Kontaktprofile mit dem Outlook-Add-in für die Desktopversion verwenden

Greifen Sie über Kontaktprofile direkt von Ihrem Outlook-Postfach aus auf Ihre CRM-Kontaktinformationen zu. Verwenden Sie Kontaktprofile, um Kontaktinformationen und aktuelle Vertriebs Aktivitäten zu überprüfen. Sie können auch direkt in Ihrem Outlook-Posteingang Aufgaben erstellen und Unternehmen, Deals oder Tickets zuordnen. 

Dieser Artikel bezieht sich auf das Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot, das sich im Wartungsmodus befindet. Es wird empfohlen, das Office 365-Add-in von HubSpot zu verwenden, um von Outlook für Mac, PC oder Outlook im Web aus auf die Vertriebstools von HubSpot zuzugreifen. Erfahren Sie, wie Sie Kontaktprofile mit dem Office 365-Add-in von HubSpot verwenden können.

Bitte beachten: Aufgrund der erheblichen Änderungen, die Microsoft im Rahmen des neuen Outlook für Windows eingeführt hat, entwickelt oder verbessert HubSpot nicht weiter aktiv das Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot. Das Outlook-Add-in (Desktopversion ) von HubSpot ist zwar weiterhin im alten Outlook für Windows verfügbar und wird auch weiterhin unterstützt, es wird jedoch dringend empfohlen, stattdessen das Office 365-Add-in von HubSpot zu aktivieren. Wenn Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion) verwenden, wird das Office 365-Add-in von HubSpot automatisch installiert , wenn Sie zum neuen Outlook für Windows wechseln. Erfahren Sie mehr in diesem Beitrag der HubSpot Community. 

Auf Kontaktprofile zugreifen

So rufen Sie Kontaktprofile über das Outlook-Add-in (Desktopversion) auf: 

1. Erstellen Sie in Ihrem Outlook-Postfach eine neue E-Mail und fügen Sie einen Empfänger hinzu.
2. Klicken Sie oben in Outlook im Menüband auf Kontaktprofile. Die Kontaktinformationen Ihres Empfängers sind im Aufgabenbereich verfügbar, wenn er bereits ein Kontakt in Ihrem CRM ist.
   

3. Um einen neuen Kontakt zu Ihrem CRM hinzuzufügen, klicken Sie im Aufgabenbereich auf Zu HubSpot hinzufügen. 
   • Geben Sie die Kontaktinformationen im Formular zum Erstellen eines Kontakts ein. 
   • Klicken Sie unten auf Erstellen. 
4. Um nach einem vorhandenen Kontakt zu suchen, geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse in die Suchleiste am oberen Rand des Aufgabenbereichs ein. 

Bitte beachten Sie: wenn Datenschutzeinstellungen in Ihrem Account aktiviert sind, werden die Kontaktprofile in Ihrem Outlook-Posteingang immer aktiviert sein. 

Kontaktprofile verwenden

In einem Kontaktprofil können Sie Kontaktdetails und aktuelle Vertriebs Aktivitäten einsehen. Sie können auch Kontakteigenschaften bearbeiten, Aufgaben erstellen und neue oder bestehende Unternehmen, Deals oder Tickets zuordnen.

1. Erstellen Sie in Ihrem Outlook-Postfach eine neue E-Mail und fügen Sie einen Empfänger hinzu.
2. Klicken Sie oben in Outlook im Menüband auf Kontaktprofile.
3. Um Kontaktdetails anzuzeigen, klicken Sie auf den Abschnitt Über diesen Kontakt, um ihn zu erweitern. 
   • Die im Abschnitt "Über diesen Kontakt" verfügbaren Eigenschaften werden in den Kontaktvorschaukarten angepasst, die außerhalb des CRM angezeigt werden. Erfahren Sie, wie Sie die Eigenschaften in Ihren Vorschaukarten aktualisieren. 

4. Um eine Eigenschaft zu bearbeiten, klicken Sie auf die zu bearbeitende Eigenschaft. Bearbeiten Sie je nach Eigenschaftstyp den Wert:
   • Geben Sie für eine Text- oder Zahlen-Eigenschaft Ihren Wert im Textfeld ein.
   • Wählen Sie für eine Aufzählungs- oder Benutzer-Eigenschaft einen Wert aus.
   • Klicken Sie unten auf Speichern. Erfahren Sie mehr über das Bearbeiten von Eigenschaftswerten.
5. Um die letzten Vertriebs Aktivitäten des Kontakts anzuzeigen, klicken Sie auf die Registerkarte Aktivität . In diesem Bereich werden nur Anrufe, E-Mails, E-Mail-Tracking-Aktivitäten, Seitenaufrufe und Änderungen der Lifecycle-Phase angezeigt.
   

Aufgaben erstellen

Sie können direkt im Kontaktprofil eine Aufgabe erstellen, die mit dem Kontakt verknüpft wird. Die Aufgabe erscheint auch auf der Indexseite des Datensatzes und im Datensatz des Kontakts im CRM.

1. Erstellen Sie in Ihrem Outlook-Postfach eine neue E-Mail und fügen Sie einen Empfänger hinzu.
2. Klicken Sie oben in Outlook im Menüband auf Kontaktprofile.
3. Um vorhandene Aufgaben zu überprüfen, die Sie erstellt haben oder die Ihnen zugewiesen sind, klicken Sie im Seitenbereich auf den Abschnitt Aufgaben, um ihn zu erweitern. 
4. Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf Hinzufügen.
   
5. Geben Sie im Seitenbereich den Namen der Aufgabe ein und wählen Sie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe aus.
6. Klicken Sie unten auf Aufgabe erstellen.

Neue oder bestehende Unternehmen, Deals oder Tickets zuordnen 

Ordnen Sie neue oder bestehende Unternehmen, Deals oder Tickets direkt aus dem Kontaktprofil heraus zu. Der neu erstellte Datensatz wird im Kontaktprofil in Outlook, im Kontaktdatensatz in Ihrem CRM und auf der Indexseite des Objekts angezeigt.

1. Erstellen Sie in Ihrem Outlook-Postfach eine neue E-Mail und fügen Sie einen Empfänger hinzu.
2. Klicken Sie oben in Outlook im Menüband auf Kontaktprofile.
3. Um die mit dem Kontakt verknüpften Datensätze anzuzeigen, scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Unternehmen, Deals oder Tickets.
   • Klicken Sie auf den Abschnitt , um ihn zu erweitern und alle vorhandenen Datensätze anzuzeigen, die dem Kontakt bereits zugeordnet sind.
4. Umeinen neuen Datensatz zu erstellen und zuzuordnen, klicken Sie auf Hinzufügen.

• • Geben Sie auf der Registerkarte Neu erstellen die Eigenschaften im Formular "Erstellen" ein. Um festzulegen, welche Felder in einem Erstellungsformular angezeigt werden, erfahren Sie in diesem Artikel mehr über das Anpassen des Erstellungsformulars für die einzelnen Objekte.

• • Geben Sie Eigenschaftswerte für Ihren neuen Datensatz ein. Wenn Sie ein Zuordnungslabel festlegen möchten, müssen Sie das Label festlegen, nachdem der Datensatz erstellt wurde.
  • Klicken Sie auf Erstellen, oder um einen weiteren Datensatz zu erstellen und zuzuordnen, klicken Sie auf Erstellen und weiteren hinzufügen.

6. Um einen Datensatz zuzuordnen, der bereits in Ihrem CRM vorhanden ist, klicken Sie auf Hinzufügen.
   • Klicken Sie auf die Registerkarte Vorhandenen hinzufügen. 
   • Suchen Sie nach dem Datensatz, den Sie zuordnen möchten, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben dem Namen des Datensatzes.
   • Klicken Sie auf Weiter.
   • Um die Datensatzzuordnung mit einem Label zu versehen (nur Professional und Enterprise), klicken Sie auf + Zuordnungslabel hinzufügen , um Label festzulegen,   die die Beziehung zwischen den Datensätzen beschreiben.
   • Klicken Sie auf Speichern.