Utilizzare i profili dei contatti con il componente aggiuntivo per desktop di Outlook

Accedete alle informazioni sui contatti del CRM direttamente dalla casella di posta di Outlook con i profili dei contatti. Utilizzate i profili dei contatti per esaminare le informazioni sui contatti e le attività di vendita recenti. È inoltre possibile creare attività e associare aziende, accordi o ticket direttamente dalla casella di posta di Outlook.

Questo articolo riguarda il componente aggiuntivo HubSpot Sales per Outlook, che è in modalità di manutenzione. Si consiglia di utilizzare l'add-in HubSpot Sales Office 365 per accedere agli strumenti di vendita di HubSpot da Outlook per Mac, PC o Outlook sul web. Scopri come utilizzare i profili dei contatti con l'add-in HubSpot Sales Office 365.

Nota bene: a causa dei significativi cambiamenti introdotti da Microsoft nell'ambito del nuovo Outlook per Windows, HubSpot non svilupperà o migliorerà più attivamente l'add-in HubSpot Sales Outlook per desktop. Sebbene il componente aggiuntivo di HubSpot Sales Outlook per desktop sia ancora disponibile nel precedente Outlook per Windows e continuerà a essere supportato, si consiglia vivamente di attivare il componente aggiuntivo di HubSpot Sales per Office 365. Se si utilizza il componente aggiuntivo di Outlook per desktop, il componente aggiuntivo di HubSpot Office 365 verrà installato automaticamente se si passa al nuovo Outlook per Windows. Per saperne di più, consultate questo post della Community di HubSpot.

Accesso ai profili dei contatti

Per accedere ai profili dei contatti utilizzando l'add-in desktop di Outlook:

1. Nella casella di posta di Outlook, comporre un nuovo messaggio di posta elettronica e aggiungere un destinatario.
2. Nella parte superiore di Outlook, nella barra multifunzione principale, fare clic su Profili di contatto. Le informazioni di contatto del destinatario saranno disponibili nel riquadro delle attività se è già un contatto nel CRM.
   

3. Per aggiungere un nuovo contatto al CRM, nel riquadro delle attività fare clic su Aggiungi a HubSpot.
   • Inserire le informazioni del contatto nel modulo di creazione del contatto.
   • In fondo, fare clic su Crea.
4. Per cercare un contatto esistente, inserire un nome o un indirizzo e-mail nellabarra di ricerca nella parte superiore del riquadro attività.

Nota: se le impostazioni di privacy dei dati sono attivate nel proprio account, i profili dei contatti saranno sempre attivi nella casella di posta di Outlook.

Utilizzare i profili dei contatti

In un profilo di contatto è possibile esaminare i dettagli del contatto e le attività di vendita recenti. È inoltre possibile modificare le proprietà del contatto, creare attività e associare aziende, offerte o biglietti nuovi o esistenti.

1. Nella casella di posta di Outlook, comporre un nuovo messaggio di posta elettronica e aggiungere un destinatario.
2. Nella parte superiore di Outlook, nella barra multifunzione principale, fare clic su Profili dei contatti.
3. Per visualizzare i dettagli del contatto, fare clic per espandere la sezione Informazioni su questo contatto .
   • Le proprietà disponibili nella sezione Informazioni su questo contatto sono personalizzate nelle schede di anteprima del contatto che appaiono al di fuori del CRM. Scoprite come aggiornare le proprietà nelle schede di anteprima.

4. Per modificare una proprietà, fare clic sulla proprietà da modificare. A seconda del tipo di proprietà, modificare il valore:
   • Per una proprietà testo o numero, inserire il valore nella casella di testo.
   • Per una proprietà enumerazione o utente, selezionare un valore.
   • In fondo, fare clic su Salva. Per saperne di più sulla modifica dei valori delle proprietà.
5. Per visualizzare le attività di vendita recenti del contatto, fare clic sulla scheda Attività. In questa sezione vengono visualizzate solo le chiamate, le e-mail, le attività di tracciamento delle e-mail, le visualizzazioni delle pagine e le modifiche alla fase del ciclo di vita.
   

Creare attività

È possibile creare un'attività che sarà associata al contatto direttamente dal profilo del contatto. L'attività apparirà anche nella pagina dell'indice del record e nel record del contatto nel CRM.

1. Nella casella di posta di Outlook, comporre una nuova e-mail e aggiungere un destinatario.
2. Nella parte superiore di Outlook, nella barra multifunzione principale, fare clic su Profili dei contatti.
3. Per esaminare le attività esistenti create o assegnate, fare clic per espandere la sezione Attività nel riquadro laterale.
4. Per creare una nuova attività, fare clic su Aggiungi.
   
5. Nel pannello laterale, inserire il nome dell'attività e selezionare una data di scadenza per l'attività.
6. In fondo, fare clic su Crea attività.

Associare aziende, accordi o biglietti nuovi o esistenti

Associare aziende, offerte o biglietti nuovi o esistenti direttamente dal profilo del contatto. Il nuovo record verrà visualizzato sul profilo del contatto in Outlook, sul record del contatto nel CRM e sulla pagina indice dell'oggetto.

1. Nella casella di posta di Outlook, comporre un nuovo messaggio di posta elettronica e aggiungere un destinatario.
2. Nella parte superiore di Outlook, nella barra multifunzione principale, fare clic su Profili di contatto.
3. Per visualizzare i record associati al contatto, scorrere fino alla sezione Aziende, affari o biglietti.
   • Fare clic per espandere la sezione e visualizzare i record esistenti già associati al contatto.
4. Per creare e associare un nuovo record, fareclic su Aggiungi.

• • Nella scheda Crea nuovo, inserire i valori delle proprietà nel modulo di creazione. Per impostare i campi che appaiono in un modulo di creazione, vedere la sezione Personalizzazione del modulo di creazione per ogni oggetto.

• • Inserire i valori delle proprietà per il nuovo record. Se si desidera impostare un'etichetta di associazione, è necessario impostare l'etichetta dopo la creazione del record.
  • Fare clic su Crea, oppure per creare e associare un altro record, fare clic su Crea e aggiungi.

6. Per associare un record già esistente nel CRM, fare clic su Aggiungi.
   • Fare clic sulla scheda Aggiungi esistente.
   • Cercare il record da associare e selezionare la casella di controllo accanto al nome del record.
   • Fare clic su Avanti.
   • Per etichettare l'associazione dei record( soloper Professional ed Enterprise ), fare clic su +Aggiungi etichetta associazione per impostare le etichette che descrivono la relazione tra i record.
   • Fare clic su Salva.