ใช้โปรไฟล์ผู้ติดต่อกับ Outlook Desktop Add-in

เข้าถึงข้อมูลติดต่อ CRM ของคุณได้โดยตรงจากกล่องจดหมาย Outlook ของคุณด้วยโปรไฟล์ผู้ติดต่อ ใช้โปรไฟล์ผู้ติดต่อเพื่อตรวจสอบข้อมูลการติดต่อและกิจกรรมการขายล่าสุด นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างงานและเชื่อมโยงบริษัทข้อเสนอหรือตั๋วได้จากในกล่องจดหมาย Outlook ของคุณ

บทความนี้มีไว้สำหรับ Add-in เดสก์ท็อป HubSpot Sales Outlook ซึ่งอยู่ในโหมดการบำรุงรักษา ขอแนะนำให้ใช้ Add-in ของ HubSpot Sales Office 365 เพื่อเข้าถึงเครื่องมือการขายของ HubSpot จาก Outlook สำหรับ Mac, PC หรือ Outlook บนเว็บ เรียนรู้วิธีใช้โปรไฟล์ผู้ติดต่อด้วย Add-in ของ HubSpot Sales Office 365

โปรดทราบ: เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่นำเสนอโดย Microsoft ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Outlook ใหม่สำหรับ Windows HubSpot จะไม่พัฒนาหรือปรับปรุงเดสก์ท็อป Add-in ของ HubSpot Sales Outlook อีกต่อไป แม้ว่า Add-in เดสก์ท็อป HubSpot Sales Outlook จะยังคงมีอยู่ใน Outlook เดิมสำหรับ Windows และจะยังคงได้รับการสนับสนุนต่อไปแต่ขอแนะนำให้คุณเปิดใช้งาน Add-in HubSpot Sales Office 365 แทน หากคุณใช้ Add-in บนเดสก์ท็อปของ Outlook Add-in ของ HubSpot Office 365 จะถูกติดตั้งโดยอัตโนมัติหากคุณเปลี่ยนไปใช้ Outlook สำหรับ Windows ใหม่ ดูข้อมูลเพิ่มเติมในโพสต์ชุมชน HubSpot นี้ 

เข้าถึงโปรไฟล์ผู้ติดต่อ

ในการเข้าถึงโปรไฟล์ผู้ติดต่อโดยใช้ Outlook Desktop Add-in: 

1. ในกล่องจดหมาย Outlook ของคุณให้เขียนอีเมลใหม่และเพิ่มผู้รับ
2. ที่ด้านบนของ Outlook ในริบบิ้นหลักให้คลิกโปรไฟล์ติดต่อ ข้อมูลติดต่อของผู้รับของคุณจะพร้อมใช้งานในบานหน้าต่างงานหากพวกเขาเป็นผู้ติดต่อใน CRM ของคุณอยู่แล้ว 
   

3. หากต้องการเพิ่มผู้ติดต่อใหม่ลงใน CRM ของคุณในบานหน้าต่างงานให้คลิกเพิ่มไปยัง HubSpot
   • ป้อนข้อมูลผู้ติดต่อในแบบฟอร์มการสร้างผู้ติดต่อ 
   • ที่ด้านล่างให้คลิก สร้าง 
4. หากต้องการค้นหาผู้ติดต่อที่มีอยู่ให้ป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลใน แถบค้นหา ที่ด้านบนของบานหน้าต่างงาน 

โปรดทราบ: หากเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในบัญชีของคุณโปรไฟล์ผู้ติดต่อจะเปิดในกล่องจดหมาย Outlook ของคุณเสมอ 

ใช้โปรไฟล์ผู้ติดต่อ

ในโปรไฟล์ผู้ติดต่อคุณสามารถตรวจสอบรายละเอียดการติดต่อและกิจกรรมการขายล่าสุดได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถแก้ไขคุณสมบัติการติดต่อสร้างงานและเชื่อมโยงบริษัทข้อเสนอหรือตั๋วใหม่หรือที่มีอยู่

1. ในกล่องจดหมาย Outlook ของคุณให้เขียนอีเมลใหม่และเพิ่มผู้รับ
2. ที่ด้านบนของ Outlook ในริบบิ้นหลักให้คลิกโปรไฟล์ติดต่อ
3. หากต้องการดูรายละเอียดการติดต่อให้คลิกเพื่อขยายส่วนเกี่ยวกับการติดต่อนี้ 
   • คุณสมบัติที่มีอยู่ในส่วนเกี่ยวกับผู้ติดต่อนี้จะได้รับการปรับแต่งในการ์ดแสดงตัวอย่างผู้ติดต่อที่ปรากฏนอก CRM ดูวิธีอัพเดทที่พักในการ์ดตัวอย่าง 

4. หากต้องการแก้ไขที่พักให้คลิกที่พักเพื่อแก้ไข แก้ไขค่าขึ้นอยู่กับประเภทที่พัก:
   • สำหรับคุณสมบัติข้อความหรือตัวเลขให้ป้อนค่าของคุณในกล่องข้อความ
   • สำหรับการแจกแจงหรือคุณสมบัติของผู้ใช้ให้เลือก ค่า
   • ที่ด้านล่างให้คลิก บันทึก ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไขค่าคุณสมบัติ
5. หากต้องการดูกิจกรรมการขายล่าสุดของผู้ติดต่อให้คลิก แท็บกิจกรรม ส่วนนี้จะแสดงเฉพาะการโทรอีเมลกิจกรรมการติดตามอีเมลการดูหน้าเว็บและการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนวงจรชีวิต
   

สร้างงาน

คุณสามารถสร้างงานที่จะเชื่อมโยงกับผู้ติดต่อได้โดยตรงจากโปรไฟล์ผู้ติดต่อ งานจะปรากฏในหน้าดัชนีระเบียนและในบันทึกของผู้ติดต่อใน CRM

1. ในกล่องจดหมาย Outlook ของคุณให้เขียนอีเมลใหม่และเพิ่มผู้รับ
2. ที่ด้านบนของ Outlook ในริบบิ้นหลักให้คลิกโปรไฟล์ติดต่อ
3. หากต้องการตรวจสอบงานที่มีอยู่ที่คุณสร้างหรือที่ได้รับมอบหมายให้คลิกเพื่อขยายส่วนงานในบานหน้าต่างด้านข้าง 
4. หากต้องการสร้างงานใหม่ให้คลิกเพิ่ม
   
5. ในแผงด้านข้างให้ป้อนชื่องานและเลือกวันครบกำหนดสำหรับงาน
6. ที่ด้านล่างให้คลิกสร้างงาน

เชื่อมโยงบริษัทดีลหรือตั๋วใหม่หรือที่มีอยู่ 

เชื่อมโยงบริษัทดีลหรือตั๋วใหม่หรือที่มีอยู่โดยตรงจากโปรไฟล์ผู้ติดต่อ ระเบียนที่สร้างขึ้นใหม่จะแสดงในโปรไฟล์ผู้ติดต่อใน Outlook ระเบียนผู้ติดต่อใน CRM ของคุณและในหน้าดัชนีของวัตถุ

1. ในกล่องจดหมาย Outlook ของคุณให้เขียนอีเมลใหม่และเพิ่มผู้รับ
2. ที่ด้านบนของ Outlook ในริบบิ้นหลักให้คลิกโปรไฟล์ติดต่อ
3. หากต้องการดูบันทึกที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อให้เลื่อนลงไปที่ส่วน บริษัท ข้อเสนอหรือ ตั๋ว
   • คลิกเพื่อขยายส่วนเพื่อดูบันทึกที่มีอยู่ที่เชื่อมโยงกับผู้ติดต่อแล้ว
4. สร้างและเชื่อมโยงบันทึกใหม่คลิก เพิ่ม

• • ใน  แท็บสร้างใหม่ให้ป้อนค่าคุณสมบัติในแบบฟอร์มสร้าง หากต้องการตั้งค่าฟิลด์ที่ปรากฏในแบบฟอร์มการสร้างให้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการปรับแต่งแบบฟอร์มการสร้างสำหรับแต่ละวัตถุ 

• • ป้อนค่าที่พักสำหรับเรคคอร์ดใหม่ของคุณ หากคุณต้องการตั้งค่าป้ายชื่อสมาคมคุณจะต้องตั้งค่าป้ายชื่อหลังจากสร้างบันทึกแล้ว
  • คลิกสร้างหรือเพื่อสร้างและเชื่อมโยงระเบียนอื่นคลิกสร้างและเพิ่มระเบียนอื่น

6. หากต้องการเชื่อมโยงระเบียนที่มีอยู่แล้วใน CRM ของคุณให้คลิก เพิ่ม
   • คลิกแท็บเพิ่มที่มีอยู่ 
   • ค้นหาระเบียนที่คุณต้องการเชื่อมโยงจากนั้นเลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากชื่อระเบียน
   • คลิกถัดไป
   • หากต้องการติดป้ายชื่อการเชื่อมโยงระเบียน (สำหรับมืออาชีพและองค์กรเท่านั้น) ให้คลิก + เพิ่มป้ายชื่อการเชื่อมโยงเพื่อ ตั้งป้ายชื่อที่อธิบายความสัมพันธ์ระหว่างระเบียน
   • คลิก บันทึก