Zarządzanie płatnościami

Po skonfigurowaniu płatności HubSpot (natywna opcja przetwarzania płatności HubSpot) lub podłączeniu konta Stripe do przetwarzania płatności, możesz rozpocząć zbieranie płatności w HubSpot za pomocą faktur, łączy płatności i wycen bezpośrednio na ujednoliconej platformie klienta. Możliwe jest również rejestrowanie ręcznych płatności na fakturach bez konieczności podłączania podmiotu przetwarzającego płatności, podczas gdy integracje, takie jak QuickBooks Online, będą również rejestrować płatności w stosownych przypadkach.

Gdy pobierasz płatność za pomocą którejkolwiek z tych metod, szczegóły płatności są przechowywane w rekordzie płatności. Możesz zarządzać płatnościami zebranymi w HubSpot, wystawiając zwroty, ponownie wysyłając pokwitowania i pobierając raporty dotyczące płatności i wypłat.

Aby zarządzać płatnościami, musisz być użytkownikiem z uprawnieniami Administratora o rozszerzonych uprawnieniach lub dostępem Zarządzanie płatnościami i subskrypcjami . Każdy użytkownik z dostępem do zarządzania płatnościami i subskrypcjami może przeglądać historię transakcji i wypłat, pobierać raporty płatności i wypłat, ponownie wysyłać potwierdzenia, anulować subskrypcje i dokonywać zwrotów.

Aby zmierzyć wydajność płatności, dowiedz się, jak utworzyć pulpit przychodów z płatności.

Windykacja płatności

Po przetworzeniu płatności wystąpią następujące zdarzenia:

• Otrzymasz powiadomienie o płatności. Jeśli nie chcesz otrzymywać powiadomień o dokonanych płatnościach, możesz wyłączyć powiadomienia e-mail o płatnościach w ustawieniach powiadomień.

Uwaga: w przypadku płatności cyklicznych kupujący otrzyma pokwitowanie za każdym razem, gdy zostanie obciążony, ale otrzymasz powiadomienie tylko o pierwszej dokonanej płatności. Przepływy pracy można wykorzystać do wysyłania wewnętrznych powiadomień o kolejnych płatnościach.

• Kupujący otrzyma kopię paragonu na swoją skrzynkę wiadomości e-mail. Paragon zostanie wyświetlony w języku ustawionym we Właściwości preferowanego języka nabywcy. Dowiedz się więcej na temat finalizacji zamówienia.

Uwaga: powiadomienia i pokwitowania są wysyłane tylko w przypadku płatności zebranych za pośrednictwem przetwarzania płatności HubSpot Płatności lub Stripe, a nie innych źródeł integracji, takich jak QuickBooks Online.

• Jeśli płatność została dokonana na podstawie faktury, faktura zostanie dołączona jako plik PDF do potwierdzenia płatności.
• Jeśli ustawienie tworzenia faktur jest włączone w ustawieniach, faktura zostanie utworzona na koncie w przypadku płatności na łączach płatności, wycenach lub subskrypcjach, które pobierają płatności cykliczne, a kupujący otrzyma kopię paragonu w swojej skrzynce odbiorczej, z fakturą załączoną jako plik PDF.
• Rekord płatności zostanie utworzony i powiązany z odpowiednim rekordem kontaktu, firmy, subskrypcji, faktury i transakcji. Rekordy płatności są również dostępne na stronie indeksu płatności.
• Rekord kontaktu zostanie utworzony przy użyciu adresu e-mail wprowadzonego przez kupującego na stronie finalizacji zamówienia, jeśli rekord z tym adresem e-mail jeszcze nie istnieje.
  • Jeśli subskrypcja obejmuje kontakty marketingowe, nowe kontakty zostaną automatycznie ustawione jako kontakty marketingowe. Możesz utworzyć przepływ pracy , aby ustawić istniejące kontakty jako kontakty marketingowe po dokonaniu płatności.
  • Jeśli nie chcesz, aby kontakty dokonujące płatności były ustawiane jako kontakty marketingowe, dowiedz się, jak ustawić kontakty jako niemarketingowe, w tym utworzyć przepływ pracy w celu automatyzacji tego procesu.

  Uwaga: narzędzie płatności jest przeznaczone do użytku w standardowych transakcjach płatności online i nie obsługuje zbierania poufnych informacji o płatnościach od kupujących ustnie lub telefonicznie. Dokonanie płatności w imieniu kupującego może skutkować powiązaniem płatności z niewłaściwym kontaktem. Dzieje się tak, ponieważ wcześniej wypełniłeś formularz inny niż HubSpot i przesyłasz płatność za pomocą nieprywatnego okna Przeglądaj, co powoduje, że HubSpot używa istniejących plików cookie do powiązania płatności. Aby naprawić nieprawidłowo powiązane płatności, przejdź do rekordu płatności i zaktualizuj powiązany rekord kontaktu.

• Rekord transakcji zostanie utworzony na koncie HubSpot, a kwota transakcji zostanie zaktualizowana do kwoty płatności, w tym wszelkich zastosowanych rabatów. W przypadku płatności cyklicznych nowy Rekord transakcji nie będzie tworzony za każdym razem, gdy przetwarzane są płatności cykliczne, ale płatności te pojawią się w Rekordzie subskrypcji.
• Gdy kupujący kupuje powtarzające się pozycje przy użyciu łącza płatności lub wyceny:
  • HubSpot utworzy jeden rekord subskrypcji , gdy powtarzające się pozycje mają tę samą częstotliwość płatności i długość okresu. Na przykład, jeśli kupujący kupi dwie miesięczne subskrypcje o rocznej długości, HubSpot zgrupuje obie powtarzające się pozycje w tym samym rekordzie subskrypcji. Subskrypcja zostanie powiązana z Rekordem kontaktu i Rekordem transakcji.
  • HubSpot utworzy oddzielne rekordy subskrypcji, gdy cykliczne pozycje mają różne częstotliwości płatności lub długości terminów. Na przykład, jeśli kupujący zakupi jedną miesięczną i jedną roczną subskrypcję z rocznym okresem obowiązywania, HubSpot utworzy dwa rekordy subskrypcji. Subskrypcje zostaną powiązane z Rekordem kontaktu i Rekordem transakcji.
  • Kupujący zostanie obciążony opłatą w każdym cyklu rozliczeniowym zgodnie z warunkami określonymi w wycenie lub łączu płatności i zostanie powiadomiony o każdym obciążeniu. Można również włączyć wiadomości e-mail z przypomnieniem , aby powiadomić kupującego na 14 dni przed kolejną płatnością za subskrypcję. Powiązane właściwości subskrypcji zostaną również zaktualizowane w HubSpot. Dowiedz się więcej o zarządzaniu subskrypcjami.
  • Faktura zostanie utworzona dla każdej płatności cyklicznej, jeśli ustawienie tworzenia faktur jest włączone w ustawieniach.
• W miarę podejmowania działań związanych z płatnościami, takich jak przesłanie lub zwrot płatności, działania te będą automatycznie pojawiać się w powiązanych z płatnością Rekordach kontaktu, transakcji i firmy.

Otrzymywanie wypłat

Wypłaty to środki zdeponowane na koncie bankowym każdego dnia z zebranych płatności, pomniejszone o wszelkie opłaty, zwroty lub obciążenia zwrotne. Jeśli korzystasz z przetwarzania płatności HubSpot, możesz przeglądać wypłaty w HubSpot. Jeśli podłączyłeś Stripe jako opcję przetwarzania płatności, informacje o wypłatach nie pojawią się na Twoim koncie HubSpot, a zamiast tego będziesz musiał pobrać raporty płatności i zarządzać nimi w Stripe.

HubSpot będzie codziennie wysyłać wiadomość e-mail z powiadomieniem o wypłacie, zawierającą całkowitą kwotę wypłaty. Możesz oczekiwać, że środki z wypłat zostaną zdeponowane na Twoim koncie bankowym w ciągu dwóch dni roboczych w przypadku płatności kartą i w ciągu trzech dni roboczych w przypadku poleceń zapłaty ACH.

Jeśli są dni, w których dzienna suma wypłat jest mniejsza niż zwroty lub obciążenia zwrotne przetworzone tego dnia, HubSpot obciąży Twoje konto bankowe, aby pokryć różnicę. W tych dniach otrzymasz od HubSpot wiadomość e-mail z informacją o wypłacie, zawierającą kwotę pobraną z Twojego konta.

Dowiedz się więcej o automatycznym obciążaniu konta i wstrzymanych wypłatach w dokumentacji Stripe, partnera HubSpot w zakresie przetwarzania płatności.

Pobieranie raportów Płatności

Uwaga: jeśli podłączyłeś Stripe jako podmiot przetwarzający płatności, zakładka Wypłaty nie pojawi się na Twoim koncie HubSpot. Zamiast tego będziesz musiał pobrać raporty płatności i zarządzać nimi w Stripe.

Możesz pobrać raporty zawierające szczegóły płatności lub wypłat, a także raport uzgadniania płatności.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W lewym menu paska bocznego przejdź do pozycji Konto płatności.
3. Na karcie Wypłaty można wyświetlić historię wypłat, w tym poszczególne płatności i ich status. Aby wyświetlić więcej szczegółów na temat wypłaty, kliknijdatę wypłaty , a następnie wyświetl szczegóły na prawym pasku bocznym.
4. Aby pobrać raport płatności lub wypłat z konta, w prawym górnym rogu kliknij Pobierz raporty, a następnie wybierz jeden z następujących typów raportów:
   • Uzgodnienie płatności: wyświetl listę wypłat z wyszczególnionymi szczegółami płatności. Raport zawiera transakcje zawarte w każdej wypłacie, takie jak płatności, zwroty i opłaty, w kolejności malejącej.
   • Szczegóły płatności: wyświetl wszystkie transakcje kupujących, takie jak płatności jednorazowe i cykliczne, zwroty, opłaty transakcyjne i spory.
   • Szczegóły wypłat: wyświetl wszystkie płatności kupujących uwzględnione w dziennej sumie wypłat.
5. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Format pliku i wybierz format, a następnie kliknij Eksport.

Wyświetlanie i eksportowanie rekordów płatności

Gdy pobierasz płatność w HubSpot, szczegóły płatności są przechowywane w rekordzie płatności na stronie indeksu płatności.

Uwaga: jeśli nie ma żadnych rekordów płatności (np. żadnych zakończonych transakcji), zostaniesz przekierowany do ustawień płatności, aby dokończyć konfigurację płatności podczas nawigacji do strony indeksu płatności.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Płatności.
2. Rekordy płatności pojawią się w tabeli na stronie indeksu. W kolumnie Status wyświetl status płatności:
   • Przetwarzanie: czas przetwarzania płatności zależy od zastosowanej metody płatności. Po przetworzeniu płatności status zmieni się na Udało się lub Nie udało się. Dowiedz się więcej o czasie przetwarzania.
   • Succeeded: płatność została pomyślnie pobrana od kupującego.
   • Nie powiodło się: metoda płatności kupującego nie została pomyślnie obciążona. Status ten dotyczy tylko płatności dokonywanych za pośrednictwem debetu bankowego, takich jak ACH lub płatności za subskrypcję.
   • Częściowy zwrot: Płatności zostały zwrócone w kwocie niższej niż kwota pierwotnie zapłacona przez kupującego.
   • Zwrócono: Kwota pierwotnej płatności została zwrócona.
   • Przetwarzanie zwrotu: złożono wniosek o zwrot. Zwroty płatności dokonanych za pośrednictwem polecenia zapłaty, takiego jak ACH, mogą potrwać od pięciu do dziesięciu dni roboczych.

   

3. Użyj filtrów u góry, aby posegmentować rekordy płatności według właściwości, takich jak status, metoda płatności lub kwota. Dowiedz się więcej o wyświetlaniu i filtrowaniu rekordów na stronie indeksu.
4. Kliknij Eksport w prawym górnym rogu, aby wyeksportować rekordy płatności.
   • Wprowadź nazwę eksportu.
   • Kliknij menu rozwijane Format pliku i wybierz format.
   • Kliknij menu rozwijane Język nagłówków kolumn i wybierz język.
   • Kliknij przycisk Dostosuj , aby określić, które właściwości i powiązania powinny zostać uwzględnione w eksporcie.
   • Kliknij Eksport.
   • Eksport płatności zawiera Identyfikator rekordu, Kwotę brutto, Datę płatności, Status, Klienta, Metodę płatności, Powiązanie subskrypcji, Łączne podatki i Identyfikatory powiązanych subskrypcji.
5. W kolumnie Kwota brutto kliknij kwotę płatności.
6. Rekord płatności otworzy się w prawym panelu. Będzie ona zawierać podsumowanie kwoty płatności, datę płatności, kupującego i metodę płatności.
7. Rekord zawiera również różne sekcje dla historii płatności, pozycji linii, subskrypcji i powiązań rekordu. Aby zwinąć lub rozwinąć sekcję, kliknij jej nazwę .

   
   

   • Jeśli korzystasz ze Stripe jako opcji przetwarzania płatności i sprzedajesz w wielu walutach, powiązane opłaty będą wyświetlane wraz z kwotą netto otrzymaną w walucie rozliczeniowej, jeśli różni się ona od waluty płatności. Na przykład, jeśli połączone konto bankowe w Stripe jest w dolarach amerykańskich, ale pobierasz płatności w euro, zobaczysz zarówno kwotę brutto, opłaty, jak i kwotę netto w euro, ale opłaty i kwota netto będą również wyświetlane w dolarach amerykańskich. Stawka fx jest stosowana przez Stripe.

   

8. Jeśli powiązanie już istnieje, aby wyświetlić szczegóły powiązanego rekordu, najedź kursorem na powiązany rekord i kliknij Podgląd. Możesz też kliknąć menu rozwijane Więcej i wybrać opcję Edytuj etykiety powiązań lub Usuń powiązanie.

   
   

9. W razie potrzeby można również edytować powiązania. Aby powiązać płatność z istniejącym rekordem kontaktu, firmy lub transakcji, obok odpowiedniej sekcji typu rekordu kliknij przycisk Dodaj.

Uwaga: w przypadku wprowadzenia zmian w istniejących powiązaniach, stare powiązanie zostanie zastąpione zaktualizowanym powiązaniem. Z rekordem płatności można powiązać tylko jeden rekord subskrypcji, kontaktu, transakcji i firmy, ale rekord kontaktu, firmy, transakcji lub subskrypcji może mieć wiele powiązanych rekordów płatności.

Wydawanie zwrotów lub wysyłanie pokwitowań

Na stronie indeksu Płatności można dokonać zwrotu pieniędzy lub wysłać paragon do kupującego. Płatności muszą zostać pomyślnie przetworzone przed dokonaniem zwrotu.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Płatności.
2. Kliknij kwotę płatności. Rekord płatności otworzy się w prawym panelu.
3. Aby dokonać zwrotu, kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz opcję Zwrot. Zwrot środków nie ma wpływu na aktywną subskrypcję, a rozliczenia będą kontynuowane zgodnie z harmonogramem.
   
   

   

   • W oknie dialogowym wprowadź kwotę zwrotu, a następnie kliknij menu rozwijane Powód i wybierz powód zwrotu.
   • Kliknij przycisk Zwrot kosztów. HubSpot odliczy pierwotną kwotę transakcji od przyszłych wypłat lub obciąży nią konto bankowe użytkownika. Należy pamiętać, że pojawienie się zwrotu na wyciągu z konta kupującego może potrwać od 5 do 10 dni roboczych.

4. Aby wysłać paragon do kupującego, kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Wyślij paragon.
5. W oknie dialogowym domyślnie pojawi się adres e-mail kupującego. Aby zmienić lub dodać innego odbiorcę, w polu Adres e-mail wprowadź inny adres e-mail .
6. Kliknij przycisk Wyślij.
7. Aby pobrać kopię autoryzacji bankowej transakcji obciążeniowej, takiej jak polecenie zapłaty ACH, kliknij menu rozwijane Ach i wybierz opcję Pobierz kopię autoryzacji. Otrzymasz wiadomość e-mail ze szczegółami autoryzacji zawartymi w treści wiadomości.
   
   

   

8. Aby powrócić do strony indeksu płatności, kliknij Finalizacja.

Możesz użyć filtrów na stronie indeksu, aby podzielić płatności na niestandardowe widoki. Można na przykład utworzyć widok zwróconych płatności, płatności dokonanych za pomocą określonej metody płatności (np. polecenia zapłaty ACH) lub nieudanych płatności.

Dostosowywanie paragonów

Wygląd rachunków można dostosować w ustawieniach brandingu konta, w tym nazwę firmy, logo i kolorowy pasek u góry wiadomości e-mail.

Uwaga: wszelkie zmiany wprowadzone w nazwie firmy, logo lub kolorach w ustawieniach brandingu konta będą miały zastosowanie do każdego łącza płatności, niezależnie od tego, który użytkownik utworzył łącze. Zmiany te będą również dotyczyć wszystkich narzędzi korzystających z domyślnego brandingu, w tym stron planowania, dokumentów czatu, wycen i narzędzi czatu.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W lewym menu paska bocznego wybierz opcję Domyślne ustawienia konta.
   • Aby zaktualizować nazwę firmy wyświetlaną na paragonie, w polu Informacje o firmie wprowadź nazwę firmy.
   • Aby zaktualizować logo i kolory, kliknij kartę Branding , a następnie dowiedz się, jak przesłać nowe logo lub wybrać nowy kolor podstawowy.
3. Kliknij przycisk Zapisz.

Dowiedz się więcej o raportowaniu płatności za pomocą raportów dla pojedynczych obiektów i raportów niestandardowych.

Płatności sporne

Jeśli jakiekolwiek płatności zostaną zakwestionowane przez kupujących, możesz śledzić spory od otwarcia do finalizacji i podejmować działania w związku z nimi w HubSpot. Dowiedz się więcej o procesie rozstrzygania sporów w naszym FAQ dotyczącym obciążeń zwrotnych i zwrotów bankowych.

Sposób powiadamiania o sporach

• Zostaniesz powiadomiony wiadomością e-mail o wszczęciu, wygraniu lub utraceniu sporu. Można je wyłączyć w ustawieniach powiadomień o płatnościach. Kliknij Kontrspór, aby rozpocząć odpowiedź na spór.

• Status sporu zostanie wyświetlony w Rekordzie płatności.
• Możesz podejmować działania dotyczące otwartych sporów, które mają status Sporne (wymagane działanie).
• Spory można śledzić za pośrednictwem Rekordu płatności.
• Właściwość sporu może być wykorzystana do uzyskania dodatkowych informacji na temat konkretnego sporu.

Lista płatności o statusie spornym

Status sporu Płatności może być:

• Zakwestionowany (wymagane działanie): spór został otwarty i musi zostać odrzucony lub zaakceptowany.
• Sporny (oczekuje na decyzję): spór został odrzucony i oczekuje na decyzję banku.
• Sporne (wygrane): bank orzekł na korzyść kupca.
• Sporne (utracone): bank orzekł na korzyść posiadacza karty.

Aby wyświetlić płatności o spornych statusach:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Płatności.
2. Kliknij kartę Spory .
3. Sporne płatności zostaną wyświetlone.
   
   

   

   Wyświetlane kolumny to:

   • Kwota brutto.
   • Data płatności.
   • Powiązanie kontaktu w sprawie płatności.
   • Metoda płatności (np. karta, ACH).
   • Status.
   • Data utworzenia sporu.
   • Powód sporu (np. oszustwo, nieotrzymanie produktu).
   • Kwota sporu.
   • Termin rozstrzygnięcia sporu.
   • Data finalizacji sporu.
4. Jeśli chcesz przefiltrować inny widok, w lewym górnym rogu kliknij opcję Status, wybierz jeden lub więcej statusów sporów i zapisz widok.

   
   

5. Aby wyświetlić szczegóły sporu, kliknij kwotę brutto płatności.
6. W prawym panelu wyświetl informacje o sporze w sekcji Szczegóły sporu.
   
   

Reagowanie na spory

Możesz odpowiadać na spory ze statusem Sporne (wymagane działanie) ze strony indeksu płatności i przesyłać dowody bezpośrednio z płatności. Aby odpowiedzieć na spór:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Płatności.
2. Kliknij kartę Spory .
3. Kliknij kwotę brutto spornej płatności.
4.  W prawym panelu, w sekcji Szczegóły sporu:
   • Kliknij opcję Odrzuć spór , aby odrzucić spór.
     • Odpowiedz na pytania dotyczące sporów, a następnie kliknij przycisk Dalej.
     • Podaj wszelkie dodatkowe szczegóły, a następnie kliknij przycisk Dalej.
     • Prześlij swoje dowody, wprowadź wszelkie dodatkowe informacje i kliknij przycisk Ocena.
     • Spór zostanie następnie przeniesiony do statusu Sporne (oczekiwanie na decyzję) . 
     • Spór można śledzić w Rekordzie płatności.
   • Kliknij przycisk Zaakceptuj spór , aby zaakceptować i finalizować spór.
     
     

Śledzenie sporów

Śledzenie aktywności sporu i osi czasu z rekordu płatności.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Płatności.
2. Kliknij kartę Spory .
3. Kliknij kwotę brutto spornej płatności.
4. Szczegóły sporu i oś czasu płatności będą aktualizowane wraz ze statusem sporu w trakcie jego trwania.
   
   

   

Właściwość sporu

Właściwości sporów mogą być dodawane jako kolumny do strony z indeksem płatności i wykorzystywane w innych narzędziach HubSpot, takich jak listy, raporty i Przepływy pracy. Właściwościami spornymi są:

• Data utworzenia sporu: data utworzenia sporu.
• Kwota sporu: kwota, która została zakwestionowana.
• Termin rozstrzygnięcia sporu: termin rozstrzygnięcia sporu.
• Przyczyna sporu: przyczyna sporu.

Korzystanie z płatności w innych narzędziach HubSpot

Dane dotyczące płatności można wykorzystywać w innych narzędziach, takich jak przepływy pracy i listy.

1. Utwórz przepływ pracy oparty na płatnościach , aby automatycznie wysyłać powitalną wiadomość e-mail do kupujących, gdy tylko zostanie dokonana pomyślna płatność, lub twórz zapłacone faktury za pomocą działań przepływu pracy QuickBooks. Na przykład:
   • Użyjwłaściwości Source lub Source ID , aby wyzwalać przepływ pracy, gdy płatność zostanie dokonana przy użyciu dowolnego lub określonego łącza płatności.
     
     
   • Właściwość Status służy do wyzwalania przepływu pracy w przypadku niepowodzenia płatności.
     
     
2. Utwórz segment kontaktów, które dokonały płatności przy użyciu karty kredytowej lub listę kontaktów, które kupiły produkt lub usługę przy użyciu określonego łącza płatności.