Ustaw wyzwalacze rejestracji przepływu pracy

Ustaw wyzwalacze rejestracji przepływu pracy, aby automatycznie rejestrować rekordy w przepływie pracy, gdy spełniają one określone kryteria lub zakończą zdarzenie. W zależności od typu przepływu pracy dostępne będą różne wyzwalacze rejestracji.

Zapoznaj się z ograniczeniami i uwagami

Należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Do wyzwalaczy rejestracji przepływu pracy można dodać maksymalnie 250 filtrów.
• Domyślnie rekordy są rejestrowane w przepływach pracy tylko wtedy, gdy po raz pierwszy spełniają wyzwalacze rejestracji przepływu pracy lub są rejestrowane ręcznie. Dowiedz się, jak używać wyzwalaczy ponownej rejestracji, aby umożliwić rekordom ponowną rejestrację w przepływach pracy.
• Nie musisz ustawiać wyzwalaczy rejestracji, jeśli będziesz ręcznie rejestrować rekordy w przepływie pracy lub rejestrować rekordy za pomocą akcji„Zarejestruj w innym przepływie pracy” innego przepływu pracy.
• Możesz rejestrować kontakty w przepływie pracy z przepływu czatu. Jest to traktowane jako rejestracja ręczna.
• Jeśli udoskonalasz wyzwalacz rejestracji, dodając kryteria udoskonalenia, można dodać tylko jedno kryterium udoskonalenia. Na przykład nie można udoskonalić wyzwalacza rejestracji wyświetleń strony zarówno według daty, jak i liczby wyświetleń.
• Niektóre wyzwalacze rejestracji mogą zależeć od uprawnień użytkownika. Na przykład, jeśli konto użytkownika nie ma uprawnień do formularzy, wyzwalacz rejestracji „Przesłanie formularza” nie będzie wyświetlany.
• Przepływy pracy mogą być uruchamiane na podstawie kryteriów opartych na filtrach lub kryteriów opartych na zdarzeniach. Dowiedz się więcej o wyzwalaczach rejestracji opartych na zdarzeniach.
• Gdy odwiedzający uzyskuje dostęp do pliku, czy to w formie pobrania, czy adresu URL, nie jest to uwzględniane w żadnych wskaźnikach wyświetleń strony i nie może być wykorzystane jako filtr lub do rejestracji przepływu pracy.

Typy wyzwalaczy rejestracji

Ogólnie rzecz biorąc, dostępnych jest wiele różnych wyzwalaczy rejestracji:

• Gdy wystąpi zdarzenie: obiekty zostaną zarejestrowane po wystąpieniu zdarzenia. Na przykład po przesłaniu formularza. Obejmuje to również niestandardowe wyzwalacze zdarzeń. Dowiedz się, jak skonfigurować wyzwalacze rejestracji zdarzeń.
• Gdy spełnione są kryteria filtru: obiekty zostaną zarejestrowane, gdy kryteria będą prawdziwe. Na przykład, gdy kontakt, którego miasto jest równe Dublin, wykona akcję [X]. Dowiedz się, jak skonfigurować wyzwalacze rejestracji oparte na filtrach.
• Po otrzymaniu webhooka: automatycznie rejestruj rekordy w przepływie pracy po otrzymaniu webhooka od zewnętrznej strony trzeciej. Ten typ wyzwalacza rejestracji jest dostępny tylko w Data Hub Professional i Enterprise. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu wyzwalaczy rejestracji opartych na webhookach.
• Na podstawie harmonogramu: obiekty zostaną zarejestrowane na podstawie określonej daty kalendarzowej lub przy użyciu właściwości daty. Aby zarejestrować się automatycznie, musisz dodać dodatkowe kryteria filtrowania. Dowiedz się więcej o używaniu wyzwalaczy rejestracjina podstawie harmonogramu.
• Wyzwalanie ręczne: zamiast ustawiać wyzwalacze rejestracji, można ręcznie rejestrować poszczególne rekordy lub listy rekordów. Można również ustawić przepływy pracy tak, aby rejestrowały się ręcznie podczas rejestracji z innych narzędzi, takich jak inne przepływy pracy lub rozmowa bota. Dowiedz się więcej o ręcznej rejestracji rekordów w przepływach pracy.
  
  

Różnice między wyzwalaczami zdarzeń a kryteriami opartymi na filtrach

Zapoznaj się z różnicami między wyzwalaczami opartymi na filtrach a wyzwalaczami opartymi na zdarzeniach w poniższej tabeli:

Wybór wyzwalaczy rejestracji przepływu pracy

Sposób wyboru wyzwalaczy rejestracji przepływu pracy będzie się różnił w zależności od tego, czy wybrano powiązany typ obiektu dla przepływu pracy.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Wybierz istniejący przepływ pracy lub utwórz nowy przepływ pracy od podstaw.
3. Rozpoczynając przepływ pracy od podstaw:
   • Aby ręcznie uruchomić przepływ pracy, wybierz opcję Uruchom ręcznie.
   • Aby uruchomić przepływ pracy na podstawie kryteriów filtrowania, wybierz opcję Spełniono kryteria filtrowania.
   • Aby uruchomić przepływ pracy na podstawie harmonogramu, wybierz opcję Zgodnie z harmonogramem.
   • Aby uruchomić przepływ pracy na podstawie zdarzeń, kliknij, aby rozwinąć odpowiednie sekcje i wybierz wyzwalacz. Ogólnie rzecz biorąc, większość wyzwalaczy w tej sekcji to wyzwalacze rejestracji zdarzeń, z wyjątkiem następujących:
     • Rekord spełnia zestaw warunków filtrowania
     • Zdarzenia integratora
     • Otrzymano webhook z aplikacji zewnętrznej.
   • Aby najpierw wybrać typ obiektu, w dolnej części lewego panelu kliknij opcję Pomiń wyzwalacz i wybierz kwalifikujące się rekordy. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu typu rejestrowanego rekordu przepływu pracy.
     
     

4. Jeśli wybrałeś opcję Pomiń wyzwalacz i wybierz kwalifikujące się rekordy lub aktualizujesz istniejący przepływ pracy:
   • Aby ręcznie uruchomić przepływ pracy, kliknij opcję Zapisz u góry. Przepływ pracy zostanie automatycznie ustawiony tylko na ręczną rejestrację.
   • Aby użyć sztucznej inteligencji do wygenerowania wyzwalacza, kliknij Generuj wyzwalacz za pomocą sztucznej inteligencji. Dowiedz się więcej o używaniu sztucznej inteligencji w przepływach pracy.
   • Aby uruchomić przepływ pracy na podstawie zdarzeń, wybierz opcję Gdy wystąpi zdarzenie. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu wyzwalaczy rejestracji zdarzeń.
   • Aby uruchomić przepływ pracy na podstawie kryteriów filtrowania, wybierz opcję Gdy kryteria filtrowania zostaną spełnione. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu wyzwalaczy opartych na filtrowaniu.
   • Aby uruchomić przepływ pracy na podstawie ustalonego harmonogramu, wybierz opcję Na podstawie harmonogramu. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu wyzwalaczy opartych na harmonogramie.
     
     

Zmiana typu wyzwalacza rejestracji przepływu pracy

Jeśli wcześniej utworzyłeś przepływ pracy przy użyciu wyzwalaczy „Gdy spełnione jest kryterium filtru ” lub „Na podstawie harmonogramu” , możesz zaktualizować przepływ pracy, aby używał wyzwalaczy „Gdy wystąpi zdarzenie ”. Aby zmienić typ wyzwalacza przepływu pracy

1. Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknij nazwę przepływu pracy.
3. W edytorze przepływu pracy kliknij kartę „Uruchom rejestrację dla [obiektu] ”.
4. W lewym panelu kliknij opcję Zmień wyzwalacz startowy.
5. W oknie dialogowym kliknij opcję Potwierdź.
6. Kontynuuj konfigurację wyzwalacza rejestracji.
   
   
   

Dodatkowe ustawienia rejestracji w przepływach pracy opartych na kontaktach

W przepływach pracy opartych na kontaktach można zarządzać dodatkowymi ustawieniami rejestracji dla połączonych kontaktów i kontaktów z Salesforce:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknij nazwę swojego przepływu pracy.
3. W edytorze przepływu pracy kliknij opcję Edytuj > Edytuj wyzwalacz rejestracji.
4. W zakładce Rejestracja u góry kliknij zakładkę Ustawienia. W sekcji Opcje zaawansowane możesz skonfigurować następujące opcje:
   • Automatycznie rejestruj scalone rekordy: domyślnie przepływy pracy nie rejestrują scalonych kontaktów, nawet jeśli kontakt spełnia kryteria rejestracji przepływu pracy. Jednak scalone kontakty mogą zostać zarejestrowane później, jeśli ponownie spełnią warunki wyzwalacza rejestracji i ponowna rejestracja jest włączona.
     • Na przykład wyzwalaczem rejestracji jest wypełnienie dowolnego formularza na dowolnej stronie. Gdy dwa kontakty, które wcześniej wypełniły formularze, zostaną połączone, nowy kontakt nie zostanie zarejestrowany w przepływie pracy.
     • Jeśli jednak nowo scalony kontakt ponownie wypełni formularz, zostanie zarejestrowany w przepływie pracy.
   • Włącz ręczną rejestrację rekordów z Salesforce za pomocą okna HubSpot Visualforce: jeśli zainstalowałeś integrację Salesforce i dodałeś okno HubSpot Visualforce, możesz zdecydować się na rejestrację potencjalnych klientów i kontaktów Salesforce, które zostały zsynchronizowane z HubSpot, w przepływach pracy opartych na kontaktach. Dowiedz się więcej o rejestrowaniu potencjalnych klientów lub kontaktów Salesforce w przepływach pracy HubSpot bezpośrednio z Salesforce.