Utiliser les profils des contacts avec le complément pour Outlook

Accédez aux informations de vos contacts CRM directement depuis votre boîte de réception Outlook grâce aux profils des contacts. Utilisez les profils des contacts pour consulter leurs coordonnées et leurs activités commerciales récentes. Vous pouvez également créer des tâches et associer des entreprises, des transactions ou des tickets directement depuis votre boîte de réception Outlook. 

Cet article concerne le complément HubSpot Sales pour Outlook, qui est en mode maintenance. Il est recommandé d’utiliser le complément HubSpot Sales pour Office 365 afin de pouvoir accéder aux outils de vente de HubSpot depuis Outlook pour Mac, PC ou Outlook sur le web. Découvrez comment utiliser les profils de contacts avec l’extension HubSpot Sales pour Office 365.

Remarque : En raison des changements importants introduits par Microsoft dans le cadre du nouvel Outlook pour Windows, HubSpot cessera de développer ou d'améliorer activement le complément HubSpot Sales pour Outlook. Bien que l’extension HubSpot Sales pour Outlook sur bureau est toujours disponible dans l’ancienne version d’Outlook pour Windows et qu’elle continue d’être prise en charge, il est fortement recommandé d’activer plutôt l’extension HubSpot Sales pour Office 365 . Si vous utilisez le complément pour Outlook, le complément HubSpot pour Office 365 sera automatiquement installé si vous passez à la nouvelle version d’Outlook pour Windows. Pour en savoir plus, consultez cet article de la Communauté HubSpot. 

Accéder aux profils des contacts

Pour accéder aux profils des contacts à l'aide du complément pour Outlook : 

1. Dans votre boîte de réception Outlook, rédigez un nouvel e-mail et ajoutez un destinataire.
2. En haut d’Outlook, dans la barre d’outils principale, cliquez sur Profils des contacts. Les coordonnées de votre destinataire seront disponibles dans le panneau des tâches s’il s’agit déjà d’un contact dans votre CRM.
   

3. Pour ajouter un nouveau contact à votre CRM, dans le panneau des tâches, cliquez sur Ajouter à HubSpot. 
   • Saisissez les informations de contact dans le formulaire de création de contact. 
   • En bas, cliquez sur Créer. 
4. Pour rechercher un contact existant, saisissez un nom ou une adresse e-mail dans la barre de recherche en haut du panneau de tâches. 

Veuillez noter : si les paramètres de confidentialité des données sont activés dans votre compte, les profils de contact seront toujours activés dans votre boîte de réception Outlook. 

Utiliser les profils des contacts

Dans le profil d’un contact, vous pouvez consulter les coordonnées et les activités de vente récentes. Vous pouvez également modifier les propriétés de contact, créer des tâches et associer des entreprises, des transactions ou des tickets, nouveaux ou existants.

1. Dans votre boîte de réception Outlook, rédigez un nouvel e-mail et ajoutez un destinataire.
2. En haut d’Outlook, dans la barre d’outils principale, cliquez sur Profils des contacts.
3. Pour afficher les détails du contact, développez la section À propos de ce contact. 
   • Les propriétés disponibles dans la section À propos de ce contact sont personnalisées dans les cartes d’aperçu des contacts qui apparaissent en dehors du CRM. Découvrez comment mettre à jour les propriétés dans vos cartes d’aperçu. 

4. Pour modifier une propriété, cliquez sur une propriété à modifier. Selon le type de propriété, modifiez la valeur :
   • Pour une propriété de texte ou de nombre, saisissez votre valeur dans la zone de texte.
   • Pour une énumération ou une propriété utilisateur, sélectionnez une valeur.
   • En bas, cliquez sur Enregistrer. Découvrez-en davantage sur la modification des valeurs des propriétés.
5. Pour afficher les activités de vente récentes du contact, cliquez sur l’onglet Activité . Cette section affichera uniquement les appels, les e-mails, l’activité de suivi des e-mails, les vues de pages et les changements de phase du cycle de vie.
   

Créer des tâches

Vous pouvez créer une tâche qui sera associée au contact directement à partir de son profil. La tâche apparaîtra également sur la page index de la fiche d’informations et sur la fiche d’informations du contact dans le CRM.

1. Dans votre boîte de réception Outlook, rédigez un nouvel e-mail et ajoutez un destinataire.
2. En haut d’Outlook, dans la barre d’outils principale, cliquez sur Profils des contacts.
3. Pour consulter les tâches existantes que vous avez créées ou qui vous sont attribuées, cliquez pour développer la section Tâches dans le volet latéral. 
4. Pour créer une nouvelle tâche, cliquez sur Ajouter.
   
5. Dans le panneau latéral, saisissez le nom de la tâche et sélectionnez une date d’échéance pour cette tâche.
6. En bas, cliquez sur Créer une tâche.

Associer des entreprises, des transactions ou des tickets, nouveaux ou existants 

Associez des entreprises, des transactions ou des tickets, nouveaux ou existants, directement depuis le profil du contact. La fiche d’informations nouvellement créée sera affichée sur le profil du contact dans Outlook, la fiche d’informations d’informations d’un contact dans votre CRM et sur la page index de l’objet.

1. Dans votre boîte de réception Outlook, rédigez un nouvel e-mail et ajoutez un destinataire.
2. En haut d’Outlook, dans la barre d’outils principale, cliquez sur Profils des contacts.
3. Pour afficher les fiches d’informations associées au contact, faites défiler la page jusqu’à la section Entreprises, transactions ou tickets.
   • Cliquez pour développer la section afin d’afficher toutes les fiches d’informations existantes déjà associées au contact.
4. Pourcréer et associer une nouvelle fiche d’informations, cliquezsur Ajouter.

• • Dans l’onglet Créer nouveau, saisissez les valeurs de propriété dans le formulaire de création. Pour définir les champs qui apparaissent dans un formulaire de création, découvrez-en davantage sur la personnalisation du formulaire de création pour chaque objet.

• • Saisissez les valeurs des propriétés de votre nouvelle fiche d'informations. Si vous souhaitez définir un libellé d’association, vous devez définir le libellé après la création de la fiche d’informations.
  • Cliquez sur Créer ou pour créer et associer une autre fiche d’informations, cliquez sur Créer et ajoutez-en une autre.

6. Pour associer une fiche d’informations qui existe déjà dans votre CRM, cliquez sur Ajouter.
   • Cliquez sur l’onglet Ajouter existant. 
   • Recherchez la fiche d’informations que vous souhaitez associer, puis sélectionnez la case à cocher à côté de son nom.
   • Cliquez sur Suivant.
   • Pour libeller l’association de fiches d’informations (Pro et Entreprise uniquement), cliquez sur +Ajouter un libellé d’association pour définir des libellés qui décrivent la relation entre les fiches d’informations.
   • Cliquez sur Enregistrer.