Tworzenie właściwości synchronizacji, które kopiują dane do powiązanych rekordów

Typ pola synchronizacji właściwości w HubSpot umożliwia synchronizację wartości między powiązanymi obiektami systemu CRM. Właściwości synchronizacji są automatycznie aktualizowane, gdy wartość właściwości zostanie ustawiona lub zmieniona w powiązanym rekordzie, dzięki czemu nie trzeba ręcznie aktualizować wielu rekordów tymi samymi informacjami.

Na przykład, chcesz wyświetlić numer telefonu powiązanego kontaktu na transakcjach, aby ograniczyć ręczne wprowadzanie i szybko wyświetlić dane. Tworzysz właściwość transakcji z typem pola synchronizacji właściwości. Wynikiem jest wyświetlenie numeru telefonu powiązanego kontaktu na transakcji. Właściwość transakcji jest automatycznie aktualizowana w przypadku zmiany wartości numeru telefonu kontaktu.

Obserwujące zachowanie ma zastosowanie do właściwości synchronizacji.

• Wartości właściwości synchronizacji są tylko do odczytu.
• Właściwości synchronizacji nie mogą kopiować danych z właściwości z ograniczonym dostępem do widoku i edycji.
• Aby można było utworzyć właściwość synchronizacji, między obiektami musi istnieć powiązanie. Dowiedz się, jak powiązać rekordy lub, jeśli korzystasz z obiektów niestandardowych, jak zdefiniować niestandardowe powiązania obiektów.

Jeśli masz istniejące przepływy pracy, które synchronizują wartości właściwości, dowiedz się więcej o tym , czy przepływy pracy można zastąpić synchronizacją właściwości. Jeśli chcesz synchronizować dane między HubSpot i innymi aplikacjami, dowiedz się więcej o połączonych aplikacjach.

Uwaga: w zależności od subskrypcji HubSpot istnieje ograniczenie liczby właściwości synchronizacji, które można utworzyć.

Tworzenie właściwości synchronizacji

Aby utworzyć właściwość synchronizacji:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W lewym menu paska bocznego przejdź do Właściwość.
• Kliknij Utwórz właściwość.
• Wybierz typ obiektu właściwości. Jest to obiekt, na którym ma pojawić się właściwość, z którym zsynchronizowane są dane (np. wybierz Transakcja, aby wypełnić właściwość synchronizacji na rekordach transakcji).
• Wprowadź inne podstawowe dane właściwości, a następnie kliknij zakładkę Field type .
• Jako typ pola wybierz Właściwość synchronizacji.
• Wybierz typ rekordu źródłowego. Jest to obiekt, z którego zostaną pobrane dane właściwości. (np. Kontakt, aby pobrać dane z rekordu kontaktu).
• Wybierz właściwość rekordu źródłowego. Jest to właściwość, z której będą pobierane dane.
• Jeśli relacja obiektu ma zdefiniowane etykiety powiązań, wybierz, z których powiązań ma zostać przeprowadzona synchronizacja:
  • Wszystkie etykiety powiązań: synchronizacja z powiązanego rekordu niezależnie od jego etykiety.
  • Wybierz etykiety powiązań: synchronizacja z powiązanego rekordu z określoną etykietą powiązania (np. Główny, aby synchronizować dane tylko z głównej firmy rekordu).

• Wybierz kryteria decydujące o tym, z którego rekordu mają być synchronizowane dane. Jest to wymagane, jeśli właściwość uwzględnia wszystkie powiązania między obiektami lub wybrano etykietę , która może być używana przez wiele rekordów. Aby określić, z którego rekordu mają być synchronizowane dane, kliknij menu rozwijane Choose which [Obiekt] to sync from , a następnie wybierz opcję:
  • First created: wartości będą synchronizowane z powiązanego rekordu z najstarszą datą utworzenia. Jeśli wybrano etykietę powiązania, wartości będą synchronizowane z powiązania rekordu z tą etykietą i najstarszą datą utworzenia.
  • Ostatnio utworzone: wartości będą synchronizowane z powiązanego rekordu z najnowszą datą utworzenia. Jeśli wybrano etykietę powiązania, wartości będą synchronizowane z powiązanego rekordu z tą etykietą i najnowszą datą utworzenia.

• Kliknij przycisk Utwórz.

Korzystanie z właściwości synchronizacji w CRM

Po utworzeniu właściwości synchronizacji, gdy ustawisz lub zaktualizujesz właściwość źródła, właściwość synchronizacji również zostanie zaktualizowana. Synchronizacja powinna nastąpić w czasie krótszym niż pięć sekund, ale może zająć więcej czasu w przypadku większych kwot danych. Zsynchronizowaną wartość można wyświetlić w taki sam sposób, jak inne właściwości w CRM. Możesz także wyświetlić historię źródła, która pokaże, skąd wartość została zsynchronizowana. Korzystając z powyższego przykładu transakcji, należy przejść do transakcji, aby wyświetlić te szczegóły.

Migracja z przepływów pracy do synchronizacji właściwości

Jeśli korzystałeś z przepływów pracy do kopiowania wartości właściwości między obiektami, w niektórych scenariuszach możesz zastąpić przepływy pracy nowymi właściwościami synchronizacji.

Właściwość synchronizacji kopiuje dane w jednym kierunku, opierając się na właściwości źródłowej (np. Numer telefonu w rekordzie kontaktu), aby skopiować dane do utworzonej właściwości synchronizacji (np. Synchronizuj właściwość telefon w rekordzie transakcji). W zależności od kierunku danych, które chcesz zsynchronizować, możesz zdecydować, czy zastąpić przepływ pracy właściwością synchronizacji:

• Jeśli chcesz zaktualizować wartość właściwości po obu stronach, powinieneś nadal korzystać z istniejącego przepływu pracy. Właściwości synchronizacji nie obsługują synchronizacji dwukierunkowej.
• Jeśli chcesz kopiować dane tylko w jednym kierunku, właściwości synchronizacji mogą zastąpić przepływ pracy.

Aby migrować z przepływu pracy synchronizacji danych do korzystania z właściwości synchronizacji:

• Utwórz właściwość synchronizacji dla obiektu docelowego. Na przykład, jeśli przepływ pracy synchronizuje dane z właściwością transakcji, utwórz właściwość synchronizacji transakcji.
• W ustawieniach właściwości kliknij właściwość, z którą przepływ pracy aktualnie synchronizuje dane, a następnie kliknij kartę Używane w, aby dowiedzieć się, które narzędzia używają tej właściwości (np. listy, raporty, przepływy pracy).
• Zastąp właściwość w odpowiednich narzędziach nową właściwością synchronizacji. Przed zastąpieniem zaleca się sklonowanie zasobów lub procesów, w których używana jest właściwość, a następnie dodanie nowej właściwości synchronizacji do sklonowanej wersji, aby potwierdzić, że synchronizacja działa zgodnie z oczekiwaniami (np. sklonowanie raportu). W przypadku kont z subskrypcją Enterprise można również przetestować zamienniki na koncie piaskownicy.
• Po dodaniu właściwości synchronizacji do odpowiednich narzędzi, wyłącz przepływy pracy. Nie usuwaj przepływu pracy, dopóki synchronizacja nie będzie działać zgodnie z oczekiwaniami.
• Gdy właściwość synchronizacji będzie działać zgodnie z oczekiwaniami, można usunąć przepływ pracy.

Uwaga: w przypadku zasobów lub procesów wymagających danych historycznych należy poczekać, aż właściwość synchronizacji będzie miała wystarczającą ilość danych przed zastąpieniem poprzednio używanej właściwości.