Połącz się i korzystaj z funkcji synchronizacji danych HubSpot

Skorzystaj z funkcji synchronizacji danych HubSpot, aby zapewnić spójność danych między HubSpot a innymi aplikacjami. Po podłączeniu obsługiwanej aplikacji możesz skonfigurować synchronizację jednokierunkową lub dwukierunkową, aby automatycznie aktualizować rekordy w obu systemach, co ogranicza ręczne wprowadzanie danych i ułatwia zespołom pracę na tych samych informacjach. Sprawdź, które aplikacje korzystają z synchronizacji danych. 

Na przykład możesz zsynchronizować kontakty, firmy, transakcje i inne obsługiwane obiekty między HubSpot a podłączoną aplikacją, dzięki czemu aktualizacje wprowadzone w jednym systemie zostaną odzwierciedlone w drugim zgodnie z ustawieniami synchronizacji.

W tym artykule wyjaśniono, jak działa synchronizacja danych, jak podłączyć aplikację, skonfigurować synchronizację oraz zarządzać zsynchronizowanymi rekordami.

Jak działa synchronizacja danych

Powłączeniu synchronizacji tworzonyjest wewnętrzny indeks wszystkich rekordów w danym obiekcie. Następnie indeks ten służy do porównywania i monitorowania zmian w rekordach w celu ustalenia, jak powinien zmieniać się ich stan (synchronizacja, błąd lub wykluczenie) w miarę aktualizacji właściwości rekordów. Oznacza to, że wewnętrzny indeks synchronizacji danych nieustannie porównuje swoją bazę danych (HubSpot lub podłączoną aplikację) i może odzyskać wszelkie utracone lub zakończone niepowodzeniem wywołania API lub punkty końcowe.

Gdy rekord jest aktualizowany, silnik synchronizacji porównuje cały rekord z posiadaną kopią i aktualizuje ją tak, aby odpowiadała rzeczywistemu rekordowi. Pozwala to na odzyskanie wszelkich pominiętych lub nieudanych aktualizacji. Synchronizacja danych może zająć trochę czasu na zindeksowanie wszystkich rekordów po uruchomieniu, ale zapewni płynniejsze i bardziej niezawodne działanie synchronizacji.

Synchronizacja danych wykorzystuje normalizacji do dopasowywania w obsługiwanych aplikacjach synchronizacji danych, gdy rekordy są dopasowywane na podstawie nieunikalnych pól nazw (na przykład nazw firm lub produktów). Oznacza to, że wielkość liter, znaki specjalne i znaki interpunkcyjne są ignorowane podczas porównywania tych wartości nazw między HubSpot a inną aplikacją.

Zasady synchronizacji

Synchronizacja danych zawsze odbywa się między dwiema aplikacjami, z których jedną jest HubSpot. Każda synchronizacja składa się z dwóch głównych faz, niezależnych od synchronizowanego obiektu:

• Synchronizacja początkowa: rozpoczyna się po aktywacji synchronizacji lub po jej zapisaniu. Wszystkie istniejące rekordy w obu aplikacjach są przekazywane przez silnik synchronizacji w celu indeksacji i, w stosownych przypadkach, synchronizacji.
• Synchronizacja przyrostowa: gdy wszystkie rekordy zostaną zindeksowane, są one skanowane pod kątem aktualizacji i nowych rekordów. Zindeksowane rekordy, które uległy zmianie od czasu ostatniej kontroli, są przekazywane przez silnik synchronizacji.

Synchronizacja początkowa

W przypadku synchronizacji dwukierunkowej synchronizacja początkowa obejmuje:

• Indeksowanie HubSpot: rekordy HubSpot są skanowane, a identyfikator rekordu i pasujące do niego identyfikatory są zapisywane (domyślnie jest to adres e-mail dla kontaktów oraz nazwa lub domena dla firm). Indeks jest aktualizowany przez cały dalszy proces synchronizacji. Dowiedz się więcej o tym, jak działa dopasowywanie. 
• Indeksowanie drugiej aplikacji i synchronizacja: rekordy z drugiej aplikacji są skanowane i synchronizowane. Dla każdego pobranego zasobu sprawdzane jest, czy w tabeli indeksowej HubSpot znajduje się jakikolwiek pasujący identyfikator (np. adres e-mail dla kontaktów). Jeśli tak, rekordy są dopasowywane i oba przechodzą razem przez silnik synchronizacji. Jeśli nie ma dopasowania, rekord przechodzi przez silnik synchronizacji samodzielnie. Gdy silnik synchronizacji dopasowuje rekordy, łączy wszystkie posiadane informacje (wartości pól rekordów, filtry, mapowania pól, historię synchronizacji itp.) i na tej podstawie określa kolejne działanie (żądanie zmian w zasobach, brak działania, zarejestrowanie błędu itp.).

Uwaga: pierwszy rekord zwrócony przez API aplikacji będzie mógł zostać zsynchronizowany; kolejny zostanie uznany za duplikat. 

• Synchronizacja z HubSpot: rekordy HubSpot są ponownie skanowane w celu sprawdzenia, czy wymagają synchronizacji. Ten krok spowoduje synchronizację istniejących rekordów w HubSpot, a nie w drugiej aplikacji.

Synchronizacja przyrostowa

Synchronizacja przyrostowa nieustannie skanuje w poszukiwaniu aktualizacji w HubSpot i drugiej aplikacji (w zależności od kierunku synchronizacji) i czeka na uruchomienie. HubSpot sprawdza, czy nastąpiły zmiany co pięć minut. Druga aplikacja lub jej API wykorzystuje webhooki do powiadamiania o wszelkich zmianach.

Podłącz aplikację

Możesz wyszukać aplikację i podłączyć ją na dwa sposoby: z App Marketplace lub ze strony importów.

Aby podłączyć aplikację z App Marketplace:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace w górnym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz HubSpot Marketplace.
2. W pasku wyszukiwania znajdź nazwę aplikacji i kliknij ją. 
3. Kliknij „Zainstaluj”.
4. W oknie dialogowym kliknij Dalej, a następnie zaloguj się na swoje konto w aplikacji.
5. Sprawdź wymagane uprawnienia dostępu, a następnie kliknij „Zezwól”. Zostaniesz przekierowany z powrotem na stronę aplikacji w ustawieniach HubSpot.

Jeśli konfigurujesz synchronizację ze strony importów:

1. Kliknijopcję Importujw prawym górnym rogu dowolnejstrony głównej obiektu lub przejdź do ustawień importu:

• • Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W menu po lewej stronie przejdź do sekcjiImport i eksport.
  • Kliknij„Przejdź do importu”.

2. Kliknij„Połącz aplikację”. 

3. W oknie dialogowym wyszukaj i wybierz nazwę aplikacji.
4. Kliknij„Zainstaluj”. 
5. Zostaniesz przekierowany na stronę z opisem aplikacji, aby kontynuować proces łączenia. 

Możliwe jest podłączenie do HubSpot więcej niż jednej instancji tej samej aplikacji zewnętrznej. Na przykład, jeśli zarządzasz dwoma kontami Microsoft Dynamics, możesz podłączyć i zsynchronizować dane z obu kont z jednym kontem HubSpot. Aby podłączyć dodatkowe konto:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij nazwęaplikacji. 
3. W prawym górnym rogu kliknij Działania na koncie >Zarządzaj kontami. 
4. W prawym panelu kliknij opcję Połącz kolejne konto. 
5. Wykonaj kolejne kroki, aby połączyć aplikację z HubSpot. 

Włącz synchronizację danych

Po podłączeniu aplikacji musisz skonfigurować jej ustawienia i włączyć synchronizację, aby rozpocząć synchronizację danych między obydwoma systemami. 

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknijaplikację.
3. Kliknij opcję „Skonfiguruj synchronizację”.
4. Na stronie Wybierz dane do synchronizacji wybierz obiekt do synchronizacji w aplikacji oraz odpowiadający muobiekt w HubSpot.

• • Jeśli łączysz aplikację do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, taką jak Airtable, Smartsheet, Kintone, Monday.com lub Notion, HubSpot automatycznie zaproponuje obiekt HubSpot po wybraniu tabeli źródłowej. 

• • • Sprawdź proponowane przyporządkowanie obiektów HubSpot.

    • Jeśli HubSpot zaleci zmianę nazwy lub aktywację obiektu, zapoznaj się z zaleceniem i potwierdź zmiany.
    •  W razie potrzeby możesz ręcznie wybrać inny obiekt HubSpot.

5. Kliknij menu rozwijane ze strzałkami i wybierz, czy synchronizacja między aplikacją a HubSpotem ma być dwukierunkowa, czy jednokierunkowa, lub odwrotnie. 

Skonfiguruj kierunek synchronizacji

Na stronie „Konfiguruj” wybierz kierunek synchronizacji i przypisz pola aplikacji zewnętrznej do właściwości HubSpot.

W sekcji „Kierunek synchronizacji” zdecyduj, w jaki sposób dane mają być synchronizowane z HubSpot do aplikacji zewnętrznej i odwrotnie. Dostępne są trzy opcje: 

• Synchronizacja danych między aplikacjami: wszystkie nowe i zaktualizowane informacje o obiektach będą synchronizowane między obiema aplikacjami. W przypadku rekordów, które już istnieją w obu systemach, właściwości zostaną scalone. 
• Dane są synchronizowane tylko do HubSpot: dane będą synchronizowane wyłącznie z aplikacji zewnętrznej do HubSpot.
• Dane synchronizowane są wyłącznie do aplikacji zewnętrznej: dane będą synchronizowane wyłącznie z HubSpot do aplikacji zewnętrznej. 

Jeśli aplikacja zewnętrzna, z którą się łączysz, obsługuje synchronizację zdarzeń, będziesz mieć możliwość synchronizowania obsługiwanych zdarzeń, takich jak otwarcia wiadomości e-mail i kliknięcia, z aplikacji zewnętrznej do HubSpot.

Przed włączeniem synchronizacji zdarzeń należy pamiętać o następujących kwestiach: 

• Synchronizacja zdarzeń jest jednokierunkowa – odbywa się z aplikacji zewnętrznej do HubSpot.
• Synchronizacja zdarzeń obejmuje wyłącznie zdarzenia powiązane z rekordami kontaktów.
• Jeśli rekord kontaktu nie zostanie zsynchronizowany, wszelkie powiązane zdarzenia nadal mogą zostać zsynchronizowane z HubSpot.
• Zdarzenia zostaną zsynchronizowane tylko wtedy, gdy są powiązane z kontaktami, które już znajdują się w HubSpot.

Aby włączyć synchronizację zdarzeń, zaznacz pole wyboru „Synchronizacja jednokierunkowa zdarzeń [nazwa aplikacji zewnętrznej] z HubSpot”. 

W sekcji „Rozwiązywanie konfliktów danych” kliknij menu rozwijane i wybierz aplikację domyślną, która nadpisze dane z drugiej aplikacji w przypadku rozbieżności. Jeśli w aplikacji domyślnej nie ma wartości pola, dane w aplikacji zewnętrznej nie zostaną zmienione. To ustawienie nie zastępuje kierunku synchronizacji wybranego w sekcji „Kierunek synchronizacji ”.

Sprawdź mapowanie pól

Sprawdź i zaktualizuj sposób mapowania pól między HubSpot a inną aplikacją. Pola wymagane zostaną oznaczone w tabeli mapowania pól gwiazdką (*). 

1. W sekcji „Mapowane pola ” sprawdź, jak pola są obecnie mapowane. 

2. Aby wygenerować sugerowane mapowania dla pól, kliknij Generuj mapowania. HubSpot analizuje nazwy i typy pól w obu systemach, aby zaproponować dopasowania, w tym właściwości niestandardowe. Przejrzyj sugerowane mapowania, a następnie zaakceptuj wszystkie lub usuń te, których nie chcesz używać.

3. Aby wyłączyć przyporządkowanie, kliknij przełącznik, aby jewyłączyć. 

Aby skonfigurować niestandardowe mapowanie pól:

1. Kliknij„Dodaj mapowanie”. 
2. Użyj menu rozwijanych, aby wybrać aplikację zewnętrzną oraz właściwość HubSpot, które chcesz zmapować.
3. Kliknij „Aktualizuj”, jeśli operacjasuccess.

4. Aby wyłączyć niestandardowe mapowania, kliknijprzełącznik, aby gowyłączyć. 

Dowiedz się więcej o konkretnych zasadach i kwestiach, które należy wziąć pod uwagę przy mapowaniu pól w synchronizacji danych.

Skonfiguruj reguły synchronizacji

Na stronie „Limity” skonfiguruj sposób synchronizacji rekordów z HubSpot do aplikacji zewnętrznej i odwrotnie.

Jeśli konfigurujesz synchronizację transakcji, zostaniesz poproszony o zmapowanie lejków i etapów transakcji między HubSpot a aplikacją zewnętrzną. Synchronizowane będą tylko transakcje znajdujące się w zmapowanych etapach transakcji. 

1. W sekcji „Mapuj procesy sprzedaży i etapy” kliknij menu rozwijane „Wybierz proces sprzedaży HubSpot ”, aby wybrać proces sprzedaży HubSpot, który chcesz zsynchronizować z aplikacją zewnętrzną.
2. Kliknij opcję „Mapuj automatycznie”, aby automatycznie przyporządkować etapy transakcji w HubSpot do etapów transakcji w aplikacji zewnętrznej. Funkcja synchronizacji przeprowadza proste wyszukiwanie tekstowe i próbuje przyporządkować etapy o podobnych nazwach.
3. Aby przypisać dodatkowy proces sprzedaży, kliknij opcję „Przypisz inny proces sprzedaży”.

Jeśli nie możesz wyświetlić etapów transakcji z innej aplikacji w HubSpot, wynika to z następujących przyczyn:

• Połączone konto użytkownika nie ma odpowiednich uprawnień do wyświetlania etapów transakcji.
• Synchronizacja danych mapuje etapy transakcji w HubSpot z etapami procesu sprzedaży w innej aplikacji. Jeśli korzystasz z niestandardowego procesu sprzedaży, który nie opiera się na etapach transakcji/szans sprzedaży, nie będziesz w stanie zsynchronizować danych za pomocą funkcji synchronizacji danych HubSpot.

Jeśli konfigurujesz synchronizację kontaktów, domyślnie HubSpot zsynchronizuje tylko te kontakty, które mają prawidłowy adres e-mail. Aby zsynchronizować również kontakty bez adresu e-mail, w sekcji „Ograniczanie duplikatów” odznacz pole wyboru „Synchronizuj tylko kontakty z adresem e-mail ”.

Dowiedz się więcej o dopasowywaniu rekordów.

Uwaga: jeśli aplikacja posiada zarówno pole nazwy firmy, jak i domeny firmy, HubSpot dopasuje dwa rekordy, jeśli mają tę samą nazwę firmy, ale inną domenę, i odwrotnie.

W sekcji „Filtry” wybierz kryteria, aby ograniczyć, które rekordy będą synchronizowane z HubSpot do aplikacji zewnętrznej i odwrotnie:

1. Kliknij„Edytuj”.
2. W prawym panelu wybierz właściwość, aby ograniczyć synchronizację rekordów z HubSpot do aplikacji zewnętrznej i odwrotnie.
3. Kliknij„Gotowe”. 

Uwaga: sekcja „Filtry”ogranicza jedynie to, które rekordy są początkowo synchronizowane między HubSpot a aplikacją zewnętrzną. Po zsynchronizowaniu rekordy będą nadal synchronizować dane w obie strony zgodnie z skonfigurowanym mapowaniem właściwości.

Powiązania rekordów

Podczas synchronizacji z pierwotną aplikacją, z którą nawiązałeś połączenie, HubSpot stara się w miarę możliwości zachować te same powiązania między rekordami (np. firmy powiązane z kontaktami lub transakcje powiązane z firmami). Dowiedz się więcej o mapowaniu powiązań podczas synchronizacji danych.

Uwaga: w większości przypadków synchronizacja danych pozwala automatycznie powiązać faktury tylko z kontaktami. Faktury należy ręcznie powiązać z rekordami firm w HubSpot.

Sprawdź reguły i rozpocznij synchronizację

Na stronie „Sprawdź” przejrzyj skonfigurowane reguły, a następnie kliknij „Zapisz i zsynchronizuj”. Rozpocznie się wówczas przetwarzanie synchronizacji początkowej.

Po zakończeniu synchronizacji początkowej rekordy będą synchronizowane w ciągu 10 minut od wprowadzenia zmiany.

Ponowna synchronizacja usuniętych rekordów

Jeśli usunąłeś rekordy w HubSpot lub w aplikacji zewnętrznej, możesz ponownie zsynchronizować usunięte rekordy, aby odtworzyć je w dowolnej z tych aplikacji:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknijaplikację.
3. Przejdź do karty „Synchronizacja CRM ”. 
4. Na karcie Widok obiektu, w kolumnie Błędy, kliknijliczbę rekordów,których synchronizacja nie powiodła się. 
5. W prawym panelu kliknij opcję„Działania”.
6. Wybierz opcję„Resynchronizuj usunięte rekordy w HubSpot ” lub„Resynchronizuj usunięte rekordy w [aplikacji zewnętrznej]”.
7. Kliknij opcję„Resync all”. 

Możesz również przywrócić usunięte rekordy:

1. W zakładce„Widok rekordu ” kliknij„Więcej”>„Przywróć wszystkie usunięte rekordy”. 

2. W panelu bocznym kliknij menu rozwijane„Typ rekordu ” i wybierz typ rekordu, a następnie menu rozwijane„Aplikacja docelowa”, aby wybrać aplikację, w której mają zostać odtworzone kontakty. 
3. Kliknij opcję„Sprawdź przed przywróceniem”. 
4. Przejrzyj wszystkie rekordy, które zostaną przywrócone, a następnie kliknij Przywróć wszystkie [liczba]. 

Wyłącz synchronizację danych

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknijaplikację.
3. Przejdź do zakładki „Synchronizacja CRM ”. 
4. Najedź kursorem na synchronizację [obiektu], kliknij menu rozwijane „Więcej ” i wybierz opcję „Wyłącz synchronizację”. 
5. W oknie podręcznym kliknij opcję Wyłącz synchronizację.

Po wyłączeniu synchronizacji możesz ją ponownie włączyć, klikając opcję„Edytuj ustawienia synchronizacji”, lub usunąć synchronizację.

Sprawdź stan synchronizacji

Po podłączeniu aplikacji wyświetl przegląd rekordów synchronizowanych między HubSpot a aplikacją zewnętrzną. 

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij aplikację.
3. Przejdź do zakładki „Synchronizacje CRM ”. 
4. Kliknij opcję Widok obiektów, aby wyświetlić stan synchronizacji według obiektów.

• • Obok rekordów przetwarzanych w ramach początkowej synchronizacji będą widoczne obracające się kółka.
  • Jeśli trwa inna synchronizacja, rekord będzie miał status „W kolejce ”, co zapobiega jednoczesnym aktualizacjom tych samych danych.
  • Najedź kursorem myszy na status synchronizacji każdego obiektu, aby uzyskać więcej szczegółów na temat postępu synchronizacji. Wskaźnik statusu synchronizacji pokazuje aktualny etap synchronizacji dla integracji, taki jak skanowanie, synchronizacja oraz synchronizacja zakończona i nasłuchiwanie zmian. 

5. Wkolumnie „W trakcie synchronizacji” kliknijliczbę rekordów, aby przejrzeć wszystkie rekordy synchronizowane między HubSpot a aplikacją.
6. W kolumnie„Nieudane” kliknijliczbę rekordów, aby wyświetlić wszystkie rekordy, których synchronizacja między HubSpot a aplikacją nie powiodła się. 

• • W kolumnie „Aktywność synchronizacji” kliknijstrzałkę w prawo RightIco obok błędu, aby wyświetlić więcej informacji na temat przyczyny niepowodzenia synchronizacji.
  • Kliknij artificialIntelligenceIcon Rozwiązywanie problemów ”, aby otworzyć Breeze Assistant i uzyskać wskazówki oraz instrukcje dotyczące rozwiązywania problemów, które pomogą usunąć błąd synchronizacji dla danego rekordu. 

7. W kolumnie„Wykluczone” kliknij liczbę rekordów, aby wyświetlić wszystkie rekordy wykluczone z synchronizacji. Może to wynikać z tego, że nie pasują one do żadnego z filtrów w ustawieniach synchronizacji lub nie mają przypisanego unikalnego identyfikatora, co może być spowodowane zdefiniowaniem klucza dopasowującego. 

Jeśli synchronizacja nie powiodła się dla niektórych rekordów, możesz uruchomić ponowną synchronizację tylko dla tych rekordów.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij aplikację.
3. Przejdź do karty „Synchronizacja CRM ”. Następnie kliknij kartę „Widok rekordów ”.
4. Zaznacz pole wyboru obok rekordów, które chcesz zsynchronizować ponownie.
5. Następnie kliknij opcję „Ponów synchronizację [liczba] rekordów”.

Eksportowanie rekordów z aplikacji do synchronizacji danych

Aby wyeksportować rekordy z aplikacji do synchronizacji danych:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij aplikację.
3. Przejdź do karty „Synchronizacje CRM ”. 
4. W kolumnach „Zsynchronizowane”, „Nieudane” lub „Wykluczone” kliknij liczbę obok obiektu, dla którego chcesz wyeksportować rekordy.
5. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Więcej”, a następnie wybierz opcję „Eksportuj”.
6. Kliknij menu rozwijane „Format pliku ” i wybierz format.
7. Kliknij „Eksportuj”. Po zakończeniu eksportu otrzymasz link do pobrania w wiadomości e-mail oraz w centrum powiadomień.