Tworzenie właściwości synchronizacji, które kopiują dane do powiązanych rekordów

Typ pola synchronizacji właściwości w HubSpot umożliwia synchronizację wartości między powiązanymi obiektami w CRM. Właściwości synchronizacji są automatycznie aktualizowane po ustawieniu lub zmianie wartości właściwości w powiązanym rekordzie, dzięki czemu nie trzeba ręcznie aktualizować wielu rekordów z tymi samymi informacjami.

Na przykład, chcesz wyświetlić numer telefonu powiązanego kontaktu w swoich transakcjach, aby ograniczyć ręczne wprowadzanie danych i szybko je wyświetlić. Tworzysz właściwość transakcji z typem pola synchronizacji właściwości. Wynikiem jest numer telefonu powiązanego kontaktu wyświetlany w transakcji. Właściwość transakcji jest automatycznie aktualizowana w przypadku zmiany wartości numeru telefonu kontaktu.

Poniższe zachowanie dotyczy właściwości synchronizacji.

• Wartości właściwości synchronizacji są tylko do odczytu.
• Właściwości synchronizacji nie mogą kopiować danych z właściwości z ograniczonym dostępem do widoku i edycji.
• Musi istnieć powiązanie między obiektami, aby można było utworzyć właściwość synchronizacji. Dowiedz się, jak powiązać rekordy lub, jeśli używasz niestandardowych obiektów, jak zdefiniować niestandardowe powiązania obiektów.

Jeśli masz istniejące przepływy pracy, które synchronizują wartości właściwości, dowiedz się więcej o tym , czy przepływy pracy można zastąpić właściwościami synchronizacji. Jeśli chcesz zsynchronizować dane między HubSpot i innymi aplikacjami, dowiedz się więcej o połączonych aplikacjach.

Uwaga: w zależności od subskrypcji HubSpot istnieje ograniczenie liczby właściwości synchronizacji, które można utworzyć.

Tworzenie właściwości synchronizacji

Aby utworzyć właściwość synchronizacji:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Właściwości.
• Kliknij opcję Utwórz właściwość.
• Wybierz typ obiektu właściwości. Jest to obiekt, w którym właściwość ma się pojawiać i z którym dane są synchronizowane (np. wybierz Deal, aby wypełnić właściwość synchronizacji w rekordach transakcji).
• Wprowadź inne podstawowe szczegóły właściwości, a następnie kliknij kartę Field type .
• Jako typ pola wybierz Property sync.
• Wybierz typ rekordu źródłowego. Jest to obiekt, z którego zostaną pobrane dane właściwości. (np. Kontakt, aby pobrać dane z rekordów kontaktów).
• Wybierz właściwość rekordu źródłowego. Jest to właściwość, z której będą pobierane dane.
• Jeśli relacja obiektu ma zdefiniowane etykiety asocjacji, wybierz, z których asocjacji ma zostać przeprowadzona synchronizacja:
  • Wszystkie etykiety asocjacji: synchronizacja z powiązanego rekordu niezależnie od jego etykiety.
  • Wybierz etykiety asocjacji: synchronizacja z powiązanego rekordu z określoną etykietą asocjacji (np. Primary, aby synchronizować dane tylko z głównej firmy rekordu).

• Wybierz kryteria decydujące o tym, z którego rekordu mają być synchronizowane dane. Jest to wymagane, jeśli właściwość uwzględnia wszystkie powiązania między obiektami lub wybrano etykietę, która może być używana przez wiele rekordów. Aby określić, z którego rekordu mają być synchronizowane dane, kliknij menu rozwijane Choose which [Object] to sync from , a następnie wybierz opcję:
  • First created: wartości będą synchronizowane z najstarszego powiązanego rekordu. W przypadku określonej etykiety powiązania wartości będą synchronizowane z najstarszego powiązanego rekordu z tą etykietą.
  • Ostatnio utworzone: wartości będą synchronizowane z najnowszego powiązanego rekordu. W przypadku określonej etykiety powiązania wartości będą synchronizowane z najnowszego powiązanego rekordu z tą etykietą.

• Kliknij przycisk Utwórz.

Użyj właściwości synchronizacji w CRM

Po utworzeniu właściwości synchronizacji, gdy ustawisz lub zaktualizujesz właściwość źródła, właściwość synchronizacji również zostanie zaktualizowana. Synchronizacja powinna nastąpić w czasie krótszym niż pięć sekund, ale może zająć więcej czasu w przypadku większych ilości danych. Zsynchronizowaną wartość można wyświetlić w taki sam sposób, jak inne właściwości w CRM. Możesz także wyświetlić historię źródła, która pokaże, skąd wartość została zsynchronizowana. Korzystając z powyższego przykładu transakcji, należy przejść do transakcji, aby wyświetlić te szczegóły.

Migracja z przepływów pracy do synchronizacji właściwości

Jeśli używasz przepływów pracy do kopiowania wartości właściwości między obiektami, w niektórych scenariuszach możesz zastąpić przepływy pracy nowymi właściwościami synchronizacji.

Właściwości synchronizacji kopiują dane w jednym kierunku, opierając się na właściwości źródłowej (np. numer telefonu w rekordzie kontaktu) w celu skopiowania danych do utworzonej właściwości synchronizacji (np. właściwość synchronizacji telefon w rekordzie transakcji). W zależności od kierunku danych, które chcesz zsynchronizować, możesz zdecydować, czy zastąpić przepływ pracy właściwością synchronizacji:

• Jeśli chcesz zaktualizować wartość właściwości po obu stronach, powinieneś kontynuować korzystanie z istniejącego przepływu pracy. Właściwości synchronizacji nie obsługują synchronizacji dwukierunkowej.
• Jeśli chcesz kopiować dane tylko w jednym kierunku, właściwości synchronizacji mogą zastąpić przepływ pracy.

Aby migrować z przepływu pracy synchronizacji danych do korzystania z właściwości synchronizacji:

• Utwórz właściwość synchronizacji dla obiektu docelowego. Na przykład, jeśli przepływ pracy synchronizuje dane z właściwością transakcji, utwórz właściwość synchronizacji transakcji.
• W ustawieniach właściwości kliknij właściwość, z którą przepływ pracy obecnie synchronizuje dane, a następnie kliknij kartę Używane w, aby dowiedzieć się, które narzędzia używają właściwości (np. listy, raporty, przepływy pracy).
• Zastąp właściwość w odpowiednich narzędziach nową właściwością synchronizacji. Przed zastąpieniem zaleca się sklonowanie zasobów lub procesów, w których używana jest właściwość, a następnie dodanie nowej właściwości synchronizacji do sklonowanej wersji, aby potwierdzić, że synchronizacja działa zgodnie z oczekiwaniami (np. sklonowanie raportu). W przypadku kont z subskrypcją Enterprise można również przetestować zamienniki na koncie piaskownicy.
• Po dodaniu właściwości synchronizacji do odpowiednich narzędzi należy wyłączyć przepływ pracy. Nie usuwaj przepływu pracy, dopóki synchronizacja nie będzie działać zgodnie z oczekiwaniami.
• Gdy właściwość synchronizacji będzie działać zgodnie z oczekiwaniami, można usunąć przepływ pracy.

Uwaga: w przypadku zasobów lub procesów wymagających danych historycznych należy poczekać, aż właściwość synchronizacji będzie miała wystarczającą ilość danych przed zastąpieniem poprzednio używanej właściwości.