Contacten uit een reeks verwijderen

Wanneer u een contactpersoon aanmeldt voor een reeks, wordt de eerste stap van die reeks onmiddellijk uitgevoerd. Contactpersonen kunnen vervolgens automatisch of handmatig uit die reeks worden afgemeld. Wanneer een contactpersoon wordt afgemeld, heeft dit geen invloed op de aanmeldings- en prestatiegegevens van de reeks.

Het uitschrijven van een contactpersoon uit een reeks maakt reeds verzonden e-mails in de reeks niet ongedaan; het zorgt er alleen voor dat toekomstige geplande stappen niet meer worden uitgevoerd.

Als u een contactpersoon uitschrijft en vervolgens opnieuw inschrijft voor een reeks, worden de e-mails van de reeks als nieuwe e-mails verzonden. Om dubbele verzendingen te voorkomen, kunt u bij het handmatig opnieuw inschrijven van de contactpersoon de specifieke stap kiezen waar de contactpersoon in de reeks moet beginnen.

Automatische uitschrijving

Contacten worden automatisch uit een reeks verwijderd wanneer een van de volgende situaties zich voordoet:

• Als de antwoordschakelaar is ingeschakeld en het contact reageert op een van de e-mails in je reeks. (In de meeste gevallen leiden afwezigheidsberichten niet tot uitschrijving.)
• Als de 'reply'-schakelaar is ingeschakeld en het contact een e-mail naar u stuurt, buiten de reeks om, vanaf het e-mailadres waarmee het was aangemeld.
• Het contact beantwoordt een van de e-mails in uw reeks vanaf een ander e-mailadres.
• De contactpersoon stuurt u een e-mail vanaf een alias van het e-mailadres dat in de reeks is geregistreerd.
• Een contactpersoon van hetzelfde bedrijf beantwoordt de e-mail uit de reeks of beantwoordt een e-mail buiten de reeks om. Dit gebeurt als u de optie ‘Contactpersonen van hetzelfde bedrijf uitschrijven’ hebt geselecteerd in uw reeksinstellingen.
• De contactpersoon boekt een vergadering via een vergaderlink in een van de e-mails uit de reeks die hij of zij heeft ontvangen, zelfs als dit niet uw eigen vergaderlink is. Vergaderingen die rechtstreeks via het contactrecord of via een geïntegreerde Google Agenda worden geboekt, leiden alleen tot uitschrijving van de contactpersoon als de gebruiker bij wie de contactpersoon de vergadering boekt, dezelfde gebruiker is die de contactpersoon oorspronkelijk voor de reeks heeft aangemeld. Als de afspraak is vastgelegd in een gekoppeld record, moet dit record ook aan het contact zijn gekoppeld om het contact uit te schrijven. Dit geldt voor afspraken die zijn vastgelegd terwijl het contact is ingeschreven in uw reeks, zelfs als de vastgelegde afspraak in het verleden heeft plaatsgevonden.
• Het contact schrijft zich uit via de uitschrijflink in de reeks.
• Het e-mailadres van het contact wordt teruggestuurd, waarschijnlijk vanwege een onjuist e-mailadres. Lees hoe u met teruggestuurde contacten omgaat.
• De contactpersoon wordt via een workflow uit de reeks verwijderd (alleen voorSales Hub- en Service Hub Enterprise -accounts).
• De contactpersoon wordt uit de reeks verwijderd via de triggers voor uitschrijving die zijn ingesteld op het tabblad 'Automatisering'.
• Het contact heeft de reeks voltooid.

Daarnaast kan een contact automatisch uit een reeks worden verwijderd als een van de volgende situaties zich voordoet in je HubSpot-account:

• De reeks wordt uit je HubSpot-account verwijderd.
• De gebruiker die de reeks heeft aangemaakt, wordt gedegradeerd of verwijderd uit je HubSpot-account.

Triggers voor automatisch uitschrijven aanpassen

U kunt aanpassen wanneer contacten automatisch uit reeksen worden verwijderd door de standaardtriggers voor antwoorden en vergaderingen uit te schakelen.

Om de criteria voor automatische uitschrijving aan te passen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Sequenties. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Sequenties. Klik bovenaan op het tabblad Beheren.
2. Klik op de naam van de sequentie. Klik vervolgens bovenaan op het tabblad 'Automatiseren '.
3. Onder het gedeelte 'Automatiseer uw reeks' kunt u de volgende schakelaars in- of uitschakelen:
   • Wanneer een contactpersoon op een e-mail reageert → Uitschrijven ... uit deze reeks
   • Wanneer een contactpersoon een afspraak boekt → Uitschrijven ... uit deze reeks
4. Gebruik voor elke ingeschakelde schakelaar het vervolgkeuzemenu om te kiezen of de actie moet leiden tot uitschrijving:
   • Het contact: alleen het specifieke contact dat de actie heeft uitgevoerd, wordt uit de reeks verwijderd.
   • Alle contactpersonen bij het bedrijf: de specifieke contactpersoon die de actie heeft uitgevoerd en alle andere contactpersonen bij hetzelfde bedrijf worden uit de reeks verwijderd.
5. Nadat u uw keuzes hebt gemaakt, klikt u onderaan op ‘Bestaande reeks opslaan ’ of ‘Opslaan als nieuwe reeks’.

Afwezigheidsberichten

De sequentietool kan bepaalde automatische antwoorden herkennen op basis van de responscode van de e-mailserver. In de volgende gevallen worden afwezigheidsberichten uitgesloten van de sequentie en blijven uw contactpersonen ingeschreven:

• 'Afwezig'-antwoorden van Gmail die naar Gmail-inboxen zijn verzonden
• 'Niet op kantoor'-antwoorden van Outlook die naar Gmail-inboxen worden verzonden
• Outlook-afwezigheidsberichten die naar Outlook-inboxen worden verzonden

Gmail-afwezigheidsberichten die naar Outlook-inboxen worden verzonden, worden niet herkend en daarom worden contacten uit de reeks verwijderd. Geautomatiseerde afwezigheidsberichten verschillen per e-mailclient. Controleer altijd de antwoorden van uw contacten om meer over hen te weten te komen en ervoor te zorgen dat ze in de juiste reeks blijven.

Handmatig uitschrijven

U kunt uw contacten op elk moment handmatig uitschrijven. U kunt individuele contacten uitschrijven vanuit hun contactrecords of vanuit hun contactprofielen wanneer u de HubSpot Sales-e-mailuitbreiding gebruikt. Of u kunt meerdere contacten uitschrijven vanaf de overzichtspagina van de reeks.

Een contactpersoon handmatig uitschrijven vanuit het contactrecord

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.
2. Klik op de naam van het contact dat je wilt uitschrijven.
3. Als het contact is aangemeld voor een reeks, staat er in een banner linksboven [Naam contact] is aangemeld voor een reeks. Om te zien voor welke specifieke reeks het contact is aangemeld, bekijk je de waarde van de eigenschap Laatste reeks waarvoor het contact is aangemeld.
4. Klik op 'Afmelden' boven de naam en afbeelding van het contact.

U kunt ook één contactpersoon uitschrijven vanaf de overzichtspagina van de reeks door op het vervolgkeuzemenu ‘Acties’ naast de naam van de contactpersoon te klikken en ‘Uitschrijven’ te selecteren. Als alternatief kunt u een contactpersoon uitschrijven uit een reeks onder het tabblad ‘Gepland ’:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Sequenties. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Sequenties.
2. Klik op het tabblad 'Gepland '.
3. Beweeg de muisaanwijzer over een contact dat actief is in je reeks en klik op 'Uitschrijven'.

Een contactpersoon handmatig uitschrijven in Gmail

1. Maak in Gmail een nieuwe e-mail op.
2. Voer in het veld 'Aan' (ontvanger) het e-mailadres in van de contactpersoon die u wilt uitschrijven.
3. Klik in het contactprofielvenster aan de rechterkant op 'Afmelden voor reeks'.

Een contactpersoon handmatig uitschrijven in Outlook

Een contactpersoon uitschrijven met de Outlook-desktop-add-in:

1. Maak in Outlook een nieuw e-mailbericht aan.
2. Voer in het veld 'Aan' (ontvanger) het e-mailadres in van de contactpersoon die u wilt uitschrijven.
3. Klik in het contactprofielvenster aan de rechterkant op 'Afmelden voor reeks'.

Een contactpersoon uitschrijven met behulp van de Office 365-add-in:

1. Maak een nieuw e-mailbericht aan.
2. Voer in het veld 'Aan (ontvanger)' het e-mailadres in van de contactpersoon die je wilt uitschrijven.
3. Klik op 'Sales Tools' in het Outlook-lint bovenaan het opstelvenster (desktop) of klik op het HubSpot-pictogram ' sprocket ' onder het veld voor de e-mailtekst (webapp).
4. Klik in het HubSpot Sales -paneel aan de rechterkant op 'Contact bekijken'.
5. Je ziet een melding dat de contactpersoon momenteel is aangemeld voor een reeks. Klik op 'Afmelden voor reeks'.

Meerdere contactpersonen handmatig uitschrijven vanaf de overzichtspagina van de reeks

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Sequenties. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Sequenties.
2. Klik linksboven op het tabblad 'Beheren '.
3. Klik in de tabel met sequenties op de naam van de sequentie.
4. Klik linksboven op het tabblad 'Inschrijvingen '.
5. Vink de selectievakjes aan naast de contacten die u uit de reeks wilt uitschrijven.
6. Klik bovenaan de tabel op 'Afmelden'.

7. Klik in het dialoogvenster op 'Afmelden'. De geselecteerde contacten worden uit de reeks verwijderd.