Yhdistä kalenterisi HubSpotiin

Kalenteriasetuksissa voit liittää yhden Google-, Office 365- tai Exchange-kalenterin kokoustyökaluun. Kun kalenteri on liitetty:

• Yhteyshenkilöt voivat varata kokouksia kalenteriisi, mutta he eivät voi varata kokouksia jo olemassa olevien kalenteritapahtumien päälle.
• Voit synkronoida HubSpotissa luodut kokoukset kalenteriisi.
• Voit muokata muita kalenteriasetuksia.

Yhdistettyä kalenteria ei tarvita kokoustyökalun aikataulutusivujen katseluun, muokkaamiseen tai luomiseen, mutta se tarvitaan sellaisen HubSpot-kokouslinkin määrittämiseen, joka näyttää saatavuuden ja hyväksyy verkko- tai automaattiset varaukset. Tämän ansiosta HubSpot voi tarkistaa olemassa olevat kalenteritapahtumat kaksoisvarauksien estämiseksi ja luoda varatut kokoustapahtumat automaattisesti järjestäjän ja osallistujien kalentereihin. Jos kalenteria ei ole liitetty, aikataulutussivu on offline-tilassa, jolloin kokouksia voi pyytää, mutta niitä ei lisätä automaattisesti kalenteriin.

Toistuvien tapahtumien osalta HubSpot synkronoi automaattisesti sarjan viisi seuraavaa tapahtumaa jopa vuoden etukäteen.

Huomaa: kalenterin liittämiseksi sinun on oltava ottanut käyttöön henkilökohtaisen sähköpostin käytön asetuksissasi.

Yhdistä Gmail- tai Office 365 -kalenterisi

Voit liittää kalenterin, jota ylläpidetään Google Appsissa (G Suite), Gmailissa (Google Free) tai Office 365:ssä. Ennen kalenterin liittämistä ota huomioon seuraavat seikat:

• Jos olet liittänyt postilaatikkosi jaetuksi postilaatikoksi keskustelutyökalussa, kalenteriasi ei voi liittää kokoustyökaluun. Vain yksittäiset työpostilaatikot voidaan liittää kokoustyökaluun.
• Kun yhdistät kalenterin, siihen liittyvä postilaatikko yhdistetään automaattisesti sähköpostin integrointiasetuksissa. Kalenterin yhdistämisen jälkeen voit irrottaa postilaatikon.
• Varmista, että olet kirjautunut oikeaan Gmail- tai Office 365 -tiliin ennen yhteyden muodostamista HubSpotiin.

Työpöytä

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Yleiset.
3. Napsauta Kalenteri-välilehteä .
4. Napsauta Yhdistä kalenterisi.
5. Napsauta valintaikkunassa Google / Gmail tai Office 365 ja sitten Yhdistä kalenterisi.
6. Tarkista valintaikkunassa olevat tiedot ja napsauta sitten Hyväksy ja yhdistä [Google/Office 365], jotta kokousväline saa käyttöoikeuden kalenteriisi.
   • Valitse Googlen kirjautumissivulla tili, johon haluat muodostaa yhteyden, ja tarkista käyttöoikeudet. Napsauta Salli jatkaaksesi kalenterin yhdistämistä.
   • Varmista Office 365:n kirjautumissivulla, että olet kirjautunut oikealle tilille, ja tarkista käyttöoikeudet. Napsauta Kyllä jatkaaksesi kalenterin yhdistämistä.

Sinut ohjataan kokousten hallintapaneeliin, jossa voit hallita kalenteriasetuksiasi.

HubSpot-mobiilisovellus

Kuka tahansa käyttäjä voi liittää Google Apps (G Suite)-, Gmail (Google Free)- tai Office 365 -kalenterin ja käyttää kokouslinkkiä HubSpot-mobiilisovelluksessa.

Jotta voit käyttää mobiilisovelluksen kalenterityökalua, tililläsi on oltava Sales Hub Professional- tai Enterprise- tilaus ja käyttäjille on oltava osoitettu Sales-käyttöoikeus.

1. Avaa HubSpot-sovellus mobiililaitteellasi.
2. Napauta Yhdistä kalenterisi -osiossa Yhdistä.
3. Napauta Google / Gmail tai Office 365.
4. Tarkista tiedot ja napauta sitten Jatka, jotta kokoustyökalu saa käyttöoikeuden kalenteriisi.
   • Napauta Googlen kirjautumissivulla tiliä, johon haluat muodostaa yhteyden, ja tarkista käyttöoikeudet. Napsauta Jatka jatkaaksesi kalenterin yhdistämistä ja napsauta sitten Salli.
   • Varmista Office 365:n kirjautumissivulla, että olet kirjautunut oikeaan tiliin, ja tarkista käyttöoikeudet. Napsauta Kyllä jatkaaksesi kalenterin yhdistämistä.
5. Napauta vasemmassa yläkulmassa Valmis palataksesi aloitusnäyttöön. Ponnahdusilmoitus kertoo, että kalenterisi on yhdistetty.

Pakollinen ilmoitus: HubSpotilla on pääsy sekä Google-kalenteriisi että muihin kalentereihin, joita käytät Googlen kautta, jotta se voi tarjota kokoustyökalun ja jotta voit liittää tapahtumia CRM:n yhteystietoihin. HubSpotilla on oikeus luoda tai muuttaa kalentereitasi sekä päivittää yksittäisiä kalenteritapahtumia.

Yhdistä Exchange-kalenterisi

Ennen kuin yhdistät Exchange-kalenterisi, ota huomioon seuraavat seikat:

• Varmista IT-tiimiltäsi, että Exchange-palvelimellasi on käytössä Exchange 2010 SP2 tai uudempi versio.
• Kalenterin yhdistämiseen tarvitaan Exchange-sähköpostiosoitteesi ja salasanasi, mutta Exchange-palvelimen kokoonpanosta riippuen HubSpot saattaa tarvita lisätietoja yhteyden muodostamiseksi. Tutustu alla olevaan taulukkoon ennen kalenterin yhdistämistä varmistaaksesi, että sinulla on kaikki tarvittavat tiedot.

Huomaa: jos Exchange-tilisi on määritetty käyttämään kaksivaiheista todennusta, sinun on syötettävä kolmannen osapuolen sovelluksen salasana. Tutustu Microsoftin ohjeisiin saadaksesi lisätietoja kolmannen osapuolen sovelluksen salasanan luomisesta.

Ennen kuin yhdistät kalenterisi, ota huomioon seuraavat seikat:

• Et voi peruuttaa tai siirtää kokousta liitetyssä Exchange-kalenterissa.
• Kaksisuuntaista synkronointia Exchange- ja HubSpot-kalentereiden välillä ei tueta:
  • CRM-tietueen kautta luotuja kokouksia ei lisätä Exchange-kalenteriin.
  • Exchange-kalenterissa luotuja kokouksia ei synkronoida HubSpotin kalenteritapahtumiksi.
• Et voi lisätä ehdotettuja kokousaikoja sähköpostiin Exchange-kalenterin avulla.

Työpöytä

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa Yleiset.
3. Napsauta Kalenteri -välilehteä.
4. Napsauta Yhdistä kalenterisi.
5. Valitse avautuvassa valintaikkunassa Exchange ja napsauta sitten Yhdistä kalenterisi.
6. Lue läpi, mitä voit odottaa, kun yhdistät kalenterisi HubSpot-palveluun, ja napsauta sitten Jatka.
7. Syötä valintaikkunaan seuraavat tiedot:
   • Sähköpostiosoite: Exchange-sähköpostiosoitteesi.
   • Käyttäjätunnus: kirjoita käyttäjätunnuksesi. Yleensä se on se osa, joka näkyy sähköpostiosoitteessa @-merkin edessä, tai käyttäjätunnuksesi.
   • Salasana: Exchange-salasanasi.
   • Exchange-URL: syötä URL-osoite, jota käytetään Exchange-palvelimeen pääsemiseksi.
8. Napsauta Yhdistä postilaatikko.

HubSpot-mobiilisovellus

Kuka tahansa käyttäjä voi yhdistää Exchange-kalenterin ja käyttää kokouslinkkiä HubSpot-mobiilisovelluksessa. Jotta voit käyttää kalenterityökalua mobiilisovelluksessa, tililläsi on oltava Sales Hub Professional- tai Enterprise-tilaus ja käyttäjillä on oltavamyyntilisenssi.

1. Avaa HubSpot-sovellus mobiililaitteellasi.
2. Napauta Yhdistä kalenterisi -osiossa Yhdistä.
3. Napauta Microsoft Exchange.
4. Napsauta Exchange-tilin asetussivulla Näytä valinnaiset kentät. Syötä sitten sähköpostiosoitteesi, käyttäjätunnuksesi, salasanasi ja Exchange-URL-osoitteesi ja napsauta Yhdistä postilaatikko.
5. Tarkista tiedot ja napauta sitten Jatka, jotta kokoustyökalu saa käyttöoikeuden kalenteriisi.
6. Napauta vasemmassa yläkulmassa Valmis palataksesi aloitussivulle. Ponnahdusilmoitus kertoo, että kalenterisi on yhdistetty.