透過資料同步,將您的HubSpot帳戶連接到QuickBooks Online。 連結帳戶後,您可以在兩個系統之間同步聯絡人、產品和收據。 您也可以在交易記錄時間軸上查看付款詳細資訊。 如果您使用的是舊版HubSpot-QuickBooks Online整合,請參閱本文。
在您開始之前
限制
- 在QuickBooks Online中編輯發票:無法從QuickBooks中對在HubSpot中建立的發票進行部分編輯。 無法進行的編輯包括:新增或刪除明細項目、更新價格、刪除付款或新增稅務資料。 如果未在HubSpot中進行編輯,收據將無法同步。 您可以在QuickBooks中更新發票欄位、新增付款或點數,以及在HubSpot產生的發票上將服務日期新增至行項目。 最後,您可以在QuickBooks中編輯在QuickBooks中建立的發票。
- 收取稅費:無法在HubSpot中對發票收取稅費。 如果收據需要納稅,建議您在QuickBooks中建立收據並同步至HubSpot。
- 非美國QuickBooks Online帳戶:大多數非美國QuickBooks Online版本要求同步發票包含稅金(例如增值稅、合併銷售稅、商品及服務稅等)。 無法使用稅金建立HubSpot發票,因此擁有非美國QuickBooks Online帳戶的使用者將無法使用此功能。
- 收入確認: HubSpot發票不支援在HubSpot的行項目中新增服務日期,這是使用QuickBooks的收入確認功能時所必需的。
- 會計交易屬性: QuickBooks Online應用程式不會將資料寫入會計交易屬性羣組。 如果您已連結此應用程式,建議在建立報告和觸發工作流程時使用發票物件。
使用整合之前的建議
- 在QuickBooks Online中關閉自訂交易號碼:檢查QuickBooks中的 自訂交易號碼設定是否已開啟。 建議您關閉此設定。 如果保持開啟狀態,在QuickBooks中建立的發票將自動採用HubSpot發票前綴,這可能會導致發票號碼發生衝突。
- 鎖定已關閉的會計期間:開啟設定,在QuickBooks中自動鎖定已關閉的會計期間。 這可以確保任何關閉的會計期間都受到保護,不會被更改。
- 同步產品:建議將產品從QuickBooks同步到HubSpot ,並在建立發票、報價和付款連結時使用這些產品。 這將保證當發票和付款同步到QuickBooks時,它們會正確連結到您設定的收入和費用帳戶。
請注意:
- 產品同步使用SKU屬性進行匹配。 為避免產品重複,產品同步預設只會將產品與SKU同步。 建議將SKU添加到您要同步的QuickBooks產品中。
- 如果發票中的行項目無法與QuickBooks中的產品相匹配,則會在QuickBooks中建立名為「自訂行項目」的產品,並將不匹配的行項目與該產品相匹配。 您可以在發票同步的設定步驟中,定義此自訂明細項目產品將連結到哪個收入帳戶。
- 同步所有客戶:建議將所有客戶從QuickBooks Online同步到HubSpot作為聯絡人。 為現有客戶建立發票時,請務必使用從QuickBooks同步的聯絡人。 這將確保您創建的任何發票都已連接到QuickBooks中的正確客戶。 向新顧客開立發票時,請確保發票上的聯絡人是帳單聯絡人,您希望在QuickBooks中將其電子郵件地址連結至顧客。
- 更新「建立付費發票」和「建立付費銷售收據」工作流程動作:如果使用雙向發票同步,建議更新工作流程以篩選出來自發票的付款(例如,來源=發票的付款)。 如果未更新工作流程,則會發生重複,因為發票付款也會觸發已付款發票的建立。 只會進行一筆付款,但會有兩張付款發票。
連接應用程式
若要連結應用程式,您必須是超級管理員,或在HubSpot帳戶中擁有App Marketplace權限。
- 搜尋QuickBooks Online ,然後在結果中選取它。
- 輸入您的QuickBooks Online登入詳細資訊,然後按一下「安裝應用程式」。
設定您的同步設定
若要開啟資料同步功能,請按照以下步驟操作
- 前往左側邊欄的「整合」>「已連結的應用程式」。
- 按一下QuickBooks Online。
- 按一下「設定同步」。
- 在「選取要同步的資料」頁面上,按一下QuickBooks Online下拉式選單,然後選取要同步到HubSpot的物件。 HubSpot下拉式選單會自動更新。
- 按一下同步方向箭頭,然後選擇同步方向。 您可以同步以下對象:
HubSpot |
|
QuickBooks Online |
聯系方式 |
⇔ |
客戶 |
產品 |
⇔ |
產品與服務 |
發票 |
⇔ |
發票 |
請注意:
- 當發票從QuickBooks同步到HubSpot時,發票將與發票上聯絡人的主要公司相關聯。 如果客服案件在HubSpot中有多家公司與其關聯,則主要公司將與發票關聯。 如果聯絡人沒有關聯的公司,則不會有任何公司與發票關聯。 公司建立關聯後,即可手動更新。
- 當付費發票從HubSpot同步到QuickBooks時,您在HubSpot中選擇的付款處理器的相關處理費用( Stripe或HubSpot付款)不會自動在QuickBooks中創建會計費用。 為了考慮到這一點,您可以建立所有已收到發票和付款的報告,並將處理費 和平臺費用屬性相加,然後在QuickBooks中輸入總金額作為費用。
- 從HubSpot同步到QuickBooks的客戶將將關聯公司記錄的名稱設置為顯示名稱。 如果聯絡人在HubSpot中沒有關聯的公司, Quickbooks中的顯示名稱將預設為使用名字和姓氏屬性。 了解如何修改。
- 對於雙向同步發票,只有在HubSpot中建立發票並同步到QuickBooks時,才能將對映屬性的更新同步到QuickBooks。
- 在右上角,按一下「下一步」。
- 按一下資料衝突解決下拉式選單,然後選擇使用HubSpot資料或使用QuickBooks Online資料。
- 在「對應的欄位」區段中,關閉開關以將其從同步中排除。 深入瞭解資料同步欄位對應。
- Ops Hub Starter、Professional或Enterprise帳戶的使用者可以在預先定義的欄位下方按一下「新增對應」,以新增更多欄位。
- 從下拉式選單中選取欄位,然後按一下建立,或按一下delete 除刪除以移除對應。
- 若要編輯或移除已新增的對映,請按一下操作,然後按一下編輯或刪除。
請注意:
- 若要讓HubSpot使用QuickBooks Online自訂欄位來建立自訂發票欄位對應,在QuickBooks中,自訂欄位類型必須為「文字」和「數字」,在「交易」類別中,必須為「已啟用列印」,並為所有銷售表單(包括發票、預估和銷售收據)開啟。
- 設定自訂欄位對應並啟用同步後,將同步包括歷史發票在內的匹配發票。
- 只有在QuickBooks中建立的前三個自訂發票欄位可見。 如需詳細資訊,請參閱QuickBooks API文件。
- 在右上角,按一下「下一步」。
- 在「限制」畫面上,系統會根據您設定同步的日期,自動為您設定推薦的篩選條件。 設置篩選器以減少數據的“過度同步” ,特別是在從HubSpot同步到QuickBooks Online時。 查看HubSpot建議的同步篩選條件。
- 可以編輯
同步篩選條件(主動聯繫收據同步除外)。 若要編輯同步篩選條件:
- 在「篩選條件」下方,按一下同步篩選條件旁邊的「編輯」。
-
- 選擇您的屬性和 篩選條件。
- 按一下套用條件,然後按一下完成。
開啟同步功能後,資料會在兩個系統之間自動同步。 首次同步完成後,系統會在變更後10分鐘內同步記錄。
建議的同步篩選條件
設定同步時,系統會根據你設定同步的日期,自動為你設定推薦的篩選條件。 設置篩選器以減少數據的“過度同步” ,特別是在從HubSpot同步到QuickBooks Online時。 如有需要,可以進行編輯
建議自動設定的篩選條件有:
- 聯絡人:使用以下篩選條件進行雙向同步,以防止不必要的聯絡人從HubSpot同步到QuickBooks Online :
- QuickBooks Online → HubSpot :篩選器設定為「所有 客戶」。
- HubSpot → QuickBooks Online :在第一個篩選羣組中,篩選條件發票狀態不屬於草稿,建立日期晚於[today's date] ,且已設定發票來源為任何 HubSpot 。
- 發票:在未設定篩選條件的情況下,所有發票都會在QuickBooks Online和HubSpot之間同步。 此篩選條件設定從QuickBooks Online到HubSpot的單向同步,建立時間為[today's date at 12:00 AM]之後的篩選條件。 日期設定為當天。
- 產品:從QuickBooks Online到HubSpot的單向同步,使用預設的所有產品和服務篩選器集。
設定顧客的顯示名稱
從HubSpot同步到QuickBooks Online的客戶將將關聯公司記錄的名稱設置為顯示名稱。 如果聯絡人在HubSpot中沒有關聯的公司, Quickbooks中的顯示名稱將預設為使用名字和姓氏屬性。
若要修改,請按照以下步驟操作:
- 前往左側邊欄的「整合」>「已連結的應用程式」。
- 按一下QuickBooks Online。
- 按一下「聯絡人同步」。
- 在「設定」畫面上的「對應欄位」區段中,按一下以關閉「顯示名稱」「關←聯公司名稱」欄位對應開關。
請注意:顯示名稱欄位在QuickBooks Online中必須是唯一的。 來自公司的第一個聯絡人的顯示名稱將設置為公司名稱,但該公司的任何聯絡人在第一次聯絡後嘗試同步到QuickBooks Online將無法同步,因為他們的顯示名稱已在使用中。 建議使用公司的單一聯絡人作為任何收據或付款的帳單聯絡人,以避免同步錯誤。 發票、付款連結或報價可以發送給任意數量的聯絡人,但只有一個聯絡人(與QuickBooks中的客戶相符)應正式關聯。
編輯資料同步
若要編輯現有資料同步,請按照以下步驟操作:
- 前往左側邊欄的「整合」>「已連結的應用程式」。
- 按一下QuickBooks Online。
- 將遊標移至「聯絡人同步」、「產品同步」或「發票同步」,然後按一下「編輯」。
- 按照以下步驟進行變更,就好像您是第一次設定同步處理一樣。
檢閱同步狀態
若要查看記錄清單及其同步狀態,請按照以下步驟操作:
- 前往左側邊欄的「整合」>「已連結的應用程式」。
- 按一下QuickBooks Online。
- 在「同步概觀」索引標籤上,按一下物件檢視,以查看正在同步、失敗或排除的記錄數量。 若要編輯表格中顯示的欄,請在表格右上角按一下更多,然後按一下編輯欄。
- 按一下篩選條件:旁邊的所有物件,即可按物件篩選。
- 按一下紀錄旁邊的數字,即可開啟側邊面板以查看紀錄。
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-
-
- 對於同步失敗的記錄,請將滑鼠遊標懸停在錯誤類別下的資訊圖示上,以查看收據無法同步的原因說明。
-
- 按一下「記錄檢視」以檢視記錄清單。
- 若要編輯表格中顯示的欄,請在表格右上角按一下更多,然後按一下編輯欄。
- 使用表格上方的篩選條件來篩選記錄。
- 使用表格底部的頁面導覽來瀏覽記錄。
- 按一下「同步活動」下方的箭頭,即可查看記錄中活動的詳細資訊。
匯出同步記錄
如要匯出同步記錄:
- 前往左側邊欄的「整合」>「已連結的應用程式」。
- 按一下QuickBooks Online。
- 按一下「記錄檢視」。
- 若要編輯表格中顯示的欄,請在表格右上角按一下更多,然後按一下編輯欄。
- 使用表格上方的篩選條件來篩選記錄。
- 篩選記錄後,按一下表格右上角的「更多」,然後按一下「匯出」。
- 選擇檔案格式,然後按一下匯出。
- 匯出檔案會透過電子郵件傳送至您的帳戶電子郵件。 匯出準備就緒時,您也會收到App內通知。
關閉或刪除資料同步
- 前往左側邊欄的「整合」>「已連結的應用程式」。
- 按一下QuickBooks Online。
- 將遊標暫留於要關閉的物件同步,按一下「更多」,然後選取「關閉同步」。
- 這將防止記錄在HubSpot和QuickBooks Online之間同步。 關閉同步功能後,你可以按一下「編輯同步設定」,重新開啟同步功能。
- 按一下「刪除同步」即可刪除同步。