使用工作流程將資料新增至 Google 試算表

請使用「建立 Google 試算表」或「更新 Google 試算表資料」這兩個動作， 將 HubSpot 屬性中的資料傳送至您的試算表。例如，您可以使用此動作，將新潛在客戶的聯絡人資料傳送至試算表，供您的銷售外聯團隊使用。

在透過工作流程將資料新增至 Google 試算表之前，您需要先將 Google 試算表與您的 HubSpot 帳戶連結。您可以透過「應用程式市集」或在工作流程內 進行應用程式連結。

開始之前

從 HubSpot 將資料傳送至 Google 試算表時，請注意以下事項：

• 預設情況下，HubSpot 會將內部屬性值傳送至 Google 試算表。至於日期，HubSpot 會傳送以毫秒為單位的 Unix 時間戳記。
  
  • 若您擁有Data Hub Professional訂閱方案，可透過在「建立 Google 試算表列」動作之前新增「格式化資料」動作，將日期屬性格式化為您所需的樣式。接著，在 Google 試算表動作的「屬性」下拉式選單中，選取來自「格式化資料」動作的日期輸出結果。
  • 您也可以透過在試算表的獨立欄位中加入以下公式，將 Google 試算表 中的日期從毫秒轉換為標準格式：=A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1)。 請將A1替換為包含 Unix 時間戳記的欄位。

• 使用「建立 Google 試算表列」動作時，資料不會新增至現有列中。相反地，此動作會將新列插入試算表中。這可能會影響被引用的儲存格以及所使用的任何公式。為避免此情況，請確保僅引用已填入資料的現有列。若要將資料新增至現有列，請使用「更新現有 Google 試算表列 」動作 。

• 請避免手動將資料新增至 HubSpot 傳送資料的試算表中。若您需要手動新增資料至試算表，應建立一個新試算表，並從第一個試算表引用現有資料。
• 一般不建議在您正在更新的 Google 試算表中使用公式。更新公式密集型 Google 試算表中的儲存格，可能會導致動作執行時間變慢，或造成工作流程中的錯誤。
  • 每當儲存格被修改時，Google 試算表會自動重新計算所有相關的公式。試算表規模越大、公式越多，每次更新操作所需的時間就越長。
  • 因此，建議盡可能減少公式的使用，或者在完成對試算表的所有更新後，再套用公式。
• 不建議在多個工作流程中更新同一張試算表，因為這樣可能會導致資料重複。相反地，建議每張試算表僅使用單一工作流程。
• 在工作流程編輯器中選取試算表時，可用的工作表會與連結使用者所具備存取權限的工作表相關聯。若要讓某個工作表出現在選項中，該工作表必須符合以下至少一項要求：
  • 屬於連線使用者的雲端硬碟。
  • 先前曾與連線使用者共享。
  • 屬於連接使用者具有存取權限的共享雲端硬碟。
• 若您斷開 Google 試算表整合並以另一位使用者身分重新連線，可用的試算表可能會有所不同。建議您在斷開並重新連線之前，先檢查所有相關的工作流程。

請注意：有時在新增資料時，請求可能會超時，並可能產生重複的資料列。為解決此問題，您可在您的帳戶中刪除重複的資料。

設定您的試算表

• 標題列必須位於第一行第一欄。
• 每個欄位標題都應標示清楚，以便 HubSpot 能識別並將資料傳送至該欄位。HubSpot 無法將資料傳送至未標示的欄位。
• 請確保表格範圍內的所有欄位均設有欄位標題。請避免在欄位之間留有空白欄位標題，否則可能會導致問題，並使試算表無法如預期般更新。例如，若您的試算表使用 A 至 C 欄，請勿將 B 欄的標題留空。
• 試算表的儲存格總數不得超過5,000,000 個。

將 Google 試算表連接到 HubSpot

在透過工作流程將資料新增至 Google 試算表之前，您需要先將 Google 試算表與您的 HubSpot 帳戶連結。

您可透過「應用程式市集」進行應用程式串接。

新增 Google 試算表列

當您使用「建立 Google 試算表列」動作向 Google 試算表新增資料時，請確保您的試算表格式設定正確。除了標題列之外，請勿在您要傳送資料的試算表中包含任何其他資料。

此動作不會將資料新增至現有列中，而是會在試算表中插入新的一列。這可能會影響被引用的儲存格以及所使用的任何公式。為避免此情況，請確保僅引用已填入資料的現有列。

若要新增 Google 試算表列：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 若要編輯現有工作流程，請將游標懸停在工作流程上，然後點擊「編輯」。或者，建立一個新工作流程。
3. 在工作流程編輯器中，點擊「+」加號 圖示以 新增一個動作。
4. 在左側面板的「Google 試算表」下方，選擇「建立 Google 試算表列」。
5. 點擊「試算表」下拉式選單，並選擇您要傳送資料的試算表。您可以從由將 Google 試算表連接到 HubSpot 的使用者所擁有，或已與該使用者共享的試算表中進行選擇。
6. 點擊「試算表」下拉式選單，並選擇您要傳送資料的試算表。此處的「試算表」欄位指的是試算表底部的分頁標籤。
7. 設定您的 Google 試算表欄位標題及對應的 HubSpot 屬性。HubSpot 會將資料新增至試算表中現有資料下方任何空行。每個動作每行最多可新增20 個儲存格的資料。
   1. 點擊「標題」下拉式選單，並選擇 要 傳送資料的 Google 試算表 欄位標題 。
   2. 點擊「屬性」下拉式選單，並選擇您要 從中傳送資料的對應HubSpot 屬性 。
8. 設定完工作流程動作後，請點擊「儲存」。

更新現有的 Google 試算表資料列

使用「更新現有 Google 試算表列 」動作 時，請確保您的試算表已正確格式化。

此動作將更新 Google 試算表中的資料。預設情況下，Google 試算表中不會新增任何列，僅會更新現有列。

若要更新現有的 Google 試算表資料列：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 若要編輯現有工作流程，請將游標懸停在該工作流程上，然後點擊「編輯」。或者，建立一個新工作流程。
3. 在工作流程編輯器中，點擊「+」加號 圖示以 新增一個動作。
4. 在左側面板中，選擇「更新 Google 試算表中的資料」。
5. 點擊「試算表」下拉式選單，並選擇您要傳送資料的試算表。您可以從由將 Google 試算表連接到 HubSpot 的使用者所擁有，或已與該使用者共享的試算表中進行選擇。
6. 點擊「試算表」下拉式選單，並選擇您要傳送資料的試算表。「試算表」欄位指的是試算表底部的分頁。
7. 設定唯一識別碼，以將 Google 試算表中的資料與 HubSpot 中的資料進行配對。當選取的「查閱欄位」標題中的儲存格值，與已註冊記錄所選 HubSpot 屬性的值相符時，包含該匹配儲存格的列將會被更新。 若有數列的值相符，系統僅會更新第一個包含該匹配儲存格的列。
   • 點擊「查閱欄位標題」的下拉式選單，並在試算表中 選取一個欄位 標題 。此欄位應對應至一個 HubSpot 屬性，用作更新的唯一識別碼。例如，聯絡人的電子郵件地址可作為唯一識別碼，因為該地址對該聯絡人而言是唯一的。
   • 點擊「查閱欄位」屬性下拉式 選單，並選取一個與「查閱欄位」標題 對應的屬性 ，作為更新時的識別碼。
8. 在「若無匹配項目則建立新列」下拉式選單中：
   • 若您希望在「查詢欄位標題」與「 查詢欄位屬性」均無匹配時建立新列，請點選「是」。此操作將建立一列新資料，內容僅包含「選取要更新的欄位」區段中設定的屬性。
   • 若您不希望在「查詢欄位標題」與 「查詢欄位屬性」均無匹配時建立新列，請點選「否」。
9. 設定您要更新的試算表欄位：
   
   • 點擊「選取要更新的欄位」下拉式選單，系統將顯示所選試算表中的欄位標題清單。接著，選取您要更新的欄位。
   • 點擊欄位標題 下方的下拉式選單 ，並 選擇一個選項。您可以選擇使用已註冊記錄中的現有屬性值來更新資料，或是使用先前工作流程動作的結果來更新資料。
   • 若要新增另一欄以進行更新，請點擊「新增欄位」。
   • 若要刪除欄位，請點擊欄位標題旁的「delete dete」刪除圖示。
10. 點擊「儲存」。
    

在使用 Google 試算表 與 HubSpot 時排除錯誤

若您無法找到特定試算表，或在設定工作流程動作時遇到錯誤，很可能是用於連線至 Google 試算表的用戶帳戶出現問題。 例如，若該使用者在 HubSpot 中已被停用，您可能會遇到以下錯誤：「由於第三方 API 失敗，無法載入『試算表』選項。」

要解決此問題，建議先解除 Google 試算表的整合連結，然後使用一個有效的 HubSpot 使用者帳戶，以及一個具有您要更新之試算表存取權限的 Google 帳戶，重新建立整合連結。