De HubSpot-connector voor ChatGPT instellen en gebruiken

• Chat gebruiken om snelle antwoorden te krijgen op alledaagse vragen over je klantcontext in HubSpot.
• Diepgaand onderzoek gebruiken om krachtige, op doctoraatsniveau gebaseerde onderzoeken en analyses toe te passen op je klantcontext voor HubSpot-records door middel van prompts in natuurlijke taal.
• HubSpot CRM-records, waaronder contacten en deals, aanmaken en bijwerken vanuit het ChatGPT-chatvenster.
• Inzichten genereren en actie ondernemen op basis van je interactiegeschiedenis, inclusief het vastleggen van e-mails, telefoongesprekken, vergaderingen, taken en notities. 
• Analyseer de prestaties van HubSpot-marketingcampagnes om statistieken bij te houden, trends te identificeren en content te evalueren in blogberichten, landingspagina’s en webpagina’s. 

Voordat u aan de slag gaat

Zorg ervoor dat u, voordat u met de connector gaat werken, volledig begrijpt welke stappen u van tevoren moet nemen en wat de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan zijn.

• De HubSpot-connector voor ChatGPT is beschikbaar voor alle HubSpot-klanten in alle abonnementen die een OpenAI-account hebben.
• Alle interacties blijven onderworpen aan de gebruikslimieten van de HubSpot-API.

• Bij het in bulk aanmaken of bijwerken van HubSpot-records kun je slechts 10 records per keer aanmaken of bijwerken. 

• Aangepaste validatieregels (waaronder validaties voor pijplijnfasen en validaties voor associatielabels) worden niet toegepast bij het aanmaken of bijwerken van HubSpot-records via de connector.
• Bij het bekijken van gegevens voor je webpagina’s, landingspagina’s of blogberichten:
  • Alleen gegevens van gepubliceerde pagina's en berichten zijn beschikbaar. Voor concepten hebt u alleen toegang tot de metagegevens van de pagina of het bericht.
  • Om prestatiegegevens voor afzonderlijke pagina’s of berichten op te halen, moet je de campagnenaam en de datumperiode in je prompt opgeven.
• Wanneer je om gegevens vraagt voor je gebruikers en teams (bijv. gebruikersrollen, teamlidmaatschappen, rapportagestructuren), wordt aanbevolen om de eerste persoon te gebruiken (bijv. mijn team, mijn directe ondergeschikten) voor persoonlijke context of organisatiebrede taal (bijv. ons verkoopteam, alle managers) voor een bredere analyse.

Ondersteunde objecttypen en machtigingen

De connector kan CRM-records in HubSpot aanmaken en bijwerken, en activiteiten registreren. Hij heeft ook toegang tot de volledige interactiegeschiedenis van HubSpot-records, zoals e-mails, telefoongesprekken, vergaderingen, notities en taken, en kan deze analyseren. 

Om via de connector extra toegang te verlenen tot nieuwe objecten of nieuwe inzichten, moet een superbeheerder de gegevensmachtigingen van de connector bijwerken. Nadat een superbeheerder de gegevensmachtigingen heeft bijgewerkt, moet elke gebruiker de connector opnieuw koppelen om toegang te krijgen tot de nieuw goedgekeurde gegevens. Gebruikers hebben alleen toegang tot de gegevens die zijn toegestaan op basis van hun bestaande HubSpot-gebruikersmachtigingen.

LLees hieronder meer over welke toegang de ChatGPT-connector heeft tot HubSpot-objecten. 

De connector goedkeuren (superbeheerders)

Superbeheerders en gebruikers met toegangsrechten voor de App Marketplace kunnen de HubSpot-connector voor ChatGPT koppelen zonder voorafgaande goedkeuring van de app. Om de connector te koppelen, moeten alle andere gebruikers deze laten goedkeuren door een superbeheerder, die vervolgens de gegevensrechten en installatietoegang moet configureren. Volg de stappen voor het beoordelen en goedkeuren van apps om de connector goed te keuren. Tijdens het goedkeuringsproces kun je ook selecteren tot welke optionele gegevensrechten de connector toegang heeft en wie in het account deze mag installeren.

De HubSpot-connector voor ChatGPT instellen

Zodra een superbeheerder je toegang heeft verleend om de connector te installeren, kun je doorgaan met het instellen van de connector.

1. Selecteer in je ChatGPT-chatvenster je profielpictogram linksonder.
2. Klik op Instellingen.
3. Klik op Apps.
4. Selecteer HubSpot en klik vervolgens op 'Verbinden'.
5. Klik in het dialoogvenster op Doorgaan naar HubSpot.
6. Verifieer je identiteit met je HubSpot-inloggegevens.
7. Selecteer het HubSpot-account waarmee je verbinding wilt maken.
8. Selecteer op de pagina 'HubSpot-connector voor ChatGPT verbinden met HubSpot ' de machtigingen die je voor de connector wilt toestaan. Klik vervolgens op 'App verbinden'. 
9. Na het verbinden wordt u teruggeleid naar het ChatGPT-chatvenster. U kunt de connector nu gebruiken. 

Aanbevolen werkwijzen voor het gebruik van de HubSpot-connector voor ChatGPT

Voor het beste resultaat:

• Neem de term 'HubSpot' op in je prompts om de nauwkeurigheid te verbeteren en de connector automatisch te activeren.

• Houd je HubSpot-gegevens schoon om nauwkeurige en relevante antwoorden te garanderen. Schone gegevens leveren betere inzichten op. Lees meer over het HubSpot-commandocentrum voor gegevenskwaliteit.
• Voeg context toe op basis van hoe je HubSpot gebruikt (bijv. aangepaste eigenschappen of specifieke objecttypen, enz.) om de antwoorden beter op maat en bruikbaar te maken.
• Begin klein door één record bij te werken voordat je bulkwijzigingen doorvoert. 
• Controleer altijd de door ChatGPT voorgestelde wijzigingen voordat je ze bevestigt. 

Gebruik de promptbibliotheek voor inspiratie en voorbeeldprompts.

Gebruik de HubSpot-connector voor ChatGPT

Gebruik de chat

1. Klik in je ChatGPT-venster op het +-pictogram > Meer.
   
2. Klik op HubSpot om de connector in te schakelen. Als je prompt de term "HubSpot" bevat, wordt de connector automatisch ingeschakeld. 
3. Voeg je prompt toe en druk op Enter.
4. Als je ChatGPT vraagt om een record in HubSpot aan te maken of bij te werken, kan ChatGPT je de voorgestelde wijzigingen laten zien en om je bevestiging vragen voordat er wijzigingen worden doorgevoerd.

Let op: het wordt aanbevolen om de connector zo te configureren dat er altijd om goedkeuring wordt gevraagd voordat er updates worden doorgevoerd. Ga hiervoor naar de instellingen van de HubSpot-connector in ChatGPT en stel 'Schrijftools' in op 'Goedkeuring vereist'.
Als je de connector instelt op 'Altijd toestaan', kunnen wijzigingen worden doorgevoerd zonder dat er om goedkeuring wordt gevraagd.

5. Bekijk de voorgestelde wijzigingen. Typ vervolgens 'Ja' om ze te bevestigen of 'Nee' om ze te annuleren. 

6. ChatGPT bevestigt dat het record in HubSpot is aangemaakt en geeft een link naar het record weer. Klik op de link om het record in je HubSpot-account te openen.

Gebruik diepgaand onderzoek

1. Klik in je ChatGPT-venster op het +-pictogram > Diepgaand onderzoek.
2. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Apps' en schakel de HubSpot-schakelaar in. Als je prompt de term 'HubSpot' bevat, wordt diepgaand onderzoek automatisch ingeschakeld. 
3. Voer je prompt voor diepgaand onderzoek in en druk op Enter.
4. Beantwoord eventuele verduidelijkende vragen die tijdens je diepgaande zoekopdracht worden gesteld. Je kunt de voortgang van de zoekopdracht en het logboek van de zoekactiviteiten bekijken.
   
   
5. Zodra het diepgaand onderzoek-rapport beschikbaar is, kunt u de rapportbronnen in het zijpaneel bekijken. 
6. U kunt de bronvermelding in het rapport of de bronnen gebruiken om vanuit het 'Deep Research'-rapport naar HubSpot-recordpagina's te gaan en daar verder te werken in HubSpot.

Verbreek de verbinding met de HubSpot-connector voor ChatGPT

1. Klik in je ChatGPT-chatvenster op je profielpictogram. Klik vervolgens op Instellingen. 
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Apps'. 
3. Klik in het gedeelte Ingeschakelde apps op HubSpot. 
4. Klik rechtsboven in de instellingen van de HubSpot-connector voor ChatGPT op 'Verbinding verbreken'. 

Veelgestelde vragen

Hoe werken beheerdersinstellingen voor de HubSpot-connector voor ChatGPT?

Superbeheerders en gebruikers met de machtiging 'Toegang tot App Marketplace' kunnen de HubSpot-connector voor ChatGPT koppelen zonder voorafgaande goedkeuring van de app. Voordat andere gebruikers de connector kunnen koppelen, moet een superbeheerder deze eerst goedkeuren. Tijdens de goedkeuringsprocedure selecteren superbeheerders tot welke gegevens de connector toegang heeft en wie in het account deze mag installeren. Lees meer over het beheren van toegang tot apps. 

Is er een verschil tussen de HubSpot-app in ChatGPT en de HubSpot-connector voor ChatGPT?

Er is geen verschil; het zijn dezelfde. In ChatGPT kan de HubSpot-connector simpelweg worden weergegeven als HubSpot-app.

Tot welke HubSpot CRM-gegevens heeft de connector toegang?

Wanneer de connector voor je organisatie is ingeschakeld, geeft deze ChatGPT toegang tot je HubSpot-contacten, bedrijven, deals, tickets, gebruikers, regelitems, offertes, facturen, bestellingen, winkelwagentjes, producten, abonnementen en objectsegmenten (lijsten), evenals de koppelingen daartussen. Dit gebeurt door middel van natuurlijke taalprompts om zinvolle inzichten uit je klantgegevens te halen.

De connector heeft ook toegang tot de interactiegeschiedenis, waaronder e-mails, telefoongesprekken, vergaderingen, taken en notities. Hierdoor kan ChatGPT rijkere, contextgebaseerde inzichten bieden op basis van uw daadwerkelijke communicatie met klanten.

Let op: koppelingen zijn beperkt tot dezelfde set objecten die hierboven is vermeld. Aangepaste objecten, ongestructureerde gegevens en bijbehorende interacties zijn nog niet beschikbaar.

Kan ChatGPT mijn HubSpot-gegevens namens mij bijwerken?

Ja, de HubSpot-connector voor ChatGPT kan CRM-records aanmaken en bijwerken en activiteiten registreren, rechtstreeks vanuit het chatvenster van ChatGPT. Dit omvat:

• Het aanmaken van nieuwe contacten en deals.
• Het bijwerken van recordeigenschappen (bijv. dealfasen, contactgegevens) en het vastleggen van notities bij records.
• Taken en follow-ups aanmaken.

Wanneer je deze schrijfmogelijkheden gebruikt, toont ChatGPT je de voorgestelde wijzigingen voordat deze worden uitgevoerd. Alle acties worden in het auditlogboek van je HubSpot-account toegeschreven aan zowel de gebruiker als de ChatGPT-connector. Je kunt in één verzoek maximaal 10 records in bulk aanmaken en bijwerken. Controleer altijd de voorgestelde wijzigingen die ChatGPT toont voordat ze worden uitgevoerd en neem even de tijd om ze te bevestigen.

Houdt de HubSpot-connector voor ChatGPT rekening met mijn voorkeuren voor gegevenslokalisatie?

Ja. De connector houdt rekening met de locatie van je datacenter wanneer gegevens via HubSpot-servers worden doorgestuurd. Zo worden verzoeken voor accounts die in de EU worden gehost, bijvoorbeeld via het datacenter in de EU doorgestuurd.

Traint OpenAI op mijn gegevens uit de HubSpot-connector?

OpenAI respecteert de trainingsinstellingen die je in je account hebt ingesteld.

• Als je ChatGPT gebruikt met een Enterprise-, Business- of Education-abonnement, worden je connectorgegevens niet gebruikt voor training, in overeenstemming met hun standaardvoorwaarden.
• Als je een Free-, Go-, Pro- of Plus-abonnement (consumentenniveau) hebt, kun je in je ChatGPT-instellingen aangeven dat je niet wilt dat je gegevens worden gebruikt voor het trainen van modellen. Als je dat niet doet, kan OpenAI connectorgegevens gebruiken om de prestaties van de connector te verbeteren (zoals een beter gebruik van de tool en een hogere nauwkeurigheid bij het ophalen van gegevens), maar zal deze gegevens verder niet gebruiken voor algemene modeltraining.

Hoe gaat de HubSpot-connector voor

ChatGPT

om met gebruikersrechten?

De HubSpot-connector voor ChatGPT houdt automatisch rekening met de gebruikersrechten die in HubSpot zijn gedefinieerd. Dit betekent dat gebruikers in ChatGPT alleen de CRM-gegevens te zien krijgen waartoe ze in HubSpot toegang hebben. Zo zien individuele verkopers bijvoorbeeld alleen pijplijngegevens voor deals waarvoor ze toestemming hebben om deze te bekijken. Voor sommige CRM-objecten in HubSpot kunnen de machtigingen worden aangepast. Wanneer de toegang beperkt is tot specifieke contactpersonen, of dit nu voor individuen of teams geldt, kan ChatGPT alleen diezelfde contactpersonen weergeven. Lees meer over gebruikersmachtigingen in HubSpot.

Hoe lang bewaart OpenAI gegevens

die

via de connector

worden geraadpleegd

?

OpenAI bewaart gegevens die via de HubSpot-connector worden geraadpleegd, zodat de connector binnen ChatGPT kan functioneren. Bij beëindiging van uw OpenAI-account kunnen sommige gegevens worden bewaard om uw servicegeschiedenis te behouden. Raadpleeg voor meer informatie over het gegevensbewaarbeleid van OpenAI de veelgestelde vragen over gegevensbeheer en het privacybeleid van OpenAI . Lees meer over privacy voor bedrijven bij OpenAI.

Hoe lang bewaart of verwijdert ChatGPT gegevens?

Wanneer de HubSpot-connector voor ChatGPT wordt ingeschakeld via tools van derden, zijn de voorwaarden die u met die tools van derden bent overeengekomen van toepassing op het bewaren en verwijderen van gegevens. Raadpleeg het artikel ‘Connectors in ChatGPT’ van OpenAI voor meer informatie over connectoren in ChatGPT. Raadpleeg de veelgestelde vragen over gegevensbeheer en het privacybeleid van OpenAI voor meer informatie over het gegevensbewaarbeleid van OpenAI.

Welk inzicht hebben superbeheerders in auditlogboeken of realtime gegevens voor de connector?

Superbeheerders kunnen auditlogboeken gebruiken om inzicht te krijgen in welke gebruikers de HubSpot-connector voor ChatGPT aan het account hebben gekoppeld of opnieuw hebben gekoppeld, evenals de datum en tijd van de koppeling. Lees meer over welke auditlogboeken beschikbaar zijn bij OpenAI.

Hoe helpt HubSpot klanten te begrijpen hoe deze connectoren werken en welke risico’s er mogelijk verbonden zijn aan connectoren van derden?

We raden al onze klanten aan om zowel de voorwaarden die betrekking hebben op hun HubSpot-account als die van elk gekoppeld account van derden, zoals de voorwaarden van hun abonnement bij ChatGPT, zorgvuldig te lezen en te begrijpen. We hebben informatie verstrekt die volgens ons nuttig en behulpzaam is in dit kennisbankartikel en in deze veelgestelde vragen. U dient altijd zorgvuldig de voordelen en risico’s te afwegen van elke tool die u besluit te gebruiken.

Hoe worden klant- of CRM-gegevens bij deze koppeling beveiligd?

Je hebt zelf de controle over welke gegevens je deelt, met welke connectoren van derden, en over de machtigingen en instellingen die je hebt gekozen in je HubSpot- en externe accounts. Je moet altijd zorgvuldig de voordelen en risico's afwegen van elke tool die je besluit te gebruiken. Zie Beheerdersinstellingen, beveiliging en naleving in connectoren voor meer informatie over de beveiligingsmaatregelen van OpenAI.

Kan OpenAI mijn volledige CRM of klantenlijsten kopiëren via de connector?

Nee, OpenAI heeft geen rechten om CRM-gegevens of volledige klantenlijsten via de connector te kopiëren. Zie hierboven voor informatie over hoe de gegevens die u binnen ChatGPT wilt analyseren, door OpenAI worden gebruikt.

Zou het gebruik van deze connector er onbedoeld toe kunnen leiden dat concurrenten inzicht krijgen in de CRM-gegevens of strategie van een bedrijf?

Raadpleeg de veelgestelde vragen over gegevensbeheer en het privacybeleid van OpenAI voor meer informatie over hoe OpenAI uw gegevens gebruikt. Raadpleeg de veelgestelde vragen over gegevensbeheer en het privacybeleid van OpenAI voor details over het gegevensbewaarbeleid van OpenAI. Lees meer over bedrijfsprivacy bij OpenAI . Zoals bij alle tools van derden dient u de voordelen en risico’s van het gebruik zorgvuldig af te wegen.

Kunnen externe bureaus of consultants met Super Admin-toegang CRM-gegevens rechtstreeks aan ChatGPT koppelen zonder extra toezicht?

De HubSpot-connector voor ChatGPT respecteert de toegangsrechten die u in uw HubSpot-account hebt toegekend. Als externe bureaus of consultants in uw HubSpot-account Super Admin-toegang of App Marketplace-toegangsrechten hebben , kunnen zij de HubSpot-connector voor ChatGPT in uw HubSpot-account koppelen. Controleer pogingen tot koppeling in de auditlogboeken.

Voldoet deze integratie aan strenge privacyregelgeving, zoals de AVG, met name in de EU?

Hoewel de producten en tools van HubSpot je kunnen ondersteunen bij het naleven van privacyvoorschriften, zorgt het gebruik van HubSpot-producten op zich er niet voor dat je aan de voorschriften voldoet. De gegevensverwerkingsovereenkomst van HubSpot is van toepassing op je gebruik van HubSpot-diensten, en we streven ernaar zo transparant mogelijk te zijn over de mogelijkheden van onze functies en de beveiligingsmaatregelen die we hebben getroffen. Uiteindelijk ben jij het best in staat om inzicht te krijgen in je verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming en te beoordelen of onze diensten voldoen aan je nalevingsbehoeften.

Kan ChatGPT onjuiste informatie geven of onnauwkeurige gegevens verstrekken? Wat kunnen klanten doen om zich daartegen te beschermen?

ChatGPT kan fouten maken. We raden een aantal technieken aan om ervoor te zorgen dat de resultaten die door de HubSpot-connector voor ChatGPT worden gegenereerd, nauwkeurig en betrouwbaar zijn:

• Zorg ervoor dat de gegevens van je gekoppelde account actueel en correct zijn.
• Zorg dat er een mens bij betrokken is om de output te controleren, te verfijnen en op juistheid te toetsen.
• Vraag om bronvermeldingen en referenties voor belangrijke feiten en beweringen, zodat u deze snel en eenvoudig kunt verifiëren in uw HubSpot-account.
• Vertrouw nooit klakkeloos op AI-uitvoer om belangrijke beslissingen te nemen.

Ik heb HubSpot ingeschakeld als tool voor diepgaand onderzoek, maar het blijft in plaats daarvan nepvoorbeeldgegevens genereren. Waarom gebeurt dit?

• Er kunnen verschillende redenen zijn waarom je dit ziet, waaronder dat je account door OpenAI is gemarkeerd wegens schending van hun gebruiksvoorwaarden.
• Het gebruik van het handelsmerk van een andere organisatie in de naam of het logo van een GPT zonder duidelijke toestemming kan leiden tot schendingen van het beleid van OpenAI. OpenAI kan deze GPT's verwijderen of beperken.
• Neem contact op met de ondersteuning van OpenAI (via het chatpictogram rechtsonder) om je specifieke probleem te identificeren en op te lossen.

Heeft de HubSpot-connector voor

ChatGPT

toegang tot gevoelige gegevens?

De HubSpot-connector voor ChatGPT biedt geen toegang tot aangepaste eigenschappen voor gevoelige gegevens of gevoelige inhoud van andere diensten die onder de regelgeving voor gevoelige gegevens vallen, waaronder persoonlijke gezondheidsinformatie en andere vormen van zeer gevoelige gegevens. De connector heeft alleen-lezen toegang tot standaardrecords zoals contactpersonen, bedrijven, deals, tickets en de koppelingen daartussen.

Wat is de verwachte output als ik ChatGPT vraag om een e-mailcampagne of workflow op te stellen? Zal de HubSpot-connector voor ChatGPT de marketing-e-mails en de workflow opstellen? Of zal ChatGPT de tekst, triggers, acties enz. voorstellen in het ChatGPT-venster?

ChatGPT levert de opgestelde inhoud aan, die u vervolgens in HubSpot kunt implementeren.

Ik ben een HubSpot-partner die meerdere HubSpot-accounts beheert. Kan ik een specifiek account koppelen aan een ChatGPT-project?

Momenteel kun je slechts één HubSpot-account tegelijk koppelen aan één ChatGPT-account. Om met een ander HubSpot-account te werken, moet je de huidige koppeling verbreken en het gewenste account opnieuw koppelen vanuit ChatGPT. Hoewel je niet meerdere koppelingen tegelijk kunt beheren, kun je handmatig schakelen tussen accounts.

Vereist de HubSpot-connector voor ChatGPT een onberispelijk gegevensbeheer (d.w.z. dat het grootste deel van je database is getagd per persona)?

Hoewel schone en goed georganiseerde gegevens de kwaliteit van de inzichten verbeteren, vereist de connector geen perfect getagde gegevens.

Welke gegevens verzamelt HubSpot over gesprekken met de AI-assistent

bij gebruik van

de HubSpot

MCP-server

?

Bij gebruik van de MCP-server van HubSpot kan HubSpot samenvattingen van toolaanroepen verzamelen, waaronder de intentie van het verzoek en of het is geslaagd. We nemen maatregelen om namen van personen, bedrijven of deals te anonimiseren. Deze gegevens worden gebruikt om de prestaties van de connector te monitoren en om je ervaring te verbeteren.