Visualisation et export de l'historique des activités du compte dans un journal d'audit centralisé

Les super administrateurs disposant d'un abonnement Entreprise peuvent utiliser un journal d'audit centralisé et l'onglet d'analyse des utilisateurs pour résoudre les problèmes et surveiller les actions des utilisateurs. Vous pouvez également export des rapports si vous devez partager des informations avec des tiers externes ou si une analyse plus poussée est nécessaire, et configurer des notifications pour être informé de certains événements. Découvrez ci-dessous les différents types d'activité de compte et ce que comprend un export.

Si vous utilisez les outils gratuits de HubSpot, ou si vous avez un abonnement Starter ou Professional, découvrez comment vous pouvez visualiser et exporter des journaux d'audit distincts pour les connexions d'utilisateurs, l'accès des employés, l'activité de sécurité ou l'activité de contenu.

Avant de commencer

Afficher, filtrer et exporter un journal d'audit centralisé

Dans le journal d’audit centralisé, vous pouvez afficher les actions des utilisateurs dans votre compte. Le journal enregistre uniquement les actions basées sur l’utilisateur HubSpot. Les mises à jour de propriétés non effectuées par un utilisateur (par exemple, une soumission de formulaire) ne s’afficheront pas dans le journal d’audit. Pour afficher, filtrer et exporter un journal centralisé de l’activité du compte sur votre page Journaux d’audit :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le panneau de gauche, sous Account Management, cliquez sur Audit Logs.
• L’onglet Événements propose trois affichages par défaut :
  • Tous les journaux : toutes les catégories de journaux au cours des 30 derniers jours.
  • Historique de connexion : toutes les connexions au cours des 30 derniers jours.
  • Activité de sécurité : toutes les activités de sécurité au cours des 30 derniers jours.
• Pour modifier les filtres de chaque onglet, cliquez sur l’un des filtres ci-dessous et sélectionnez vos options de filtrage :
  
  • Catégorie : filtre selon le type de données, par exemple Approval, Content, Workflows, etc. 
  • Sous-catégorie : filtre par sous-catégorie. Par exemple, si vous avez sélectionné Content, vous pouvez filtrer par Content sous-catégories telles que Blog posts, CTAs, et plus encore. Pour utiliser ce filtre, vous devez d'abord sélectionner une catégorie .  
  • Action : filtre par type d'action. Par exemple, vous souhaitez filtrer uniquement les actions Delete . 
  • Modifié par : filtre par les utilisateurs ou les équipes qui ont pris les mesures. 
  • Date : filtrez par plage de dates au cours de laquelle l’action s’est produite. 
• Cliquez sur le bouton Réinitialiser la undo vue pour réinitialiser vos modifications.
• Cliquez sur le bouton Cloner la duplicate vue pour cloner la vue.
• Cliquez sur l’icône saveEditableView Enregistrer pour enregistrer la vue.

• Pour gérer vos vues, cliquez sur le menu déroulant Plus et sélectionnez l’une des options suivantes :
  • Renommer : renommez la vue.
  • Supprimer : supprimez la vue.
  • Gérer le partage : choisissez de garder la vue privée ou de la partager avec tout le monde.
  • Gérer toutes les vues : gérez vos vues existantes et créez de nouvelles vues.

• Cliquez sur Exporter le rapport pour exporter la vue actuelle. Vérifiez l’export dans la boîte de dialogue et cliquez sur Exporter pour confirmer. Le rapport vous sera envoyé par e-mail et sera disponible dans les notifications.

• Pour obtenir des détails supplémentaires, cliquez sur n'importe quelle ligne dans le tableau. Dans le panneau de droite, passez en revue les éléments suivants :
  • Dans l'onglet Details , vous pouvez afficher des métadonnées supplémentaires. En bas du tableau de bord, cliquez sur View more information pour afficher la partie du CRM où l'action de l'utilisateur s'est produite.
     

• • A partir d'une action Delete, vous pouvez restaurer les objets CRM supprimés :
    • Dans le panneau de droite, cliquez sur Restaurer [type d'enregistrement].
    • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Restore. Un enregistrement ne peut être restauré que dans les 90 jours suivant sa suppression. 
       

• • Si l'utilisateur a effectué une action Export, vous pouvez télécharger le fichier exporté. Dans le panneau de droite, cliquez sur Télécharger le fichier exporté. 

• • Dans l'onglet Commentaires, écrivez un commentaire  dans la zone de texte. Pour marquer un collègue et lui envoyer une notification, tapez @ suivi de son nom.
    • Cliquez sur Reply en dessous du commentaire pour démarrer un fil de discussion. Pour quitter un fil de commentaires, cliquez sur Retour à tous les commentaires en haut du panneau.
    • Cliquez sur les ellipses ellipses sur votre commentaire pour modifier, supprimer ou copier un lien vers votre commentaire.
    • Cliquez sur la case success pour résoudre un commentaire.
       

• • • Pour filtrer les commentaires, cliquez sur le menu déroulant Commentaires et sélectionnez Commentaires ouverts, Tous les commentaires, ou Commentaires résolus.

• Pour exporter l'ensemble du journal d'audit ou un journal d'audit basé sur les filtres sélectionnés, cliquez sur Exporter le rapport. Cliquez ensuite sur Exporter.

Afficher l'onglet "Analyse de l'utilisateur

Pour afficher les analyses des utilisateurs à partir de la page des journaux d'audit :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le panneau de gauche, sous Gestion des données, cliquez sur Journaux d'audit.
• En haut, cliquez sur l'onglet Analyser.
• Dans l’onglet Analyser :
  • En haut de la page, vous trouverez un aperçu du nombre total de connexions quotidiennes, du nombre total de suppressions quotidiennes, du nombre total d'exportations quotidiennes et du nombre total de rapports quotidiens. Cliquez sur View Details pour accéder à un journal d'audit centralisé pour cette action spécifique.

• • Sous la vue d'ensemble, vous pouvez afficher des graphiques de l'activité des utilisateurs par catégorie, action, tendance de connexion et enregistrement CRM. Vous pouvez également filtrer chaque section en cliquant sur les menus déroulants à côté de chaque option. Cliquez sur View Filtered Records pour accéder à un journal d'audit centralisé pour cette action spécifique.

Configurer des notifications pour les événements du journal d’audit

Chaque super administrateur peut configurer les notifications du journal d’audit pour son compte. Une fois activé, vous recevrez des notifications par e-mail lorsque l’événement correspondant se produira. Pour configurer des notifications pour les événements du journal d’audit :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le panneau de gauche, sous Gestion des données, cliquez sur Journaux d'audit.
• Cliquez sur l’onglet Notifications en haut.
• Configurez vos notifications :
  • Cochez la case Exports multiples pour être averti lorsqu’un nombre élevé d’exports sont enregistrés dans une journée.
  • Cochez la case Autorisation administrateur supprimée pour être informé lorsque les autorisations administrateur d’un utilisateur sont révoquées.

Données incluses dans le journal d'audit centralisé

Ce journal d'audit centralisé comprend des données sur la création, la suppression et la mise à jour des actions suivantes de l'utilisateur :

• Approbations
• Activité de contenu
• Objets CRM :
  
  • Articles de blog
  • Appels
  • Campagnes

• • Entreprises

• • Contacts
  • Définition d'un objet personnalisé

• • Transactions
  • Pages de destination
  • Campagne de marketing
  • Événements marketing

• • Guides conversationnels

• • Produits

• • Devis
  • Modèles de devis
  • Page du site
  • Canaux de réseaux sociaux
  • Messages sur les réseaux sociaux

• • Tâches
  • Tickets
• Listes
• Réunions
• Pipelines
• Propriété
• Valeur de la propriété
• Formulaire de création d'enregistrement
• Activité de sécurité
• Propriété sensible value
•  Paramètres
  • Activation ou désactivation de l'association automatique des entreprises aux contacts
  • Activation ou désactivation des paramètres de l'assistant d'IA pour les invites de contenu ou l'analyse des clients

• Les équipes
• Workflows