Contactprofielen gebruiken met de Outlook desktop add-in

Toegang tot uw CRM-contactinformatie rechtstreeks vanuit uw Outlook-inbox met contactpersoonprofielen. Gebruik contactprofielen om contactgegevens en recente verkoopactiviteiten te bekijken. Je kunt ook taken aanmaken en bedrijven, deals of tickets koppelen vanuit je Outlook-inbox.

Dit artikel is voor de HubSpot Sales Outlook desktop add-in, die in onderhoudsmodus is. Het wordt aanbevolen om de HubSpot Sales Office 365 add-in te gebruiken om toegang te krijgen tot de verkooptools van HubSpot vanuit Outlook voor Mac, PC of Outlook op het web. Leer hoe je contactprofielen gebruikt met de HubSpot Sales Office 365 add-in.

Let op: vanwege de belangrijke wijzigingen die Microsoft heeft geïntroduceerd als onderdeel van de nieuwe Outlook voor Windows, zal HubSpot de HubSpot Sales Outlook desktop add-in niet langer actief ontwikkelen of verbeteren. Hoewel de HubSpot Sales Outlook desktop add-in nog steeds beschikbaar is in de oude Outlook voor Windows en ondersteund zal blijven worden, wordt het sterk aanbevolen om in plaats daarvan de HubSpot Sales Office 365 add-in te activeren. Als je de Outlook desktop add-in gebruikt, wordt de HubSpot Office 365 add-in automatisch geïnstalleerd als je overstapt naar de nieuwe Outlook voor Windows. Lees meer in deze HubSpot Community post.

Contactprofielen openen

Om toegang te krijgen tot contactprofielen met behulp van de Outlook desktop add-in:

1. Stel in uw Postvak IN van Outlook een nieuwe e-mail op en voeg een ontvanger toe.
2. Klik boven in Outlook, in het hoofdlint, op Contactprofielen. De contactgegevens van de ontvanger zijn beschikbaar in het taakvenster als ze al een contactpersoon in je CRM zijn.
   

3. Als je een nieuwe contactpersoon aan je CRM wilt toevoegen, klik je in het taakvenster op Toevoegen aan HubSpot.
   • Voer de contactgegevens in het contactformulier in.
   • Klik onderaan op Maken.
4. Als je een bestaand contact wilt zoeken, voer je een naam of e-mailadres in in dezoekbalk boven aan het taakpaneel.

Let op: als de instellingen voor gegevensprivacy zijn ingeschakeld in uw account, zijn de contactprofielen altijd ingeschakeld in uw Outlook-inbox.

Contactprofielen gebruiken

In een contactprofiel kun je contactgegevens en recente verkoopactiviteiten bekijken. Je kunt ook contacteigenschappen bewerken, taken aanmaken en nieuwe of bestaande bedrijven, deals of tickets koppelen.

1. In uw Postvak IN van Outlook stelt u een nieuw e-mailbericht op en voegt u een ontvanger toe.
2. Klik boven in Outlook, in het hoofdlint, op Contactprofielen.
3. Om de contactgegevens te bekijken, klikt u op om het gedeelte Over dit contact uit te vouwen.
   • De eigenschappen die beschikbaar zijn in het gedeelte Over dit contact worden aangepast in de voorbeeldkaarten voor contactpersonen die buiten de CRM worden weergegeven. Ontdek hoe u de eigenschappen in uw voorbeeldkaarten kunt bijwerken.

4. Om een eigenschap te bewerken, klikt u op de eigenschap die u wilt bewerken. Bewerk de waarde afhankelijk van het type eigenschap:
   • Voor een tekst- of getaleigenschap voert u uw waarde in het tekstvak in.
   • Voor een opsomming of gebruikerseigenschap selecteert u een waarde.
   • Klik onderaan op Opslaan. Meer informatie over het bewerken van eigenschappen.
5. Om de recente verkoopactiviteiten van de contactpersoon te bekijken, klik je op het tabblad Activiteit. In dit gedeelte worden alleen gesprekken, e-mails, e-mailtrackingactiviteit, paginabezoeken en wijzigingen in de levenscyclusfase weergegeven.
   

Taken maken

Je kunt een taak maken die direct aan de contactpersoon wordt gekoppeld vanuit het contactprofiel. De taak verschijnt ook op de recordindexpagina en op het record van de contactpersoon in CRM.

1. Stel in uw Postvak IN van Outlook een nieuwe e-mail op en voeg een ontvanger toe.
2. Klik boven in Outlook, in het hoofdlint, op Contactprofielen.
3. Om bestaande taken te bekijken die u hebt gemaakt of die aan u zijn toegewezen, klikt u op om het gedeelte Taken in het zijpaneel uit te vouwen.
4. Om een nieuwe taak te maken, klikt u op Toevoegen.
   
5. Voer in het zijpaneel de naam van de taak in en selecteer een vervaldatum voor de taak.
6. Klik onderaan op Taak maken.

Nieuwe of bestaande bedrijven, deals of tickets koppelen

Koppel nieuwe of bestaande bedrijven, deals of tickets rechtstreeks vanuit het contactprofiel. De nieuw aangemaakte record wordt weergegeven op het contactprofiel in Outlook, de contactrecord in je CRM en op de indexpagina van het object.

1. Stel in Outlook een nieuwe e-mail op en voeg een ontvanger toe.
2. Klik boven in Outlook, in het hoofdlint, op Contactprofielen.
3. Om records te bekijken die aan de contactpersoon zijn gekoppeld, scrolt u naar beneden naar de sectie Bedrijven, Deals of Tickets.
   • Klik op om de sectie uit te vouwen om bestaande records te bekijken die al aan de contactpersoon zijn gekoppeld.
4. Klik op Toevoegenom een nieuwe record te maken en te koppelen.

• • Op het tabblad Nieuw aanmaken voert u de waarden van de eigenschappen in het aanmaakformulier in. Lees meer over het aanpassen van het aanmaakformulier voor elk object om in te stellen welke velden worden weergegeven in een aanmaakformulier .

• • Voer de eigenschappen in voor uw nieuwe record. Als u een associatielabel wilt instellen, moet u het label instellen nadat de record is gemaakt.
  • Klik op Aanmaken of klik op Aanmaken en nog een record toevoegen om nog een record aan te maken en te koppelen.

6. Om een record te koppelen die al bestaat in uw CRM, klikt u op Toevoegen.
   • Klik op het tabblad Bestaand toevoegen.
   • Zoek het record dat u wilt koppelen en schakel het selectievakje naast de recordnaam in.
   • Klik op Volgende.
   • Om de recordassociatie van een label te voorzien( alleenProfessional en Enterprise ), klikt u op +associatielabel toevoegen om labels in te stellen die de relatie tussen de records beschrijven.
   • Klik op Opslaan.