Dopo aver collegato l'integrazione Zoom, è possibile sincronizzare i dati di registrazione e partecipazione al webinar da Zoom a Hubspot e utilizzare queste informazioni per segmentare i contatti in HubSpot. È inoltre possibile aggiungere i partecipanti a un webinar Zoom utilizzando i flussi di lavoro di HubSpot.
L'integrazione Zoom non supporta gli eventi Zoom o i webinar creati come parte di un evento Zoom.
Nota bene: a partire dal 1° marzo 2022, Zoom rimuoverà l'indirizzo e-mail degli utenti segnalati come ospiti in Zoom, a meno che non soddisfino una delle condizioni qui indicate. Pertanto, i partecipanti ai webinar senza indirizzo e-mail non saranno sincronizzati con HubSpot. Per assicurarsi che tutti i partecipanti siano sincronizzati con HubSpot, attivare la registrazione del webinar.
Sincronizzare i webinar di Zoom con HubSpot
Dopo aver collegato l'integrazione Zoom, configurate le impostazioni di sincronizzazione dei webinar del vostro account HubSpot e scegliete come creare i contatti in HubSpot dall'integrazione.
- Fare clic su Zoom.
- Fare clic sulla scheda Impostazioni globali.
- Nella sezione Webinar , fare clic sull 'opzione Sincronizza dati webinar per sincronizzare i dati dei webinar da Zoom a HubSpot. In questo modo si sincronizzeranno i registranti e i partecipanti ai webinar di Zoom e gli eventi di marketing.
- Nella sezione Sincronizza registrazioni e trascrizioni dei webinar, selezionare se si desidera sincronizzare le registrazioni e le trascrizioni dei webinar per nessuno, per alcuni o per tutti gli utenti Zoom dell'account HubSpot.
- Nella sezione Esclusioni, aggiungete i domini per evitare che i webinar vengano sincronizzati con HubSpot dagli utenti con un dominio specifico nel loro indirizzo e-mail.
- Nella sezione Esclusioni record , fate clic su Inserisci dominio o scegli dall'elenco.
- Nella sezione Esclusioni dei contatti, inserire il nome di dominio dell'Azienda per evitare che i dipendenti interni vengano creati come nuovi contatti in HubSpot.
- È inoltre possibile gestire le impostazioni dei webinar per i singoli utenti:
- Nella sezione Gestione delle impostazioni dei singoli utenti, fare clic su Impostazioni utente accanto all'utente per il quale si desidera gestire le impostazioni.
- Nel pannello di destra, nella sezione Registrazione e trascrizioni del webinar:
- Selezionare la casella Sincronizza i dati dei nuovi webinar programmati per impostazione predefinita per sincronizzare automaticamente tutti i dati di un nuovo webinar creato dall'utente.
- Selezionare la casella Sincronizza le registrazioni e le trascrizioni dei webinar di questo utente per sincronizzare le registrazioni e le trascrizioni di tutti i webinar.
- Fare clic su Gestisci singoli webinar per questo utente per gestire le impostazioni di sincronizzazione di un singolo webinar.
Si prega di notare:
- L'integrazione di HubSpot con Zoom accetta e sincronizza solo tre campi obbligatori nel link di registrazione di Zoom: Nome, Cognome ed Email. Se il link di registrazione contiene altri campi obbligatori, la registrazione non andrà a buon fine.
- Gli utenti dell'account non vengono creati come record del contatto in HubSpot se si registrano o partecipano a un webinar Zoom. Se sono già stati creati come record del contatto, l'attività di Zoom non verrà sincronizzata con i loro record del contatto.
- L'integrazione Zoom non crea un evento di cronologia per i contatti che si sono registrati a un webinar utilizzando il loro indirizzo e-mail secondario. Per creare e aggiornare i record del contatto viene utilizzato solo l'indirizzo e-mail principale.
- L'integrazione Zoom non ricrea automaticamente un record del contatto se è stato precedentemente eliminato.
Risoluzione degli errori più comuni di sincronizzazione dei webinar
Esaminate i registri di controllo dei webinar di Zoom per visualizzare lo stato di sincronizzazione dei webinar con HubSpot e risolvere eventuali errori comuni.
Per visualizzare i registri di audit:
- Fare clic su Zoom.
- Nella sezione Webinar , fare clic su Registri di controllo accanto al webinar che si desidera esaminare.
- Nel pannello di destra, esaminare lo stato delle modifiche di sincronizzazione. Se ci sono avvisi, rivedere gli errori sottostanti per risolverli.
Alcuni dati del webinar non sono stati sincronizzati perché l'impostazione di sincronizzazione è disattivata
Come risolvere l'errore
Verificare che le impostazioni di sincronizzazione globale e di webinar siano attivate. La sincronizzazione globale deve essere attivata dall'amministratore dell'account HubSpot prima di poter attivare la sincronizzazione dei webinar. I dati dei webinar mancanti verranno sincronizzati con successo una volta attivate entrambe le impostazioni.
La registrazione/trascrizione del webinar non si è sincronizzata
Cosa significa l'errore
Questi errori possono essersi verificati perché:
- Le impostazioni di sincronizzazione sono disattivate nell'account HubSpot.
- Non c'erano partecipanti al webinar.
- La registrazione del webinar non è disponibile, è stata cancellata o trovata.
- La registrazione del webinar non è ancora disponibile perché è ancora in fase di elaborazione.
Come risolvere l'errore
Verificare che le impostazioni di sincronizzazione globale, sincronizzazione webinar e sincronizzazione registrazioni e trascrizioni siano attivate. Se tutte le impostazioni sono attivate, sincronizzate manualmente il webinar con HubSpot passando il mouse sul nome del webinar e facendo clic su Sincronizza ora
Alcuni partecipanti non hanno sincronizzato
Cosa significa l'errore
HubSpot non è in grado di sincronizzare i dati dei partecipanti da Zoom perché non ci sono informazioni sui partecipanti nell'account Zoom. Questo può accadere se nessun partecipante si unisce al webinar o se ci sono errori nei dati.
Come risolvere l'errore
Per maggiori informazioni, controllate i dati dei partecipanti in Zoom.
Alcuni dati del webinar non sono stati sincronizzati
Cosa significa l'errore
Questo errore potrebbe essersi verificato perché le impostazioni di sincronizzazione globale, le impostazioni di sincronizzazione del webinar o le impostazioni di sincronizzazione dei record e delle trascrizioni sono disattivate per il webinar. In alcuni casi, i record del contatto, i record dell'evento di marketing e i record dell'oggetto della chiamata potrebbero non essere stati creati. Ciò si verifica se l'indirizzo e-mail non è valido o se i dati non sono disponibili in Zoom.
Come risolvere l'errore
Verificare che le impostazioni di sincronizzazione globale, sincronizzazione webinar e sincronizzazione registrazioni e trascrizioni siano attivate. Se tutte le impostazioni sono attivate, sincronizzate manualmente il webinar con HubSpot passando il mouse sul nome del webinar e facendo clic su Sincronizza ora.
Alcuni indirizzi e-mail sono stati esclusi dalla sincronizzazione dei webinar
Cosa significa l'errore
Le e-mail saranno escluse dalla sincronizzazione dei webinar per i seguenti motivi:
- L'indirizzo e-mail appartiene a un utente dell'account HubSpot.
- L'indirizzo e-mail contiene un dominio escluso dalle impostazioni di integrazione.
- L'indirizzo e-mail non è valido.
- L'indirizzo e-mail è un indirizzo e-mail secondario di un contatto.
Come risolvere l'errore
Non è necessario intervenire, a meno che non si vogliano rimuovere le esclusioni dalle impostazioni. Per ottenere un elenco delle e-mail non create, contattate il Supporto HubSpot.
Alcuni dati del webinar non sono stati sincronizzati a causa di un errore
Cosa significa l'errore
Alcuni errori comuni includono:
- Non è stato possibile trovare la trascrizione del webinar.
- Non è stato possibile creare un evento della cronologia.
- Non è stato possibile aggiornare le proprietà del contatto.
- Non è stato possibile trovare i dati dall'account Zoom collegato.
Come risolvere l'errore
Verificare che le impostazioni di sincronizzazione globale, sincronizzazione webinar e sincronizzazione registrazioni e trascrizioni siano attivate. Se tutte le impostazioni sono attivate, sincronizzate manualmente il webinar con HubSpot passando il mouse sul nome del webinar e facendo clic su Sincronizza ora.
Segmentare i contatti in HubSpot utilizzando le proprietà dello Zoom
È possibile filtrare i record del contatto utilizzando le seguenti proprietà, che vengono create automaticamente nell'account HubSpot dopo la connessione all'app Zoom:
- Durata media della partecipazione ai webinar Zoom: la percentuale media di partecipazione a ciascun webinar da parte del contatto. Un valore del 100% per questa proprietà, ad esempio, significa che il contatto ha partecipato all'intera durata di ogni webinar.
- Ultimo webinar Zoom registrato: l'URL del webinar a cui il contatto si è registrato più di recente. Viene popolato se il contatto è stato aggiunto come registrante al webinar Zoom manualmente o tramite un flusso di lavoro HubSpot.
- Numero totale di registrazioni a webinar Zoom: il numero totale di webinar a cui il contatto si è registrato.
- Numero totale di webinar Zoom a cui ha partecipato: il numero totale di webinar a cui ha partecipato il contatto.
È inoltre possibile segmentare i contatti in base alle attribuzioni di uno specifico evento Zoom utilizzando i seguenti filtri:
- Zoom: Evento disponibile per la registrazione: se è stato registrato uno degli eventi Zoom, è possibile scegliere questo filtro, quindi affinare in base all'argomento dell'evento, all'ora di inizio dell'evento o all'URL di registrazione.
- Zoom: Evento partecipazione webinar: per filtrare in base alla partecipazione, scegliete questo filtro per segmentare i contatti in base alla durata della partecipazione, alla percentuale di partecipazione, all'id del webinar o al nome del webinar.
- Zoom: Evento di registrazione Webinar: per filtrare in base alla registrazione, scegliere questo filtro per segmentare i contatti in base all'id del webinar o al nome del webinar.
Visualizza la registrazione del webinar Zoom su un evento di marketing
Quando un contatto si registra, partecipa o annulla la registrazione a un evento di Zoom, il contatto viene automaticamente creato o aggiornato nell'oggetto Eventi di marketing di HubSpot.
Visualizzazione dei dettagli di registrazione e partecipazione al webinar Zoom su una cronologia di contatto
Gli eventi dei webinar di Zoom appaiono nella cronologia dei record del contatto di HubSpot, mostrando la data del webinar, quando un contatto si è iscritto e quando ha lasciato il webinar.
Nota bene: i partecipanti ai webinar devono utilizzare il loro indirizzo e-mail principale. Le registrazioni ai webinar effettuate con l'indirizzo e-mail secondario di un contatto non verranno registrate in HubSpot né aggiunte alla cronologia del contatto.
Aggiungere contatti a un webinar Zoom utilizzando un flusso di lavoro
È possibile utilizzare l'azione del flusso di lavoroAggiungi contatto a Webinar Zoom per automatizzare la registrazione di webinar. Se si dispone di account Zoom separati collegati a più business unit, questa azione può registrare solo i contatti per i webinar associati all'account Zoom collegato alla business unit principale Account in HubSpot.
Se si utilizza l'azione per aggiungere contatti a un webinar Zoom che non sono associati alla business unit principale Account, il contatto non sarà registrato al webinar.
Per impostare un flusso di lavoro per automatizzare la registrazione dei webinar Zoom:
- Creare un nuovo flusso di lavoro o passare il mouse su un flusso di lavoro esistente e fare clic su Modifica.
- Nell'editor dei flussi di lavoro, dopo aver impostato i criteri di iscrizione, fare clic sull'icona + per aggiungere un'azione.
- Nel pannello di destra, sotto Zoom, selezionare Aggiungi contatto al webinar Zoom.
- Inserire l'ID del webinar senza spazi o trattini. Se è stata impostata una proprietà del contatto che contiene l'ID del webinar, è possibile fare clic sul menu a discesa Token contatto, quindi selezionare la proprietà del contatto corrispondente.
Il contatto verrà registrato per il webinar utilizzando il suo nome, cognome e proprietà del contatto e-mail. Per saperne di più sull'azioneAggiungi contatto a un webinar Zoom .
Nota bene: si riceverà l'errore Webinar host cannot register for the webinar se si cerca di iscrivere l'host del webinar o l'utente collegato a un webinar Zoom utilizzando un flusso di lavoro.