Używanie profili kontaktów z dodatkiem Outlook dla komputerów stacjonarnych

Dzięki profilom kontaktów informacje kontaktowe są widoczne w menu paska bocznego w kliencie poczty e-mail. Pisząc wiadomości e-mail do kontaktów, zobaczysz dodatkowe informacje o nich, które są przechowywane na Twoim koncie HubSpot.

Z poziomu sekcji profili kontaktów rozszerzenia można również wykonywać określone czynności, takie jak tworzenie zadań lub transakcji powiązanych z kontaktami.

Uwaga: ze względu na znaczące zmiany wprowadzone przez Microsoft w ramach nowego Outlooka dla Windows, HubSpot nie będzie już aktywnie rozwijać ani ulepszać dodatku HubSpot Sales Outlook dla komputerów stacjonarnych. Chociaż dodatek HubSpot Sales Outlook jest nadal dostępny w starym Outlooku dla Windows i będzie nadal obsługiwany, zdecydowanie zaleca się aktywację dodatku internetowego HubSpot Sales. Jeśli korzystasz z dodatku Outlook dla komputerów stacjonarnych, dodatek internetowy HubSpot Sales zostanie automatycznie zainstalowany po przejściu na nowy program Outlook dla systemu Windows. Więcej informacji można znaleźć w tym poście społeczności HubSpot.

Dostęp do profili kontaktów

Aby uzyskać dostęp do profili kontaktów za pomocą dodatku Outlook na komputer:

1. Utwórz nową wiadomość e-mail w programie Outlook i dodaj odbiorcę.
2. Po dodaniu odbiorcy po prawej stronie pojawi się panel profili kontaktów. Jeśli odbiorca jest już kontaktem w HubSpot, jego informacje pojawią się w panelu. Jeśli odbiorca nie jest kontaktem, kliknij przycisk Dodaj do CRM. Informacje o nowo dodanym kontakcie zostaną wyświetlone w panelu.

Jeśli profile kontaktów są wyłączone, podczas tworzenia nowej wiadomości e-mail profile kontaktów nie będą już wyświetlane domyślnie. Nadal możesz wyświetlać profile kontaktów dla określonej wiadomości e-mail, klikając Profile kontaktów w sekcji HubSpot na wstążce programu Outlook.

Uwaga: jeśli ustawienia prywatności danych są włączone na koncie, profile kontaktów będą zawsze włączone w skrzynce odbiorczej programu Outlook.

Przeszukiwanie bazy danych kontaktów HubSpot

W panelu profili kontaktów użyj paska wyszukiwania, aby wyszukać określony kontakt w bazie danych kontaktów HubSpot według nazwy lub adresu e-mail. Po wybraniu kontaktu w panelu wyświetlone zostaną dodatkowe informacje z jego rekordu kontaktu HubSpot.

Edytowanie właściwości kontaktu i tworzenie powiązanych zadań lub transakcji

Po kliknięciu nazwy kontaktu w panelu zobaczysz więcej informacji o kontakcie pobranych z konta HubSpot, w tym sekcję Informacje o kontakcie, transakcje, zadania i oś czasu. Możesz edytować właściwości kontaktu w sekcji Informacje i tworzyć zadania w sekcji Zadania.

Uwaga: w sekcji Oś czasu na profilu kontaktu wyświetlane są tylko połączenia, wiadomości e-mail, aktywność śledzenia wiadomości e-mail, odsłony stron i zmiany etapu cyklu życia.

Dodatkowo, jeśli właściwość kontaktu Unsubscribed from all email ma wartość true, w okienku pod jego adresem e-mail pojawi się wiadomość.

Edycja właściwości kontaktu

Po wyszukaniu konkretnego kontaktu i kliknięciu jego nazwy, aby zobaczyć więcej informacji, można edytować właściwości kontaktu w panelu profili kontaktów (informacje te zostaną również zapisane w rekordzie kontaktu HubSpot):

1. W panelu kliknij opcję Informacje, aby wyświetlić właściwości kontaktu. Właściwości tutaj są określone jako domyślne na koncie HubSpot.
2. Najedź kursorem na właściwość kontaktu, którą chcesz edytować i kliknij ikonę ołówka.
3. Wprowadź nową wartość właściwości i kliknij Zapisz.

Tworzenie zadań dla kontaktu

Po wyszukaniu określonego kontaktu i kliknięciu jego nazwy, aby wyświetlić więcej informacji, można utworzyć zadanie, które zostanie powiązane z tym kontaktem:

1. W panelu profili kontaktów kliknij opcję Zadania.
2. Tutaj zobaczysz istniejące zadania kontaktu, jeśli takie istnieją. Kliknij przycisk Utwórz zadanie, aby utworzyć nowe zadanie dla kontaktu.
3. Pojawią się dwa pola. Wprowadź nazwę zadania i wybierz termin jegowykonania.
4. Kliknij przycisk Zapisz.

Zadanie zostanie zapisane w panelu profili kontaktów w sekcji Zadania kontaktu. Zostanie również zapisane w HubSpot w sekcji Zadania w głównym menu nawigacyjnym, a także na osi czasu kontaktu.

Tworzenie ofert dla kontaktu

1. W panelu profili kontaktów kliknij opcję Oferty.
2. Tutaj zobaczysz wszystkie istniejące oferty. Kliknij opcję Utwórz ofertę, aby utworzyć nową ofertę dla rekordu.
3. Wprowadź lub wybierz wartość dla każdego z wymaganych pól. Możesz zaktualizować, które pola pojawią się podczas tworzenia nowej transakcji.
4. W sekcji Associate deal with kliknij menu rozwijane Contact i zaznacz pola wyboru wszelkich dodatkowych kontaktów powiązanych z transakcją. W razie potrzeby kliknij menu rozwijane Firma, aby wybrać inną firmę, z którą chcesz powiązać transakcję.
5. Po zakończeniu kliknij przycisk Utwórz transakcję.

Dostęp do rekordu kontaktu w HubSpot w celu nawiązania połączenia

Możesz także wybrać opcję Zadzwoń. Rekord kontaktu w HubSpot otworzy się w nowej karcie lub oknie przeglądarki, a karta Zadzwoń nad osią czasu zostanie automatycznie wybrana.