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Wie kann ich die E-Mail-Adresse eines Benutzers ändern?

Zuletzt aktualisiert am: Januar 18, 2018

Anforderungen

Marketing: Free, Starter, Basic, Pro, Enterprise
Sales: Free, Starter, Professional
Service: N/A

Benutzer werden in HubSpot anhand der E-Mail-Adresse eindeutig identifiziert. Die Bearbeitung der E-Mail-Adresse eines vorhandenen Benutzers ist darum derzeit nicht möglich. Stattdessen müssen Sie einen neuen Benutzer zu Ihrem Account hinzufügen, wenn Sie eine E-Mail-Adresse ändern möchten. Danach können Sie dann alle Datensätze, die dem „alten“ Benutzer zugewiesen waren, an den „neuen“ Benutzer übertragen. Um diese Änderungen vorzunehmen, folgen Sie einfach den hier aufgeführten Schritten.

Einen neuen Benutzer hinzufügen

  • Öffnen Sie das Account-Menü (klicken Sie auf das Avatarbild oben rechts), und klicken Sie auf „Einstellungen“.
  • Wählen Sie im linken Seitenmenü „Benutzer & Teams“, und klicken Sie dann auf „Benutzer erstellen“.
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  • Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers sowie den Vor- und Nachnamen ein, und klicken Sie dann auf „Weiter“
  • Wenn Sie diesen Benutzer einem Team zuweisen möchten (z. B. einem globalen Marketing-Team oder einem regionalen Vertriebsteam), klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Kein Team zugewiesen“ unter dem Namen des Benutzers. Wählen Sie ein vorhandenes Team aus, oder klicken Sie auf „Team erstellen“, um in Ihrem Account ein neues Team zu erstellen. 

  • Nutzen Sie die Tabs „Kontakte“„Marketing“, „HubSpot Sales“ und „Admin“, um die Zugriffsberechtigungen für den Benutzer festzulegen. Sämtliche verfügbaren Berechtigungseinstellungen sind hier in der „Anleitung zu Benutzerrollen in HubSpot“ aufgeführt.
  • Wenn Sie die Benutzerberechtigungen festgelegt haben, klicken Sie auf „Weiter“
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  • Auf der nächsten Seite können Sie die Willkommensnachricht personalisieren, die per E-Mail an den neuen Benutzer gesendet wird. Mit dieser E-Mail erhält der neue Benutzer zudem einen Link für den Zugriff auf den Account. Wenn Sie den Text der E-Mail individuell gestalten möchten, klicken Sie auf „Personalisierte Willkommensnachricht hinzufügen“. Nachdem Sie die Nachricht gegebenenfalls geändert haben und mit der Erstellung des Benutzers fertig sind, klicken Sie auf „Senden“

Datensätze an neuen Benutzer übertragen

  • Nachdem der neue Benutzer erstellt wurde, können Sie die Datensätze, die bislang dem alten Benutzer zugewiesen waren, an den neuen Benutzer übertragen. Dazu haben Sie die folgenden Möglichkeiten:
    • Wenn Sie einen Marketing Professional- oder Enterprise- oder einen Sales Professional-Account haben, können Sie das Workflows-Tool verwenden, um die Zuständigkeit für Ihre Kontakte zu übertragen:
      • Gehen Sie in HubSpot Marketing zu „Kontakte“„Workflows“. Gehen Sie in HubSpot Sales zu „Sales-Tools“ > „Workflows“.
      • Erstellen Sie einen neuen Standard-Workflow, legen Sie die Ausgangsbedingungen auf Kontakteigenschaft „Zuständiger Mitarbeiter in HubSpot“ist... fest, und wählen Sie den aktuellen Benutzer aus dem Dropdown-Menü aus. 
      • Aktivieren Sie „Kontakte zum Workflow hinzufügen, die diese Kriterien bereits erfüllen“, und klicken Sie auf „Speichern“.  

      • Fügen Sie Ihrem Workflow eine Aktion hinzu. Wählen Sie „Eigenschaftswert festlegen (Kontakt)“ „Zuständiger Mitarbeiter in HubSpot“, und wählen Sie im Dropdown-Menü „Neuer Eigenschaftswert“ den neu erstellten Benutzer aus. Klicken Sie auf „Speichern“

      • Setzen Sie den Workflow auf „AKTIVIERT“, um die Kontakte hinzuzufügen und den in HubSpot zuständigen Mitarbeiter zu ändern. 
    • Wenn Sie auch das CRM-System verwenden, müssen Sie möglicherweise auch Unternehmens und Deal-Datensätze neu zuweisen. Als CRM-Benutzer können Sie Ihre Kontakt-, Unternehmens- und Deal-Datensätze sowie Aufgaben im Rahmen eines einzigen Bearbeitungsvorgangs gleichzeitig neu zuweisen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
      • Um Ihre Kontakte, Unternehmen und Deals neu zuzuweisen, gehen Sie in HubSpot Sales zu „Kontakte“„Unternehmen“ oder „Deals“
      • Klicken Sie auf „+ Filter hinzufügen“.
      • Suchen Sie in der Suchleiste auf der linken Seite nach „Zuständiger Mitarbeiter in HubSpot“, und klicken Sie darauf, um die Kriterien festzulegen. 
      • Legen Sie als Kriterium „ist“ fest, und wählen Sie den derzeit zuständigen Benutzer aus dem Dropdown-Menü aus. Klicken Sie auf „Filter anwenden“.

      • Wählen Sie mithilfe der Kontrollkästchen in der linken Spalte einzelne Kontakte aus, oder wählen Sie das Kontrollkästchen in der Spaltenüberschrift, um alle Datensätze auf der Seite auszuwählen.

      • Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um die Massenzuweisung der Datensätze auszuführen. Alternativ können Sie auch die Option „Zuweisen“ verwenden.
      • Wählen Sie im Pop-up-Fenster die Eigenschaft „Zuständiger Mitarbeiter in HubSpot“, und wählen Sie dann den neuen zuständigen Mitarbeiter aus dem Dropdown-Menü aus. Klicken Sie auf „Aktualisieren“

      • Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Datensatztyp (Kontakte, Unternehmen und Deals). Verwenden Sie für Deals die Tabellenansicht, wenn Sie diese Änderungen vornehmen.
      • Um Aufgaben neu zuzuweisen, gehen Sie in HubSpot Sales zu „Aufgaben“. Wählen Sie oben rechts die Ansicht „Tabelle“ aus.
      • Wählen Sie in der linken Spalte „Offene Aufgaben“, um die offenen Aufgaben des Benutzers neu zuzuweisen. Verwenden Sie die Filter im oberen Bildschirmbereich, um nach dem bisherigen Benutzer zu filtern. Sie können auch nach Aufgabentyp und Zeitraum filtern.

      • Wählen Sie die Aufgaben mithilfe der Kontrollkästchen aus, und klicken Sie dann auf „Bearbeiten“

      • Wählen Sie im Pop-up-Fenster „Zugewiesen zu“ als zu aktualisierende Eigenschaft, und wählen Sie im Dropdown-Menü den neuen Benutzer aus. Klicken Sie auf „Aktualisieren“, um die Zuweisung der aktuellen Aufgaben zu aktualisieren.

    • Wenn Sie keinen Zugriff auf das CRM haben, können Sie das CRM-System aktivieren oder eine Liste mit Kontakten erstellen, die dem aktuellen Benutzer zugewiesen sind, und die Eigenschaft „Zuständiger Mitarbeiter in HubSpot“ manuell aktualisieren. Alternativ dazu können Sie die Liste exportieren, den Wert des zuständigen Mitarbeiters auf den neuen Benutzer ändern und die Liste dann wieder importieren. 
  • Nur für Sales Starter- und Professional-Accounts: Falls es sich bei dem ursprünglichen Benutzer um einen Sales Starter- oder Professional-Benutzer gehandelt hat, müssen Sie diese Lizenz erneut zuweisen.
    • Gehen Sie zum Ihrem Account-Menü, und wählen Sie „Einstellungen“. Wählen Sie links „Benutzer & Teams“ aus.
    • Klicken Sie auf den Namen des ursprünglichen Benutzers, und gehen Sie dann zum Tab „HubSpot Sales“
    • Falls der Benutzer ein Sales Professional-Benutzer war, klicken Sie auf den Schalter rechts neben Sales Pro (Premium Sales-Tools), um Sales Professional für diesen Benutzer zu deaktivieren. Falls der Benutzer ein Sales Starter-Benutzer war, klicken Sie auf den Schalter rechts neben Sales Starter, um Sales Starter für diesen Benutzer zu deaktivieren.
    • Klicken Sie auf „Speichern“

    • Klicken Sie auf den Namen des neuen Benutzers. 
    • Gehen Sie zum Tab „HubSpot Sales“
    • Klicken Sie auf den Schalter rechts neben Sales Pro (Premium Sales-Tools), um Sales Professional für diesen Benutzer zu aktivieren. Oder klicken Sie auf den Schalter rechts neben Sales Starter, um Sales Starter für diesen Benutzer zu aktivieren.

  • Nachdem Sie die Zuständigkeit für die Datensätze auf den neuen Benutzer übertragen und den Zugriff auf Sales Starter oder Sales Professional wie gewünscht aktiviert haben, können Sie den bisherigen Benutzer bzw. die alte E-Mail-Adresse entfernen. Gehen Sie dazu wieder zu Ihrem Account-Menü, wählen Sie „Einstellungen“ und dann „Benutzer & Teams“
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben dem Benutzer, und klicken Sie auf „Löschen“. Klicken Sie zur Bestätigung auf „Ja, Benutzer entfernen“