Skapa en NetSuite-försäljningsorder i HubSpot

När du har kopplat ihop HubSpot och NetSuite kan du skapa NetSuite-försäljningsorder direkt från HubSpot för att hålla affärs- och orderuppgifterna synkroniserade mellan de båda plattformarna. Du kan automatisktsätta igång skapandet av försäljningsorder med hjälp av affärsbaserade arbetsflöden, eller skapa order manuellt utifrån en affärspost. När en försäljningsorder skapas genereras en motsvarande HubSpot-order som automatiskt kopplas till affären.

Innan du börjar

• Produkterna i ditt HubSpot-produktbibliotek måste matcha motsvarande artiklar i NetSuite. Detta kan åstadkommas antingen genom att aktivera produktsynkronisering eller genom att manuellt koppla NetSuite-artikelnamn/-nummer till HubSpot-produktens SKU.
• Företagets valuta i ditt HubSpot-konto måste stämma överens med den basvaluta som är inställd i ditt NetSuite-konto.
• När du skapar en försäljningsorder i HubSpot ska du inkludera alla obligatoriska fält från en NetSuite-försäljningsorder. För att identifiera dessa fält skapar du en försäljningsorder i NetSuite och noterar vilka fält som är obligatoriska.
• Konfigurera synkroniseringen av NetSuite-försäljningsorder till HubSpot-order innan du skapar order i HubSpot. Om synkroniseringen inte är konfigurerad kommer en NetSuite-försäljningsorder inte att skapa en motsvarande HubSpot-order.
• Om ditt NetSuite-konto använder äldre skattesystem och din försäljningsorderformulär kräver en skattekod, ställ in fältet Skattekod i arbetsflödesåtgärden. Skattekoder hämtas från NetSuite för det valda dotterbolaget, så dotterbolaget måste ha en skattemyndighet konfigurerad.

Konfigurera produktsynkroniseringen

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på NetSuite.
3. Gå till fliken CRM-synkroniseringar.
4. Klicka på Synkronisera mer data.
5. På sidan Välj de data du vill synkronisera klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt för NetSuite och väljer det objekt som ska synkroniseras till HubSpot-produkter. Du kan synkronisera monteringsartiklar, lagerartiklar, satsartiklar, återförsäljningsartiklar som inte ingår i lagret, försäljningsartiklar som inte ingår i lagret, återförsäljningsartiklar för tjänster och försäljningsartiklar för tjänster.
6. Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett objekt för HubSpot och välj Produkter.
7. Klicka på rullgardinsmenyn med pilarna och välj om synkroniseringen ska vara dubbelriktad eller enkelriktad mellan appen och HubSpot, eller tvärtom.
8. Slutför konfigurationen av synkroniseringen och aktivera den. Läs mer om hur du anpassar dina synkroniseringsinställningar.

Koppla NetSuite-artikeln till HubSpot-produkten

För att synkronisera NetSuite-artiklar, till exempel presentkort eller direktlevererade artiklar, med HubSpot-produkter lägger du till NetSuite-artikelns namn/nummer i fältet SKU för HubSpot-produkten.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Produkter. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Produkter.
2. Klicka på den produkt som du vill koppla till NetSuite-artikeln.
3. Ange NetSuite-artikelnumret (artikelnamn/nummer) i fältet SKU. NetSuite-artikeln måste vara aktiv i NetSuite. Inaktiva artiklar kan inte läggas till i försäljningsorder.
4. Klicka på Spara.

Skapa NetSuite-försäljningsorder med hjälp av affärsbaserade arbetsflöden

Observera: en NetSuite-kundsynkronisering krävs för den här funktionen. När du konfigurerar integrationsinställningarna för synkronisering måste du välja alternativet Företagskunder eller Privatkunder.

Använd affärsbaserade arbetsflöden för att automatiskt skapa NetSuite-försäljningsorder när arbetsflödet utlöses.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på NetSuite.
3. Klicka på fliken Upptäck funktioner.
4. På kortet Automatisera dina NetSuite-försäljningsorder klickar du på Gå till arbetsflöden.
5. Om du vill redigera ett befintligt arbetsflöde håller du muspekaren över arbetsflödet och klickar sedan på Redigera. Du kan också lära dig hur du skapar ett nytt affärsbaserat arbetsflöde.
6. I arbetsflödesredigeraren klickar du på plusikonen (+) för att lägga till en åtgärd.
7. Sök efter NetSuite i den vänstra panelen och välj Skapa en NetSuite-försäljningsorder.

8. Konfigurera åtgärden ”NetSuite-försäljningsorder”. Följande fält är obligatoriska om inte annat anges:

• • NetSuite-konto: en lista över anslutna NetSuite-konton visas; välj ett konto för att skapa försäljningsordern.
  • Artiklar: ange de radposter som hör till affären som artiklar för försäljningsordern. Skattekoder för radposter mappas automatiskt till motsvarande NetSuite-skattekoder under synkroniseringen.
  • Artikelpris: välj Använd HubSpot-artikelpris eller Använd NetSuite-listpris.
  • Dotterbolag: en lista över dotterbolag som är kopplade till det valda NetSuite- -kontot visas. Välj ett dotterbolag för att skapa försäljningsordern.

• • Kund: välj antingen Använd den första kopplade HubSpot-kontakten eller Använd det första kopplade HubSpot-företaget för att ange den utsedda kunden för försäljningsordern.
  • Inkludera bilagor (valfritt): markera kryssrutan för att inkludera alla filer från avsnittet Bilagor i en HubSpot-affärsrekord i motsvarande NetSuite-order.
  • NetSuite-mapp: välj vilken mapp bilagorna ska skapas i.

• • Skattkod (valfritt): välj en skattkod som ska tillämpas på försäljningsorderns radposter. Listan visar de skattekoder som har konfigurerats i NetSuite för det valda dotterbolaget.
    • En skattekod används av NetSuite-konton med äldre skattesystem, där en skattekod krävs för varje rad i en försäljningsorder. För SuiteTax-konton ska detta fält lämnas tomt, då NetSuites skattemotor beräknar skatten automatiskt.

Observera: om din NetSuite-försäljningsorderformulär kräver en skattekod måste du fylla i detta fält, annars skapas inte försäljningsordern. Om inga alternativ visas i rullgardinsmenynska du kontrollera att kontot använder den äldre skattemodellen och att det valda dotterbolaget har en skattemyndighet konfigurerad i NetSuite.

• • För att lägga till ett annat fält i försäljningsordern klickar du på rullgardinsmenyn Lägg till ett annat fält och väljer ett fält. Endast standardfält i NetSuite visas; referensfält visas inte.
    • För att fylla i fältet med egenskapsvärden från den registrerade affärsposten klickar du på ”Affär” i detta arbetsflöde. Välj sedan en egenskap.
    • Om du vill fylla i fältet baserat på andra åtgärder i arbetsflödet klickar du på åtgärdens namn och väljer ett alternativ. Du kan fylla i fält baserat på resultatet av en åtgärd eller utdata från åtgärden.
    • Om du vill ta bort ett fält från försäljningsordern klickar du påborttagningsikonen ” delete ” bredvid fältet.

När arbetsflödet har skapat en NetSuite-försäljningsorder skapas automatiskt en motsvarande HubSpot-order. HubSpot-ordern kopplas till både HubSpot-affären och NetSuite-försäljningsordern.

Observera: se till att du har konfigurerat synkroniseringen mellan NetSuite-försäljningsordern och HubSpot-ordern. Om synkroniseringen inte är konfigurerad kommer ingen motsvarande HubSpot-order att skapas när du skapar en NetSuite-försäljningsorder.

Skapa en NetSuite-försäljningsorder från en affärsrekord

Så här skapar du manuellt en NetSuite-försäljningsorder från en affärspost i HubSpot:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Affärer. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Affärer.
2. Klicka på namnet på den affär du vill skapa en NetSuite-försäljningsorder för.
3. I höger sidofält för affären, på kortet Försäljningsorder, klickar du på Lägg till > Skapa en NetSuite-försäljningsorder.

4. På sidan Konto väljer du NetSuite-kontot och det anpassade formuläret för att skapa en försäljningsorder.
5. Klicka på Nästa.
6. På sidan Kund väljer du den NetSuite-kund och det dotterbolagskonto som du vill skapa en försäljningsorder för.
7. Klicka på Nästa.
8. På sidan Bilagor klickar du på rullgardinsmenyn Inkludera bilaga och väljer om du vill inkludera bilagor.
9. Klicka på Nästa.
10. På sidan Order lägger du till orderinformationen i fälten för försäljningsordern utifrån den anpassade formulärtyp du har valt.
11. På sidan Granska granskar du försäljningsordern och gör eventuella ändringar.
12. Klicka på Skapa försäljningsorder.

När du har skapat en NetSuite-försäljningsorder skapas en motsvarande HubSpot-order automatiskt. HubSpot-ordern kopplas till både HubSpot-affären och NetSuite-försäljningsordern.

Observera: se till att du har konfigurerat synkroniseringen mellan NetSuite-försäljningsordern och HubSpot-ordern. Om synkroniseringen inte är konfigurerad kommer ingen motsvarande HubSpot-order att skapas när du skapar en NetSuite-försäljningsorder.