Comprendere l'invio delle e-mail in HubSpot

HubSpot mette a disposizione diversi strumenti per inviare e-mail ai tuoi contatti, in base alla natura del loro rapporto con la tua azienda e alla portata desiderata delle tue e-mail. Ad esempio, puoi inviare un’e-mail personalizzata a un nuovo lead interessato a saperne di più su un prodotto specifico che offri, oppure puoi inviare un’e-mail di marketing che promuove una newsletter ai clienti esistenti che desiderano rimanere informati sulle ultime offerte della tua organizzazione.

Questo articolo funge da guida al funzionamento dell’invio delle email in HubSpot. Fornisce inoltre un elenco di requisiti importanti e best practice da tenere a mente per garantire che le tue email vengano consegnate con successo e per aiutarti a mantenere una buona reputazione di invio per il tuo marchio.

Comprendere l’invio delle email di marketing

Le email di marketing sono email inviate a più destinatari a scopo promozionale, tra cui newsletter e aggiornamenti del blog. 

Quando invii un’e-mail utilizzando lo strumento per le e-mail di marketing o un’e-mail automatizzata tramite lo strumento dei flussi di lavoro, questa viene inviata attraverso la rete di invio e-mail di HubSpot, aprendo una connessione SMTP con il provider di servizi di posta elettronica (ISP) del destinatario, come Google o Outlook.

HubSpot cerca sempre di inviare email di marketing e transazionali utilizzando il protocollo TLS 1.2. Se il server del destinatario non lo supporta, HubSpot passerà automaticamente al livello di crittografia più elevato consentito dal destinatario.

Una volta che la rete di invio e-mail di HubSpot ha inviato un’e-mail di marketing o transazionale, l’ISP esaminerà l’e-mail e deciderà se ritardarne la consegna, rifiutarla o consegnarla al destinatario previsto.

La decisione di un ISP di accettare, rifiutare o ritardare un'e-mail si basa su molti fattori, quali la reputazione e-mail del mittente, la corretta autenticazione dell’e-mail e l’eventuale violazione delle linee guida e delle politiche dell’ISP. I destinatari potrebbero disporre di ulteriori misure di sicurezza per le e-mail che influiscono sull’accettazione o sul rifiuto di un’e-mail.

Comprendere i requisiti per l’invio di email di marketing

Poiché lo strumento per le email di marketing invia tramite la rete di invio email di HubSpot, i requisiti vengono applicati a ogni tentativo di invio di un'email. Se non sei in grado di soddisfare questi requisiti, potresti valutare se un'email one-to-one o l'invio tramite una sequenza sia più adatto al tuo caso d'uso.

Dovresti inviare e-mail solo da indirizzi e-mail ospitati su domini di invio e-mail collegati o da quelli verificati.

Tutti i contatti a cui invii email utilizzando lo strumento di email marketing devono soddisfare i seguenti criteri:

• Hanno fornito personalmente il proprio indirizzo e-mail direttamente alla vostra organizzazione.
• Ha fornito personalmente il proprio consenso verificabile all’iscrizione direttamente alla vostra organizzazione.
• Non hanno rinunciato a ricevere e-mail dalla vostra organizzazione né hanno contrassegnato una delle vostre e-mail come spam in un altro strumento.
• Sono stati contrassegnati come contatti di marketing. 
• Se il tuo account ha accesso ai tipi di abbonamento, i contatti sono iscritti al tipo di abbonamento associato all’e-mail di marketing inviata. 

È inoltre importante assicurarsi che l’intento e il contenuto della tua email non siano fuorvianti. Le email di marketing mascherate da comunicazioni individuali sono più soggette a essere contrassegnate come spam dall’ISP del destinatario, mentre l’uso di un nome o di un oggetto falsi viola la Politica di utilizzo accettabile di HubSpot.

Seleziona un dominio di invio e-mail

Per il dominio di invio delle email, devi selezionare un sottodominio univoco, distinto dal sottodominio in cui ospiti le pagine e i post del blog. Ciò protegge la reputazione di invio delle email del tuo dominio principale. Il tentativo di collegare un dominio di invio delle email già utilizzato per l’hosting di contenuti genererà un errore. 

I domini di invio delle email vengono utilizzati esclusivamente per le email di marketing e transazionali. Le email one-to-one e quelle inviate dalla casella di posta delle conversazioni utilizzeranno l’indirizzo email collegato a tali strumenti. 

Di seguito sono elencati alcuni esempi di combinazioni di domini e sottodomini. Se non hai familiarità con alcuni termini relativi ai domini, consulta il glossario in fondo a questo articolo.

Utilizza mittenti condivisi

Se non hai acquistato l’IP dedicato o i componenti aggiuntivi per le email transazionali, le email di marketing vengono inviate tramite gli indirizzi IP condivisi di HubSpot. Consulta la tabella qui sotto per aiutarti a decidere il dominio di invio email associato alla tua organizzazione:

Utilizza mittenti con IP dedicato

Se hai acquistato l’add-on Indirizzo IP dedicato o l’add-on Email transazionali, consulta i seguenti esempi di combinazioni di domini:

Configurare l’autenticazione 

Se non configuri un'autenticazione adeguata nel tuo account HubSpot, HubSpot utilizzerà un dominio variabile come indirizzo del mittente per completare l’invio, il che potrebbe apparire sospetto all’ISP del destinatario. La configurazione di un’autenticazione adeguata consente a HubSpot di aggiungere informazioni alle intestazioni delle email per dimostrare che il tuo dominio ha autorizzato HubSpot a inviare email per tuo conto.

L’autenticazione prevede la configurazione di DKIM, SPF e DMARC nelle impostazioni del dominio del tuo account HubSpot, seguita dall’aggiornamento dei record DNS. 

Analizza le prestazioni delle email di marketing

Dopo aver inviato un’email di marketing, puoi analizzare i risultati e verificare se l’email è stata consegnata con successo nella pagina delle prestazioni delle email. Oltre alle metriche aggregate fornite, puoi anche esaminare il risultato di consegna per ciascun destinatario nella scheda Destinatari, cliccando su uno qualsiasi dei diversi tipi di risultato.

Utilizzo dei dati di coinvolgimento delle email

HubSpot utilizza i dati di coinvolgimento delle email raccolti tramite pixel e altre tecnologie di tracciamento per la gestione della piattaforma. Ciò può includere il supporto alla rete di invio delle email di HubSpot, la gestione delle richieste di consulenza diretta, la risoluzione dei problemi dei clienti e l’applicazione delle politiche di HubSpot.

HubSpot può inoltre utilizzare i dati di coinvolgimento via e-mail inviati dalla propria rete di invio per addestrare modelli di intelligenza artificiale che aiutano HubSpot a identificare dati di contatto obsoleti o non validi nel proprio set di dati commerciali. Scopri di più su come disattivare l’addestramento dei modelli di intelligenza artificiale di HubSpot. 

Timeout

Se un ISP non risponde alla richiesta di connessione di HubSpot, l’e-mail non verrà considerata respinta. Apparirà invece nella sezione “Non inviate ” della pagina delle prestazioni delle e-mail. Questi contatti rimangono idonei per invii futuri.

Rimbalzi

Quando un ISP rifiuta l’e-mail, si parla di bounce. L’ISP fornirà un codice di bounce e il motivo corrispondente. Alcuni codici di bounce indicano un bounce permanente, chiamato hard bounce, mentre altri indicano un bounce temporaneo, chiamato soft bounce. Questo codice di bounce verrà assegnato a una categoria associata in HubSpot, come Utente sconosciuto,Politica oSpam. Scopri di più sui diversi tipi di bounce.

Rinvii

Quando un ISP rifiuta un’e-mail, non è in grado di accettarla nel momento in cui arriva. In tal caso, fornirà a HubSpot un motivo di rinvio. A seconda del motivo, HubSpot continuerà a riprovare l’invio fino a quando l’ISP non accetterà o rifiuterà l’e-mail, oppure fino a quando non saranno trascorse 72 ore dal tentativo iniziale. Una volta che un’e-mail è stata rinviata, l’invio non può essere interrotto manualmente per quei destinatari. 

Email consegnate

Una volta che un ISP accetta un’e-mail da HubSpot, questa verrà contrassegnata come consegnata, il che segna la fine della visibilità di HubSpot sul processo di invio. L’ISP prenderà quindi l’e-mail accettata e determinerà se filtrarla nella posta in arrivo principale, nella cartella Promozioni, nello spam, in quarantena o in un’altra cartella. Gli ISP non sempre segnalano il posizionamento nella posta in arrivo ai mittenti, quindi HubSpot non può fornire dati di reportistica sulle informazioni di posizionamento.

Scopri di più sul fatto che i contatti potrebbero non riuscire a individuare le email consegnate. 

Inserimento nella casella di posta principale

Un’e-mail accettata ha maggiori probabilità di essere inserita nella casella di posta principale quando il mittente gode di una buona reputazione di invio e i destinatari hanno dimostrato che le e-mail provenienti dal tuo dominio sono una priorità per la loro casella di posta. I destinatari dimostrano che le e-mail sono una priorità aprendo, cliccando, aggiungendo ai preferiti, rispondendo o inoltrando un’e-mail. È fondamentale inviare e-mail solo ai contatti con un consenso verificabile e a escludere i contatti inattivi.

Inserimento nella cartella dello spam

Un’e-mail ha maggiori probabilità di essere classificata come spam o di finire in un’altra cartella filtrata se il mittente non ha seguito le linee guida relative al consenso esplicito, ha inviato regolarmente e-mail a contatti inattivi o ha incluso contenuti o link sospetti.

Se le tue email vengono accettate ma poi filtrate come spam, potresti voler migliorare la tua reputazione di mittente con un piano di recupero.

Comprendere l’invio di email one-to-one

Le email inviate tramite una casella di posta collegata, come la casella di posta "Conversazioni", lo strumento "Sequenze" o le email individuali dalla scheda del contatto, non utilizzano la rete di invio email di HubSpot né il dominio di invio utilizzato per le email di marketing. Vengono invece inviate tramite la rete della casella di posta che hai collegato.

Collegando la tua casella di posta a HubSpot, concedi a HubSpot l’autorizzazione a inviare email utilizzando la rete di invio email della tua azienda. Ad esempio, se Outlook è il tuo provider di posta, sarà la rete di invio di Outlook a completare l’invio.

Quando avvii un invio da una casella di posta collegata, HubSpot stabilirà una connessione con il tuo provider di posta. Una volta che il provider di posta avrà accettato l’email, tenterà di consegnarla nella casella di posta del destinatario.

Poiché è il provider della tua casella di posta collegata a completare l’invio dell’e-mail, potrebbe applicare i propri controlli antispam, limiti di frequenza, ritardi o restrizioni temporanee alla casella di posta. Se la tua e-mail viene rinviata, respinta o non può essere consegnata per altri motivi, potresti ricevere un’e-mail di erroreall’indirizzo del mittente. A seconda di come il provider della tua casella di posta condivide queste informazioni, HubSpot potrebbe non essere in grado di segnalarti il problema di consegna associato.

Se desideri utilizzare la casella di posta "Conversazioni" ma non riesci a collegare la tua casella di posta a HubSpot, puoi anche configurare una casella di posta ospitata da HubSpot. Una volta configurata, tutti gli invii passeranno attraverso la rete di invio e-mail di HubSpot. Se hai acquistato il componente aggiuntivo IP dedicato o quello per le e-mail transazionali, anche le e-mail inviate da una casella di posta ospitata da HubSpot utilizzeranno il tuo indirizzo IP dedicato. Questa casella di posta ospitata da HubSpot può essere utilizzata solo nella casella di posta "Conversazioni", non per le e-mail individuali come quelle inviate dai record dei contatti. 

Ai contatti che hanno rinunciato a ricevere comunicazioni di marketing è comunque possibile inviare email individuali dalla loro scheda di contatto o dalla casella di posta delle conversazioni. 

Glossario dei termini relativi all’invio di email

Di seguito sono definiti i termini comuni relativi all’invio di email. Per le definizioni di altri termini e concetti di HubSpot, consulta il Glossario di HubSpot.

BIMI: una specifica per le e-mail (Brand Indicators for Message Identification), che offre ai mittenti un modo facoltativo per aumentare il riconoscimento del marchio e la fiducia nei confronti delle e-mail inviate. Una volta configurato, il logo del tuo marchio apparirà accanto ai messaggi autenticati nei provider di caselle di posta supportati.

Consegna: la capacità di raggiungere la casella di posta principale di un destinatario anziché un’altra casella filtrata, come quella dello spam o della posta indesiderata.

DKIM: uno standard di autenticazione delle email (DomainKeys Identified Mail) utilizzato per verificare che una rete di invio sia autorizzata a inviare email per conto del tuo dominio. Il DKIM viene in genere configurato perl’indirizzo “Da” amichevole. Scopri di più sul DKIM in questo articolo.

Allineamento DKIM: un aspetto aggiuntivo di DKIM in cui sial’indirizzo “Da” (Friendly From ) che il dominio del percorso di ritorno corrispondono.

DMARC: un protocollo di autenticazione delle e-mail (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) che specifica come i server dei destinatari devono gestire le e-mail non autenticate provenienti dal tuo dominio. Il DMARC viene configurato perl’indirizzo “Da” amichevole. Scopri di più sul DMARC in questo articolo.

Client di posta elettronica:il software che i destinatari utilizzano per visualizzare le proprie e-mail. Spesso molti destinatari utilizzano lo stesso client di posta elettronica del proprio provider di posta in arrivo, ma i due possono essere diversi. Ad esempio, un destinatario potrebbe utilizzare Apple Mail per visualizzare le e-mail dalla propria casella di posta Gmail.

Intestazioni e-mail: metadati nascosti in un’e-mail ricevuta. Questi metadati contengono informazioni tecniche su come è stata inviata l’e-mail e sulla sua autenticazione.

Dominio di invio delle e-mail: il dominio utilizzatonell’indirizzo “Da” delle tue e-mail di marketing. Le e-mail inviate dalla casella di posta “Conversazioni” o tramite messaggi one-to-one non utilizzano questo dominio. Scopri di più su come collegare un dominio di invio delle e-mail.

Indirizzo "Da" personalizzato: l’indirizzo e-mail scelto comeindirizzo "Da" nell’editor delle e-mail.

Provider di posta in arrivo: un servizio che fornisce una casella di posta per le email dei tuoi destinatari. Tra i provider più diffusi figurano Gmail, Yahoo e Outlook.

Dominio del percorso di ritorno: il dominio della rete di invio delle email. Questo può differiredall’indirizzo “Da” quando si utilizza HubSpot. Non può essere personalizzato dai mittenti sulla rete condivisa di HubSpot, ma può essere personalizzato se hai acquistato il componente aggiuntivo IP dedicato o il componente aggiuntivo per le email transazionali.

Dominio radice: il nome di dominio del sito web o dell’indirizzo e-mail della tua organizzazione.Non includewww all’inizio del nome. Ad esempio, l’URL www.hubspot.com ha hubspot.com come dominio radice. Può anche essere chiamato dominio dell’organizzazione o dominio principale.

SMTP: un protocollo di rete (Simple Mail Transfer Protocol) utilizzato dai server di posta elettronica per trasmettere messaggi tra loro. Quando invii un’e-mail tramite uno degli strumenti di posta elettronica di HubSpot, viene aperta una sessione con ciascuno dei server di posta elettronica dei destinatari. Queste connessioni sono denominate transazioni SMTP.

SPF: uno standard di autenticazione delle e-mail (Sender Policy Framework) utilizzato per verificare che le e-mail provenienti dal tuo dominio siano effettivamente inviate da una rete di invio esterna (ad esempio, HubSpot). L’SPF viene in genere configurato per ildominio del percorso di ritorno. Scopri di più sulla configurazione dell’SPF in questo articolo.

Allineamento SPF:un aspetto aggiuntivo dell’SPF in cui sial’indirizzo “Da” visualizzato cheil dominio del percorso di ritorno corrispondono.

Sottodominio: il testo che precede il nome della tua organizzazione nell’URL del tuo sito web. Per l’hosting dei contenuti, il sottodominio più comune è www. I domini di invio delle e-mail non richiedono un sottodominio, ma spesso possono trarne vantaggio. Ad esempio, help@emails.hubspot.com ha emails come sottodominio.