회의 순번 설정

회의 순환 기능을 사용하면 그룹이나 영업 담당자 팀을 대신하여 회의를 예약할 수 있습니다. 연락처, 회사, 거래 또는 티켓 레코드에서 새 회의를 생성할 때 회의 주최자를 순환 방식으로 지정할 수 있습니다. 또한 일정 예약 페이지에서도 회의 순환 기능을 사용할 수 있습니다.

시작하기 전에

회의 일정을 잡거나 일정 예약 페이지를 생성할 때 회의 순차 진행 기능을 사용하려면:

• 회의를 예약하는 사용자에게는 영업 또는 서비스 시트가 할당되어 있어야 하며, ‘다른 사용자를 위한 일정 페이지 생성’ 권한이 있어야 합니다.
• 회의 순환에 포함된 모든 사용자에게는 영업 또는 서비스 좌석이 할당되어 있어야 합니다.
• 회의 순환에 포함된 모든 사용자는 캘린더가 연결되어 있어야 하며 캘린더 동기화가 켜져 있어야 합니다.

회의 순환 일정 설정

회의 순환 일정을 생성하려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 도구 > 회의로 이동합니다.
3. '회의 순환' 탭을 클릭합니다. 그런 다음 '순환 생성'을 클릭합니다.
4. 오른쪽 패널에서 '순번제 이름'을 입력합니다.
5. 순번에 사용자를 추가하려면 ‘순번 구성원’ 드롭다운 메뉴를 클릭하세요. 그런 다음 추가할 사용자나 팀을 선택하세요. 팀을 선택한 경우, 팀에 사용자를 추가하거나 제거하면 순번의 구성원도 자동으로 추가되거나 제거됩니다.
6. '배분 논리 ' 섹션에서 회의가 구성원에게 어떻게 배정될지 선택합니다:
   • 구성원 간에 회의를 균등하게 배분: 회의가 모든 구성원에게 균등하게 순환됩니다.
   • 각 구성원에게 할당된 가중치 비율에 따라 회의 배정: 회의는 각 구성원에게 할당된 가중치 비율에 따라 순환됩니다. 이 옵션은 새로운 팀 구성원을 온보딩할 때 해당 구성원이 너무 많은 회의에 참여하지 않도록 하고 싶을 때 유용합니다.
   • '저장'을 클릭합니다.
7. 구성원의 가중치를 편집하려면 순환 이름( rotation name)을 클릭하십시오.
   • 순번표에서 ‘가중치’ 필드를 사용하여 각 구성원의 상대적 가중치를 입력하세요. 이는 해당 구성원이 배정받아야 할 회의의 상대적 비율(다른 구성원과 비교)을 나타냅니다.
   • 기본적으로 각 구성원에게는 100%의 가중치가 할당됩니다. 각 구성원의 가중치를 100%로 유지하면 모두 동일한 수의 회의를 배정받게 됩니다. 모든 구성원의 가중치가 동일할 경우(수치에 관계없이), 구성원들은 동일한 수의 회의를 배정받게 됩니다.
   • 한 구성원의 가중치를 100%로, 다른 구성원의 가중치를 50%로 설정하면, 100%인 담당자는 다른 담당자보다 두 배 많은 회의를 배정받게 됩니다.
   • 이 설정은 상대적인 성격을 띠고 있으므로, 전체 백분율의 합이 100%가 되는지 확인할 필요 없이 로테이션에서 구성원을 추가하거나 제거할 수 있습니다.
   • '저장'을 클릭하고 할당 횟수를 재설정하십시오.

참고: ‘연락처 소유자 우선’ 옵션이 켜진 라운드 로빈 일정 페이지에서 회의 로테이션을 사용할 경우, 연락처 소유자의 가능 여부가 로테이션의 다음 구성원의 가능 여부보다 먼저 표시됩니다.

회의 로테이션 편집

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 도구 > 회의로 이동합니다.
3. 순번제 이름을 클릭합니다.
4. 회원이 참석할 수 없는 경우(예: 교육 또는 휴가), ‘가용성’ 스위치를 클릭하여 끕니다. 그런 다음 팝업 창에서 가용성을 끄려는 것을 확인합니다. 해당 회원의 가용성 스위치가 다시 켜질 때까지 이 순환 일정을 사용하는 회의의 주최자로 배정되지 않습니다.

참고: 회의 순환 일정은 해당 구성원의 ‘참가 가능’ 스위치가 꺼져 있는 경우에만 해당 구성원을 건너뜁니다. ‘참가 가능’ 스위치가 켜져 있다면, 연결된 캘린더에 예약 가능한 시간이 없더라도 해당 구성원은 계속해서 순환 일정에 표시됩니다.

5. 로테이션의 이름이나 구성원을 편집하려면 ‘로테이션 편집’을 클릭하세요.
   • 오른쪽 패널에서 순환 일정 이름이나 구성원을 편집하세요.
   • 로테이션에 새로운 회원을 추가하면 로테이션에 포함된 모든 회원의 예약된 회의 횟수가 재설정되어, 향후 모든 회원에게 회의가 균등하게 배분되도록 합니다.