Impostare le automazioni della pipeline per gli oggetti

È possibile attivare automaticamente delle azioni (ad esempio, attività o notifiche) quando i record passano da una fase della pipeline o da uno stato del ticket all'altro. Ad esempio, è possibile impostare lo stato del ticket su"In attesa del cliente " quando un utente invia un'e-mail da un ticket. Questo documento illustra le automazioni specifiche per le fasi della pipeline. 

Scopri di più sull'utilizzo dell'editor completo del flusso di lavoro.

Nota: il tuo account potrebbe utilizzarenomi personalizzati per ciascun oggetto (ad esempio, account invece di azienda). Questo articolo fa riferimento agli oggetti utilizzando i nomi predefiniti di HubSpot.

Automatizza le azioni in base alle fasi della pipeline

Puoi creare automazioni basate sulle fasi della pipeline di trattative, progetti e oggetti personalizzati. Ad esempio, puoi creare un'attività o inviare una notifica interna quando cambia la fase di una trattativa.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare l'oggetto desiderato.
4. Fare clic sulla scheda Pipeline.
5. Nella sezione Seleziona una pipeline, clicca sul menu a tendina, quindi seleziona la pipeline da automatizzare.
6. Fai clic sulla scheda Automatizza.
7. Se compressa, fare clic su Crea flussi di lavoro da zero per espandere la sezione.
8. Nella sezione Attiva azioni quando un [nome oggetto] passa a una nuova fase, clicca sull'icona + per aggiungere un'azione a una fase della pipeline.
9. Nel pannello di sinistra, configura un'azione come:
   • Per inviare una notifica interna quando un'opportunità entra nella fase, seleziona Invia notifica e-mail interna. Configura i dettagli della notifica, quindi fai clic su Salva.
   • Per creare un'attività quando un progetto entra in una determinata fase, seleziona Crea attività. Inserisci i dettagli dell'attività, quindi fai clic su Salva.
10. Fai clic sul fumetto dell'azione per modificare un'azione esistente. Apporta le modifiche nel pannello di sinistra, quindi fai clic su Salva.
11. Passa con il mouse su un'azione esistente, quindi fai clic sull'icona dei commenti per lasciare un commento per gli altri utenti riguardo a un'azione. Digita il tuo messaggio e fai clic su Commenta.
12. Passa con il mouse su un'azione esistente, quindi fai clic sull'icona Elimina per eliminare un'azione. Seleziona Elimina solo questa azione per eliminare solo l'azione selezionata, oppure seleziona Elimina questa azione e tutte le azioni successive per eliminare l'azione selezionata e tutte le azioni sottostanti.
13. Fai clic su Apri nei flussi di lavoro sotto le azioni della fase per aprire l'editor completo del flusso di lavoro.
14. Attiva o disattiva l'interruttore Il flusso di lavoro è [stato] per attivare o disattivare il flusso di lavoro.

Automatizza le azioni in base allo stato del ticket

Configurare lo stato dei ticket dalle email associate

Puoi aggiornare automaticamente lo stato dei ticket quando vengono inviate o ricevute e-mail associate. Ciò significa e-mail inviate dal ticket e risposte dei tuoi clienti al ticket. Lo stato del ticket è la proprietà predefinita di HubSpot che tiene traccia dei ticket all'interno della tua pipeline (ad esempio,stato "In attesa di contatto ").

Per attivare o modificare l'automazione dello stato dei ticket:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, clicca su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, clicca sul menu a tendina Seleziona un oggetto e seleziona Ticket.
4. Fai clic sulla schedaPipeline.
5. Fai clic sul menu a discesa "Seleziona una pipeline" ( ), quindi seleziona lapipeline dei ticketche desideri automatizzare.
6. Fai clic sullascheda Automatizza. Se è compressa, fai clic sull'icona a destra per espandere la sezione Automazioni basate su modelli.
7. Per attivare l'automazione dello stato del ticket, nella sezione Aggiorna stato del ticket, seleziona una casella di controllo per attivare un trigger:
   • Viene inviata un'e-mail a un cliente:lo stato del ticket cambierà quando un utente invia un'e-mail a un contatto dal record del ticket. Le e-mail inviate dal record del contattononattiveranno una modifica dello stato del ticket.
   • Un cliente risponde a un'e-mail: lo stato del ticket cambierà quando un contatto risponde allo stesso thread in cui è stato creato il ticket. Se il ticket è stato chiuso e poi riaperto, anche eventuali nuovi thread sul ticket aggiorneranno lo stato del ticket. 

7. Per modificare lo stato a cui verrà impostato il ticket in base al trigger, passa con il mouse sulla riga, quindi fai clic su Modifica azione. Nel pannello di destra, fai clic sul menu a discesa Seleziona stato, seleziona uno stato, quindi fai clic su Salva.

Per disattivare o rivedere l'automazione dello stato dei ticket:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, clicca su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, clicca sul menu a tendina Seleziona un oggetto e seleziona Ticket.
4. Fai clic sulla schedaPipeline.
5. Fare clic sul menu a discesa "Seleziona una pipeline" ( ), quindi selezionare lapipeline dei ticketche si desidera automatizzare.
6. Fai clic sullascheda Automatizza. Se è compressa, fai clic sull'icona a destra per espandere la sezione Automazioni basate su modelli.
7. Deselezionare le caselle di controllo Aggiorna stato ticket.

Configurare azioni personalizzate della pipeline dei ticket

È possibile impostare un'automazione personalizzata in base alle modifiche del valore della proprietà dello stato del ticket. È possibile inviare un'e-mail o una notifica interna. È possibile impostare altre azioni (ad es. trasferimenti, ritardi) tramite lo strumento dei flussi di lavoro.

Per configurare azioni basate sugli stati dei ticket:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Ticket.
4. Fai clic sulla scheda "Pipeline".
5. Fai clic sul menu a discesa "Seleziona una pipeline" nell' , quindi seleziona lapipeline dei ticketche desideri automatizzare.
6. Fai clic sullascheda "Automate", quindi fai clic per espandere la sezione "Create workflows from scratch ".
7. Nellasezione Attiva azioni quando un ticket raggiunge un determinato stato, cliccasull'icona + per aggiungere un'azione a uno stato del ticket.
8. Nel pannello di sinistra, configura l'azione in base ai tuoi obiettivi:
   • Seleziona Invia notifica e-mail interna per inviare una notifica interna al tuo team quando un ticket raggiunge un determinato stato. Configura i dettagli della notifica, quindi clicca su Salva.

• Seleziona Invia email per inviare un'email quando un ticket viene aperto (ad es. stato Nuovo ) o chiuso (ad es. stato Chiuso ). Clicca su Email automatica, seleziona un'email, quindi clicca su Salva. Puoi scegliere tra i seguenti tipi di email:
  • Seleziona Ticket ricevuto oTicket chiuso per utilizzare un'email predefinita di HubSpot. Per modificare il modello predefinito, clicca su Modifica accanto al nome dell'email, apporta le modifiche, quindi clicca su Salva email.
  • Seleziona un'email automatica personalizzata. Per modificare un'email personalizzata, clicca sul nome dell'email. Verrai reindirizzato allo strumento email di marketing.

Nota: le email predefinite " Ticket ricevuto " e "Ticket chiuso " sono email transazionali create da HubSpot. Le email transazionali vengono utilizzate per interazioni basate sulle relazioni, come un'email di conferma a seguito di un acquisto. Non è necessario che i contatti siano contrassegnati come "marketing" per ricevere un'email transazionale. Se invece si sceglie di inviare un'email automatica non transazionale, i contatti devono essere contrassegnati come "marketing" per ricevere l'email. Se il tuo account dispone delcomponente aggiuntivo per le email transazionali, scopri come creare email transazionali personalizzate.

• Puoi anche selezionare altre azioni del flusso di lavoro basate sui ticket, tra cui ritardi, ramificazioni, comunicazioni, CRM e azioni sui dati. Configura l'azione, quindi clicca su Salva.

8. Attiva o disattiva l'interruttore Il flusso di lavoro è [stato] per attivare o disattivare il flusso di lavoro.

Per modificare o eliminare un'azione esistente o aggiungere un commento:

1. Accedi al flusso di lavoro della pipeline dei ticket.
2. Fai clic sul fumetto dell'azione per modificare un'azione esistente. Apporta le modifiche nel pannello di sinistra, quindi fai clic su Salva.
3. Fai clic sull'icona dei commenti per lasciare un commento agli altri utenti riguardo a un'azione. Nella finestra di dialogo, inserisci il tuo messaggio e fai clic su Commenta.
4. Fai clic sull'icona di eliminazione per eliminare un'azione. Hai due opzioni:
   • Elimina solo questa azione: elimina solo l'azione selezionata.
   • Elimina questa azione e tutte le azioni successive: elimina l'azione selezionata e tutte le azioni sottostanti.
5. Fai clic su Apri nei flussi di lavoro sotto le caselle delle azioni per accedere all'editor dei flussi di lavoro. Nell'editor dei flussi di lavoro, puoi aggiungere altre azioni e modificare le impostazioni del flusso di lavoro.

Nota: per impostazione predefinita, le azioni automatiche sopra indicate non si applicano alle conversazioni in live chat o su Facebook Messenger. Per avere l'automazione dei ticket per la live chat o Facebook Messenger, puoicreare e personalizzare un flusso di lavoroe personalizzarei trigger di iscrizionedel flusso di lavoro per includere le conversazioni in cui lafonteè uguale aChat.

Modifica delle email automatiche relative ai ticket (BETA)

Se sei un utente di un account iscritto al Modifica messaggi di automazione dei ticket , puoi modificare le email automatiche predefinite " Ticket ricevuto " o "Ticket chiuso " all'interno dell'editor di email di marketing. Questo ti permette di personalizzare lo stile, aggiungere moduli e utilizzare altri token di personalizzazione. 

Per modificare le email automatiche predefinite relative ai ticket:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, clicca sul menu a tendina Seleziona un oggetto e seleziona Ticket.
4. Fai clic sulla scheda Pipeline.
5. Fai clic sul menu a discesa Seleziona una pipeline , quindi seleziona la pipeline dei ticket che desideri automatizzare.
6. Fai clic sulla scheda Automatizza . 
7. Fai clic per espandere la sezione Crea flussi di lavoro da zero.
8. Nella schedaInvia email, clicca sulnome dell'email (ad es.Ticket ricevuto,Ticket chiuso).
   • Se non vedi l'azione del flusso di lavoro appropriata, configura prima l'azione e-mail del flusso di lavoro.
   • Nel pannello delle azioni del flusso di lavoro, nella sezione Anteprima e-mail, clicca suModifica.
9. In alto a destra, clicca suModifica email.
10. Modifica l'e-mail.
11. Al termine, fai clic suAggiorna.