Avanza en los negocios gracias al seguimiento de su evolución

La ficha de seguimiento de negocios utiliza la HubSpot AI para ayudar a los equipos de ventas a revisar el contexto de los negocios, actualizar los datos del CRM y identificar los siguientes pasos recomendados, todo ello desde un único lugar. La función de seguimiento de operaciones puede analizar las reuniones, llamadas y correos electrónicos registrados para recomendar acciones en los registros de los negocios y sugerir actualizaciones de la propiedad de negocio.

Por ejemplo, tras una llamada con un comprador, un comercial de Sprocket Supply Co. puede revisar las próximas acciones más adecuadas para el negocio, ordenadas por prioridad. Estas recomendaciones se basan en todas las llamadas y reuniones relacionadas con el negocio, no solo en la última interacción. En cualquier momento, los comerciales, los mánagers y los directores de operaciones pueden consultar el estado actual del negocio y centrarse en los siguientes pasos para hacerlo avanzar. También pueden revisar las acciones pendientes extraídas, aprobar las actualizaciones sugeridas en el CRM de HubSpot y enviar una respuesta generada por HubSpot AI sin salir del registro del negocio.

Cuando se configura una metodología de ventas, la HubSpot AI puede utilizar tu marco de calificación como contexto adicional, lo que permite que las recomendaciones sobre negocios y las actualizaciones del CRM sean más relevantes para la forma de vender de tu equipo.

Para ofrecer a los comerciales y a los compradores un espacio común en el que puedan realizar un seguimiento de los hitos, asignar responsabilidades y supervisar el progreso en un solo lugar, descubre cómo mantener a los compradores al día con los planes de negocio. 

Ten en cuenta lo siguiente: puedes gestionar el acceso a las funciones de IA en tu configuración de IA y especificar qué datos se comparten. Consulta las preguntas frecuentes sobre la confianza en la IA y las fichas de modelos de IA de HubSpot para obtener información detallada sobre los controles de seguridad, el uso de los datos y el cumplimiento de la IA.

Antes de empezar 

Comprender los requisitos

Para utilizar las funciones de seguimiento de negocios, un superadministrador debe: 

• Inscribirse en la beta pública de«Deal Progression: Next Best Actions and Deal Plans».
• Configura HubSpot Notetaker o conecta tu cuenta a una de las siguientes herramientas para reuniones: Zoom, Microsoft Teams o Google Meet. 
• Asegúrate de que la grabación y la transcripción estén activadas. Más información sobre la grabación y la transcripción.

Para revisar y aplicar las recomendaciones sobre los negocios, los comerciales deben:

• Dispón de una bandeja de entrada de correo electrónico conectada.

Configurar el seguimiento del negocio

Configura el seguimiento de los negocios desde Agent Hub para que la HubSpot AI pueda realizar un seguimiento de la actividad de los negocios y mantener tu CRM actualizado. El proceso de configuración te guía a lo largo de tres pasos: vincular las transcripciones de tus llamadas y reuniones, configurar la captura inteligente de datos para que la HubSpot AI pueda identificar y sugerir actualizaciones de las propiedades del CRM, y añadir información contextual, como tu metodología de ventas o las buyer personas, para que las recomendaciones sean más relevantes para tu proceso de ventas.

Para configurar el proceso del negocio: 

1. En la cuenta de HubSpot, ve a Agentes > Agent Hub.

2. En la pestaña «Resumen», en la sección«Cerrar negocios», haz clic en «Evolución del negocio».
3. En la página «Progresión del negocio », haz clic en «Configurar la progresión del negocio».
4. En la ventana emergente, vincula tus expedientes académicos. Selecciona una opción:
   • Conecta tu dispositivo de grabación de notas actual: para importar las grabaciones a través de una integración. Haz clic en « » (Configurar). 
   • Utiliza la herramienta Notetaker de HubSpot: . El bot integrado de HubSpot se une a tus reuniones y registra la transcripción completa. Haz clic en . Configura. Descubre cómoconfigurar Notetaker en .
     
     

5. Una vez que hayas vinculado tus expedientes académicos en «Configuración», en la ventana emergente, haz clic en «Siguiente».
6. Para añadir más propiedades y configurar las actualizaciones automáticas, haz clic en «Configurar». Añade más propiedades relevantes para tu proceso de venta para recibir más sugerencias de actualizaciones o activa las actualizaciones automáticas. Cuando la captura inteligente de datos está activada, la HubSpot AI utiliza las transcripciones de las llamadas y las reuniones para identificar y sugerir actualizaciones de las propiedades del CRM de HubSpot. Se te notificará cuando las actualizaciones estén listas para su revisión.

7. Una vez que hayas configurado la captura inteligente de datos, haz clic en «Siguiente».
8. Añade contexto para mejorar las recomendaciones. Configura las siguientes opciones:
   • Subir una metodología de ventas: para explicar cómo tu equipo califica y hace avanzar los negocios. Descubre cómo establecer una metodología de ventas.
   • Añade buyer personas: a quién te diriges.
   • Configurar plantillas de planes de negocios: planes conjuntos que garantizan la coordinación entre los compradores. Aprende a configurar planes de negocios.
9. Cuando hayas terminado, haz clic en «Finalizar».
   

Establecer una metodología de ventas

La configuración de una metodología de ventas es opcional, pero recomendable. Una vez configurada, la ficha de evolución del negocioutiliza tu marco de calificación —como MEDDIC, BANT o una metodología personalizada— como contexto estructurado del CRM. Esto mejora la precisión de las sugerencias de actualización de negocios. Una vez configurado, puedes consultar laficha «Metodología de ventas»en la pestaña «Puesta al día» para ver las recomendaciones que reflejan en qué fase del proceso de ventas se encuentra cada negocio.

Puedes crear una metodología de ventas utilizando una plantilla o partiendo de cero. La IA de HubSpot AI también puede recomendarte una metodología de ventas basada en los datos de tu CRM.

Se necesitan permisosde superadministrador para configurar una metodología de ventas.

Utiliza una plantilla del marco de trabajo

Para configurar una metodología de ventas a partir de una plantilla:

1. En la cuenta de HubSpot, ve a Agentes > Agent Hub.
2. Haz clic en la pestaña «Contexto ».
3. En la barra lateral izquierda, haz clic en «Proceso de « & »del equipo».
4. Haz clic en «Añadir metodología».
5. En el panel de la derecha, selecciona una plantilla de marco:
   • BANT: se centra en calificar rápidamente si merece la pena seguir adelante con un prospecto.
   • MEDDIC: un marco de cualificación riguroso para las ventas B2B complejas.
   • SPICED: cualificación centrada en el cliente para las ventas B2B.
   • SPIN: utiliza preguntas estratégicas para identificar las necesidades en situaciones de venta complejas.
   • MEDDPIC: versión ampliada de MEDDIC para ventas complejas y de alto valor con cronologías prolongadas.
6. Haz clic en «Siguiente».
7. En los campos «Nombre» y «Descripción» , edita el texto según sea necesario.
8. Configura los pasos:
   • Edita el nombre del paso.
   • Haz clic en el menú desplegable«Propiedad de negocio vinculada» y selecciona una propiedad de negocio para cada paso.
   • Reordena los pasos haciendo clic en el recuadro de cada paso y arrastrándolo hasta la posición que desees.
   • Haz clic en «+ Añadir paso» para añadir un nuevo paso. Introduce elnombre del paso « » y selecciona la propiedad de negocio vinculada en el menú desplegable.
   • Haz clic en elicono« » (Eliminar) para eliminar un paso.
9. Haz clic en «Siguiente».
10. Para que el agente de datos pueda recomendar actualizaciones de la propiedad, marca la casilla de verificación « » situada junto al nombre de la propiedad. Para seleccionarlo todo, marca la casilla de verificación « » para todas las propiedades vinculadas.
11. Haz clic en«Añadir metodología».

Crear una metodología de ventas personalizada

Para crear una metodología de ventas personalizada:

1. En la cuenta de HubSpot, ve a Agentes > Agent Hub.

2. Haz clic en la pestaña «Contexto ».
3. En la barra lateral izquierda, haz clic en «Equipo & Procesos».
4. Haz clic en «Añadir metodología».
5. En el panel de la derecha, haz clic en «Empezar desde cero».
6. Haz clic en «Siguiente».
7. Introduce un nombre y una descripción.
8. Haz clic en «+ Añadir paso».
9. Introduce el nombre del paso y selecciona la propiedad de negocio «Operación vinculada» en el menú desplegable.
10. Sigue añadiendo pasos según sea necesario.
11. Para cambiar el orden de los pasos, haz clic en el recuadro del paso y arrástralo hasta la posición que desees.
12. Cuando hayas terminado, haz clic en «Siguiente».
13. Marca la casilla de verificación « » situada junto al nombre de la propiedad para permitir que el agente de datos te sugiera actualizaciones de la propiedad. Para seleccionar todas las propiedades, marca la casilla de verificación « » para todas las propiedades vinculadas.
14. Haz clic en«Añadir metodología».

Tras guardar, se aplicarán las siguientes actualizaciones:

• Actualizaciones automáticas de los datos de las propiedades: la metodología permite actualizar los datos de las propiedades basándose en las conversaciones con los compradores, lo que reduce la introducción manual de datos.
• Información sobre la pestaña«Catch-up »: la pestaña«Catch-up» de cada registro de negocio muestra el progreso en tiempo real con respecto a tus criterios de calificación, junto con las recomendaciones habituales sobre el siguiente paso a seguir.

Utiliza la ficha de evolución del negocio

Utiliza la ficha de seguimiento del negocio, en la pestaña «Poner al día» del registro del negocio, para consultar las sugerencias de actualización del CRM y las siguientes acciones recomendadas. La ficha de seguimiento del negocio también muestra la actividad más reciente y la siguiente actividad. Si se ha configurado, la pestaña «Catch-up» también muestra la ficha del plan del negocio y la ficha de la metodología de ventas, para que puedas consultar toda la información del negocio en un solo lugar.

Revisar las sugerencias de actualización del CRM

En la ficha de evolución del negocio, puedes consultar las actualizaciones sugeridas del CRM para tu registro de negocio. El seguimiento de los negocios se basa en el contexto de los correos electrónicos registrados, las notas y las transcripciones de las conversaciones. Revisa las recomendaciones sobre la precisión y, a continuación, acepta o rechaza la actualización del valor. Utilizapara reducir el esfuerzo manual que supone actualizar las propiedades y proporcionar contexto para los siguientes pasos.

Para consultar las sugerencias de actualización del CRM: 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Negocios. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a CRM > Negocios.

2. Haz clic en el nombre de un negocio.
3. En la pestaña «Puesta al día», ve a la fichade evolución del negocio.
4. Junto a las sugerencias de actualización del CRM, haz clic en «Revisar [x] sugerencias».

5. Si es necesario, filtra las sugerencias por «Titular del registro» o «Fecha de la actividad». También puedes utilizar el campo de búsqueda para buscar por nombre de registro.
6. Revisa el valor actual de la propiedad y el valor sugerido.
7. Para aceptar un valor sugerido, haz clic en el success icono«Aceptar sugerencia» para marcar la acción recomendada como realizada.
8. Para descartar un valor sugerido, haz clic en el remove icono de eliminar.

9. Para aceptar todas las sugerencias, haz clic en «Aprobar todo», en la esquina superior derecha.

Revisar las próximas medidas a tomar

La ficha «Evolución del negocio» ofrece recomendaciones sobre los siguientes pasos más adecuados para tu negocio. Cuando pones en práctica una sugerencia, HubSpot rellena automáticamente datos clave como el destinatario, el asunto y el contexto de la reunión, para que puedas realizar las acciones rápidamente desde la ficha sin tener que empezar desde cero. Las próximas acciones recomendadas también están disponibles en la página del índice de negocios, para que puedas revisar qué aspectos requieren atención en todos tus negocios.

Para consultar las siguientes acciones recomendadas:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Negocios. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a CRM > Negocios.

2. Haz clic en el nombre de un negocio.
3. En la pestaña «Puesta al día», ve a la fichade evolución del negocio.
4. En la sección «Próximas acciones recomendadas », haz clic en una acción para ver un resumen del contexto en el que se basa la recomendación.

5. Para cada acción recomendada, selecciona una de las opciones disponibles:
   • Enviar un correo electrónico: haz clic en «Redactar un correo electrónico» para abrir la ventana emergente de redacción de correo electrónico. El correo electrónico ya viene rellenado con el destinatario, un asunto sugerido y un borrador adaptado al contexto, basado en tu historial de negocios. El borrador también puede incluir solicitudes de reunión con la información pertinente. Modifica el texto manualmente si es necesario.
   • Programa una reunión: . Revisa el contexto de la reunión y el título, la hora y los asistentes que ya aparecen rellenados. Haz clic en« » y edita « » para realizar cambios. Haz clicen « » (Enviar invitación a la reunión) para programar la reunión.
   • Prepararse para una reunión: haz clic en «Prepararse para una reunión» para acceder a la página de preparación de la reunión. Esta opción aparece antes de las próximas reuniones.
   • Crear una tarea: haz clic en «Crear una tarea» para crear automáticamente una tarea que se te asigne y que contenga los detalles de la acción recomendada.
   • Copiar al portapapeles: haz clic en elicono de copiar de para copiar el nombre y los detalles de la acción al portapapeles y poder utilizarlos en otras secciones de HubSpot.
   • Volver a interactuar con el contacto: haz clic en «Volver a interactuar con el contacto» y, a continuación, selecciona una opción para redactar un correo electrónico, realizar una llamada o programar una reunión. Esta opción aparece si un negocio se encuentra estancado y no ha registrado actividad durante 14 días o más, y muestra el prompt: «Ponte en contacto antes de que este negocio corra peligro».

Nota: la pestaña «Catch-Up» también muestra información sobre el estado de los negocios, como las puntuaciones de los mismos. Aprende a utilizar y a consultar las puntuaciones de los negocios.

Realizar acciones en un hilo de correo electrónico

Revisar por correo electrónico los próximos pasos del negocio

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Negocios. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a CRM > Negocios.
2. Haz clic en el nombre de un negocio.
3. En la parte superior de la columna central, haz clic en la pestaña«Actividades ».
4. En la cronología de actividades, busca un hilo de correo electrónico y, a continuación, haz clic en «Revisar los siguientes pasos» para ver las acciones pendientes en función del contenido de ese hilo y aprobar o rechazar las sugerencias de actualización de la propiedad en el CRM.
5. Para aprobar o rechazar las sugerencias de actualización de datos de propiedades en el CRM:
   • En el panel, pasa el cursor por encima de una propiedad del CRM y, si lo deseas, modifica la sugerencia. Haz clic en el success icono «Aceptar sugerencia» para aprobar la actualización del valor.
   • En el panel, pasa el cursor por encima de una propiedad del CRM y, a continuación, haz clic en elicono de eliminación « remove » para rechazar la actualización del valor.

Consulta los siguientes pasos por correo electrónico en Gmail o Outlook

Gestiona las tareas pendientes desde tu bandeja de entrada de Gmail o Outlook con la extensión de Chrome de HubSpot Sales o el complemento de Office 365. Descubre cómo consultar la información relacionada con los negocios en Gmail y Outlook.

1. Instala la extensión HubSpot Sales:
   • Gmail: Extensión de HubSpot Sales para Chrome
   • Outlook: Complemento de HubSpot Sales para Office 365
2. Ve a tu bandeja de entrada.
3. Ver los negocios desde un hilo de correo electrónico en Gmail u Outlook.
4. En la pestaña«Detalles», revisa las acciones sugeridas y, a continuación, aprueba o rechaza las sugerencias de actualización de propiedades del CRM:
   • Aprobar: pasa el cursor por encima de una propiedad del CRM y , si lo deseas, realiza modificaciones en la sugerencia. Haz clic en el success icono «Aceptar sugerencia» para aprobar la actualización del valor.
   • Rechazar: pasa el cursor por encima de una propiedad del CRM y, a continuación, haz clic en elicono de eliminación « remove » para rechazar la actualización del valor.

Redacta una respuesta a un correo electrónico sobre un negocio

Utiliza el asistente de Breeze para redactar un borrador de respuesta a un correo electrónico basándote en el contexto de las metas del comprador, los riesgos y los mensajes anteriores de la cadena de correo. Esto puede reducir el tiempo dedicado a redactar un correo electrónico de resumen y la necesidad de buscar entre las notas para encontrar determinadas tareas pendientes.

Para empezar a responder un correo electrónico con el asistente de Breeze:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Negocios. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a CRM > Negocios.

2. Haz clic en el nombre de un negocio.
3. En la parte superior de la columna central, haz clic en la pestaña«Actividades ».
4. En la cronología de actividades, busca un correo electrónico relacionado con el negocio y, a continuación, haz clic en «Escribir una respuesta por mí». El asistente de Breeze redacta automáticamente un borrador de respuesta.
5. Revisa e inserta el borrador generado y, a continuación, realiza los cambios que desees en el destinatario, el asunto o el cuerpo del mensaje.
6. Cuando hayas terminado, haz clic en «Enviar».