Opret forbindelse og brug HubSpot-datasynkronisering

Brug HubSpot-datasynkroniseringtil at sikre, at dataene er ensartede mellem HubSpot og dine andre apps. Når du har tilknyttet en understøttet app, kan du konfigurere en envejs- eller tovejssynkronisering, så poster automatisk opdateres i begge systemer. Det mindsker behovet for manuel dataindtastning og hjælper teams med at arbejde ud fra de samme oplysninger. Se, hvilke apps der bruger datasynkronisering. 

Du kan f.eks. synkronisere kontakter, virksomheder, aftaler og andre understøttede objekter mellem HubSpot og din tilknyttede app, så opdateringer foretaget i det ene system afspejles i det andet i henhold til dine synkroniseringsindstillinger.

Denne artikel forklarer, hvordan datasynkronisering fungerer, hvordan du tilknytter en app, konfigurerer din synkronisering og administrerer dine synkroniserede poster.

Sådan fungerer datasynkronisering

Når duaktiverer en synkronisering, opretter datasynkroniseringen et internt indeks over alle poster i et objekt. Den bruger derefter dette indeks til at sammenligne og overvåge ændringer i posterne for at se, hvordan deres status (synkroniserer, mislykkes eller er udelukket) bør ændres, når postens egenskaber opdateres. Det betyder, at det interne datasynkroniseringsindeks løbende sammenligner sin database (enten HubSpot eller den tilknyttede app) og kan gendanne eventuelle tabte eller fejlbehæftede API-kald eller endpoints.

Når en post opdateres, sammenligner synkroniseringsmotoren hele posten med den kopi, den har, og opdaterer sin kopi, så den stemmer overens med den faktiske post. Dette gør det muligt at gendanne eventuelle manglende eller mislykkede opdateringer. Datasynkroniseringen kan tage lidt tid at indeksere alle poster, når den startes, men sikrer en mere jævn og velfungerende synkroniseringsoplevelse.

Datasynkroniseringen anvender normalisering til at matche i understøttede datasynkroniseringsapps, når poster matches på ikke-unikke navnefelter (f.eks. virksomheds- eller produktnavne). Det betyder, at store bogstaver, specialtegn og tegnsætning ignoreres, når disse navneværdier sammenlignes mellem HubSpot og din anden app.

Synkroniseringsprincipper

En datasynkronisering foregår altid mellem to apps, hvoraf den ene er HubSpot. Hver synkronisering har to hovedfaser, uafhængigt af det objekt, der synkroniseres:

• Den indledende synkronisering: starter , når en synkronisering aktiveres eller gemmes. Alle eksisterende poster i begge apps sendes gennem synkroniseringsmotoren for at blive indekseret og, hvis det er relevant, synkroniseret.
• Den inkrementelle synkronisering: Når alle poster er indekseret, scannes de for opdateringer og nye poster. Indekserede poster, der er ændret siden sidste kontrol, sendes gennem synkroniseringsmotoren.

Indledende synkronisering

Ved en tovejs-synkronisering består den indledende synkronisering af:

• Indeksering af HubSpot: HubSpot-posterne scannes, og postens ID samt de tilhørende identifikatorer gemmes (som standard er dette e-mailadressen for kontakter og navnet eller domænet for virksomheder). Indekset holdes opdateret gennem hele den efterfølgende synkroniseringsproces. Læs mere om, hvordan matchning fungerer. 
• Indeksering af den anden app og synkronisering: posterne fra den anden app scannes og synkroniseres. For hver ressource, der hentes, kontrolleres det, om der er en matchende identifikator (f.eks. e-mail-adresse for kontakter) i HubSpots indekstabel. Hvis der er, matches posterne, og begge poster sendes sammen gennem synkroniseringsmotoren. Hvis der ikke er et match, sendes posten alene gennem synkroniseringsmotoren. Når synkroniseringsmotoren matcher poster, kombinerer den alle de oplysninger, den har (posternes feltværdier, filtre, feltmappinger, synkroniseringshistorik osv.), og på baggrund heraf fastlægger den den næste handling (anmode om ændringer af ressourcerne, ikke foretage sig noget, logge en fejl osv.)

Bemærk: Den første post, der returneres af appens API, kan synkroniseres; den næste betragtes som en dublet. 

• Synkronisering med HubSpot: HubSpot-posterne scannes igen for at kontrollere, om de skal synkroniseres. Dette trin resulterer i synkronisering af eksisterende poster i HubSpot, ikke i den anden app.

Inkrementel synkronisering

Den inkrementelle synkronisering scanner løbende for opdateringer i HubSpot og den anden app (afhængigt af synkroniseringsretningen) og venter på at blive udløst. HubSpot tjekker for ændringer hvert femte minut. Den anden app eller dens API bruger webhooks til at give besked om eventuelle ændringer.

Tilslut en app

Du kan søge efter og tilslutte en app på to måder: fra App Marketplace eller fra importsiden.

Sådan tilslutter du en app fra App Marketplace:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på Marketplace-ikonet i den øverste navigationslinje og derefter vælge HubSpot Marketplace.
2. Søg efter appens navn i søgefeltet, og klik på det. 
3. Klik på Installer.
4. Klik på Næste i dialogboksen, og log derefter ind på din app-konto.
5. Gennemgå de anmodede adgangstilladelser, og klik derefter på Tillad. Du bliver omdirigeret tilbage til app-siden i dine HubSpot-indstillinger.

Hvis du konfigurerer en synkronisering fra importsiden:

1. Klik på"Import"øverst til højre på en hvilken som helstobjekts startside, eller åbn dine importindstillinger:

• • På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
  • Gå tilImport og eksport i menuen i venstre sidepanel.
  • Klik påGå til import.

2. Klik påTilslut en app. 

3. I dialogboksen skal du søge efter og vælge appens navn.
4. Klik på "Installer". 
5. Du bliver omdirigeret til appens oversigtsside for at fortsætte med tilslutningstrinene. 

Det er muligt at forbinde mere end én instans af den samme tredjepartsapp til HubSpot. Hvis du f.eks. administrerer to Microsoft Dynamics-konti, kan du forbinde og synkronisere data fra begge konti med én HubSpot-konto. Sådan forbinder du en yderligere konto:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik påappens navn. 
3. Klik på Kontohandlinger >Administrer konti øverst til højre. 
4. Klik på Tilslut en anden konto i panelet til højre. 
5. Følg trinene for at forbinde appen til HubSpot. 

Aktivér datasynkronisering

Når du har tilknyttet appen, skal du konfigurere dine appindstillinger og aktivere synkroniseringen for at begynde at synkronisere data mellem de to systemer. 

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik påappen.
3. Klik på "Konfigurer din synkronisering".
4. På siden Vælg de data, du vil synkronisere skal du vælge det objekt, der skal synkroniseres i appen, samt det tilsvarendeHubSpot-objekt.

• • Hvis du tilslutter en regnearksapp, f.eks. Airtable, Smartsheet, Kintone, Monday.com eller Notion, foreslår HubSpot automatisk et HubSpot-objekt, når du har valgt din kildetabel. 

• • • Gennemgå den anbefalede HubSpot-objektmapping.

    • Hvis HubSpot anbefaler at omdøbe eller aktivere et objekt, skal du gennemgå anbefalingen og bekræfte ændringerne.
    •  Hvis det er nødvendigt, kan du manuelt vælge et andet HubSpot-objekt.

5. Klik på rullemenuen med pilene , og vælg, om synkroniseringen skal være tovejs eller envejs mellem appen og HubSpot eller omvendt. 

Konfigurer din synkroniseringsretning

På siden Konfigurer skal du vælge synkroniseringsretningen og tilknytte felterne i tredjepartsappen til HubSpot-egenskaber.

I afsnittet Synkroniseringsretning skal du beslutte, hvordan data skal synkroniseres fra HubSpot til tredjepartsappen og omvendt. Der er tre muligheder: 

• Data synkroniseres mellem apps: alle nye og opdaterede objektoplysninger synkroniseres mellem de to apps. Egenskaber flettes for poster, der allerede findes i begge systemer. 
• Data synkroniseres kun til HubSpot: Data synkroniseres kun fra din tredjepartsapp til HubSpot.
• Data synkroniseres kun til din tredjepartsapp: Data synkroniseres kun fra HubSpot til din tredjepartsapp. 

Hvis den tredjepartsapp, du forbinder, understøtter begivenhedssynkronisering, har du mulighed for at synkronisere understøttede begivenheder, såsom åbninger og klik på e-mails, fra tredjepartsappen til HubSpot.

Før du aktiverer begivenhedssynkronisering, skal du være opmærksom på følgende: 

• Begivenhedssynkronisering er envejs, fra tredjepartsappen til HubSpot.
• Begivenhedssynkronisering synkroniserer kun begivenheder, der er knyttet til kontaktposter.
• Hvis en kontaktpost ikke synkroniseres, kan eventuelle tilknyttede begivenheder stadig synkroniseres til HubSpot.
• Begivenheder synkroniseres kun, hvis de er knyttet til kontakter, der allerede findes i HubSpot.

For at aktivere begivenhedssynkronisering skal du markere afkrydsningsfeltet Envejs-synkronisering af [din tredjepartsapp] -begivenheder til HubSpot. 

I afsnittet Løsning af datakonflikterskal du klikke på rullemenuen og vælge den standardapp, der skal overskrive den anden, når der er dataforskelle. Hvis der ikke er nogen feltværdi i standardappen, ændres der ingen data i tredjepartsappen. Denne indstilling tilsidesætter ikke den synkroniseringsretning, der er valgt i afsnittet Synkroniseringsretning.

Gennemgå dine feltmappinger

Gennemgå og opdater, hvordan felter er mappet mellem HubSpot og din anden app. Obligatoriske felter vises i tabellen med feltmappinger med en stjerne (*). 

1. I afsnittet " Tilknyttede felter " kan du gennemgå, hvordan felterne er tilknyttet i øjeblikket. 

2. Klik på Generer tilknytninger for at generere forslag til tilknytninger for dine felter. HubSpot analyserer navnene og felttyperne i begge systemer for at foreslå match, herunder brugerdefinerede egenskaber. Gennemgå de foreslåede tilknytninger, og accepter derefter alle, eller fjern de tilknytninger, du ikke ønsker at bruge.

3. For at deaktivere en tilknytning skal du klikke for at slå kontaktenfra. 

Sådan opretter du en brugerdefineret feltmapping:

1. Klik påTilføj en tilknytning. 
2. Brug rullemenuerne til at vælge den tredjepartsapp og den HubSpot-egenskab, du vil tilknytte.
3. Klik på " Opdater", når det ersuccess.

4. For at deaktivere brugerdefinerede tilknytninger skal du klikke for at slåkontakten fra. 

Læs mere om specifikke regler og overvejelser vedrørende feltmappinger til datasynkronisering.

Konfigurer dine synkroniseringsregler

På siden Begrænsning skal du konfigurere, hvordan du vil synkronisere poster fra HubSpot til din tredjepartsapp og omvendt.

Hvis du konfigurerer en synkronisering af aftaler, bliver du bedt om at mappe dine aftalepipelines og -faser mellem HubSpot og din tredjepartsapp. Kun aftaler i de mappede aftalefaser synkroniseres. 

1. I afsnittet »Kortlæg dine aftalepipelines og -faser« skal du klikke på rullemenuen »Vælg en HubSpot-pipeline« for at vælge, hvilken HubSpot-aftalepipeline du vil synkronisere med din tredjepartsapp.
2. Klik på "Kortlæg automatisk" for automatisk at kortlægge HubSpot-aftalestadierne med din tredjepartsapps aftalestadier. Synkroniseringen foretager en simpel tekstsøgning og forsøger at kortlægge stadier, der lyder ens.
3. For at kortlægge en yderligere pipeline skal du klikke på Kortlæg en anden pipeline.

Hvis du ikke kan se aftalestadier fra din anden app i HubSpot, skyldes det følgende årsager:

• Den tilknyttede brugerkonto har ikke de rette tilladelser til at se aftalestadierne.
• Datasynkroniseringen sammenkobler HubSpot-aftalestadier med pipeline-stadier i din anden app. Hvis du har en ikke-standardiseret salgsproces, der ikke er baseret på aftale-/mulighedsstadier, vil du ikke kunne synkronisere data ved hjælp af HubSpot-datasynkronisering.

Hvis du konfigurerer en kontaktsynkronisering, synkroniserer HubSpot som standard kun kontakter, der har en gyldig e-mailadresse. For også at synkronisere kontakter uden en e-mailadresse skal du i afsnittet Reduktion af dubletterfjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Synkroniser kun kontakter med en e-mailadresse.

Læs mere om at matche poster.

Bemærk: Når en app har både et felt til firmanavn og et felt til firmadomæne, vil HubSpot matche to poster, hvis de har samme firmanavn, men et andet domæne, og omvendt.

I afsnittet Filtre skal du vælge kriterier for at begrænse, hvilke poster der skal synkroniseres fra HubSpot til din tredjepartsapp og omvendt:

1. Klik på "Rediger".
2. I panelet til højre skal du vælge den egenskab, der skal bruges til at begrænse synkroniseringen af poster fra HubSpot til din tredjepartsapp og omvendt.
3. Klik påFærdig. 

Bemærk: Afsnittet "Filtre"begrænser kun, hvilke poster der oprindeligt synkroniseres mellem HubSpot og tredjepartsappen. Når posterne først er synkroniseret, vil de fortsat synkronisere data frem og tilbage baseret på den konfigurerede egenskabskortlægning.

Knyt poster sammen

HubSpot forsøger, når det er muligt, at bevare de samme sammenkædninger mellem poster (f.eks. virksomheder knyttet til kontakter eller aftaler knyttet til virksomheder) ved synkronisering med den oprindelige app, du har tilknyttet. Læs mere om tilknytningskortlægning ved datasynkronisering.

Bemærk: I de fleste tilfælde kan datasynkroniseringen kun automatisk knytte fakturaer til kontakter. Fakturaer skal knyttes manuelt til virksomhedsposter i HubSpot.

Gennemgå regler og start synkroniseringen

På siden Gennemgang skal du gennemgå de regler, du har konfigureret, og derefter klikke på Gem og synkroniser. Den indledende synkronisering vil derefter blive påbegyndt.

Når den første synkronisering er afsluttet, synkroniseres poster inden for 10 minutter efter en ændring.

Synkroniser slettede poster igen

Hvis du har slettet poster i enten HubSpot eller din tredjepartsapp, kan du synkronisere de slettede poster igen for at gendanne dem i begge apps:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik påappen.
3. Gå til fanen CRM-synkroniseringer. 
4. Klik påantallet afposter, der ikke kan synkroniseres, i kolonnen "Mislykkes " på fanen "Objektvisning". 
5. Klik påHandlinger i panelet til højre.
6. Vælg entenSynkroniser slettede poster i HubSpot ellerSynkroniser slettede poster i [tredjepartsapp].
7. Klik påSynkroniser alle igen. 

Du kan også gendanne slettede poster:

1. Klik på fanen"Postvisning " og vælg"Mere" >"Gendan alle slettede poster". 

2. Klik på rullemenuen"Posttype" i sidepanelet, og vælg posttypen, og klik på rullemenuen "Destinationsapp" for at vælge, hvilken app kontakterne skal gendannes i. 
3. Klik på "Gennemse før gendannelse". 
4. Gennemgå alle de poster, der vil blive gendannet, og klik på Gendan alle [antal]. 

Deaktiver datasynkronisering

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik påappen.
3. Gå til fanen CRM-synkroniseringer. 
4. Hold markøren over [objekt]-synkroniseringen, klik på rullemenuen "Mere ", og vælg "Deaktiver synkronisering". 
5. Klik på Deaktiver synkronisering i pop op-vinduet.

Når synkroniseringen er slået fra, kan du slå den til igen ved at klikke på "Rediger synkroniseringsindstillinger" eller slette synkroniseringen.

Gennemgå din synkroniseringsstatus

Når du har tilsluttet en app, kan du se en oversigt over de poster, der synkroniseres mellem HubSpot og din tredjepartsapp. 

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på appen.
3. Gå til fanen CRM-synkroniseringer. 
4. Klik på Objektvisning for at se synkroniseringsstatus opdelt efter objekter.

• • Poster, der behandles som led i en indledende synkronisering, vil have roterende cirkler ved siden af sig.
  • En post vil have status " I kø ", hvis en anden synkronisering er i gang, for at forhindre, at der foretages opdateringer af de samme data på samme tid.
  • Hold musen over hvert objekts synkroniseringsstatus for at få flere detaljer om synkroniseringsforløbet. Synkroniseringsstatus-trackeren viser den aktuelle synkroniseringsfase for integrationen, f.eks. scanning, synkronisering, synkroniseret og afventer ændringer. 

5. Klik påantallet af poster ikolonnen " Under synkronisering" for at gennemgå alle poster, der synkroniseres mellem HubSpot og appen.
6. I kolonnen "Mislykkedes " skal du klikke påantallet afposter for at se alle poster, hvor synkroniseringen mellem HubSpot og appen er mislykkedes. 

• • I kolonnen "Synkroniseringsaktivitet" skal du klikke påhøjrepilen RightIco )ved siden af en fejl for at se flere oplysninger om årsagen til, at synkroniseringen mislykkedes.
  • Klik artificialIntelligenceIcon Fejlfinding" for at åbne Breeze Assistant og få vejledning og trin til fejlfinding, så du kan løse synkroniseringsfejlen for en post. 

7. I kolonnen"Excluded" skal du klikke på antallet af poster for at se alle poster, der er udelukket fra synkroniseringen. Dette kan skyldes, at de ikke matcher nogen af filtrene i dine synkroniseringsindstillinger, eller at de ikke har en unik identifikator tildelt, hvilket kan skyldes, at der er defineret en matchende nøgle. 

Hvis synkroniseringen mislykkes for nogle poster, kan du udløse en ny synkronisering kun for disse poster.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på appen.
3. Gå til fanen " CRM-synkroniseringer ". Klik derefter på fanen " Postvisning".
4. Markér afkrydsningsfeltet ud for de poster, du vil synkronisere igen.
5. Klik derefter på" Kør synkronisering igen for [antal] poster".

Eksporter poster fra en datasynkroniseringsapp

Sådan eksporterer du poster fra en datasynkroniseringsapp:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på appen.
3. Gå til fanen CRM-synkroniseringer. 
4. I kolonnerne "Synkroniseret", " Mislykket" eller "Ekskluderet " skal du klikke på tallet ved siden af det objekt, du vil eksportere poster for.
5. Klik på "Mere" øverst til højre, og vælg derefter "Eksporter".
6. Klik på rullemenuen " Filformat", og vælg et format.
7. Klik på "Eksporter". Når eksporten er gennemført, modtager du et downloadlink via e-mail og i notifikationscentret.