Exportar datos de HubSpot a PostgreSQL o MySQL

Nota: si es Superadministrador, opte por que su cuenta entre en la versión beta de Data Studio para poder utilizar esta función.

Resumen

Utiliza «Data Out» para exportar los datos seleccionados del CRM de HubSpot a una base de datos PostgreSQL o MySQL que administres. Puedes sincronizar los datos de objetos, asociaciones y eventos con las tablas de tu base de datos y, a continuación, consultar esos datos mediante SQL o utilizarlos con tus herramientas de inteligencia empresarial y análisis.

Cada sincronización crea una instantánea completa de los datos seleccionados. Cuando una sincronización se realiza correctamente, sustituye la instantánea anterior en las tablas de destino.

Antes de empezar

Comprender los requisitos

• Debe ser posible acceder a tu base de datos PostgreSQL o MySQL desde los rangos de IP de HubSpot correspondientes a la región de tu cuenta.
• Tu servidor de bases de datos debe admitir conexiones SSL.
• Debes disponer de un usuario de la base de datos con los permisos necesarios:
  • PostgreSQL: CREATE permisos y acceso de escritura al esquema de destino.
  • MySQL: CREATE permisos sobre la base de datos y acceso de escritura.
• Asegúrate de que tu usuario de la base de datos pueda crear tablas y escribir datos.
• Mantén abiertas tu cuenta de HubSpot y las consolas de la base de datos en pestañas separadas.

Permitir las direcciones IP de HubSpot

Añade el rango de direcciones IP de HubSpot correspondiente a la región de tu cuenta a la lista de direcciones permitidas del servidor de tu base de datos.

Limitaciones y consideraciones

• Cada sincronización genera una instantánea completa de los datos seleccionados.
• Una sincronización correcta sustituye la instantánea anterior en las tablas de destino.
• HubSpot no conserva las instantáneas anteriores.
• Si una tabla falla durante una sincronización, sus datos anteriores siguen estando disponibles hasta la siguiente sincronización que se realice correctamente.
• Cada tipo de objeto, tipo de evento o par de asociaciones puede incluirse en una sincronización periódica con PostgreSQL y en una sincronización periódica con MySQL por cuenta.
• Cada sincronización sustituye la tabla de destino. Las concesiones o configuraciones a nivel de tabla añadidas en tu proveedor de base de datos no se conservan entre sincronizaciones.
• Si vuelves a conectarte con un usuario de base de datos diferente, deberás conceder a ese usuario acceso a los esquemas, bases de datos o tablas existentes gestionados por HubSpot.

Conectar HubSpot a PostgreSQL o MySQL

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Data Studio. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Data Studio.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en «Conectar fuente de datos externa».
3. En el panel «Añadir una fuente de datos », busca el proveedor de bases de datos o navega hasta él.
4. Haz clic en «PostgreSQL » o «MySQL».
5. Introduce los datos de conexión a la base de datos:
   • Anfitrión
   • Puerto
   • SSL
   • Nombre de usuario
   • Contraseña
6. En el caso de PostgreSQL, introduce el nombre de la base de datos en la que HubSpot debe crear el esquema.
7. Haz clic en «Conectar a PostgreSQL » o en «Conectar a MySQL».

HubSpot utiliza el usuario de la base de datos conectada para crear tablas y cargar datos en tu base de datos.

Configurar la sincronización

1. Selecciona las fuentes de datos que deseas exportar:
   • Objetos
   • Asociaciones
   • Eventos
2. Selecciona los objetos, propiedades, asociaciones o eventos que quieras incluir.
3. Elige con qué frecuencia quieres que se realice la sincronización y cuándo quieres que comience.
4. Haz clic en «Iniciar sincronización».

Las frecuencias de sincronización disponibles pueden variar durante la fase beta. Las opciones pueden ser: una vez, cada 6 horas, cada 12 horas, diariamente, semanalmente o mensualmente.

Accede a tus datos exportados

HubSpot crea un esquema o una base de datos gestionada por HubSpot para cada destino.

PostgreSQL

Las tablas de PostgreSQL utilizan el siguiente formato:

<database>.hubspot_data_out_<destination-id>.<table-name>

Por ejemplo:

your_database.hubspot_data_out_456."OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES"
your_database.hubspot_data_out_456."EVENTS_VISITED_PAGE"
your_database.hubspot_data_out_456."ASSOCIATIONS_CONTACTS_TO_COMPANIES"

MySQL

Las tablas de MySQL utilizan el siguiente formato:

hubspot_data_out_<destination-id>.<table-name>

Por ejemplo:

hubspot_data_out_456.OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES
hubspot_data_out_456.EVENTS_VISITED_PAGE
hubspot_data_out_456.ASSOCIATIONS_CONTACTS_TO_COMPANIES

Puedes encontrar el nombre exacto del esquema o de la base de datos en la página de configuración de la sincronización.

Nombres de tablas y columnas

Los nombres de las tablas y las columnas se basan en los datos exportados. Los identificadores de PostgreSQL pueden contener hasta 63 caracteres. Los identificadores de MySQL pueden contener hasta 64 caracteres. Los nombres más largos se acortan para ajustarse al límite establecido.

HubSpot crea tablas y columnas de PostgreSQL con nombres entre comillas y respetando las mayúsculas y minúsculas. Al realizar consultas en PostgreSQL, utiliza comillas dobles y respeta las mayúsculas y minúsculas tal y como aparecen en los nombres de las tablas y las columnas.

Para MySQL, utiliza comillas invertidas y respeta las mayúsculas tal y como se indican. La distinción entre mayúsculas y minúsculas en los nombres de las tablas puede variar en función de la configuración de tu servidor MySQL.

Tipos de columnas

La PROPERTIES columna de la OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES tabla se almacena como una cadena con formato JSON. Se almacena como TEXT en PostgreSQL y LONGTEXT en MySQL, no como un tipo de columna JSON nativo.

Tablas de objetos

Si seleccionas los datos de los objetos, HubSpot exporta las siguientes tablas.

OBJECT_PROPERTIES

Esta tabla contiene una fila por cada valor de propiedad de un objeto.

OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES

Esta tabla contiene una fila por cada registro de objeto. Los valores de las propiedades seleccionadas se agrupan en la PROPERTIES columna.

En esta tabla se recogen los datos de los distintos tipos de objetos. Filtrar por OBJECTTYPEID para leer registros de un tipo de objeto específico.

• Contactos: 0-1
• Objetos personalizados: 2-{unique_id}, como 2-12345

OBJECT_PROPERTIES_HISTORY

Esta tabla contiene el historial de cambios de las propiedades. Incluye una fila para cada valor histórico de una propiedad.

Para ver el historial completo de un registro y una propiedad concretos, ordena los resultados por UPDATEDAT.

Tablas de asociación

Si seleccionas los datos de asociación, HubSpot exporta los registros de asociación y las definiciones de asociación.

ASSOCIATIONS

Esta tabla contiene una fila por cada asociación seleccionada entre dos registros.

ASSOCIATION_DEFINITIONS

Esta tabla contiene una fila por cada definición de asociación seleccionada.

Tablas de asociación específicas por pares

Para determinados pares de asociaciones, HubSpot también puede exportar tablas con el siguiente formato:

ASSOCIATIONS_<FROM_OBJECT_TYPE>_TO_<TO_OBJECT_TYPE>

Por ejemplo:

ASSOCIATIONS_CONTACTS_TO_COMPANIES

Estas tablas contienen registros de asociación y metadatos de definición de asociación.

Mesas de eventos

Si seleccionas datos de eventos, HubSpot exporta una tabla por cada tipo de evento. Los nombres de las tablas de eventos siguen el siguiente formato:

EVENTS_<EVENT_NAME>

Por ejemplo:

EVENTS_VISITED_PAGE

Cada tabla de eventos contiene las columnas estándar de eventos y una columna para cada propiedad de evento seleccionada.

Controla tu sincronización

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Integración de datos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Integración de datos.
2. A la izquierda, haz clic en «Sincronización de aplicaciones».
3. Busca o selecciona la sincronización con PostgreSQL o MySQL.

Desde la página de detalles de la sincronización, puedes consultar el estado de la sincronización, la hora de la última sincronización, los errores, la actividad de sincronización y el historial de sincronizaciones. También puedes pausar, archivar o ejecutar manualmente la sincronización.

Estados de sincronización

Resolver los errores de sincronización

Cuando falla una sincronización:

• La interfaz de usuario de HubSpot muestra el estado «Fallido» y detalles a nivel de tabla que indican qué tablas se han procesado correctamente y cuáles han fallado.
• Una tabla solo se actualiza una vez que HubSpot haya terminado de cargar todos sus datos.
• Si se produce un error en una tabla, sus datos anteriores permanecen intactos hasta la siguiente sincronización correcta.
• La próxima sincronización programada volverá a intentar automáticamente la sincronización completa.
• Puedes iniciar manualmente una sincronización desde la página de detalles de la sincronización.

Las tablas que se procesaron correctamente en una ejecución anterior no se modifican cuando falla una ejecución posterior.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo consultar los datos exportados?

Consulta las tablas del esquema o la base de datos de destino mediante SQL.

PostgreSQL

-- Read all contact records
SELECT *
FROM your_database.hubspot_data_out_456."OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES"
WHERE "OBJECTTYPEID" = '0-1';

-- Read a property from the PROPERTIES column
SELECT
  "OBJECTID",
  json_extract_path_text("PROPERTIES"::json, 'email') AS email
FROM your_database.hubspot_data_out_456."OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES"
WHERE "OBJECTTYPEID" = '0-1';

MySQL

-- Read all contact records
SELECT *
FROM `hubspot_data_out_456`.`OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES`
WHERE `OBJECTTYPEID` = '0-1';

-- Read a property from the PROPERTIES column
SELECT
  `OBJECTID`,
  JSON_EXTRACT(`PROPERTIES`, '$.email') AS email
FROM `hubspot_data_out_456`.`OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES`
WHERE `OBJECTTYPEID` = '0-1';

¿Puedo exportar un tipo de datos en varias sincronizaciones?

Cada tipo de objeto, tipo de evento o par de asociaciones puede incluirse en una sincronización periódica con PostgreSQL y en una sincronización periódica con MySQL por cada cuenta de HubSpot.

Por ejemplo, si los contactos ya se han exportado a un destino PostgreSQL recurrente, no podrás añadir contactos a otra configuración PostgreSQL recurrente hasta que hayas archivado la primera configuración. Aún así, puedes exportar contactos a una configuración recurrente de MySQL al mismo tiempo.

¿Se admiten las tablas específicas de objetos?

Las tablas específicas de objetos, como OBJECTS_CONTACTS, no son compatibles actualmente. Utiliza OBJECT_WITH_OBJECT_PROPERTIES y filtra por OBJECTTYPEID para recuperar registros de un tipo de objeto específico.

¿Se admiten datos sensibles?

Actualmente, la función «Data Out» no admite datos sensibles. Las propiedades sensibles pueden quedar excluidas de las exportaciones.

¿Conserva HubSpot las instantáneas anteriores?

No. Cada sincronización realizada con éxito sustituye la tabla de destino por la instantánea más reciente. HubSpot no conserva las instantáneas anteriores.

Si se produce un error en una tabla durante una sincronización, sus datos anteriores permanecen intactos hasta que dicha tabla se actualice correctamente.

¿Utiliza HubSpot un depósito de prueba que yo administro?

No. HubSpot exporta los datos en formato Parquet y gestiona el almacenamiento temporal de forma interna. No es necesario que facilites un bucket de prueba propiedad del cliente para PostgreSQL o MySQL.

¿Qué ocurre si cambio el usuario de la base de datos?

Si te vuelves a conectar con un usuario de base de datos diferente, debes conceder al nuevo usuario acceso a los esquemas, bases de datos o tablas existentes gestionados por HubSpot.