Skanowanie i redagowanie wrażliwych danych w HubSpot

Skanuj i redaguj dane wrażliwe, aby zidentyfikować poufne informacje przechowywane w działaniach CRM, takich jak notatki, połączenia, zadania, wiadomości e-mail i spotkania. Superadministratorzy mogą uruchamiać skanowanie w celu wykrycia oznaczonych wartości i redagować je, gdy na koncie skonfigurowane są Dane wrażliwe. Zmniejsza to ryzyko związane z niezamierzonym przechowywaniem danych finansowych lub zdrowotnych. Jeśli dane wrażliwe nie są włączone na koncie, można przejrzeć wyniki skanowania.

Przed rozpoczęciem

Przed rozpoczęciem pracy z tą funkcją upewnij się, że w pełni rozumiesz, jakie kroki należy podjąć z wyprzedzeniem, a także ograniczenia funkcji i potencjalne konsekwencje jej używania.

Zrozumienie wymagań

• Aby zredagować wykryte wartości, należy włączyć opcję Dane wrażliwe na koncie.
• Jeśli nie skonfigurujesz Danych wrażliwych, nadal możesz skanować i przeglądać wyniki, ale oflagowane wartości nie mogą zostać zredagowane.

Poznaj ograniczenia i uwagi

• Skanowanie danych wrażliwych analizuje działania CRM z ostatnich 60 dni.
• Każde konto jest ograniczone do jednego skanowania co 30 dni.
• Redakcja zastępuje wykryte wartości tekstem zastępczym.

Skanowanie w poszukiwaniu wrażliwych danych

Skanowanie w poszukiwaniu wrażliwych danych umożliwia wykrywanie wrażliwych wartości w działaniach CRM z ostatnich 60 dni. Tylko użytkownicy z uprawnieniami Super Admin mogą uruchamiać skanowanie.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Bezpieczeństwo.
3. Kliknij kartę Dane wraż liwe.
4. W sekcji Skanowanie danych wrażliwych kliknij przycisk Rozpocznij skanowanie. Jeśli skanowanie zostało wykonane wcześniej, kliknij Skanuj ponownie.
   
   
   
   
5. W prawym panelu zaznacz pola wyboru obok typów danych, które chcesz przeskanować (np. PII lub informacje zdrowotne).
6. W sekcji Wyklucz słowa kluczowe ze skanowania wprowadź słowa kluczowe, które chcesz wykluczyć. Naciśnij Enter po każdym słowie kluczowym, aby je dodać.
7. W prawym dolnym rogu kliknij przycisk Dalej.
8. Zapoznaj się z informacjami i zaznacz pole wyboru, aby wyrazić zgodę.
9. Kliknij przycisk Rozpocznij skanowanie. Podczas skanowania w sekcjiSkanowanie wrażliwych danych wyświetlany jest baner Skanowanie w toku. Powiadomienie e-mail zostanie wysłane, gdy wyniki skanowania będą dostępne.

Przeglądanie wyników skanowania wrażliwych danych

Przeglądanie wyników skanowania w celu sprawdzenia wykrytych wartości i określenia, czy wymagane jest podjęcie działań. Tylko użytkownicy z uprawnieniami superadministratora mogą przeglądać wyniki i podejmować działania. Wszystkie działania podjęte podczas przeglądu są rejestrowane w dziennikach inspekcji konta .

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Zabezpieczenia.
3. Kliknij kartę Dane wrażliwe.
4. W sekcji Skanowanie danych wrażliwych kliknij Wyświetl wyniki.
5. Aby przefiltrować wyniki, kliknij listy rozwijane u góry. Aby filtrować według nazwy rekordu, wprowadź nazwy rekordów na pasku wyszukiwania searchIcon .
6. Aby przejrzeć działanie, najedź na nie kursorem i kliknij Wyświetl szczegóły.
7. W prawym panelu kliknij Wyświetl w CRM, aby wyświetlić pełne szczegóły aktywności. Aby wyświetlić konkretną wartość, która została oznaczona, kliknij opcję Wartość #.

Oznaczanie wartości jako niewrażliwych

Oznacz wartości jako niewrażliwe, aby wskazać, że oflagowane informacje nie wymagają redakcji. Po oznaczeniu wartości jako niewrażliwych pozostają one na koncie.

1. W prawym panelu zaznacz pole wyboru Oznacz jako niewrażliwe.
2. Kliknij przycisk Dalej.
3. Kliknij ponownie przycisk Dalej.
4. Kliknij przycisk Potwierdź.

Redagowanie wartości z konta

Jeśli masz włączoną opcję Dane wrażliwe na swoim koncie, możesz zredagować wartości ze swojego konta. Spowoduje to trwałe usunięcie wartości z działań CRM. Oryginalna wartość zostanie zastąpiona tekstem zastępczym.

1. W prawym panelu kliknij przycisk Dalej.
2. Zaznacz pole wyboru obok wartości, którą chcesz usunąć, i kliknij Dalej.
3. Kliknij przycisk Potwierdź.

Po redakcji oryginalna wartość zostanie zastąpiona ogólnym tekstem zastępczym, takim jak REDACTED-ACCOUNT-NUMBER.