Visualisation et export de l'historique des activités du compte dans un journal d'audit centralisé

Les super administrateurs disposant d'un abonnement Entreprise peuvent utiliser un journal d'audit centralisé et l'onglet d'analyse des utilisateurs pour résoudre les problèmes et surveiller les actions des utilisateurs. Vous pouvez également exporter des rapports si vous avez besoin de partager des informations avec des tiers externes ou si une analyse plus approfondie est nécessaire. Découvrez ci-dessous les différents types d'activité de compte et ce que comprend un export.

Si vous utilisez les outils gratuits de HubSpot, ou si vous avez un abonnement Starter ou Professional, découvrez comment vous pouvez visualiser et exporter des journaux d'audit distincts pour les connexions d'utilisateurs, l'accès des employés, l'activité de sécurité ou l'activité de contenu.

Afficher, filtrer et exporter un journal d'audit centralisé

Pour visualiser, filtrer et exporter un journal centralisé de l'activité des comptes sur votre page Audit Logs :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le panneau de gauche, sous Account Management, cliquez sur Audit Logs.
• Dans l'onglet Events, vous pouvez filtrer selon les critères suivants :
  • Catégorie : filtre selon le type de données, par exemple Approval, Content, Workflows, etc. 
  • Sous-catégorie : filtre par sous-catégorie. Par exemple, si vous avez sélectionné Content, vous pouvez filtrer par Content sous-catégories telles que Blog posts, CTAs, et plus encore. Pour utiliser ce filtre, vous devez d'abord sélectionner une catégorie . 
  • Action : filtre par type d'action. Par exemple, vous souhaitez filtrer uniquement les actions Delete . 
  • Modifié par : filtre par les utilisateurs ou les équipes qui ont pris les mesures. 
  • Date : filtre en fonction de la date à laquelle l'action s'est produite. 
     

• Pour obtenir des détails supplémentaires, cliquez sur n'importe quelle ligne dans le tableau. Dans le panneau de droite, passez en revue les éléments suivants :
  • Dans l'onglet Details , vous pouvez afficher des métadonnées supplémentaires. En bas du tableau de bord, cliquez sur View more information pour afficher la partie du CRM où l'action de l'utilisateur s'est produite.
     

• • A partir d'une action Delete, vous pouvez restaurer les objets CRM supprimés :
    • Dans le panneau de droite, cliquez sur Restaurer [type d'enregistrement].
    • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Restore. Un enregistrement ne peut être restauré que dans les 90 jours suivant sa suppression. 
       

• • Si l'utilisateur a effectué une action Export, vous pouvez télécharger le fichier exporté. Dans le panneau de droite, cliquez sur Télécharger le fichier exporté. 

• • Dans l'onglet Commentaires, écrivez un commentaire  dans la zone de texte. Pour marquer un collègue et lui envoyer une notification, tapez @ suivi de son nom.
    • Cliquez sur Reply en dessous du commentaire pour démarrer un fil de discussion. Pour quitter un fil de commentaires, cliquez sur Retour à tous les commentaires en haut du panneau.
    • Cliquez sur les ellipses ellipses sur votre commentaire pour modifier, supprimer ou copier un lien vers votre commentaire.
    • Cliquez sur la case success pour résoudre un commentaire.
       

• • • Pour filtrer les commentaires, cliquez sur le menu déroulant Commentaires et sélectionnez Commentaires ouverts, Tous les commentaires, ou Commentaires résolus.

• Pour exporter l'ensemble du journal d'audit ou un journal d'audit basé sur les filtres sélectionnés, cliquez sur Exporter le rapport. Cliquez ensuite sur Exporter.

Afficher l'onglet "Analyse de l'utilisateur

Pour afficher les analyses des utilisateurs à partir de la page des journaux d'audit :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le panneau de gauche, sous Gestion des données, cliquez sur Journaux d'audit.
• En haut, cliquez sur l'onglet Analytics.
• Dans l'onglet Analytics:
  • En haut de la page, vous trouverez un aperçu du nombre total de connexions quotidiennes, du nombre total de suppressions quotidiennes, du nombre total d'exportations quotidiennes et du nombre total de rapports quotidiens. Cliquez sur View Details pour accéder à un journal d'audit centralisé pour cette action spécifique.

• • Sous la vue d'ensemble, vous pouvez afficher des graphiques de l'activité des utilisateurs par catégorie, action, tendance de connexion et enregistrement CRM. Vous pouvez également filtrer chaque section en cliquant sur les menus déroulants à côté de chaque option. Cliquez sur View Filtered Records pour accéder à un journal d'audit centralisé pour cette action spécifique.

Données incluses dans le journal d'audit centralisé

Ce journal d'audit centralisé comprend des données sur la création, la suppression et la mise à jour des actions suivantes de l'utilisateur :

• Approbations
• Activité de contenu
• Objets CRM :
  
  • Articles de blog
  • Appels
  • Campagnes

• • Entreprises

• • Contacts
  • Définition d'un objet personnalisé

• • Transactions
  • Pages de destination
  • Campagne de marketing
  • Événements marketing

• • Guides conversationnels

• • Produits

• • Devis
  • Modèles de devis
  • Page du site
  • Canaux de réseaux sociaux
  • Messages sur les réseaux sociaux

• • Tâches
  • Tickets
• Listes
• Réunions
• Pipelines
• Propriété
• Valeur de la propriété
• Formulaire de création d'enregistrement
• Activité de sécurité
• Propriété sensible value
•  Paramètres
  • Activation ou désactivation de l'association automatique des entreprises aux contacts
  • Activation ou désactivation des paramètres de l'assistant d'IA pour les invites de contenu ou l'analyse des clients

• Les équipes
• Workflows