Utilizar perfiles de contactos con el complemento de escritorio de Outlook

Acceda a la información de contacto de su CRM directamente desde la bandeja de entrada de Outlook con perfiles de contacto. Utilice los perfiles de contacto para revisar la información de contacto y las actividades de venta recientes. También puede crear tareas y asociar empresas, negocios o tickets directamente desde la bandeja de entrada de Outlook. 

Este artículo es para el complemento de HubSpot Sales para Outlook para equipos de escritorio, que está en modo de mantenimiento. Se recomienda utilizar el complemento HubSpot Sales Office 365 para acceder a las herramientas de ventas de HubSpot desde Outlook para Mac, PC o Outlook en la web. Aprende a utilizar los perfiles de contacto con el complemento HubSpot Sales Office 365.

Nota: debido a los importantes cambios introducidos por Microsoft como parte del nuevo Outlook para Windows, HubSpot ya no desarrollará ni mejorará activamente el complemento de escritorio de Outlook de Extensión hubspot sales. Aunque el complemento de escritorio de Outlook de HubSpot Sales sigue estando disponible en el Outlook heredado para Windows y seguirá siendo compatible, es muy recomendable que actives el complemento de Office 365 de HubSpot Sales en su lugar. Si utilizas el complemento de escritorio de Outlook, el complemento de HubSpot Office 365 se instalará automáticamente si cambias al nuevo Outlook para Windows. Más información en esta publicación de la Comunidad de HubSpot. 

Acceder a los perfiles de los contactos

Para acceder a los perfiles de contacto usando el complemento para Outlook para equipos de escritorio: 

1. En la bandeja de entrada de Outlook, redacte un nuevo correo electrónico y añada un destinatario.
2. En la parte superior de Outlook, en la cinta principal, haga clic en Perfiles de contactos. La información de contacto de tu destinatario estará disponible en el panel de tareas si ya es un contacto en tu CRM.
   

3. Para añadir un nuevo contacto a tu CRM, en el panel de tareas, haz clic en Añadir a HubSpot. 
   • Introduce la información de contacto en el formulario de creación de contacto. 
   • En la parte inferior, haga clic en Crear. 
4. Para buscar un contacto existente, introduzca un nombre o una dirección de correo electrónico en labarra de búsqueda de , situada en la parte superior del panel de tareas. 

Ten en cuenta: si la configuración de privacidad de datos está activada en tu cuenta, los perfiles de contacto siempre estarán activados en tu bandeja de entrada de Outlook. 

Utilizar perfiles de contactos

En el perfil de un contacto, puede revisar los datos de contacto y las actividades de venta recientes. También puede editar las propiedades de contacto, crear tareas y asociar empresas, negocios o tickets nuevos o existentes.

1. En la bandeja de entrada de Outlook, redacte un nuevo correo electrónico y añada un destinatario.
2. En la parte superior de Outlook, en la cinta principal, haga clic en Perfiles de contactos.
3. Para ver los datos de contacto, haga clic para ampliar la sección Acerca de este contacto . 
   • Las propiedades disponibles en la sección Acerca de este contacto se personalizan en las tarjetas de vista previa de contactos que aparecen fuera del CRM. Aprenda a actualizar las propiedades de sus tarjetas de vista previa. 

4. Para editar una propiedad, haga clic en la propiedad que desee editar. Según el tipo de propiedad, edite el valor:
   • Para una propiedad de texto o numérica, introduzca su valor en el cuadro de texto.
   • Para una enumeración o propiedad de usuario, seleccione un valor.
   • En la parte inferior, haz clic en Guardar. Más información sobre la edición de valores de propiedad.
5. Para ver las actividades de venta recientes del contacto, haz clic en la pestaña Actividad . Esta sección sólo mostrará llamadas, correos electrónicos, actividad de seguimiento de correos electrónicos, visualizaciones de páginas y cambios de etapa del ciclo de vida.
   

Crear tareas

Puede crear una tarea que se asociará al contacto directamente desde el perfil del contacto. La tarea también aparecerá en la página de índice del registro y en el registro del contacto en el CRM.

1. En la bandeja de entrada de Outlook, redacte un nuevo correo electrónico y añada un destinatario.
2. En la parte superior de Outlook, en la cinta principal, haga clic en Perfiles de contactos.
3. Para revisar las tareas existentes que haya creado o que se le hayan asignado, haga clic para ampliar la sección Tareas en el panel lateral. 
4. Para crear una nueva tarea, haga clic en Añadir.
   
5. En el panel lateral, introduzca el nombre de la tarea y seleccione una fecha de vencimiento para la misma.
6. En la parte inferior, haga clic en Crear tarea.

Asociar empresas, negocios o tickets nuevos o existentes 

Asocie empresas, negocios o tickets nuevos o existentes directamente desde el perfil del contacto. El registro recién creado se mostrará en el perfil de contacto en Outlook, en el registro de contacto en su CRM y en la página de índice del objeto.

1. En la bandeja de entrada de Outlook, redacte un nuevo correo electrónico y añada un destinatario.
2. En la parte superior de Outlook, en la cinta principal, haga clic en Perfiles de contactos.
3. Para ver los registros asociados al contacto, desplácese hacia abajo hasta la sección Empresas, negocios o tickets.
   • Haga clic para ampliar la sección y ver los registros existentes ya asociados al contacto.
4. Para crear y asociar un nuevo registro,haga clic en Añadir.

• • En la pestaña Crear nuevo, introduzca los valores de propiedad en el formulario de creación. Para configurar qué campos aparecen en un formulario de creación, obtenga más información en sobrela personalización del formulario de creación para cada objeto.

• • Introduce los valores de las propiedades de tu nuevo registro. Si desea ajustar una etiqueta de asociación, deberá hacerlo después de crear el registro.
  • Haga clic en Crear, o para crear y asociar otro registro, haga clic en Crear y añadir otro.

6. Para asociar un registro que ya existe en su CRM, haga clic en Añadir.
   • Haz clic en la pestaña Añadir existente. 
   • Busque el registro que desea asociar y, a continuación, seleccione la casilla de verificación situada junto al nombre del registro.
   • Haz clic en Siguiente.
   • Para etiquetar la asociación de registros( sóloProfessional y Enterprise ), haga clic en +Añadir etiqueta de asociación para ajustar etiquetas que describan la relación entre los registros.
   • Haga clic en Guardar.