Yhteystietoprofiilien käyttäminen Outlookin työpöytälaajennuksen kanssa

Pääset käsiksi CRM-yhteystietoihin suoraan Outlookin postilaatikostasi yhteystietoprofiilien avulla. Yhteystietoprofiilien avulla voit tarkastella yhteystietoja ja viimeaikaisia myyntitoimia. Voit myös luoda tehtäviä ja liittää yrityksiä, sopimuksia tai lippuja suoraan Outlookin postilaatikosta.

Tämä artikkeli koskee HubSpot Sales Outlookin työpöytälaajennusta, joka on ylläpitotilassa. On suositeltavaa käyttää HubSpot Sales Office 365 -lisäosaa HubSpotin myyntityökalujen käyttämiseen Macin, PC:n tai Webin Outlookista. Lue, miten yhteyshenkilöprofiileja käytetään HubSpot Sales Office 365 -lisäosan kanssa.

Huomaa: Microsoftin uuden Outlook for Windows-ohjelman yhteydessä tekemien merkittävien muutosten vuoksi HubSpot ei enää aktiivisesti kehitä tai paranna HubSpot Sales Outlookin työpöytälaajennusta. Vaikka HubSpot Sales Outlook -työpöytälaajennus on edelleen saatavilla vanhassa Outlook for Windowsissa, ja sitä tuetaan edelleen, on erittäin suositeltavaa, että aktivoit sen sijaan HubSpot Sales Office 365 -laajennuksen. Jos käytät Outlookin työpöytälaajennusta, HubSpot Office 365 -laajennus asennetaan automaattisesti, jos siirryt uuteen Outlook for Windowsiin. Lue lisää tästä HubSpot Communityn julkaisusta.

Pääsy yhteyshenkilöprofiileihin

Voit käyttää yhteyshenkilöprofiileja Outlookin työpöytälaajennuksen avulla:

1. Laadi uusi sähköposti ja lisää vastaanottaja Outlookin postilaatikossa.
2. Napsauta Outlookin yläosassa, päänauhassa, Yhteysprofiilit. Vastaanottajan yhteystiedot ovat käytettävissä tehtäväpaneelissa, jos hän on jo yhteystietona CRM:ssäsi.
   

3. Jos haluat lisätä uuden yhteystiedon CRM:ään, valitse tehtäväpaneelissa Lisää HubSpotiin.
   • Kirjoita yhteystieto yhteystiedon luomislomakkeeseen.
   • Napsauta alareunassa Luo.
4. Jos haluat etsiä olemassa olevaa yhteyshenkilöä, kirjoita nimi tai sähköpostiosoite tehtäväpaneelin yläosassa olevaan -hakupalkkiin.

Huomaa: jos tililläsi on käytössä tietosuoja-asetukset, yhteyshenkilöprofiilit ovat aina käytössä Outlookin saapuneet-kansiossa.

Yhteystietoprofiilien käyttäminen

Yhteystietoprofiilissa voit tarkastella yhteystietoja ja viimeaikaisia myyntitoimia. Voit myös muokata yhteystiedon ominaisuuksia, luoda tehtäviä ja liittää uusia tai olemassa olevia yrityksiä, sopimuksia tai lippuja.

1. Laadi Outlookin saapuneet-kansiossa uusi sähköpostiviesti ja lisää vastaanottaja.
2. Valitse Outlookin yläreunan päänauhassa Yhteysprofiilit.
3. Voit tarkastella yhteystietoja laajentamalla Tietoja tästä yhteystiedosta -osion napsauttamalla sitä.
   • Tietoja tästä yhteystiedosta -osiossa käytettävissä olevia ominaisuuksia mukautetaan CRM:n ulkopuolella näkyvissä yhteystiedon esikatselukorteissa. Lue, miten voit päivittää esikatselukorttien ominaisuuksia.

4. Jos haluat muokata ominaisuutta, napsauta muokattavaa ominaisuutta. Muokkaa arvoa ominaisuuden tyypistä riippuen:
   • Jos kyseessä on teksti- tai numero-ominaisuus, kirjoita arvo tekstikenttään.
   • Luettelo- tai käyttäjäominaisuuden osalta valitse arvo.
   • Napsauta alareunassa Tallenna. Lisätietoja ominaisuuksien arvojen muokkaamisesta.
5. Voit tarkastella yhteyshenkilön viimeaikaisia myyntitoimia napsauttamalla Toiminta-välilehteä. Tässä osiossa näkyvät vain puhelut, sähköpostit, sähköpostiseuranta-aktiviteetit, sivulataukset ja elinkaaren vaiheiden muutokset.
   

Luo tehtäviä

Voit luoda tehtävän, joka liitetään yhteystietoon suoraan yhteystietoprofiilista. Tehtävä näkyy myös tietueen indeksisivulla ja yhteystiedon tietueessa CRM:ssä.

1. Laadi Outlookin postilaatikossa uusi sähköposti ja lisää vastaanottaja.
2. Valitse Outlookin yläreunan päänauhassa Yhteysprofiilit.
3. Voit tarkastella luomasi tai sinulle osoitetut olemassa olevat tehtävät laajentamalla sivuruudun Tehtävät-osiota napsauttamalla sitä.
4. Voit luoda uuden tehtävän valitsemalla Lisää.
   
5. Kirjoita sivupaneelissa tehtävän nimi ja valitse tehtävän eräpäivä.
6. Napsauta alareunassa Luo tehtävä.

Uusien tai olemassa olevien yritysten, kauppojen tai lippujen yhdistäminen

Liitä uusia tai olemassa olevia yrityksiä, sopimuksia tai lippuja suoraan yhteyshenkilön profiilista. Äskettäin luotu tietue näkyy Outlookin yhteyshenkilöprofiilissa, CRM:n yhteyshenkilötietueessa ja kohteen indeksisivulla.

1. Laadi Outlookin saapuneet-kansiossa uusi sähköpostiviesti ja lisää vastaanottaja.
2. Valitse Outlookin yläreunan päänauhassa Yhteysprofiilit.
3. Voit tarkastella yhteystietoon liittyviä tietueita vierittämällä alaspäin Yritykset, kaupat tai liput -osioon .
   • Laajenna osio napsauttamalla sitä nähdäksesi kaikki olemassa olevat tietueet, jotka on jo liitetty yhteystietoon.
4. Voit luoda ja yhdistää uuden tietueenvalitsemalla Lisää.

• • Kirjoita Luo uusi -välilehdellä ominaisuuksien arvot luontilomakkeeseen. Jos haluat määrittää, mitkä kentät näkyvät luontilomakkeessa, katso lisätietoja luontilomakkeen mukauttamisesta kullekin kohteelle.

• • Syötä uuden tietueen ominaisuusarvot. Jos haluat määrittää yhdistystunnisteen, sinun on määritettävä tunniste tietueen luomisen jälkeen.
  • Napsauta Luo, tai jos haluat luoda ja yhdistää toisen tietueen, napsauta Luo ja lisää toinen.

6. Jos haluat yhdistää tietueen, joka on jo olemassa CRM:ssäsi, valitse Lisää.
   • Napsauta Lisää olemassa oleva -välilehteä.
   • Etsi tietue, jonka haluat liittää, ja valitse sitten tietueen nimen vieressä oleva valintaruutu.
   • Napsauta Seuraava.
   • Jos haluat merkitä tietueiden yhdistämisen( vainProfessional ja Enterprise ), voit määrittää tietueiden välistä suhdetta kuvaavat merkinnät valitsemalla +Add association label .
   • Napsauta Tallenna.