Automatische koppelingen instellen voor records en activiteiten

Activiteiten die op een record worden gelogd, worden automatisch gelogd op bepaalde gekoppelde records, afhankelijk van het type activiteit, waar de activiteit voor het eerst werd gelogd en de objecten die zijn gekoppeld. In je activiteitinstellingen kun je de standaard koppelingsinstellingen bekijken om te begrijpen hoe activiteiten die zijn aangemeld op records worden gekoppeld aan andere records en de logica bewerken zodat deze beter aansluit op je bedrijfsbehoeften. Voor e-mails zijn de standaardinstellingen van toepassing op e-mails die worden verzonden in HubSpot en via extensies.

Je kunt bijvoorbeeld instellen dat wanneer een vergadering wordt vastgelegd in een record van een contactpersoon, de vergadering automatisch wordt gekoppeld aan het primaire bedrijf van de contactpersoon en de meest recent gekoppelde openstaande deal. In dit geval, wanneer u een vergadering bij een contact registreert, worden het betreffende bedrijf en de overeenkomst automatisch geselecteerd als associaties.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant in de sectie Gegevensbeheer op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Activiteiten.
4. Klik op het tabblad Associaties.
5. Selecteer het object waarvoor je standaard activiteitenassociaties wilt instellen. Dit is het object waarop de activiteit oorspronkelijk werd gelogd. Als je bijvoorbeeld standaardinstellingen wilt instellen voor meldingen die op een project zijn gelogd, selecteer je Project.
6. Selecteer het activiteitstype. Dit is de activiteit waarvoor de automatische koppelingsinstellingen gelden. Als je bijvoorbeeld Project selecteert als object en Oproepen als activiteitstype, dan zijn de instellingen van toepassing wanneer een oproep wordt gelogd op een project. Voor e-mails zijn de standaardinstellingen van toepassing op e-mails die binnen HubSpot worden verzonden.
7. Om bij te werken of en hoe de activiteit automatisch wordt gelogd op een gekoppelde record, klik je op het Gekoppeld [object] vervolgkeuzemenu en selecteer je de instelling. Kies uit de volgende opties:
   • Geen: wanneer de activiteit op het object wordt gelogd, wordt deze niet automatisch gekoppeld aan gekoppelde records van het geselecteerde object. Voor oproepen en e-mails worden contactpersonen die gebeld of gemaild zijn nog steeds automatisch gekoppeld.
   • Log naar alle: wanneer de activiteit wordt gelogd op het object, wordt het automatisch geassocieerd met alle geassocieerde records van het geselecteerde object, tot 500 van de meest recente associaties.
   • Log naar 1 meest recent geassocieerd: wanneer de activiteit wordt gelogd op het object, wordt het automatisch geassocieerd met alleen het meest recent geassocieerde record van het geselecteerde object.
   • Log op 5 meest recent geassocieerd: wanneer de activiteit wordt gelogd op het object, wordt het automatisch geassocieerd met de vijf meest recent geassocieerde records.
   • Log naar primair bedrijf (alleen bedrijven): wanneer de activiteit wordt gelogd op het object, wordt het automatisch geassocieerd met alleen het primair geassocieerde bedrijfsrecord.
8. Om terug te gaan naar de standaardinstellingen voor dat object en die activiteit, klikt u op Alle wijzigingen resetten.
9. Klik op Opslaan om uw wijzigingen te bevestigen.

In het bovenstaande voorbeeld, wanneer een vergadering wordt gekoppeld aan een bedrijfsrecord, wordt deze ook gekoppeld aan de meest recent gekoppelde contactpersoon en alle gekoppelde open deals, maar niet aan alle gekoppelde bedrijven of tickets.

Leer hoe u handmatig activiteiten aan records kunt koppelen.