Skapa och hantera kopplingar mellan CRM-poster med hjälp av arbetsflöden

Använd arbetsflöden för att skapa nya kopplingar mellan poster. Du kan också tillämpa, uppdatera och ta bort kopplingsetiketter för dina poster. När du tar bort kopplingsetiketter kan du även ta bort alla kopplingar med den valda etiketten. Denna åtgärd kan även användas med andra poster som är kopplade till den valda posten. 

Om du skapar en post i ett arbetsflöde använder du åtgärden Skapa post för att ställa in kopplingen under postskapandet. Använd Skapa kopplingar för att koppla samman poster som redan finns. Läs mer om att skapa poster med arbetsflöden. 

Vilka begränsningar finns vid hantering av kopplingar med kopplingsåtgärder i arbetsflöden i HubSpot?

• Associeringsåtgärder är endast tillgängliga för följande objekttyper: kontakt, företag, affär, ärende, lead, möten, kurser, annonser, tjänster, faktura, order, betalning, prenumeration, avtal (BETA), kreditnota, app-objekt och anpassade objekt.

• Dessa åtgärder kan inte användas med andra objekt såsom produkter, offerter osv. 

• Du kan också skapa kopplingar för andra associerade poster, inte bara den registrerade posten. Istället för den registrerade kontakten kan du till exempel skapa kopplingar mellan en kontakts associerade företag och affärer baserat på matchande egenskaper från dessa andra objekttyper. När du gör detta kan du välja mellan följande målgruppsalternativ för andra objekttyper:
  • Alla associerade poster (upp till de 100 senast associerade)
  • Senast uppdaterade
  • De senast skapade
  • Först skapade
  • Senast associerade
  • Först kopplade
  • Kopplade poster med en specifik etikett

Så här skapar du nya kopplingar mellan poster med hjälp av arbetsflöden

Använd den här åtgärden för att skapa nya kopplingar inom CRM-poster. Du kan till exempel skapa kopplingar mellan kontakter och företag när de har matchande värden för egenskapen Företagsnamn.

Du kan också skapa kopplingar för kopplade poster till den registrerade posten. Istället för den registrerade kontakten kan du till exempel skapa kopplingar mellan kontaktens kopplade företag och affärer baserat på matchande egenskaper från dessa andra objekttyper.

När du skapar kopplingar rekommenderas det att använda kopplingsetiketter, eftersom det ger fler hanteringsalternativ i arbetsflödesverktyget. Du kan till exempel ta bort kopplingar mellan poster med åtgärden Ta bort kopplingsetiketter, men detta går inte för poster utan kopplingsetiketter. 

Så här skapar du en ny koppling:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka pånamnet på ett befintligt arbetsflöde eller skapa ett nytt arbetsflöde.
3. Ställ in dina registreringsutlösare.
4. Klicka på plusikonen (+) för att lägga till en åtgärd.
5. I den vänstra panelen klickar du för att expandera CRM-avsnittet . Klickasedan på Skapa kopplingar.
6. Konfigurera detaljerna för åtgärden Skapa kopplingar: 

• • Objekt att associera från: objekttypen för den post där den nya kopplingen ska skapas.
    • Detta ställs in som standard till arbetsflödets registrerade objekttyp (dvs. den registrerade kontakten i ett kontaktbaserat arbetsflöde).
    • Du kan också skapa kopplingar för poster som är kopplade till den registrerade posten, till exempel ett registrerat kontakts associerade företag.

• • Objekt att koppla till: objekttypen för den post som ska kopplas till den registrerade posten.
    • Du kan skapa kopplingar till andra objekt eller aktiviteter. Du kan till exempel skapa en koppling mellan en kontakt och en affär eller mellan en kontakt och en mötesaktivitet.
    • Om du skapar en koppling till en aktivitet kan du välja mellan följande aktivitetstyper: Anteckningar, Uppgifter, Möten, Samtal, E-post, Kommunikation och Post.
  • Skapa endast koppling utan att tillämpa någon etikett: markera denna kryssruta för att koppla poster utan att tillämpa en kopplingsetikett. 
  • Välj en etikett att tillämpa: markera den kopplingsetikett som ska tillämpas på den nyligen kopplade posten.
    • Det här alternativet visas endast om du har valt att skapa en koppling med en kopplingsetikett. 
    • Om inga etiketter finns tillgängliga måste du först skapa kopplingsetiketten för den aktuella kopplingstypen.
  • Skapa koppling när följande gäller: för åtgärden Skapa kopplingar väljer du alternativet Matchande egenskapsvärden . 
    • När egenskaper mellan poster matchas används endast egenskapsvärden för att avgöra matchningen. I allmänhet används inte etiketten och det interna namnet på de valda egenskaperna för matchning, med undantag för uppräkningsegenskaper där det interna namnet används för matchning. 
    • Om en kontakt till exempel har en egenskap för Stad med värdet Boston och ett företag har en egenskap för Plats med värdet Boston, kommer kontakten och företaget att matchas och en koppling skapas. 
    • Alternativt, om en kontakt har en uppräkningsegenskap för ”Stad” med etiketten ”Boston Logan International Airport” och det interna namnet ”Boston”, kommer ”Boston”att användas för matchning av egenskapsvärden.
  • Välj en egenskap i den registrerade posten: välj en egenskap från den registrerade posten som ska matchas med en motsvarande egenskap från den post som ska kopplas samman. 
  • Välj en egenskap att matcha mot: välj en egenskap från posten som ska länkas till en matchande egenskap från den registrerade posten. Kopplingen skapas endast om de matchande egenskapsvärdena finns både i den registrerade posten och i den post som ska kopplas. För att till exempel koppla affärer till företag måste arbetsflödet matcha en affärsegenskap mot en företagsegenskap med samma värde. Du kan inte använda egenskapsvärden från kopplade poster.

Så här tillämpar du kopplingsetiketter på en post med hjälp av arbetsflöden

Använd den här åtgärden för att tillämpa en kopplingsetikett på redan kopplade poster. Du kan välja att tillämpa kopplingsetiketter på alla kopplade poster av en viss objekttyp eller ytterligare specificera vilka kopplade poster som kopplingsetiketten ska tillämpas på. Du kan också tillämpa associationsetiketter på associerade poster för den registrerade posten. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka pånamnet på ett befintligt arbetsflöde eller skapa ett nytt arbetsflöde.
3. Ställ in dina registreringsutlösare.
4. Klicka på plusikonen (+) för att lägga till en åtgärd.
5. I den vänstra panelen klickar du för att expandera CRM-avsnittet . Klickasedan på Tillämpa associeringsetiketter.
6. Konfigurera detaljerna för åtgärden Tillämpa associeringsetiketter :
   
   • Objekt att associera från: objekttypen för den post där associeringsetiketten ska tillämpas.
     • Detta ställs in som standard till arbetsflödets registrerade objekttyp (dvs. den registrerade kontakten i ett kontaktbaserat arbetsflöde).
     • Du kan också tillämpa kopplingsetiketter för kopplade poster till den registrerade posten, till exempel kontakter som är kopplade till en registrerad affär i ett affärsbaserat arbetsflöde.

1. • Associerat objekt: objekttypen för poster som är associerade med den registrerade posten. Endast objekt med definierade associeringsetiketter visas. 
   • Välj etikett för associerat objekt: den associeringsetikett som ska tillämpas på de associerade posterna. 
   • Tillämpa vald etikett på alla associerade poster: markera denna kryssruta för att tillämpa associeringsetiketten på alla poster av den valda objekttypen som är associerade med den registrerade posten.
   • Begränsa vilka poster som ska omfattas: välj detta för att begränsa vilka associerade poster åtgärden ska tillämpas på. Detta fält visas endast om alternativet Tillämpa vald etikett på alla associerade poster inte har valts.  
     • Genom att matcha egenskap: associeringsetiketten tillämpas endast när värdet för den angivna egenskapen matchar värdet för motsvarande egenskap i den registrerade posten. Du kanske till exempel endast vill ange en beslutsfattare när både kontakten och det associerade företaget har samma värde för egenskapen Land/Region . Vid matchning är egenskapsvärdena skiftlägeskänsliga.
       • Välj en egenskap för den registrerade posten: välj en egenskap från den registrerade posten som ska matchas med en motsvarande egenskap från den associerade posten. 
       • Välj en egenskap i den associerade posten: välj en egenskap från den associerade posten som ska matchas med en motsvarande egenskap från den registrerade posten. 

Observera: vid matchning av egenskaper mellan poster används endast egenskapsvärden för att avgöra om en matchning föreligger. Etiketten och det interna namnet på de valda egenskaperna används inte för matchningen. I allmänhet används inte etiketten och det interna namnet på de valda egenskaperna för matchningen, med undantag för uppräknings-egenskaper där det interna namnet används för matchningen. Om en kontakt till exempel har en egenskap för Stad med värdet Boston och ett företag har en egenskap för Plats med värdet Boston, kommer kontakten och företaget att matchas och en koppling skapas.

• • • Efter egenskapsvärde för registrerad post: kopplingsetiketten tillämpas endast när den registrerade posten uppfyller kraven för de angivna egenskapsvärdena. Du kanske till exempel endast vill tillämpa en kopplingsetikett av typen Beslutsfattare när det registrerade företaget har fler än fem anställda. 
      • Välj en egenskap för den registrerade posten: välj en egenskap från den registrerade posten. 
      • Operator: välj mellan operatorerna ”är lika med” eller ”är inte lika med”
      • Inmatningsvärde för den registrerade posten: välj eller ange ett egenskapsvärde som ska användas med operatorn. 

7. • • Efter egenskapsvärde för associerad post: associeringsetiketten tillämpas endast när den associerade posten uppfyller kraven för de angivna egenskapsvärdena. Du kanske till exempel vill tillämpa en associeringsetikett av typen ”Beslutsfattare endast ” när kontaktens egenskap ”Befattning” har angetts som ”Chef”. 
       • Välj en egenskap i den associerade posten: välj en egenskap från den associerade posten. 
       • Operator: välj mellan operatorerna ”är lika med” eller ”är inte lika med”
       • Ingångsvärde för associerad post: välj eller ange ett egenskapsvärde som ska användas med operatorn. 
8. När du har konfigurerat åtgärden Skapa kopplingar klickar du på Spara högst upp.

Så här uppdaterar du en postens

associeringsetiketter med hjälp av arbetsflöden

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka pånamnet på ett befintligt arbetsflöde eller skapa ett nytt arbetsflöde.
3. Ställ in dina registreringsutlösare.
4. Klicka på plusikonen (+) för att lägga till en åtgärd.
5. I den vänstra panelen klickar du för att expandera CRM-avsnittet . Klickasedan på Uppdatera kopplingsetiketter.
6. Konfigurera detaljerna för åtgärden Uppdatera kopplingsetiketter :
   
   • Objekt att associera från: objekttypen för den post där den uppdaterade associeringsetiketten ska tillämpas.
     • Detta kommer som standard att ställas in på arbetsflödets registrerade objekttyp (dvs. den registrerade kontakten i ett kontaktbaserat arbetsflöde).
     • Du kan också uppdatera kopplingsetiketter för kopplade poster till den registrerade posten, till exempel företag som är kopplade till kontakter med en registrerad affär i ett affärsbaserat arbetsflöde.

1. • Associerat objekt: det objekt som är associerat med posten. Endast objekt med definierade associeringsetiketter visas.
   • Välj befintlig etikett: den aktuella kopplingsetiketten som används för att koppla samman de olika posterna. 
   • Lägg till eller ersätt befintlig etikett: du kan välja att lägga till eller ersätta den befintliga kopplingsetiketten.
     • Lägg till i befintlig etikett: lägg till en kopplingsetikett till den befintliga kopplingsetiketten. Om en kontakt till exempel för närvarande har kopplingsetiketten Primär kommer tillägget av kopplingsetiketten Beslutsfattare att uppdatera de kontakter som är kopplade till de registrerade posterna till kopplingsetiketterna Primär och Beslutsfattare .
     • Ersätt en befintlig etikett: ta bort den befintliga kopplingsetiketten och lägg till en ny kopplingsetikett. Om en kontakt till exempel för närvarande har kopplingsetiketten ”Primär kontakt” kommer valet av denna åtgärd tillsammans med kopplingsetiketten ”Beslutsfattare” att uppdatera de kontakter som är kopplade till de registrerade posterna så att de endast har kopplingsetiketten ”Beslutsfattare ”.
   • Välj etikett att lägga till eller ersätta befintlig etikett med: välj den nya associeringsetiketten som ska läggas till eller ersätta den befintliga associeringsetiketten med. 
2. När du har konfigurerat åtgärden ”Uppdatera kopplingsetikett ” klickar du på Spara högst upp.
    
    
    

Så här tar du bort en postens befintliga kopplingsetiketter och kopplingar med hjälp av arbetsflöden

Använd den här åtgärden för att rensa befintliga kopplingsetiketter. När du gör det kan du också välja att behålla eller ta bort kopplingarna mellan poster med den här etiketten. Du kan även välja att ta bort kopplingsetiketter för andra kopplade poster till den registrerade posten. 

Det går dock inte att ta bort kopplingar utan en etikett med hjälp av arbetsflöden. Istället rekommenderas det att använda API-ändpunkterna Ta bort en koppling eller Ta bort flera kopplingar mellan CRM-objekt för att ta bort kopplingar i bulk.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka pånamnet på ett befintligt arbetsflöde eller skapa ett nytt arbetsflöde.
3. Ställ in dina utlösare för registrering.
4. Klicka på plusikonen (+) för att lägga till en åtgärd.
5. I den vänstra panelen klickar du för att expandera CRM-avsnittet . Klickasedan på Ta bort kopplingsetiketter.
6. Konfigurera detaljerna för åtgärden Ta bort kopplingsetiketter :
   
   • Objekt att associera från: objekttypen för den post där associeringsetiketten ska tas bort.
     • Detta ställs in som standard till den objekttyp som är registrerad i arbetsflödet (dvs. den registrerade kontakten i ett kontaktbaserat arbetsflöde).
     • Du kan också rensa kopplingsetiketter för andra kopplade poster till den registrerade posten.

1. • Associerat objekt: det objekt som är associerat med posten. Endast objekt med definierade associeringsetiketter visas. 
   • Välj befintliga etiketter som ska tas bort: välj de kopplingsetiketter som ska tas bort från både den registrerade posten och de associerade objekten. 
   • Ta bort befintliga kopplingar med denna etikett: markera denna kryssruta för att ta bort kopplingarna mellan posterna. 
2. När du har konfigurerat åtgärden Uppdatera kopplingsetikett klickar du på Spara högst upp.

Observera: Denna åtgärd har en daglig gräns på 5 miljoner utföranden, inklusive misslyckade utföranden.