Zarządzaj płatnościami

Po skonfigurowaniu narzędzia płatności można rozpocząć zbieranie płatności w HubSpot za pomocą linków płatności lub cytatów. Po zebraniu płatności za pomocą dowolnej z tych metod, szczegóły płatności są przechowywane w rekordzie płatności. Możesz zarządzać zebranymi płatnościami w HubSpot, wystawiając zwroty, ponownie wysyłając pokwitowania i pobierając raporty dotyczące płatności i wypłat.

Aby zarządzać płatnościami, musisz być użytkownikiem z uprawnieniami super administratora lub dostępem do Zarządzaj płatnościami i subskrypcjami . Każdy użytkownik z dostępem do Zarządzania płatnościami i sub skrypcjamimoże przeglądać historię transakcji i wypłat, pobierać raporty płatności i wypłat, ponownie wysyłać pokwitowania, anulować subskrypcje i wydawać zwroty.

Aby zmierzyć wydajność swoich płatności, dowiedz się, jak stworzyć pulpit nawigacyjny przychodów z płatności.

Zbieranie płatności

Gdy płatność zostanie pomyślnie przetworzona przy użyciu linku płatności, zapytania połączonego z narzędziem płatności lub formularza płatności, wystąpi następująca sytuacja:

• Otrzymasz powiadomienie o płatności. Jeśli nie chcesz otrzymywać powiadomienia o zrealizowanej płatności, możesz wyłączyć powiadomienia e-mail o płatnościach w ustawieniach powiadomień.

Uwaga: w przypadku płatności cyklicznych kupujący otrzyma pokwitowanie za każdym razem, gdy zostanie obciążony, ale otrzymasz powiadomienie tylko dla pierwszej dokonanej płatności. Możesz użyć przepływów pracy, aby wysłać wewnętrzne powiadomienia dla kolejnych płatności.

• Kupujący otrzyma kopię rachunku do swojej skrzynki e-mail. Dowiedz się więcej o doświadczeniach związanych z kasą dla kupujących.
• Zostanie utworzony rekord płatności i powiązany z odpowiednim kontaktem, firmą, subskrypcją i rekordem transakcji. Możesz również uzyskać dostęp do swoich rekordów płatności na stronie indeksu płatności.
• Rekord kontaktu zostanie utworzony przy użyciu adresu e-mail, który kupujący wprowadził na stronie kasy, jeśli rekord z tym adresem e-mail jeszcze nie istnieje. Jeśli subskrypcja obejmuje kontakty marketingowe, kontakt zostanie automatycznie ustawiony jako kontakt marketingowy. Dowiedz się, jak ustawić kontakty jako nie-marketingowe, w tym jak stworzyć przepływ pracy, aby zautomatyzować ten proces.

Uwaga: narzędzie do płatności jest przeznaczone do stosowania w standardowych transakcjach płatności online i nie obsługuje zbierania poufnych informacji o płatnościach od klientów ustnie lub telefonicznie. Jeśli złożyłeś płatność w imieniu klienta, może to spowodować, że płatność zostanie powiązana z niewłaściwym kontaktem. Dzieje się tak, ponieważ użytkownik wypełnił wcześniej formularz HubSpot i przesyła płatność przy użyciu nieprywatnego okna przeglądania, co powoduje, że HubSpot używa istniejących plików cookie do powiązania płatności. Aby naprawić nieprawidłowo powiązane płatności, przejdź do rekordu płatności i zaktualizuj powiązany rekord kontaktu.

• Rekord umowy zostanie utworzony na koncie HubSpot, a kwota umowy zostanie zaktualizowana do sumy płatności, w tym wszelkich zastosowanych rabatów. W przypadku płatności cyklicznych nowy rekord transakcji nie będzie tworzony za każdym razem, gdy przetwarzane są płatności cykliczne, ale te płatności pojawią się w rekordzie subskrypcji.

• Kiedy kupujący kupuje powtarzające się pozycje linii używając linku płatności lub zapytania połączonego z narzędziem płatności:
  • HubSpot utworzy jeden rekord subskrypcji, gdy powtarzające się pozycje wierszy mają tę samą częstotliwość płatności i długość terminu. Na przykład, jeśli kupujący zakupi dwie miesięczne subskrypcje o rocznej długości okresu obowiązywania, HubSpot zgrupuje obie powtarzające się pozycje wierszy w tym samym rekordzie subskrypcji. Subskrypcja będzie powiązana z rekordem kontaktu i transakcji.
  • HubSpot utworzy oddzielne rekordy subskrypcji, gdy powtarzające się pozycje linii mają różne częstotliwości płatności lub długość okresu. Na przykład, jeśli kupujący zakupi jedną miesięczną i jedną roczną subskrypcję o rocznej długości terminu, HubSpot utworzy dwa rekordy subskrypcji. Subskrypcje będą powiązane z rekordem kontaktu i transakcji.
  • Kupujący będzie obciążany w każdym cyklu rozliczeniowym zgodnie z warunkami określonymi w cytacie lub łączu płatności, a także zostanie powiadomiony o każdym obciążeniu. Można również włączyć wiadomości e-mail z przypomnieniem, aby powiadomić kupującego 14 dni przed kolejną płatnością za subskrypcję. Powiązane właściwości subskrypcji zostaną również zaktualizowane w HubSpot. Dowiedz się więcej o zarządzaniu subskrypcjami.
• W miarę pojawiania się działań związanych z płatnościami, takich jak złożenie lub zwrot płatności, działania te będą automatycznie pojawiać się w powiązanych z płatnością rejestrach kontaktów, transakcji i firm.

Otrzymywanie wypłat

Wypłaty to środki zdeponowane na Twoim koncie bankowym z zebranych płatności każdego dnia, pomniejszone o wszelkie opłaty, zwroty lub obciążenia zwrotne.

Firma HubSpot będzie wysyłać codziennie wiadomość e-mail z powiadomieniem o wypłacie, zawierającą łączną kwotę wypłaty. Można oczekiwać, że środki z wypłat zostaną wpłacone na konto bankowe w ciągu dwóch dni roboczych w przypadku płatności kartą i w ciągu trzech dni roboczych w przypadku płatności ACH.

Jeśli w niektórych dniach dzienna suma wypłat jest mniejsza niż liczba zwrotów lub obciążeń zwrotnych przetworzonych w tym dniu, firma HubSpot obciąży konto użytkownika w celu pokrycia różnicy. W takich dniach użytkownik otrzyma wiadomość e-mail z wypłatą od firmy HubSpot, zawierającą kwotę, którą obciążono jego konto.

Dowiedz się więcej o automatycznym obciążeniu i wstrzymanych wypłatach w dokumentacji Stripe, partnera HubSpot do przetwarzania płatności.

Pobierz raporty o płatnościach

Możesz pobrać raporty, które zawierają szczegóły Twojej płatności lub wypłaty, a także raport uzgadniania płatności.

• W koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Płatności.
• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Przejdź do wypłat i raportów.
• Na karcie Wypłaty można przejrzeć historię wypłat, w tym poszczególne płatności i ich status. Aby zobaczyć więcej szczegółów na temat wypłaty, kliknijdatę wypłaty , a następnie zobacz szczegóły na prawym pasku bocznym.
• Aby pobrać raport z wpłat lub wypłat z konta, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Pobierz raporty, a następnie wybierz jeden z następujących typów raportów:
  • Uzgodnienie płatności: wyświetlenie listy wypłat z wyszczególnionymi szczegółami płatności. Raport zawiera transakcje zawarte w każdej wypłacie, takie jak płatności, zwroty i opłaty, w porządku malejącym.
  • Szczegóły płatności: przeglądaj wszystkie transakcje klientów, takie jak płatności jednorazowe i powtarzające się, zwroty, opłata transakcyjna i spory.
  • Szczegóły wypłaty: zobacz wszystkie płatności klientów, które są uwzględnione w dziennej sumie wypłat.
• W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Format pliku i wybierz format, a następnie kliknij przycisk Eksportuj.

Wyświetlanie zapisów płatności

Kiedy zbierasz płatność w HubSpot, szczegóły płatności są przechowywane w rekordzie płatności na stronie indeksu płatności.

• W koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Płatności.
• Twoje rekordy płatności pojawią się w tabeli na stronie indeksu. W kolumnie Status , zobacz status płatności:
  • Przetwarzanie: obciążenie konta bankowego kupującego w przypadku płatności dokonanej za pomocą ACH może potrwać od dwóch do trzech dni, w tym czasie status będzie widniał jako Przetwarzanie. Kiedy płatność zostanie przetworzona, status zmieni się na Succeeded lub Failed.
  • Succeeded: płatność została pomyślnie pobrana od kupującego.
  • Nieudana: metoda płatności kupującego nie została pomyślnie obciążona. Ten status dotyczy tylko płatności dokonanych poprzez ACH lub płatności subskrypcyjnych.
  • Częściowo zwrócona: płatność została zwrócona w kwocie mniejszej niż pierwotnie zapłacona przez kupującego.
  • Zwrócona : całkowita kwota oryginalnej płatności została zwrócona.
  • Przetwarzanie zwrotu: złożono wniosek o zwrot. Przetwarzanie zwrotów dla płatności dokonanych za pośrednictwem ACH może trwać od pięciu do dziesięciu dni roboczych.

• Użyj filtrów na górze, aby posegregować rekordy płatności według właściwości takich jak status, metoda płatności lub kwota. Dowiedz się więcej o przeglądaniu i filtrowaniu rekord ów na stronie indeksu.
• W kolumnie Kwota brutto kliknij kwotę płatności.
• Rekord płatności otworzy się w prawym panelu. Będzie on zawierał podsumowanie kwoty płatności, datę płatności, klienta oraz sposób płatności.
• Rekord zawiera również różne sekcje dla historii płatności, pozycji linii, subskrypcji i skojarzeń rekordów. Aby zwinąć lub rozwinąć sekcję, kliknij jej nazwę .
  
  

  

• Jeśli asocjacja już istnieje, aby wyświetlić szczegóły powiązanego rekordu, najedź na powiązany rekord i kliknij Podgląd. Lub kliknij na menu rozwijane Więcej i wybierz Edycja etykiet skojarzeń lub Usuń skojarzenie.

• W razie potrzeby możesz również edytować skojarzenia. Aby powiązać płatność z istniejącym rekordem kontaktu, firmy lub transakcji, obok odpowiedniej sekcji typu rekordu kliknij przycisk Dodaj.

Uwaga: jeśli dokonasz zmian w istniejących skojarzeniach, stare skojarzenie zostanie zastąpione zaktualizowanym. Możesz powiązać tylko jeden rekord subskrypcji, kontaktu, umowy i firmy z rekordem płatności, ale rekord kontaktu, firmy, umowy lub subskrypcji może mieć wiele powiązanych rekordów płatności.

Wydawanie zwrotów lub wysyłanie pokwitowań

Możesz wystawić zwrot pieniędzy lub ponownie wysłać rachunek do kupującego ze strony indeksu płatności. Płatność musi zostać pomyślnie przetworzona, zanim będziesz mógł wydać zwrot pieniędzy.

• W koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Płatności.
• Kliknij kwotę płatności. Rekord płatności otworzy się w prawym panelu.
• Aby dokonać zwrotu, kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz opcję Zwrot. Wydanie zwrotu nie ma wpływu na aktywną subskrypcję, a rozliczenia będą kontynuowane zgodnie z harmonogramem.

• • W oknie dialogowym wprowadź kwotę zwrotu, a następnie kliknij menu rozwijane Powód i wybierz powód zwrotu.
  • Kliknij przycisk Refundacja. HubSpot odliczy pierwotną kwotę transakcji od przyszłych wypłat lub obciąży nią konto bankowe. Pamiętaj, że pojawienie się zwrotu na wyciągu klienta może zająć od 5 do 10 dni roboczych.
• Aby ponownie wysłać paragon do klienta, kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz opcję Wyślij paragon.
  • W oknie dialogowym domyślnie pojawi się adres e-mail klienta. Aby zmienić lub dodać innego odbiorcę, w polu Adres e-mail wprowadź inny adres e-mail.
  • Kliknij przycisk Wyślij.
• Aby pobrać kopię autoryzacji transakcji ACH,kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz opcję Pobierz kopię autoryzacji. Otrzymasz wiadomość e-mail zawierającą szczegóły autoryzacji ACH w treści wiadomości.

• Aby powrócić do strony indeksu płatności, kliknij przycisk Zamknij.

Możesz użyć filtrów na stronie indeksu, aby podzielić swoje płatności na własne widoki. Na przykład, możesz stworzyć widok zwróconych płatności, płatności dokonanych przez ACH lub nieudanych płatności.

Dostosowywanie paragonów

Wygląd paragonów można dostosować w ustawieniach brandingu swojego konta:

Uwaga: wszelkie zmiany wprowadzone do nazwy firmy, logo lub kolorów w ustawieniach marki konta będą miały zastosowanie do każdego linku płatności, niezależnie od tego, który użytkownik utworzył link. Zmiany te będą miały również zastosowanie do wszystkich narzędzi, które używają domyślnego brandingu, w tym stron planowania, dokumentów sprzedaży, ofert i przepływów czatu.

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego wybierz opcję Account defaults.
  • Aby zaktualizować nazwę firmy, która pojawia się na paragonie, w polu Informacje o firmie wpisz nazwę swojej firmy.
  • Aby zaktualizować logo i kolory, które pojawiają się na stronie kasy, kliknij kartę Branding , a następnie dowiedz się, jak przesłać nowe logo lub wybrać nowy kolor podstawowy.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Dowiedz się więcej o raportowaniu płatności za pomocą raportów pojedynczych obiektów i raportów niestandardowych.

Wykorzystanie płatności w innych narzędziach HubSpot

Dane dotyczące płatności można wykorzystać w innych narzędziach, takich jak przepływy pracy i listy.

• Utwórz przepływ pracy oparty na płatnościach, aby automatycznie wysyłać powitalną wiadomość e-mail do kupujących, gdy tylko zostanie dokonana udana płatność, lub utwórz zapłacone faktury za pomocą działań przepływu pracy w programie QuickBooks. Na przykład:
  • Użyjwłaściwości Źródło lub ID źródła, aby uruchomić przepływ pracy, gdy płatność jest dokonywana przy użyciu dowolnego linku płatności lub określonego.
    
    
    
  • Użyj właściwości Status, aby uruchomić przepływ pracy, gdy płatność nie powiodła się.
    
    
• Utwórz listę kontaktów, które dokonały płatności przy użyciu karty kredytowej lub listę kontaktów, które kupiły produkt lub usługę przy użyciu określonego łącza płatności.