Skapa synkroniseringsegenskaper som kopierar data till associerade poster

Med fälttypen property sync i HubSpot kan du synkronisera värden mellan associerade objekt i ditt CRM. Synkroniseringsegenskaper uppdateras automatiskt när ett egenskapsvärde ställs in eller ändras i en associerad post, så du behöver inte manuellt uppdatera flera poster med samma information.

Du vill till exempel visa en associerad kontakts telefonnummer på dina erbjudanden för att minska manuell inmatning och snabbt visa data. Du skapar avtalsegenskapen med fälttypen för synkronisering av egendom. Resultatet är att den associerade kontaktens telefonnummer visas på avtalet. Avtalsegenskapen uppdateras automatiskt om värdet för kontaktens telefonnummer ändras.

Följande beteende gäller för synkroniseringsegenskaper.

• Synkegenskapens värden är skrivskyddade.
• Synkningsegenskaper kan inte kopiera data från egenskaper med begränsad åtkomst för visning och redigering.
• Det måste finnas en association mellan objekten för att en synkegenskap ska kunna skapas. Läs om hur du associerar poster, eller om du använder anpassade objekt, hur du definierar anpassade objektassociationer.

Om du har befintliga arbetsflöden som synkroniserar egenskapsvärden kan du läsa mer om huruvida dina arbetsflöden kan ersättas av synkroniseringsegenskaper. Om du vill synkronisera data mellan HubSpot och andra appar kan du läsa mer om anslutna appar.

Observera: beroende på din HubSpot-prenumeration finns det en gräns för hur många synkroniseringsegenskaper du kan skapa.

Skapa synkroniseringsegenskaper

För att skapa en synkroniseringsegenskap:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Properties i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på Skapa egenskap.
• Välj objekttyp för egenskapen. Detta är det objekt som du vill att egenskapen ska visas på och som har data synkroniserade med sig (välj t.ex. Deal för att fylla i synkroniseringsegenskapen på deal-poster).
• Ange andra grundläggande uppgifter om egenskapen och klicka sedan på påfliken Fälttyp .
• Välj Property sync som fälttyp.
• Välj källposttyp. Detta är det objekt som fastighetsuppgifterna kommer att hämtas från. (t.ex. Contact för att hämta från kontaktposter).
• Välj källpostens egenskap. Detta är den egenskap som data kommer att hämtas från.
• Om objektrelationen har definierade associationsetiketter väljer du vilka associationer som ska synkroniseras från:
  • Alla associationsetiketter: synkronisera från en associerad post oavsett dess etikett.
  • Välj associationsetiketter: synkronisera från en associerad post med en specifik associationsetikett (t.ex. Primär för att synkronisera data endast från postens primära företag).

• Välj de kriterier som avgör vilken post som data ska synkroniseras från. Detta krävs om egenskapen tar hänsyn till alla associationer mellan objekten eller om du har valt en etikett som kan användas av många poster. Om du vill ange vilken post som ska synkroniseras från klickar du på rullgardinsmenyn Välj vilket [objekt] som ska synkroniseras från och väljer sedan ett alternativ:
  • Skapades först: värdena synkroniseras från den äldsta associerade posten. För en specifik associationsetikett synkroniseras värden från den äldsta associerade posten med den etiketten.
  • Senast skapad: värdena synkroniseras från den nyaste associerade posten. För en viss associationsetikett synkroniseras värdena från den nyaste associerade posten med den etiketten.

• Klicka på Skapa.

Använd synkroniseringsegenskaper i CRM

När du har skapat en synkegenskap kommer synkegenskapen också att uppdateras när du anger eller uppdaterar källegenskapen. Synkroniseringen bör ske på mindre än fem sekunder, men kan ta längre tid för större datamängder. Du kan visa det synkroniserade värdet på samma sätt som andra egenskaper i CRM. Du kan också visa källhistoriken, som visar var värdet synkroniserades från. Om du använder exemplet med affären ovan måste du navigera till affären för att visa dessa detaljer.

Migrera från arbetsflöden till synkroniseringsegenskaper

Om du har använt arbetsflöden för att kopiera egenskapsvärden mellan objekt kan du i vissa scenarier ersätta arbetsflödena med nya synkroniseringsegenskaper.

Synkningsegenskaper kopierar data i en riktning och förlitar sig på att en källegenskap (t.ex. Telefonnummer i en kontaktpost) kopierar data till den synkningsegenskap du skapar (t.ex. Synkningsegenskap Telefon i en avtalspost). Beroende på i vilken riktning du vill synkronisera data kan du bestämma om du vill ersätta ditt arbetsflöde med en synkroniseringsegenskap eller inte:

• Om du vill uppdatera egenskapens värde på båda sidor bör du fortsätta att använda ditt befintliga arbetsflöde. Sync-egenskaper stöder inte dubbelriktad synkronisering.
• Om du bara vill kopiera data i en riktning kan du ersätta ditt arbetsflöde med sync-egenskaper.

Så här migrerar du från ett arbetsflöde för datasynkronisering till att använda en synkegenskap:

• Skapa en synkegenskap för målobjektet. Om ditt arbetsflöde till exempel synkroniserar data till en affärsegenskap skapar du en affärssynkegenskap.
• I dina egenskapsinställningar klickar du på den egenskap som arbetsflödet för närvarande synkroniserar data till och klickar sedan på fliken Används i för att förstå vilka verktyg som använder egenskapen (t.ex. listor, rapporter, arbetsflöden).
• Ersätt egenskapen i de berörda verktygen med din nya synkroniseringsegenskap. Innan du ersätter rekommenderas att du klonar de tillgångar eller processer där egenskapen används och sedan lägger till den nya synkroniseringsegenskapen i den klonade versionen för att bekräfta att synkroniseringen fungerar som förväntat (t.ex. klona en rapport). För konton med en Enterprise-prenumeration kan du också testa ersättningarna i ett sandlådekonto.
• När synkroniseringsegenskapen har lagts till i berörda verktyg stänger du av ditt arbetsflöde. Ta inte bort arbetsflödet förrän synkroniseringen fungerar som förväntat.
• När din synkroniseringsegenskap fungerar som förväntat kan du ta bort arbetsflödet.

Observera: för tillgångar eller processer som kräver historiska data bör du vänta tills din synkroniseringsegenskap har tillräckligt med data innan du ersätter den tidigare använda egenskapen.