Ustal harmonogram spotkań

Funkcja rotacji spotkań pozwala planować spotkania w imieniu grupy lub zespołu przedstawicieli handlowych. Podczas tworzenia nowego spotkania w rekordzie kontaktu, firmy, transakcji lub zgłoszenia można zmieniać gospodarza spotkań na zasadzie rotacji. Z funkcji rotacji spotkań można również korzystać na stronach planowania.

Zanim zaczniesz

Aby korzystać z rotacji spotkań podczas planowania spotkań lub tworzenia stron planowania:

• Użytkownik planujący spotkanie musi mieć przypisane stanowisko w dziale sprzedaży lub obsługi klienta oraz uprawnienia do tworzenia stron planowania dla innych osób.
• Wszyscy użytkownicy uwzględnieni w rotacji spotkań muszą mieć przypisane stanowiska w dziale sprzedaży lub obsługi klienta.
• Każdy użytkownik w rotacji spotkań musi mieć połączony kalendarz i włączoną synchronizację kalendarza.

Konfiguracja rotacji spotkań

Aby utworzyć rotację spotkań:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Narzędzia > Spotkania.
3. Kliknij kartę „Rotacje spotkań ”. Następnie kliknij opcję „Utwórz rotację”.
4. W prawym panelu wprowadź nazwę rotacji.
5. Aby dodać użytkowników do harmonogramu, kliknij menu rozwijane Członkowie harmonogramu. Następnie wybierz użytkowników lub zespoły, które chcesz dodać. Jeśli wybierzesz zespoły, dodanie lub usunięcie użytkowników z zespołu spowoduje dodanie lub usunięcie członków z harmonogramu.
6. W sekcji Logika przydzielania wybierz sposób przydzielania spotkań członkom:
   • Rozdzielaj spotkania równomiernie między członków: spotkania będą przydzielane na zmianę równomiernie między wszystkich członków.
   • Rozdzielaj spotkania na podstawie procentowej wagi przypisanej każdemu członkowi: spotkania będą przydzielane na zasadzie rotacji zgodnie z procentową wagą przypisaną każdemu członkowi. Jest to przydatne, jeśli wdrażasz nowego członka zespołu i nie chcesz, aby brał udział w zbyt wielu spotkaniach.
   • Kliknij „Zapisz”.
7. Aby edytować procentową wagę członków, kliknij nazwę rotacji.
   • W tabeli rotacji użyj pola „Waga”, aby wprowadzić względną wagę dla każdego członka. Wskazuje to względny procent spotkań, które powinien on otrzymać (w porównaniu z innymi członkami).
   • Domyślnie każdemu członkowi przypisywana jest waga 100%. Jeśli pozostawisz wartość 100% dla każdego członka, wszyscy otrzymają taką samą liczbę spotkań. Jeśli wagi wszystkich członków są takie same (niezależnie od liczby), otrzymają oni taką samą liczbę spotkań.
   • Jeśli dla jednego członka ustawisz 100%, a dla innego 50%, przedstawiciel z wagą 100% otrzyma dwa razy więcej spotkań niż ten drugi.
   • Ze względu na względny charakter tej konfiguracji możesz dodawać i usuwać członków z rotacji bez konieczności sprawdzania, czy suma wszystkich wartości procentowych wynosi 100%.
   • Kliknij „Zapisz i zresetuj liczbę spotkań”.

Uwaga: podczas korzystania z rotacji spotkań na stronie planowania metodą „round robin ” z włączoną opcją „Priorytet dla właściciela kontaktu ” dostępność właściciela kontaktu będzie wyświetlana przed dostępnością kolejnego członka rotacji.

Edytuj rotację spotkań

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Narzędzia > Spotkania.
3. Kliknij nazwę rotacji.
4. Jeśli któryś z członków jest niedostępny (na przykład z powodu szkolenia lub urlopu), kliknij, aby wyłączyć przełącznik „Dostępność ”. Następnie w wyskakującym okienku potwierdź, że chcesz wyłączyć dostępność. Członek ten nie będzie wyznaczany jako gospodarz spotkań korzystających z tej rotacji, dopóki przełącznik „Dostępność” nie zostanie ponownie włączony.

Uwaga: system pomija danego członka w rotacji tylko wtedy, gdy jego przełącznik „Dostępność” jest wyłączony. Jeśli przełącznik „Dostępność” jest włączony, członek ten będzie nadal wyświetlany w rotacji, nawet jeśli w połączonym kalendarzu nie ma dostępnych terminów do rezerwacji.

5. Aby edytować nazwę lub członków rotacji, kliknij opcję Edytuj rotację.
   • W prawym panelu edytuj nazwę rotacji lub jej członków.
   • Dodanie nowego członka do rotacji spowoduje zresetowanie liczby zarezerwowanych spotkań dla wszystkich członków rotacji, zapewniając równomierny rozkład spotkań dla wszystkich członków w przyszłości.