Gerenciar configurações de política de retenção de dados para contatos inativos

As leis de privacidade de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), incluem princípios como a minimização de dados e limitações de armazenamento, que defendem a não retenção de dados pessoais por mais tempo do que o necessário. Para ajudar a manter uma conexão com as práticas recomendadas de privacidade, ative a configuração para excluir automaticamente dados de contatos inativos. Ao ativar a configuração, você pode personalizar o que a inatividade significa para sua conta.

Quando um contato estiver inativo pelo período definido, ele será excluído com a opção de restaurá-lo da lixeira dentro de 90 dias. Seguindo a janela de 90 dias, o contato será excluído permanentemente. 

Observe: embora o HubSpot forneça esse recurso, sua equipe jurídica é o melhor recurso para fornecer conselhos de conformidade para sua situação específica.

Compreender os critérios de inatividade do contato

A inatividade de contato é baseada na falta de atualizações e atividade com o contato em sua conta HubSpot. Um contato é considerado inativo se atender a todos os critérios a seguir:

• O horário da última sessão é anterior ao seu período definido de inatividade
• A data de abertura do último email de marketing é anterior ao seu período definido de inatividade
• A data do último engajamento é anterior ao período definido de inatividade

Configurar uma política de retenção de dados para contatos inativos

Os superadministradores podem configurar ou modificar a política de retenção de dados.

Observe: antes de definir suas configurações de retenção de dados, é recomendável avaliar o impacto que a exclusão automática do contato pode ter em seus relatórios e análises.

Para configurar a exclusão automática de contatos inativos:

1. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de Contas , selecione Privacidade & Consentimento.
2. Na guia Configuração , clique em Ferramentas de privacidade.
   
3. Ativa ou desativa a opção Excluir contatos inativos automaticamente .
4. Selecione se deseja aplicar a política aos contatos inativos existentes e futuros ou somente aos contatos inativos que estão avançando:
   • Para incluir contatos elegíveis existentes, selecione Sim, aplicar conjunto de regras a contatos elegíveis. Isso significa que os contatos existentes serão avaliados e excluídos se atenderem aos critérios de inatividade e os contatos que atenderem aos critérios no futuro serão excluídos.
   • Para excluir contatos qualificados existentes, selecione Não, não aplicar conjunto de regras a contatos qualificados. Isso significa que apenas os contatos que atenderem aos critérios no futuro serão excluídos. 
     
     
5. Clique em Ativar conjunto de regras para confirmar. 
6. Por padrão, o período de inatividade é de 365 dias. Para alterar o intervalo de tempo, clique em Editar na seção Excluir contatos sem atividade . No painel direito:
   • Informe o número de dias que devem transcorrer sem atividade para que um contato seja considerado inativo.
   • Clique em Salvar para confirmar. 

• O contato é transferido para a lixeira, onde pode ser restaurado por até 90 dias. 
• Após 90 dias, o contato é excluído permanentemente.

Desativar a política de retenção de dados

Para desativar a exclusão automática de contatos inativos:

1. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de Contas , selecione Privacidade & Consentimento.
2. Na guia Configuração , clique em Ferramentas de privacidade.
3. A opção Excluir contatos inativos desliga automaticamente .
4. Na caixa de diálogo, clique em Desativar conjunto de regras para confirmar.

Depois de desabilitar a configuração, os contatos inativos não serão mais excluídos automaticamente.

Saiba mais sobre o gerenciamento das configurações de privacidade de dados.