Käytä HubSpotin kalenterin synkronointia Google-kalenterin tai Outlook-kalenterin kanssa

Käytä HubSpotin Google-kalenterin tai Outlook-kalenterin integrointia synkronoidaksesi kokoukset kalenterisi ja HubSpotin välillä, luodaksesi kalenteritapahtumia kokouksille ja lähettääksesi kutsut kokouksen osallistujille.

Kalenterin synkronointi kokoaa kokousaktiviteetit yhteen paikkaan ja tallentaa asiakaskontaktit sekä HubSpotissa että kalenterissasi. Jos esimerkiksi varaat kokouksen kontaktin kanssa HubSpotissa, tapahtuma lisätään automaattisesti yhdistettyyn kalenteriisi ja kirjataan kontaktitietueeseen.

Jos haluat käyttää kalenteriasi HubSpotin kokoustyökalun kanssa, katso sen sijaan tämä artikkeli.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin aloitat, ota huomioon seuraavat seikat:

• Kalenterin synkronointi toimii vain käyttäjän ensisijaisen kalenterin kanssa. Jos käyttäjällä on useita kalentereita Outlookissa tai Googlessa, HubSpot synkronoi vain ensisijaisen tai oletuskalenterin.
• Voit yhdistää HubSpotin joko Google-kalenterin tai Outlook-kalenterin synkronoinnin. Et voi käyttää molempia samanaikaisesti.
• Ennen kalenterin yhdistämistä luodut tapahtumat eivät synkronoidu HubSpotin kanssa. Tämä koskee myös tapauksia, joissa kyseisten tapahtumien vieraat ovat HubSpot-tilisi yhteystietoja ja joilla on sama sähköpostiosoite Sähköposti-ominaisuudessa. Vain Google- tai Office 365 -kalenterissa integroinnin ollessa aktiivinen luodut tapahtumat synkronoidaan yhteystiedon aikajanalle. Voit kirjata vanhemmat kokoukset manuaalisesti asiaankuuluviin CRM-tietueisiin.

Yhdistä Google-kalenteri HubSpotiin

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin kauppakuvaketta ja valitse HubSpot-kauppa.
2. Etsi Google-kalenterin integraatio ja valitse tuloksista Google-kalenteri.
3. Napsauta Asenna.
4. Tarkista Asenna-ponnahdus ikkunassa, mitä Google-kalenterin yhdistämisestä HubSpot-palveluun on odotettavissa. Napsauta sitten Asenna.
5. Valitse Yhdistä kalenterisi -ponnahdusikkunassa Google/Gmail. Napsauta sitten Yhdistä kalenterisi.
6. Napsauta Yhdistä Google-tilisi -ponnahdusikkunassa Hyväksy ja yhdistä Googleen.
7. Sinut ohjataan Googleen kirjautumaan sisään tai valitsemaan Google-tili, jos sinulla on useita tilejä.
8. Tarkista pyydetyt käyttöoikeudet ja napsauta Salli.

Sinut ohjataan takaisin HubSpotiin, jossa avautuu valintaikkuna, joka vahvistaa, että Google Calendar for HubSpot on asennettu.

Yhdistä Outlook-kalenteri HubSpotiin

Ennen kuin yhdistät Outlook-kalenterisi HubSpotiin, varmista, että olet kirjautunut oikeaan sähköpostitiliin Outlookissa.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin kauppakuvaketta ja valitse HubSpot-kauppa.
2. Etsi Outlook-kalenterin integraatio ja valitse tuloksista Outlook-kalenteri.
3. Napsauta Asenna.
4. Valitse Yhdistä kalenterisi -ponnahdusikkunassa Microsoft Outlook. Napsauta sitten Yhdistä kalenterisi.
5. Napsauta Yhdistä Outlook 365 -postilaatikkosi -ponnahdusikkunassa Hyväksy ja yhdistä Outlook 365:een.
6. Sinut ohjataan Office 365:een, jossa voit kirjautua tilillesi.
7. Tarkista pyydetyt käyttöoikeudet ja napsauta Hyväksy.

Kun olet syöttänyt kirjautumistietosi, sinut ohjataan takaisin HubSpot-palveluun, jossa avautuu valintaikkuna, joka vahvistaa, että Outlook-kalenteri on asennettu.

Kun integraatio on asennettu, muut HubSpot-tilin käyttäjät voivat yhdistää Outlook-kalenterinsa HubSpotiin.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Yleiset.
3. Napsauta Kalenteri-välilehteä .
4. Napsauta Yhdistä kalenterisi.

Varaa kokous HubSpotissa

1. Kun olet liittänyt Google-kalenterisi tai Outlook-kalenterisi, siirry mihin tahansa yhteystietoon, yritykseen, kauppaan tai tikettiin HubSpot-tililläsi.
2. Napsauta vasemmassa sivupalkissa kohtaa” date ” (Varaa tapaaminen ) ja luo tapaamistapahtuma.
3. Syötä kokouksen tiedot avautuvaan Schedule- ponnahdusikkunaan.
4. Napsauta Tallenna lisätäksesi kokouksen kalenteriisi ja lähettääksesi yhteyshenkilölle kokouskutsun.

Lue lisää kokouksen aikatauluttamisesta yhteystiedon, yrityksen, kaupan tai tiketin tietueessa.

Huomaa: kokouksen poistaminen HubSpotista ei poista tapahtumaa Google-kalenterista tai Outlook-kalenterista.

Varaa kokous Google-kalenterissa tai Outlook-kalenterissa

Kun luot kokouksen Google-kalenterissa tai Outlook-kalenterissa ja kutsut siihen HubSpot-tililläsi olevan yhteyshenkilön, kokous näkyy tämän yhteyshenkilön aikajanalla HubSpotissa. Vastaavasti, jos HubSpotissa oleva yhteyshenkilö kutsuu sinut kokoukseen, kokous näkyy myös tämän yhteyshenkilön aikajanalla HubSpotissa.

Kalenterin synkronointia koskevia huomioitavia seikkoja kokouksien osalta

Kokousten synkronointikäyttäytyminen

• Jos muokkaat tai poistat tapahtuman kalenteristasi, päivitykset näkyvät automaattisesti HubSpotin yhteyshenkilön aikajanalla olevassa kokouksessa.
• Toistuvien kokousten osalta HubSpot synkronoi sarjan viisi seuraavaa tapahtumaa jopa vuoden etukäteen.
• Kun peruutat kokouksen Outlookissa, kokous poistetaan HubSpotin kontaktin aikajanalta.

• Outlook-kokouksia, joiden tapahtuman teksti on yli 65 536 merkkiä, ei synkronoida HubSpotin kalenterisynkronoinnin kautta.

Osallistujat ja kontaktien luominen

• Kun kokous on luotu, osallistujien lisääminen kokouksen vuorovaikutukseen HubSpotissa ei lisää heitä kalenteritapahtumaan. Voit välttää tämän ongelman tekemällä pienen muutoksen kokouksen kuvaukseen samalla, kun lisäät osallistujia, ja napsauttamalla sitten Tallenna ja lähetä päivitys.
• Kun kokous luodaan liitetystä kalenteristasi, se näkyy vain niiden kontaktien aikajanalla, jotka ovat jo olemassa HubSpot-tililläsi. HubSpot ei luo automaattisesti kontaktitietueita, jos vieraita ei vielä ole HubSpot-tililläsi.
• Jotta kokous näkyy kontaktisi aikajanalla, vieraalla on oltava sama sähköpostiosoite kontaktitietueen Sähköposti-kentässä.
• Ryhmäsähköpostiosoitteet, jotka lisätään kokouskutsun osallistujiksi, eivät synkronoidu HubSpotin kanssa. Kutsu sen sijaan jokainen ryhmän jäsen erikseen kokoukseen.

Sisäisten, yksityisten ja poissaolotapahtumien synkronointi

• HubSpot estää automaattisesti tapahtumien lisäämisen organisaatiosi jäsenille sähköpostidomainin (HubSpot-tilisi kohde- ja liitetyt domainit) ja olemassa olevien käyttäjien perusteella. Tapahtumia ei myöskään luoda @hubspot.com-sähköpostiosoitteista.
• HubSpotin kalenterisynkronointi ei synkronoi yksityisiä kalenteritapahtumia HubSpot-tiliisi. Jos julkinen tapahtuma muutetaan myöhemmin yksityiseksi, tapahtuma säilyy HubSpot-tililläsi, mutta tapahtumaan tehdyt muutokset eivät enää synkronoidu.
• Voit synkronoida poissaolotapahtumat HubSpotin ja Google- tai Outlook-kalenterisi välillä. Lue lisää käyttäjien poissaoloaikojen hallinnasta.