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在HubSpot中儲存敏感資料

上次更新時間: 六月 10, 2024

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

行銷 Hub   Enterprise
銷售 Hub   Enterprise
Service Hub   Enterprise
Operations Hub   Enterprise
Content Hub   Enterprise



若要在HubSpot帳戶中儲存敏感資料,擁有超級管理員權限的使用者可以開啟敏感資料設定。 開啟設定後,您可以建立儲存敏感資料的自訂屬性,然後使用欄位層級權限限制使用者存取這些屬性。

在您開始之前

在開始儲存敏感資料之前,請查看以下資訊,包括與敏感資料功能相關的要求、限制和建議。

  • 您只能在HubSpot中儲存特定類型的敏感資料。 請參閱敏感資料條款頁面,瞭解您可以儲存哪些類型的敏感資料,以及可在哪些地方使用這些功能。 您無法儲存受HIPAA保護的個人健康資訊、信用卡或扣賬卡號碼、財務帳戶號碼、電匯指示、社會安全或國家識別碼資訊,或兒童保護法規定的兒童個人資訊。
  • 只有擁有超級管理員權限的用戶才能開啟敏感資料。 敏感資料設定一旦開啟,就無法關閉。
  • 只有擁有超級管理員權限的使用者才能建立、編輯或刪除敏感資料屬性。
  • 敏感資料屬性在某些工具中不可用,包括個人化權杖、沙箱、聊天機器人和攻略。
  • 由於任何超級管理員都可以建立和檢視敏感資料,建議您檢查超級管理員清單,並為不需要管理員權限的使用者移除管理員權限。 在「使用者與團隊」設定中,將遊標暫留於管理員使用者,然後按一下「操作」>「移除超級管理員」。

開啟敏感資料

在建立敏感旅居之前,你必須在「私隱及同意」設定中開啟敏感資料,並接受相關條款及細則。 使用者必須擁有超級管理員權限,才能開啟敏感資料。

請注意:開啟敏感資料後,便無法關閉。

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「隱私與同意」。
  • 按一下設定敏感資料設定。

configure-sensitive-data-setting

  • 在右側面板中,選取核取方塊,以指定儲存敏感資料的類別。 如果您想儲存受保護的健康資料,請參閱這篇知識庫文章,深入瞭解HIPAA敏感資料測試版。 請參閱敏感資料條款,瞭解類別中可以儲存哪些類型的資料。
  • 按一下下一步。
  • 勾選核取方塊以接受條款與細則。
  • 按一下開啟敏感資料設定。

建立屬性以儲存敏感資料

超級管理員可以將房源標記為敏感。 根據預設, HubSpot中的資料在傳輸和靜止時都會加密。 將屬性標記為敏感資料會增加額外的加密層、應用程式層加密,為個別帳戶及其敏感資料提供更高的保護和隔離。 搜尋和報告所需的敏感資料會儲存在存取權限受限的受保護環境中。 對敏感屬性的未加密值的存取僅限於指定的HubSpot應用程式和用戶批準的連接私人應用程式。 

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「屬性」。
  • 按一下「建立屬性」。
  • 輸入旅居的基本資料,然後按一下「下一步」。
  • 若要將屬性標記為機密,請選取機密資料。

sensitive-data-property-creation

  • 如果旅居將儲存受HIPAA保護的健康資料(測試版) ,請勾選是,此資料包含受保護的健康資料( PHI )核取方塊。
  • 選擇哪些使用者有權檢視和編輯旅居的值(僅限「每個人」或「 超級管理員」)。 如果你選擇了「所有人」,建議在儲存旅居後限制旅居的檢視和編輯權限
  • 按一下下一步。
  • 完成旅居設定,然後點擊「建立」。 一旦屬性建立為機密,其機密資料設定就無法變更。

請注意:分數和計算屬性無法儲存敏感資料,且敏感資料屬性不能要求唯一值

建立儲存敏感資料的屬性後,請按照以下步驟操作:

  • 超級管理員可以設定欄位層級的權限,將旅居的檢視和編輯權限限制給特定使用者和團隊。 強烈建議您這麼做,以確保只有特定使用者才能看到或修改敏感資料。
  • 超級管理員可以在稽核記錄中檢視與敏感資料屬性值相關的使用者動作。
  • 超級管理員可以編輯或刪除敏感資料屬性。
  • 擁有房源存取權的使用者可以手動或透過匯入和工作流程更新房源的值。 如果您在工作流程中使用敏感資料屬性,建議您限制對工作流程工具的存取權限,因為工作流程目前不會強制執行欄位層級的權限。
  • 擁有屬性存取權的使用者可以使用HubSpot工具中的屬性,包括CRM記錄、檢視、清單、工作流程觸發器和動作、報告、搜尋和行動裝置。 敏感資料將無法在所有其他HubSpot工具中使用。
  • 超級管理員可以將敏感內容同步到可與HubSpot建立的第三方整合(例如Zapier、Salesforce、Zoho CRM等)進行單向和雙向同步的物件。 根據敏感資料條款,如果您選擇與第三方產品整合或以其他方式使用與訂閱服務相關的第三方產品,則您確認該第三方產品託管或處理的客戶資料將根據該第三方維護的政策託管。
  • 如果您的帳戶允許HubSpot員工存取疑難排解支援問題, HubSpot員工將法檢視敏感資料屬性值。

請注意:如果從開啟敏感資料的Enterprise版訂閱降級:

  • 超級管理員可以刪除現有的機密資料屬性,但無法建立新的機密資料屬性或編輯現有機密資料屬性的詳細資料。
  • 超級管理員仍然可以檢視和編輯敏感資料屬性的值。 先前有權存取這些值的非管理員使用者將無法再檢視或編輯這些值。

在表單中使用敏感資料屬性 

透過在HubSpot中儲存敏感資料的功能,您可以使用HubSpot表單自信地收集訪客的敏感資訊。 透過表單收集的敏感資料將被加密,並安全地同步到CRM中。 透過與敏感資料屬性相關的表單提交上傳的任何檔案也將被視為敏感資料。

只有具有檢視敏感資料適當權限的使用者才能檢視表單提交值和標記為敏感的檔案。 所有表單提交通知也將遵守敏感資料使用者權限要求。

儲存敏感附件

透過儲存敏感資料的功能,您可以在HubSpot的工具中儲存包含敏感資訊的檔案。 啟用敏感資料設定後,以下列方式上傳的附件將受到HubSpot資料庫儲存空間中額外加密層的保護。 這也會移除不經驗證在外部共用檔案的選項,並且會禁止HubSpot員工存取附件。

透過以下方法新增時,檔案將受到保護:

您可以透過每個工具的權限來控制使用者對附件的存取。 例如,您可以限制特定使用者的聯絡人存取權限,這些使用者不應該有存取聯絡人檔案的權限。

請注意:在以下情況下,檔案將不受保護:

  • 只有在開啟敏感資料上傳的檔案才會獲得額外的保護。 即使現有檔案是以上述方式上傳,也會採用標準的安全等級。
  • 上傳到檔案工具並託管在檔案工具上的檔案不會有額外的保護,因此包含敏感資料的檔案應儲存在檔案工具中。 在其他HubSpot工具中,如果用戶附加存儲在文件工具中的文件(即通過上傳時的選擇現有選項) ,則這些文件將使用標準級別的安全性。
  • 如果您與帳戶中其他經過驗證的使用者分享網址, HubSpot不會限制對CRM附件的存取。 避免與無法檢視檔案的使用者共用附件網址。

儲存敏感資料時使用HubSpot AI工具

HubSpot的AI工具可以幫助您在HubSpot客戶平臺上自動化任務、收集數據洞察、起草內容等。 只有擁有超級管理員權限的使用者才能開啟特定AI工具,例如AI助理

如果您開啟敏感資料,您建立的敏感屬性將不會用於訓練HubSpot的AI模型。 不過,您帳戶中的其他客戶資料可能會用於訓練HubSpot的AI模型。 您可以發送電子郵件至privacy@hubspot.com ,拒絕將您的客戶資料用於機器學習。 如需詳細資訊,請參閱HubSpot的服務條款和 HubSpot的隱私權政策

請注意:請避免在提示中分享任何敏感資料。 為了改善產品, HubSpot會在您使用AI產品時記錄並儲存您的提示、產生的語言和使用指標。 HubSpot與AI服務供應商分享您的提示,以便您使用AI產品, AI服務供應商將儲存您的提示以進行內容審核。 您的提示將歸功於您。 您對HubSpot測試版AI產品的使用將受我們的測試版條款約束,而包含在我們訂閱服務中的AI產品將受我們產品特定條款的約束。

HubSpot的AI產品不屬於敏感資料功能的一部分。 某些AI產品可能會處理您在根據輸入的提示生成結果時可能不打算包含的敏感數據。這些工具包括:

例如,如果您在對話中討論敏感資料,則不應使用「對話摘要」工具。 雖然你可能沒有打算在提示中輸入敏感資料,但「對話摘要」工具會處理對話中的所有內容。 

有關HubSpot AI工具的更多資訊,請參閱AI模型卡。 如果您不希望AI工具處理敏感資料,請避免使用AI工具。

在不同資料中心使用敏感資料

您可以在使用的任何資料中心儲存敏感資訊。 不過,開啟敏感資料設定後,您目前將無法遷移到其他資料中心。

其他資源

有關HubSpot安全計劃的更多資訊,請參閱HubSpot信任中心

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