コンタクトプロファイルをOutlookデスクトップアドインで利用する

コンタクトプロファイルを使用して、Outlookの受信トレイから直接CRMコンタクト情報にアクセスできます。コンタクトプロファイルを使用して、コンタクト情報と最近のセールスアクティビティーを確認します。また、Outlookの受信トレイから直接、タスクの作成や会社、取引、チケットの関連付けを行うことができます。 

この記事は、メンテナンスモードになっている HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインに関するものです。Mac版Outlook、Windows 版Outlook、またはOutlook on the webからHubSpotのセールスツールにアクセスするには、HubSpot Sales Office 365アドイン を使用することをお勧めします。HubSpot Sales Office 365アドインでコンタクトプロファイルを使用する方法をご確認ください。

注: 新しいOutlook for Windowsの一環としてMicrosoftが大幅な変更を導入したため、HubSpotは今後、HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインの開発、機能強化を積極的に行いません。HubSpot Sales Outlookデスクトップアドイン は旧バージョンのOutlook for Windowsで現在でも使用可能で、引き続きサポートされますが、代わりにHubSpot Sales Office 365アドイン を有効化することを強くお勧めします。Outlookデスクトップアドインを使用している場合、新しいOutlook for Windowsに切り替えるとHubSpot Office 365アドイン が自動的にインストールされます 。詳細については、こちらのHubSpotコミュニティー投稿をご確認ください。 

コンタクトプロファイルにアクセスする

Outlookデスクトップアドインを使用して、コンタクトプロファイルにアクセスするには、次のようにします。 

1. Outlookの受信トレイで、新しいEメールを作成して受信者を設定します。
2. Outlook上部のメインリボンで、[ コンタクトプロファイル]をクリックします。受信者のコンタクト情報が、すでにCRMのコンタクトになっている場合は、タスクペインに表示されます。
   

3. 新しいコンタクトをCRMに追加するには、タスクペインで[HubSpotに追加]をクリックします。 
   • コンタクト作成フォームにコンタクト情報を入力します。 
   • 下部にある[作成]をクリックします。 
4. 既存のコンタクトを検索するには、作業ウィンドウの上部にある検索バー に 名前 または Eメールアドレス を入力します。 

注:アカウントでデータプライバシー設定がオンになっている場合、コンタクトプロファイルは Outlookの受信トレイで常に有効になります。 

コンタクトプロファイルの利用

コンタクトプロファイルでは、コンタクトの詳細や最近のセールスアクティビティーを確認できます。また、コンタクトプロパティーの編集、タスクの作成、新規または既存の会社、取引、チケットの関連付けを行うこともできます。

1. Outlookの受信トレイで、新しいEメールを作成して受信者を設定します。
2. Outlook上部のメインリボンで、[ コンタクトプロファイル]をクリックします。
3. コンタクトの詳細を表示するには、[このコンタクトについて]セクションをクリックして展開します。 
   • [ このコンタクトについて]セクションで使用できるプロパティーは、CRMの外部に表示されるコンタクト プレビュー カードでカスタマイズできます。プレビューカードでプロパティーを更新する方法をご確認ください。 

4. プロパティーを編集するには、編集するプロパティーをクリックします。プロパティーのタイプに応じて、値を次のように編集します。
   • テキストまたは数値のプロパティーの場合は、テキストボックスに値を入力します。
   • 列挙またはユーザープロパティーの場合は、値を選択します。
   • 下部にある［保存］をクリックします。プロパティー値の編集について詳細をご確認ください。
5. コンタクトの最近のセールスアクティビティーを表示するには、[ アクティビティ ー]タブをクリックします。このセクションに表示されるのは、コール、Eメール、Eメール トラッキング アクティビティー、ページビュー、ライフサイクルステージの変更のみです。
   

タスクを作成する

コンタクトプロファイルから直接、コンタクトに関連付けるタスクを作成できます。作成したタスクは、レコードのインデックスページとCRMのコンタクトレコードにも表示されます。

1. Outlookの受信トレイで、新しいEメールを作成して受信者を設定します。
2. Outlook上部のメインリボンで、[ コンタクトプロファイル]をクリックします。
3. 作成した既存のタスクや自分に割り当てられた既存のタスクを確認するには、サイドペインの [タスク]セクションをクリックして展開します。 
4. 新しいタスクを作成するには、[追加]をクリックします 。
   
5. サイドパネルにタスク 名を入力し、タスクの期限を選択します。
6. 下部にある[ タスクを作成]をクリックします。

新規または既存の会社、取引、チケットを関連付ける 

コンタクトプロファイルから直接、新規または既存の会社、取引、チケットを関連付けることができます。新規に作成されたレコードは、Outlookのコンタクトプロファイル、CRMのコンタクトレコード、オブジェクトのインデックスページに表示されます。

1. Outlookの受信トレイで、新しいEメールを作成して受信者を設定します。
2. Outlook上部のメインリボンで、[ コンタクトプロファイル]をクリックします。
3. コンタクトに関連付けられているレコードを表示するには、[ 会社]、[取引]、または[チケット]セクションまで下にスクロールします。
   • クリックしてセクション を展開すると、コンタクトにすでに関連付けられている既存のレコードが表示されます。
4. 新しいレコードを作成して関連付けるには、[追加]をクリックします。

• • 新規 作成タブで、作成フォームのプロパティー値を入力します。作成フォームに表示されるフィールドを設定するには、各オブジェクトの作成フォームのカスタマイズについて詳細をご確認ください。

• • 新しいレコードのプロパティー値を入力します。関連付けラベルを設定する場合、レコードを作成してから設定する必要があります。
  • [作成]をクリックします。別のレコードを作成して関連付けるには、[保存して新規作成]をクリックします。

6. CRMにすでに存在するレコードを関連付けるには、[追加]をクリックします。
   • [既存のものを追加]タブをクリックします。 
   • 関連付けるレコードを検索し、レコード名の横にあるチェックボックスをオンにします。
   • ［次へ］をクリックします。
   • レコードの関連付けにラベルを付けるには(「Professional」および「Enterprise」のみ)、[+追加 ]をクリックします関連付けラベルこれにより、レコード間の関係を説明するラベルを 設定できます。
   • [保存]をクリックします。