Korzystanie z profili kontaktów za pomocą dodatku HubSpot Sales Office 365 i dodatku Outlook dla komputerów stacjonarnych

Dzięki profilom kontaktów informacje o kontaktach są widoczne w menu paska bocznego w kliencie poczty e-mail. Pisząc wiadomości e-mail do kontaktów, zobaczysz dodatkowe informacje na ich temat, które są przechowywane na Twoim koncie HubSpot.

Z poziomu sekcji profili kontaktów w rozszerzeniu można również wykonywać określone czynności, takie jak tworzenie zadań lub transakcji powiązanych z kontaktami.

Uwaga: ze względu na znaczące zmiany wprowadzone przez Microsoft w ramach nowego Outlooka dla Windows, HubSpot nie będzie już aktywnie rozwijać ani ulepszać dodatku HubSpot Sales Outlook dla komputerów stacjonarnych. Chociaż dodatek HubSpot Sales Outlook jest nadal dostępny w starym Outlooku dla Windows i będzie nadal obsługiwany, zdecydowanie zaleca się aktywację dodatku internetowego HubSpot Sales. Jeśli korzystasz z dodatku Outlook dla komputerów stacjonarnych, dodatek internetowy HubSpot Sales zostanie automatycznie zainstalowany po przejściu na nowy program Outlook dla systemu Windows. Więcej informacji można znaleźć w tym poście Społeczności HubSpot.

Dostęp do profili kontaktów

Aby uzyskać dostęp do profili kontaktów za pomocą dodatku Office 365 na koncie stacjonarnym Outlook:

• Utwórz nową wiadomość e-mail lub otwórz istniejącą wiadomość e-mail w programie Outlook. Jeśli tworzysz nową wiadomość e-mail, dodaj odbiorcę.
• Na wstążce wiadomości kliknij Narzędzia sprzedaży.
• W panelu po prawej stronie przewiń w dół do sekcji Profil kontaktu i kliknij Wyświetl kontakt. Jeśli kontakt nie istnieje na koncie HubSpot, kliknij Dodaj do CRM. Odbiorca reklamy zostanie dodany do HubSpot, a w okienku pojawi się profil kontaktu dla nowo dodanego kontaktu.

Aby uzyskać dostęp do profili kontaktów za pomocą dodatku Office 365 na koncie Outlook w sieci Web lub Outlook.com:

• Utwórz nową wiadomość e-mail w programie Outlook i dodaj odbiorcę.
• W prawym dolnym rogu okna tworzenia wiadomości e-mail kliknij ikonę zębatki HubSpot sprocket.
• W okienku po prawej stronie przewiń w dół do sekcji Profil kontaktu i kliknij Wyświetl kontakt. Jeśli kontakt nie istnieje na koncie HubSpot, kliknij przycisk Dodaj do CRM. Odbiorca reklamy zostanie dodany do HubSpot, a profil kontaktu dla nowo dodanego kontaktu pojawi się w okienku.

Aby uzyskać dostęp do profili kontaktów za pomocą dodatku do programu Outlook:

• Utwórz nową wiadomość e-mail w programie Outlook i dodaj odbiorcę.
• Po dodaniu odbiorcy po prawej stronie pojawi się panel profili kontaktów. Jeśli odbiorca jest już kontaktem w HubSpot, jego informacje pojawią się w panelu. Jeśli odbiorca nie jest kontaktem, kliknij przycisk Dodaj do CRM. Informacje o nowo dodanym kontakcie zostaną wyświetlone w panelu.

Jeśli profile kontaktów są wyłączone, podczas tworzenia nowej wiadomości e-mail profile kontaktów nie będą już wyświetlane domyślnie. Nadal można wyświetlić profile kontaktów dla określonej wiadomości e-mail, klikając Profile kontaktów w sekcji HubSpot na wstążce Outlooka.

Uwaga: jeśli ustawienia prywatności danych są włączone na koncie, profile kontaktów będą zawsze włączone w skrzynce odbiorczej programu Outlook.

Przeszukiwanie bazy danych kontaktów HubSpot

W panelu profili kontaktów użyj paska wyszukiwania, aby wyszukać określony kontakt w bazie danych kontaktów HubSpot według nazwy lub adresu e-mail. Po wybraniu kontaktu, w panelu pojawi się więcej informacji z jego rekordu kontaktu HubSpot.

Edycja właściwości kontaktu i tworzenie powiązanych zadań lub transakcji

Po kliknięciu nazwy kontaktu w panelu zobaczysz więcej informacji o kontakcie pobranych z konta HubSpot, w tym sekcję Informacje o kontakcie, transakcje, zadania i oś czasu. Możesz edytować właściwości kontaktu w sekcji Informacje i tworzyć zadania w sekcji Zadania.

Uwaga: tylko połączenia, wiadomości e-mail, aktywność śledzenia wiadomości e-mail, odsłony stron i zmiany etapu cyklu życia pojawiają się w sekcji Oś czasu na profilu kontaktu.

Dodatkowo, jeśli właściwość kontaktu Unsubscribed from all email ma wartość true, w panelu pod jego adresem e-mail zostanie wyświetlony komunikat.

Edycja właściwości kontaktu

Po wyszukaniu konkretnego kontaktu i kliknięciu jego nazwy, aby zobaczyć więcej informacji, można edytować właściwości kontaktu w panelu profili kontaktów (informacje te zostaną również zapisane w rekordzie kontaktu HubSpot):

• W okienku kliknij About (Informacje), aby wyświetlić właściwości kontaktu. Właściwości tutaj są określone jako domyślne na koncie HubSpot.
• Najedź kursorem na właściwość kontaktu, którą chcesz edytować i kliknij ikonę ołówka.

• Wprowadź nową wartość dla właściwości i kliknij Zapisz.

Tworzenie zadań dla kontaktu

Po wyszukaniu konkretnego kontaktu i kliknięciu jego nazwy, aby zobaczyć więcej informacji, można utworzyć zadanie, które będzie powiązane z tym kontaktem:

• W panelu profili kontaktów kliknij opcję Zadania.
• W tym miejscu zostaną wyświetlone istniejące zadania kontaktu, jeśli takie istnieją. Kliknij przycisk Utwórz zadanie, aby utworzyć nowe zadanie dla kontaktu.

• Pojawią się dwa pola. Wprowadź nazwę zadania i wybierz termin jego wykonania.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Zadanie zostanie zapisane w panelu profili kontaktów w sekcji Zadania kontaktu. Zostanie również zapisane w HubSpot w sekcji Zadania w głównym menu nawigacyjnym, a także na osi czasu kontaktu.

Tworzenie transakcji dla kontaktu

• W panelu profili kontaktów kliknij Transakcje.
• Tutaj zobaczysz wszystkie istniejące transakcje. Kliknij opcję Utwórz transakcję , aby utworzyć nową transakcję dla rekordu.
• Wprowadź lub wybierz wartość dla każdego z wymaganych pól. Możesz zaktualizować, które pola pojawią się podczas tworzenia nowej transakcji.
• W sekcji Associate deal with kliknij menu rozwijane Kontakt i zaznacz pola wyboru wszelkich dodatkowych kontaktów powiązanych z transakcją. W razie potrzeby kliknij menu rozwijane Firma, aby wybrać inną firmę, z którą chcesz powiązać transakcję.
• Po zakończeniu kliknij przycisk Utwórz transakcję.

Dostęp do rekordu kontaktu w HubSpot w celu połączenia

Można również wybrać opcję Połączenie. Rekord kontaktu w HubSpot otworzy się w nowej karcie lub oknie przeglądarki, a karta Połączenie nad osią czasu zostanie automatycznie wybrana.