Taken filteren en taakweergaven beheren

Zodra je taken hebt aangemaakt, kun je deze op basis van eigenschappen filteren en filters opslaan als weergaven om later opnieuw te bekijken. Dit geldt ook voor taken die via de campagnetool zijn aangemaakt.

Ontdek hoe je:

• Taken aanmaken
• Taken voltooien
• Taken bewerken of verwijderen

Als je een mobiel apparaat gebruikt, lees dan hoe je taken kunt gebruiken in de mobiele HubSpot-app.

Standaardweergaven van taken

De eerste keer dat je naar de indexpagina van taken navigeert, zie je een reeks standaardweergaven op basis van veelgebruikte filters. Al je taakweergaven bevatten automatisch het criterium ‘Toegewezen aan: ikzelf’, wat betekent dat alleen de aan jou toegewezen taken worden weergegeven.

• Alles: de volledige lijst met aan jou toegewezen, nog niet voltooide taken. Dit is de weergave die standaard wordt geopend wanneer je naar de indexpagina met taken gaat, maar je kunt je standaardweergave aanpassen.
• Voltooid: de volledige lijst met uw toegewezen, voltooide taken.
• Vandaag: je toegewezen, nog niet voltooide taken met de huidige datum als vervaldatum.
• Achterstallig: je toegewezen, nog niet voltooide taken met een vervaldatum vóór de huidige datum.
• Aankomend: je toegewezen, nog niet voltooide taken met een vervaldatum na de huidige datum.
• Meest betrokken: uw toegewezen, nog niet voltooide taken waarvoor een gekoppelde contactpersoon een waarde heeft voor de eigenschap ‘Laatste interactie ’.

U kunt de filters van standaardweergaven bewerken of uw eigen weergaven maken met aangepaste criteria.

Taken filteren en taakweergaven opslaan

U kunt taken filteren op basis van specifieke criteria en filters die u vaak gebruikt opslaan als weergaven. Maak bijvoorbeeld een weergave aan van taken die gekoppeld zijn aan contactpersonen waarmee recent contact is geweest.

Een taakweergave maken

Een nieuwe opgeslagen taakweergave maken:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Taken. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Taken.
2. Klik op + Weergave toevoegen.
3. Klik op 'Nieuwe weergave maken'.
   
4. Voer in het pop-upvenster een naam voor de weergave in en selecteer de doelgroep ervoor.
5. Klik op Bevestigen.

Filters toevoegen aan een taakweergave

Om de filters in de weergave te wijzigen, gebruikt u de vervolgkeuzemenu's voor eigenschappen bovenaan de tabel of stelt u geavanceerde filters in voor andere taakeigenschappen.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Taken. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Taken.
2. Klik op het tabblad van de weergave. Om een weergave te openen die niet als tabblad wordt weergegeven, klikt u op + Weergave toevoegen en selecteert u vervolgens een weergave in het vervolgkeuzemenu.
3. U kunt filteren op de volgende standaardopties:
   • Toegewezen aan: filter op basis van de gebruiker aan wie de taak is toegewezen.
   • Taaktype: filter op basis van het type taak, namelijk 'Telefoongesprek', 'E-mail' of 'Te doen'.
   • Vervaldatum: filter op basis van de vervaldatum. Selecteer een relatieve tijd ten opzichte van vandaag (bijv. Morgen, Volgende maand).
   • Wachtrij: filter op basis van of de taak in een specifieke wachtrij is opgenomen.
4. Om op andere eigenschappen te filteren, klikt u op Geavanceerde filters. Klik in het rechterpaneel op Filters bewerken en voeg vervolgens de filters voor de weergave toe of bewerk ze:
   • Selecteer de eigenschap waarop u wilt filteren. Als er al filters zijn, klikt u op 'EN' en selecteert u vervolgens een eigenschap.
   • Stel criteria in voor de geselecteerde eigenschap en klik vervolgens op Filter toepassen. Meer informatie over het instellen van criteria.
   • Om nog een eigenschap aan dezelfde groep filters toe te voegen, klik je op 'EN'. Wanneer je meerdere filters instelt, moeten taken aan alle criteria voldoen om in de weergave te worden opgenomen.
   • Om een bestaand filter te verwijderen, beweeg je de muisaanwijzer over het filter en klik je vervolgens op delete Verwijderen.
     
     
5. Klik op het pictogram ' saveEditableView opslaan' om uw filterwijzigingen in de weergave op te slaan.

Zodra taken in een weergave zijn geordend, kunt u die taken achter elkaar afwerken of de taken exporteren.

Opgeslagen taakweergaven beheren

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Taken. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Taken.
2. Klik op een tabblad en sleep het naar een nieuwe positie om de volgorde van je weergaven te wijzigen.
3. Klik op het tabblad van de weergave en sleep het naar de uiterst linkse positie om een standaardweergave in te stellen. Deze weergave is het eerste tabblad dat verschijnt telkens wanneer u naar uw taken navigeert.
4. Klik op de X op het tabblad van de weergave om een weergave te sluiten. U kunt de weergave opnieuw openen via het vervolgkeuzemenu ‘Weergave toevoegen ’ of de pagina ‘Alle weergaven ’.
5. Klik rechtsboven in de tabel op 'Kolommen bewerken ' om de eigenschappen te wijzigen die als kolommen in een taakweergave worden weergegeven. Bewerk de kolommen en klik vervolgens op 'Toepassen'. Lees meer over het aanpassen van kolommen in weergaven.
   
   
6. Klik op ‘Alle weergaven’ om alle opgeslagen taakweergaven te beheren. Op de pagina ‘Alle weergaven ’ worden je eigen aangepaste taakweergaven weergegeven.
   
   
7. Op de pagina ‘Alle weergaven’ kunt u alle aangepaste taakweergaven klonen, bewerken, exporteren of verwijderen. Beweeg hiervoor de muisaanwijzer over een taakweergave, klik op ‘Meer’ en selecteer vervolgens een optie:
   
   • Hernoemen: pas de naam van de weergave aan. Voer in het dialoogvenster een naam in en klik vervolgens op 'Opslaan'.
   • Verwijderen: verwijder de weergave. Klik in het dialoogvenster op ‘Verwijderen’ om te bevestigen. De weergave wordt verwijderd, maar de taken in de weergave blijven behouden.
   • Delen beheren: wijzig welke gebruikers toegang hebben tot de weergave. Selecteer in het dialoogvenster of u de weergave privé wilt maken, wilt delen met uw team of met alle gebruikers in het account. Klik op ‘Opslaan’ om te bevestigen.
   • Kloon: kloon de weergave. Voer in het dialoogvenster een naam in voor de gekloonde weergave en klik vervolgens op Opslaan. Er wordt een nieuwe weergave aangemaakt met dezelfde filters.
   • Exporteren: exporteer de taken in de weergave. Voer in het dialoogvenster een naam in voor de export, selecteer het bestandstype en de te exporteren gegevens en klik vervolgens op Exporteren.

Let op: u kunt de standaardtaakweergaven niet hernoemen, delen of verwijderen .