kyseisten kolmansien osapuolten ylläpitämien käytäntöjen mukaisesti.

Jos tallennat HIPAA-suojattuja arkaluonteisia tietoja, Snowflake Data Share -integraatiota tuetaan vain seuraavilla alueilla: AWS US_EAST_1 ja AWS EU_CENTRAL_1.

Usean tilin hallinta

Tunnetusti arkaluonteisia tietoja sisältävät tilit eivät voi toimia lähdetilinä monitilien hallinnan tietojen peilausominaisuudessa. Tämä rajoitus estää tunnetusti arkaluonteisten tietojen tahattoman jakamisen toiselle tilille.

Herkkien tietojen ottaminen käyttöön estää tilisi valitsemisen lähdetiliksi tietojen peilauksessa. Jos tilisi on jo lähdetili tietojen peilauksessa, herkkien tietojen ottaminen käyttöön poistaa automaattisesti tietojen peilauksen käytöstä kyseisellä tilillä.

Ilmoitukset

Kun arkaluonteisten tietojen suojaus on otettu käyttöön tililläsi, tietyissä ilmoituksissa ei ole oletusarvoisesti esikatselua (esim. muistiinpanon tekstin esikatselua), jotta arkaluonteisia tietoja ei näytetä. Tämä koskee tällä hetkellä seuraavia ilmoituksia: sinut on mainittu @-merkinnällä tietueessa tai kommentissa, sinulle on osoitettu tehtävä tai olet saanut siitä muistutuksen, seuraamassasi tietueessa on tapahtumaa tai sinua koskevaan tapahtumaan on lisätty kommentti.

Sähköpostimuistutuksissa esikatselut ovat oletusarvoisesti piilotettuja, mutta voit halutessasi sallia ne:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohdassa Tilinhallinta kohtaan Turvallisuus.
3. Napsauta Herkät tiedot -välilehteä. 
4. Napsauta Herkkien tietojen suojaus -osiossa Muokkaa.
5. Jos haluat sallia ilmoitusten esikatselun, kytke Näytä ilmoitussähköpostien koko sisältö -kytkin päälle.

6. Jos olet aiemmin ottanut esikatselun käyttöön, voit piilottaa ilmoitusten esikatselun kytkemällä Näytä ilmoitussähköpostien koko sisältö -kytkimen pois päältä.
7. Napsauta Valmis.

Työnkulut

Jos käytät arkaluonteisten tietojen ominaisuutta työnkuluissa, on suositeltavaa rajoittaa pääsyä työnkulutyökaluun.

Voit käyttää arkaluonteisten tietojen ominaisuuksia ”Kun suodatuskriteeri täyttyy” -liittymisliipaisimissa sekä AND/OR- työnkulun haaroissa.

Seuraavia ei tällä hetkellä tueta työnkuluissa:

• Kopioi ominaisuustoiminnot, jotka viittaavat arkaluonteisten tietojen ominaisuuksiin.
• Henkilökohtaistustunnukset, jotka käyttävät tai viittaavat arkaluonteisten tietojen ominaisuuksiin. 
• Kun tapahtuma tapahtuu, rekisteröityminen laukeaa arkaluonteisten tietojen ominaisuusarvojen muutosten perusteella.

Lisäresurssit

• Lisätietoja HubSpotin tietoturvaohjelmasta on HubSpot Trust Centerissä.
• Lisätietoja arkaluonteisten tietojen asetusten hallinnasta ja arkaluonteisten tietojen ominaisuuksien luomisesta on tässä artikkelissa.
• Lisätietoja arkaluonteisten tietojen hallinnasta API:n kautta on kehittäjädokumentaatiossa.