Almacenar datos sensibles en HubSpot

Para almacenar información sensible en tu cuenta de HubSpot, los usuarios con permisos superadministrador pueden activar la configuración de datos sensibles. Una vez activada la configuración, puedes crear propiedades personalizadas que almacenen datos sensibles y, a continuación, restringir el acceso de los usuarios a las propiedades mediante permisos a nivel de campo.

Antes de comenzar

Antes de comenzar a almacenar datos confidenciales, revisa la siguiente información, incluidos los requisitos, las limitaciones y las recomendaciones relacionadas con la funcionalidad de datos sensibles.

• Sólo puedes almacenar ciertos tipos de datos sensibles en HubSpot. Consulta la página términos de datos sensibles para comprender qué tipos de datos sensibles puedes almacenar y dónde están disponibles estas funciones. La información personal de salud protegida por la ley HIPAA, números de tarjetas de crédito o débito, números de cuentas financieras, instrucciones de transferencias, información de la seguridad social o del identificador nacional, o información personal de niños según las leyes de protección de menores no se puede almacenar.
• Sólo los usuarios con permisos superadministrador pueden activar los datos sensibles. Una vez activada la configuración de datos sensibles, no se puede desactivar .
• Sólo los usuarios con permisos superadministrador pueden crear, editar o borrar propiedades de datos sensibles.
• Las propiedades de los datos sensibles no están disponibles en determinadas herramientas, incluidos los tokens de personalización, los entorno de pruebas, los chatbots y las guías prácticas.
• Dado que cualquier superadministrador puede crear y ver datos confidenciales, se recomienda revisar la lista de superadministradores y eliminar el acceso de administrador a los usuarios que no lo necesiten. En la configuración de Usuarios y equipos, coloca el cursor sobre un usuario administrador y, a continuación, haz clic en Acciones > Eliminar superadministrador.

Activar datos sensibles

Antes de crear propiedades sensibles, tendrás que activar los datos sensibles en tu configuración de Privacidad y consentimiento, y aceptar los términos y condiciones relacionados. Los usuarios deben tener permisos de superadministrador para activar los datos sensibles.

Nota: una vez activados los datos sensibles, no es posible desactivarlos.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Privacidad y consentimiento.
• Haz clic en Configurar los datos sensibles.

• En el panel derecho, selecciona las casillas de verificación para especificar las categorías en las que almacenarás los datos sensibles. Si deseas almacenar datos sanitarios protegidos, obtén más información sobre la beta de datos sensibles de la HIPAA en este artículo de la base de conocimientos. Consulta los términos de datos sensibles para comprender qué tipos de datos pueden almacenarse en las categorías.
• Haz clic en Siguiente.
• Selecciona la casilla de verificación para aceptar los términos y condiciones.
• Haz clic en Activar la configuración de los datos sensibles.

Crear propiedades para almacenar datos sensibles

Los superadministrador pueden marcar una propiedad como sensible. Como opción predeterminada, los datos en HubSpot se cifran en en tránsito y en reposo. Marcar una propiedad como sensible agrega una capa adicional de cifrado, el cifrado de capa de aplicación, que proporciona a las cuentas individuales y a sus datos sensibles una mayor protección y aislamiento. Los datos confidenciales necesarios para la búsqueda y la elaboración de informes se almacenan en entornos protegidos con un acceso muy restringido. El acceso a los valores sin cifrar de las propiedades sensibles está restringido a las aplicaciones de HubSpot designadas y a las aplicaciones privadas conectadas aprobadas por el usuario. 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.
• Haz clic en Crear una propiedad.
• Introduce la propiedad información básica y haz clic en Siguiente.
• Para marcar la propiedad como sensible, selecciona Datos sensibles.

• Si la propiedad va a almacenar datos de salud protegidos por la HIPAA (BETA), selecciona la casilla de verificación Sí, estos datos contienen información de salud protegida (PHI) .

• Selecciona qué usuarios deben tener acceso para ver y editar los valores de la propiedad, ya sea Todo el mundo o Sólo superadministradores. Si seleccionas Todo el mundo, se recomienda restringir la propiedad vista y acceso de edición después de guardar la propiedad.
• Haz clic en Siguiente.

• Finaliza configurando tu propiedad, luego haz clic en Crear. Una vez creada una propiedad como sensible, su configuración de datos sensibles no puede modificarse.

Nota: las propiedades de calificación y cálculo no pueden almacenar datos sensibles, y no se puede requerir valores únicos para las propiedades de datos sensibles.

Una vez que hayas creado una propiedad para almacenar datos sensibles:

• Los superadministradores pueden configurar permisos a nivel de campo para restringir el acceso de visualización y edición para la propiedad a usuarios y equipos específicos. Esto es muy recomendable para garantizar que los datos sensibles sólo puedan ser vistos o modificados por usuarios seleccionados.
• Los superadministradores pueden ver las acciones de los usuarios relacionadas con los valores de las propiedades de datos sensibles en el registro de auditoría.
• Los superadministradores pueden editar o eliminar la propiedad de datos sensibles.
• Los usuarios con acceso a la propiedad pueden actualizar los valores de la propiedad manualmente o mediante importación y workflows. Si utiliza una propiedad de datos sensibles en workflows, se recomienda limitar el acceso a la herramienta de workflows, ya que actualmente los workflows no aplican permisos a nivel de campo.
• Los usuarios con acceso a la propiedad pueden utilizarla en las herramientas de HubSpot, incluidos los registros de CRM, vistas, listas, desencadenantes y acciones de workflows, informes, búsqueda y móvil. Los datos confidenciales no estarán disponibles en el resto de herramientas de HubSpot.
• Los superadministradores pueden sincronizar propiedades sensibles con objetos que están disponibles para la sincronización unidireccional y bidireccional con integraciones de terceros creadas por HubSpot como Zapier, Salesforce, Zoho CRM y más. De acuerdo con las condiciones sobre datos sensibles, si decides integrar o utilizar de otro modo productos de terceros en relación con el Servicio de suscripción, aceptas que los datos de clientes alojados o procesados por dichos productos de terceros se alojarían de acuerdo con las políticas mantenidas por dichos terceros.
• Si tu cuenta permite acceso a los empleados de HubSpot para solucionar problemas de asistencia, estos empleados no tendrán acceso para ver los valores de propiedad de datos sensibles.

Uso de propiedades de datos sensibles en formularios 

Con la capacidad de almacenar datos sensibles en HubSpot, puede utilizar los formularios de HubSpot para recopilar información sensible de tus visitantes con confianza. Los datos sensibles recogidos a través de formularios se cifrarán y sincronizarán con el CRM de forma segura. Cualquier archivo cargado a través de formularios asociados con una propiedad de datos sensibles también se considerará sensible.

Sólo los usuarios con los permisos apropiados para ver datos sensibles podrán ver los valores de envío de formularios y archivos marcados como sensibles. Todas las notificaciones de envío de formularios también cumplirán los requisitos de permiso de usuario de datos sensibles.

Almacenamiento de archivos adjuntos sensibles

Con la capacidad de almacenar datos confidenciales, puede almacenar archivos que contengan información sensible en herramientas a través de HubSpot. Una vez que actives la configuración de datos sensibles, los archivos adjuntos cargados de las siguientes maneras estarán protegidos por una capa adicional de cifrado en el almacenamiento de la base de datos de HubSpot. Esto también eliminará la opción de compartir archivos externamente sin autenticación, y no permitirá a los empleados de HubSpot acceder a los archivos adjuntos.

Cuando se agreguen mediante los siguientes métodos, los archivos estarán protegidos:

• Cargado desde tu computadora en un registro de la sección Archivos adjuntos.
• Cargado en un registro a través de una nueva nota.
• Cargado en un registro a través de un correo electrónico de un contacto.
• Cargado en un registro en la aplicación móvil de HubSpot.
• Cargado en una propiedad de tipo de archivo.
• Cargado a través de un envío de formularios.
• Cargado a través de una importación.

Puedes controlar el acceso de los usuarios a los archivos adjuntos a través de permisos para cada herramienta. Por ejemplo, puedes restringir el acceso a los contactos a determinados usuarios que no deberían tener acceso a los archivos de contactos.

Uso de las herramientas de inteligencia artificial de HubSpot al almacenar datos sensibles

Las herramientas de IA de HubSpot pueden ayudarte a automatizar tareas, recopilar información de datos, redactar contenido y mucho más en toda la plataforma de clientes de HubSpot. Sólo los usuarios con permisos de superadministrador pueden activar determinadas herramientas de IA, como Asistentes de IA.

Si activas los datos sensibles, las propiedades sensibles que crees no se utilizarán para entrenar los modelos de IA de HubSpot. Sin embargo, otros datos de clientes dentro de tu cuenta pueden ser utilizados para entrenar los modelos de IA de HubSpot. Puedes optar por que no se utilicen tus datos de clientes para el aprendizaje automático enviando un correo electrónico a privacy@hubspot.com. Más información, consulta Condiciones de servicio de HubSpot y Política de privacidad de HubSpot.

Nota: evita compartir información sensible en tus prompts. Para mejorar el producto, HubSpot registra y almacena tus prompts, el texto generado y las métricas de uso cuando utilizas los productos de IA. HubSpot comparte tus prompts con Proveedores de servicios de IA para habilitar tu uso de esta herramienta y estos proveedores almacenan tus prompts para la moderación del contenido. Tus prompts te serán atribuidos. Tu uso de los Productos beta de IA de HubSpot se regirá por nuestras Condiciones Beta y los Productos de IA incorporados dentro de nuestros Servicios de suscripción se regirán por nuestras Condiciones específicas del producto.

Los productos de inteligencia artificial de HubSpot no forman parte de las funciones de datos sensibles. Algunos productos de IA pueden procesar datos sensibles que no tenías intención de incluir al generar resultados basados en el prompt introducido. Estas herramientas incluyen:

• Resúmenes de conversaciones
• Análisis de conversaciones
• Resúmenes de llamadas de asistentes de IA
• Asignación automática de interlocutores
• Rellenar automáticamente las propiedades de los contactos

Por ejemplo, si hablas de datos sensibles durante una conversación, no debes utilizar la herramienta Resúmenes de conversaciones. Aunque puede que no tuvieras intención de introducir datos sensibles en tu pregunta, la herramienta Resúmenes de conversaciones procesaría todo el contenido de la conversación. 

Para obtener más información sobre las herramientas de IA de HubSpot, consulta las tarjetas del modelo de IA. Evita utilizar herramientas de IA si no deseas que éstas procesen tus datos sensibles.

Utilización de datos sensibles en distintos centros de datos

Puedes almacenar información confidencial en cualquier Centro de datos que utilices. Sin embargo, una vez que actives la configuración de datos sensibles, no podrás migrar a un Centro de datos diferente.

Recursos adicionales

Para más información sobre el programa de seguridad de HubSpot, consulta la página HubSpot Trust Center.