Dowiedz się, w jaki sposób dane wrażliwe są wykorzystywane w narzędziach HubSpot

Po włączeniu funkcji „Dane wrażliwe” na koncie HubSpot niektóre narzędzia wymagają uwzględnienia szczególnych kwestii lub zachowują się w specyficzny sposób podczas korzystania z danych wrażliwych. W tym artykule dowiesz się więcej o tym, gdzie można wykorzystywać dane wrażliwe oraz jak prawidłowo nimi zarządzać w poszczególnych narzędziach.

Więcej informacji na temat danych wrażliwych znajdziesz na stronie z warunkami dotyczącymi danych wrażliwych. Aby dowiedzieć się, jak włączyć obsługę danych wrażliwych i utworzyć właściwości danych wrażliwych, zapoznaj się z tym artykułem.

Uwaga: Dane wrażliwe nie są obsługiwane w niektórych narzędziach, w tym w chatbotach, tokenach personalizacji, playbookach i środowiskach testowych. Dane wysoce wrażliwe podlegają dodatkowym ograniczeniom i mogą być wykorzystywane wyłącznie w określonych sytuacjach.

Dane wysoce wrażliwe w narzędziach HubSpot

Wszystkie poniższe sekcje dotyczą danych wrażliwych, ale tylko niektóre z wymienionych narzędzi obsługują dane wysoce wrażliwe. Dane wysoce wrażliwe można wykorzystywać wyłącznie w następujących scenariuszach:

• Wyświetlanie i edycja wartości właściwości w HubSpot.
• Przesyłanie do formularzy za pomocą formularzy HubSpot, formularzy spoza HubSpot oraz uwierzytelnionego interfejsu API przesyłania formularzy.
• Ręczne przesyłanie załączników do rekordów lub za pośrednictwem notatek, wiadomości e-mail typu „jeden do jednego” oraz właściwości plików o wysokim poziomie poufności.

Właściwości danych wrażliwych

Chociaż nie ma możliwości przekształcenia domyślnej właściwości w właściwość zawierającą dane wrażliwe, można tworzyć niestandardowe właściwości służące do przechowywania danych wrażliwych. Po utworzeniu właściwości służącej do przechowywania danych wrażliwych:

• Superadministratorzy mogą skonfigurować uprawnienia na poziomie pól, aby ograniczyć dostęp do przeglądania i edycji właściwości do określonych użytkowników i zespołów. Jest to wysoce zalecane, aby zapewnić, że dane wrażliwe mogą być przeglądane lub modyfikowane wyłącznie przez wybranych użytkowników.
• Superadministratorzy mogą przeglądać działania użytkowników związane z wartościami właściwości „Dane wrażliwe” w dzienniku audytowym.
• Superadministratorzy mogą edytować lub usuwać właściwość „Dane wrażliwe”.

Wartości właściwości danych wrażliwych

Użytkownicy posiadający dostęp do właściwości zawierającej dane wrażliwe mogą aktualizować jej wartości ręcznie lub poprzez import i przepływy pracy. Jeśli Twoje konto zezwala pracownikom HubSpot na dostęp w celu rozwiązywania problemów technicznych, pracownicy HubSpot nie będą mieli dostępu do przeglądania wartości właściwości zawierających dane wrażliwe.

W przypadku właściwości zawierających dane wysoce wrażliwe użytkownicy posiadający dostęp do wartości tej właściwości muszą kliknąć opcję odszyfrowania, aby wyświetlić lub edytować wartość. Na przykład:

Załączniki

Dzięki możliwości przechowywania danych wrażliwych i danych wysoce wrażliwych możesz przechowywać pliki zawierające informacje wrażliwe w narzędziach w całym HubSpot. Po włączeniu ustawienia „Dane wrażliwe” załączniki przesłane w poniższych sposobach będą chronione dodatkową warstwą szyfrowania w bazie danych HubSpot. Spowoduje to również usunięcie opcji udostępniania plików na zewnątrz bez uwierzytelniania oraz uniemożliwi pracownikom HubSpot dostęp do załączników.

Pliki dodane za pomocą poniższych metod będą chronione:

• Przesłane z komputera do rekordu w sekcji „Załączniki”.
• Przesłane do rekordu za pomocą nowej notatki.
• Przesłane do rekordu za pośrednictwem wiadomości e-mail od kontaktu.
• Przesłane do rekordu w aplikacji mobilnej HubSpot.
• Przesłane do właściwości typu pliku.
• Przesłane poprzez przesłanie formularza.
• Przesłano poprzez import.

Dostęp użytkowników do załączników można kontrolować za pomocą uprawnień dla poszczególnych narzędzi. Na przykład można ograniczyć dostęp do kontaktów określonym użytkownikom, którzy nie powinni mieć dostępu do plików kontaktowych.

Narzędzia Breeze

Breeze, sztuczna inteligencja HubSpot, może pomóc w automatyzacji zadań, gromadzeniu wniosków na podstawie danych, tworzeniu treści i nie tylko w ramach platformy klienta HubSpot. Tylko użytkownicy z uprawnieniami superadministratora mogą włączyć niektóre narzędzia Breeze, takie jak Breeze Assistant.

Produkty Breeze Assistant są kompatybilne z kontami, na których włączono opcję „Dane wrażliwe”. Obowiązują jednak pewne ograniczenia, które uniemożliwiają wykorzystywanie wartości niestandardowych właściwości „Dane wrażliwe” w celu zapobiegania ujawnieniu danych wrażliwych.

Jeśli włączysz opcję „Dane wrażliwe”, utworzone przez Ciebie właściwości danych wrażliwych nie będą wykorzystywane do szkolenia modeli Breeze. Konta z włączoną opcją „Dane wrażliwe” są automatycznie wyłączane z procesu szkolenia modeli sztucznej inteligencji HubSpot i nie można ich włączyć, dopóki opcja „Dane wrażliwe” jest aktywna.

Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z Warunkami świadczenia usług HubSpot oraz Polityką prywatności HubSpot.

Uwaga: Należy unikać udostępniania jakichkolwiek wrażliwych informacji w skonfigurowanych danych wejściowych dla funkcji Breeze, w tym w podpowiedziach. Superadministratorzy mogą skonfigurować generatywne funkcje Breeze w ustawieniach zarządzania kontem. Aby uzyskać informacje na temat tego, w jaki sposób Breeze wykorzystuje dane użytkownika do zapewnienia wiarygodnej sztucznej inteligencji, przy zachowaniu kontroli nad danymi przez użytkownika, zapoznaj się z sekcją „Często zadawane pytania dotyczące zaufania do Breeze”.

Więcej informacji na temat Breeze można znaleźć w kartach modeli Breeze. Należy unikać korzystania z Breeze, jeśli nie chcesz, aby Breeze przetwarzało Twoje dane wrażliwe.

Centra danych

Możesz przechowywać informacje wrażliwe w dowolnym centrum danych, z którego korzystasz.

Jeśli nie zaznaczyłeś przechowywania danych objętych HIPAA, możesz przenieść dane z centrum danych w Ameryce Północnej do centrum danych w Unii Europejskiej.Jeśli zaznaczyłeś przechowywanie danych objętych HIPAA, nie możesz przenieść danych do innego centrum danych.

Synchronizacja danych

Dane wrażliwe można synchronizować za pomocą mapowania pól z aplikacjami do synchronizacji danych. Podczas synchronizacji danych:

• Synchronizacja może przebiegać dwukierunkowo. Ponieważ nie zawsze wiadomo, czy pola aplikacji zewnętrznej są wrażliwe, w niektórych przypadkach pola niewrażliwe mogą być synchronizowane z właściwością „Dane wrażliwe” w HubSpot i z powrotem. Jeśli wiadomo, że pole aplikacji zewnętrznej jest wrażliwe, nie można go zsynchronizować z niewrażliwą właściwością HubSpot.
• W aplikacjach do synchronizacji danych właściwości „Dane wrażliwe” i „Dane wysoce wrażliwe” są traktowane jako tożsame.

Formularze 

Dzięki możliwości przechowywania danych wrażliwych w HubSpot możesz bez obaw używać formularzy HubSpot i formularzy spoza HubSpot do zbierania wrażliwych informacji od odwiedzających. Dane wrażliwe zebrane za pomocą formularzy zostaną zaszyfrowane i bezpiecznie zsynchronizowane z systemem CRM. Wszelkie pliki przesłane za pośrednictwem formularzy powiązanych z właściwością „Dane wrażliwe” również będą traktowane jako wrażliwe.

Tylko użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia do przeglądania danych wrażliwych będą mogli wyświetlać wartości przesłane w formularzach oraz pliki oznaczone jako wrażliwe. Wszystkie powiadomienia dotyczące przesłanych formularzy będą również zgodne z wymaganiami dotyczącymi uprawnień użytkowników w zakresie danych wrażliwych.

Integracje

Programiści mogą korzystać z dokumentacji API w celu tworzenia integracji synchronizujących dane wrażliwe. Zgodnie z warunkami dotyczącymi danych wrażliwych, jeśli zdecydujesz się na integrację z produktami stron trzecich lub korzystanie z nich w inny sposób w związku z Usługą subskrypcyjną, przyjmujesz do wiadomości, że dane klientów hostowane lub przetwarzane przez takie produkty stron trzecich będą hostowane zgodnie z politykami stosowanymi przez te strony trzecie.

Jeśli przechowujesz dane wrażliwe chronione przepisami HIPAA, integracja Snowflake Data Share jest obsługiwana wyłącznie w następujących regionach: AWS US_EAST_1 i AWS EU_CENTRAL_1.

Zarządzanie wieloma kontami

Konta wykorzystujące dane wrażliwe nie mogą pełnić roli konta źródłowego dla funkcji synchronizacji danych w ramach zarządzania wieloma kontami. Ograniczenie to zapobiega niezamierzonemu udostępnieniu danych wrażliwych innemu kontu.

Włączenie opcji „Dane wrażliwe” uniemożliwi wybranie Twojego konta jako konta źródłowego dla funkcji tworzenia kopii lustrzanych danych. Jeśli Twoje konto jest już kontem źródłowym dla tworzenia kopii lustrzanych danych, włączenie opcji „Dane wrażliwe” spowoduje automatyczne wyłączenie tej funkcji dla tego konta.

Powiadomienia

Po włączeniu funkcji „Dane wrażliwe” na Twoim koncie niektóre powiadomienia domyślnie nie będą zawierały podglądu (np. podglądu treści notatki), aby uniknąć wyświetlania danych wrażliwych. Obecnie dotyczy to następujących powiadomień: zostałeś oznaczony za pomocą @ w rekordzie lub w komentarzu, przypisano ci zadanie lub otrzymałeś przypomnienie o zadaniu, pojawiła się aktywność w rekordzie, który obserwujesz, lub pojawił się komentarz dotyczący działania, w którym bierzesz udział.

W przypadku powiadomień e-mailowych podglądy są domyślnie ukryte, ale możesz je włączyć:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie kontem, przejdź do opcji Bezpieczeństwo.
3. Kliknij kartę „Dane wrażliwe ”. 
4. W sekcji „Ochrona danych wrażliwych ” kliknij „Edytuj”.
5. Aby zezwolić na podgląd powiadomień, włącz przełącznik Wyświetlaj pełną treść w wiadomościach e-mail z powiadomieniami.

6. Jeśli w przeszłości włączałeś podglądy, aby je ukryć, wyłącz przełącznik „Wyświetlaj pełną treść w wiadomościach e-mail z powiadomieniami ”.
7. Kliknij „Gotowe”.

Przepływy pracy

Jeśli w przepływach pracy używasz właściwości „Dane wrażliwe”, zaleca się ograniczenie dostępu do narzędzia przepływów pracy.

Właściwości „Dane wrażliwe” można stosować w wyzwalaczach rejestracji typu „Gdy spełnione jest kryterium filtru ” oraz w rozgałęzieniach przepływów pracy typu „I” oraz „LUB ”.

Następujące elementy nie są obecnie obsługiwane w przepływach pracy:

• Skopiuj akcje właściwości, które odwołują się do właściwości danych wrażliwych.
• Tokeny personalizacji, które wykorzystują lub odwołują się do właściwości danych wrażliwych. 
• W przypadku wystąpienia zdarzenia uruchamiane są rejestracje oparte na zmianach wartości właściwości danych wrażliwych.

Dodatkowe zasoby

• Aby uzyskać więcej informacji na temat programu bezpieczeństwa HubSpot, zapoznaj się z Centrum zaufania HubSpot.
• Aby dowiedzieć się, jak zarządzać ustawieniami danych wrażliwych i tworzyć właściwości danych wrażliwych, zapoznaj się z tym artykułem.
• Aby dowiedzieć się, jak zarządzać danymi wrażliwymi za pośrednictwem API, zapoznaj się z dokumentacją dla programistów.