Luo ja yhdistä yrityksiä automaattisesti yhteystietoihin

Voit yhdistää yhteystietoja automaattisesti yrityksiin vertaamalla yhteystiedon sähköpostiosoitteen verkkotunnusta yrityksen verkkotunnusarvoon. Tämä voi auttaa ylläpitämään tietueiden välistä tiedon laatua ja vähentää tarvetta manuaaliseen yhteystietojen ja yritysten yhdistämiseen. Esimerkiksi yhteyshenkilö, jonka sähköpostiosoite on "sandra@example.com", yhdistetään yritykseen, jonka yrityksen verkkotunnus on "example.com".

Automaattisten yhdistämisskenaarioiden ymmärtäminen

Automaattisen yhdistämisen asetuksista riippumatta, jos lomakkeen lähetys sisältää yrityksen ominaisuuksia, yhteyshenkilö yhdistetään automaattisesti lähetykseen sisältyvään yritykseen. Jos Company-verkkotunnusominaisuus ei sisälly lähetykseen, mutta yhteyshenkilön lähettämä sähköpostiosoite vastaa HubSpot-tililläsi olevan yrityksen verkkotunnusta, yhteyshenkilö yhdistetään automaattisesti kyseiseen yritykseen.

Tarkastele automaattisen yhdistämisen käyttäytymistä

Kun olet ottanut automaattisen yhdistämisen asetuksen käyttöön, voit odottaa seuraavien tarkistusten tapahtuvan:

• Jos tililläsi ei ole vielä yritystä, HubSpot luo automaattisesti yritystietueen ja täyttää sen HubSpotin tietokannan tiedoilla. Yritystietue luodaan jokaiselle yksilölliselle verkkotunnukselle, mukaan lukien aliverkkotunnukset (esim. @example.com ja @info.example.com johtavat kahteen eri yritystietueeseen).
• Jos yhteystiedolla on sähköposti-ominaisuudessa freemail-arvo (esim. gmail.com, yahoo.com), HubSpot tarkastelee myös yhteystiedon verkkosivuston URL-ominaisuutta ja yrittää yhdistää yhteystiedon yrityksen verkkotunnukseen.
• Sekä nykyiset että äskettäin lisätyt yhteystiedot yhdistetään yrityksiin.
• Jos useilla yrityksillä on sama Yritys-verkkotunnusarvo, yhteystiedot, joiden sähköpostit sisältävät kyseisen verkkotunnuksen, yhdistetään automaattisesti vain yhteen yritykseen. Ei ole mahdollista valita, mihin yritykseen yhteystiedot liitetään automaattisesti, joten voit joutua päivittämään yhteydet manuaalisesti yhteystietojen luomisen jälkeen.

Tarkista, milloin automaattista yhdistämistä ei tapahdu

Automaattista yhdistämistä ei tapahdu seuraavissa tilanteissa, vaikka asetus olisi käytössä:

• Jos yhteyshenkilöllä on yritys, joka on eri kuin hänen sähköpostiosoitteensa verkkotunnus, asetus ei kumoa olemassa olevaa yhdistämistä. Se ei myöskään päivitä tai synkronoi yrityksen ominaisuuksien arvoja yhteystiedon ominaisuuksiin (esim. yrityksen nimi).
• Jos luot yhteystietoja useiden kohteiden tuonnin avulla, joka yhdistää yhteystietoja ja yrityksiä, asetus ei kumoa tuotuja yhdistelmiä. Vaikka et sisällyttäisi yhteystietueeseen liittyvää yritystietuetta usean objektin tuontiin, asetus ei silti luo yritystä kyseiselle yhteystiedolle.
• Jos yhteystiedolla on sähköpostiominaisuudessa freemail-arvo (esim. gmail.com, hotmail.com) ja verkkosivuston URL-osoite -ominaisuudessa ei ole arvoa.

Yhteystietojen ja yritysten automaattisen yhdistämisen kytkeminen päälle tai pois päältä

Huomaa: jos olet ottanut käyttöön HubSpot-Salesforce-integraation, ei ole suositeltavaa ottaa automaattista yhdistämistä käyttöön, koska se voi johtaa päällekkäisiin yritystietueisiin. Lue, miten voit hallita päällekkäisiä yritystietueita integraatiota käytettäessä.

Asetuksen ottaminen käyttöön:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.

2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Tietojen hallinta -osiossa Objekteja.

3. Napsauta Objects-sivulla Select an object -pudotusvalikkoa ja valitse Companies.

4. Valitse Automaatio-osiossa Luo ja yhdistä yrityksiä yhteystietoihin -valintaruutu.

   

5. Valitse valintaikkunassa, sallitaanko HubSpotin luoda uusia yritystietueita ja -yhdistelmiä olemassa olevien yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteiden perusteella:

   • Valitse Kyllä, jos haluat luoda yritystietueet ja yhdistää olemassa olevat yhteystiedot takautuvasti niiden sähköpostiosoitteiden perusteella. Sekä olemassa olevat että uudet yhteystiedot liitetään automaattisesti yrityksiin heidän sähköpostiosoitteensa perusteella.

   • Valitse Ei, jos haluat soveltaa asetusta vain uusiin yhteystietoihin. Tämä ei vaikuta olemassa oleviin yhteystietoihin, mutta jatkossa kaikki luodut uudet yhteystiedot liitetään automaattisesti yrityksiin sähköpostiosoitteen perusteella.

Yhteystietojen ja yritysten automaattisen yhdistämisen poistaminen käytöstä:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.

2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Tietojen hallinta -osiossa kohtaa Objektit.

3. Napsauta Objects-sivulla Select an object -pudotusvalikkoa ja valitse Companies.

4. Poista valintaruudun Create and associate companies with contacts (Luo ja yhdistä yritykset yhteystietoihin ) valinta.

Kun asetus on pois päältä, yrityksiä ei luoda automaattisesti eikä yhdistetä yhteystietoihin sähköpostiosoitteen ja yrityksen toimialueen perusteella. Olemassa olevat tietueet säilyvät ennallaan. Voit edelleen luoda yrityksiä ja liittää niitä objekteihin manuaalisesti ja muiden HubSpot-työkalujen avulla.

Tiettyjen verkkotunnusten sulkeminen pois automaattisesta yhdistämisestä

Voit sulkea enintään 1000 verkkotunnusta automaattisen yhdistämisen ulkopuolelle. Tämä tarkoittaa, että jos poissuljettu verkkotunnus on arvo Yrityksen verkkotunnus -ominaisuudessa, yritystä ei luoda automaattisesti eikä yhdistetä yhteystietoon.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.

2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Tietojen hallinta -osiossa kohdetta Objektit.

3. Napsauta Objects-sivulla Select an object -pudotusvalikkoa ja valitse Companies (Yritykset).

4. Valitse Create and associate contacts and companies (Luo ja yhdistä yhteystietoja ja yrityksiä ) -valintaruudussa Exclude a domain out of automatic association (Sulje toimialue pois automaattisesta yhdistämisestä).

5. Kirjoita valintaikkunan Opted out domains (pois jätetyt toimialueet ) -kenttään toimialueet, jotka haluat sulkea pois automaattisesta yhdistämisestä, ja napsauta sitten Save (Tallenna).

6. Poista olemassa oleva poissuljettu verkkotunnus napsauttamalla verkkotunnuksen oikealla puolella olevaa X-kirjainta ja napsauta sitten Tallenna.

Huomaa: jos poistat verkkotunnuksen pois suljettujen verkkotunnusten luettelosta ja haluat, että se liitetään automaattisesti jatkossa, sinun on poistettava automaattinen yhdistäminen käytöstä ja otettava se uudelleen käyttöön poistamalla ja valitsemalla uudelleen Luo ja liitä yrityksiä yhteystietoihin -valintaruutu.