Utilizzare i webinar di HubSpot e Zoom

Dopo aver collegato l'integrazione Zoom, è possibile sincronizzare i dati di registrazione e partecipazione al webinar da Zoom a HubSpot e utilizzare queste informazioni per segmentare i contatti in HubSpot. È inoltre possibile aggiungere i partecipanti a un webinar Zoom utilizzando i flussi di lavoro di HubSpot.

L'integrazione Zoom non supporta gli eventi Zoom o i webinar creati come parte di un evento Zoom.

Nota bene: a partire dal 1° marzo 2022, Zoom rimuoverà l'indirizzo e-mail degli utenti segnalati come ospiti in Zoom, a meno che non soddisfino una delle condizioni qui indicate. Pertanto, i partecipanti al webinar senza indirizzo e-mail non saranno sincronizzati con HubSpot. Per assicurarsi che tutti i partecipanti siano sincronizzati con HubSpot, attivare la registrazione del webinar.

Sincronizzare i webinar di Zoom con HubSpot

Dopo aver collegato l'integrazione Zoom, configurate le impostazioni di sincronizzazione dei webinar del vostro account HubSpot e scegliete come creare i contatti in HubSpot dall'integrazione.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
• Fare clic su Zoom.
• Fare clic sulla scheda Impostazioni globali.
• Nella sezione Webinar , fare clic sull 'opzione Sincronizza dati webinar per sincronizzare i dati dei webinar da Zoom a HubSpot. In questo modo si sincronizzeranno i registranti e i partecipanti ai webinar di Zoom e si sincronizzeranno gli eventi di marketing.
  • Nella sezione Sincronizza registrazioni e trascrizioni dei webinar, selezionare se si desidera sincronizzare le registrazioni e le trascrizioni dei webinar per nessuno, per alcuni o per tutti gli utenti Zoom dell'account HubSpot.
• Nella sezione Esclusioni, aggiungere domini per evitare che i webinar vengano sincronizzati con HubSpot da utenti con un dominio specifico nel loro indirizzo e-mail.
  • Nella sezione Esclusioni di registrazione , fare clic su Inserisci dominio o scegli dall'elenco.
  • Nella sezione Esclusioni dei contatti, inserire il nome di dominio dell'azienda per evitare che i dipendenti interni vengano creati come nuovi contatti in HubSpot.
• È inoltre possibile gestire le impostazioni dei webinar per i singoli utenti:
  • Nella sezione Gestione delle impostazioni dei singoli utenti, fare clic su Impostazioni utente accanto all'utente per il quale si desidera gestire le impostazioni.
  • Nel pannello di destra, nella sezione Registrazione e trascrizioni del webinar:
    • Selezionate la casella Sincronizza i dati dei nuovi webinar programmati per impostazione predefinita per sincronizzare automaticamente tutti i dati di un nuovo webinar creato da quell'utente.
    • Selezionare la casella Sincronizza le registrazioni e le trascrizioni dei webinar di questo utente per sincronizzare le registrazioni e le trascrizioni di tutti i webinar.
    • Fare clic su Gestisci singoli webinar per questo utente per gestire le impostazioni di sincronizzazione di un singolo webinar.

Risoluzione degli errori più comuni di sincronizzazione dei webinar

Esaminare i registri di controllo dei webinar di Zoom per visualizzare lo stato di sincronizzazione dei webinar con HubSpot e risolvere eventuali errori comuni.

Per visualizzare i registri di audit:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
• Fare clic su Zoom.
• Nella sezione Webinar , fare clic su Registri di controllo accanto al webinar che si desidera esaminare.
• Nel pannello di destra, esaminare lo stato delle modifiche di sincronizzazione. Se sono presenti avvisi, esaminare gli errori riportati di seguito per risolverli.

Alcuni dati del webinar non sono stati sincronizzati perché l'impostazione di sincronizzazione è disattivata.

Come risolvere l'errore

Verificare che le impostazioni di sincronizzazione globale e di webinar siano attivate. La sincronizzazione globale deve essere attivata dall'amministratore dell'account HubSpot prima di poter attivare la sincronizzazione dei webinar. I dati mancanti dei webinar verranno sincronizzati con successo una volta attivate entrambe le impostazioni.

La registrazione/trascrizione del webinar non è stata sincronizzata

Cosa significa l'errore

Questi errori possono essersi verificati perché:

• Le impostazioni di sincronizzazione sono disattivate nel vostro account HubSpot.
• Non ci sono stati partecipanti al webinar.
• La registrazione del webinar non è disponibile, è stata cancellata o trovata.
• La registrazione del webinar non è ancora disponibile perché è ancora in fase di elaborazione.

Come risolvere l'errore

Verificare che le impostazioni di sincronizzazione globale, sincronizzazione del webinar e sincronizzazione della registrazione e della trascrizione siano attivate. Se tutte le impostazioni sono attivate, sincronizzate manualmente il webinar con HubSpot passando il mouse sul nome del webinar e facendo clic su Sincronizza ora.

Alcuni partecipanti non hanno sincronizzato

Cosa significa l'errore

HubSpot non è in grado di sincronizzare i dati dei partecipanti da Zoom perché non ci sono informazioni sui partecipanti nell'account Zoom. Questo può accadere se nessun partecipante si unisce al webinar o se ci sono errori nei dati.

Come risolvere l'errore

Per maggiori informazioni, controllate i dati dei partecipanti in Zoom.

Alcuni dati del webinar non si sono sincronizzati

Cosa significa l'errore

Questo errore potrebbe essersi verificato perché le impostazioni di sincronizzazione globale, le impostazioni di sincronizzazione del webinar o le impostazioni di sincronizzazione della registrazione e della trascrizione sono disattivate per il webinar. In alcuni casi, i record dei contatti, i record degli eventi di marketing e i record degli oggetti delle chiamate potrebbero non essere stati creati. Ciò si verifica se l'indirizzo e-mail non è valido o se i dati non sono disponibili in Zoom.

Come risolvere l'errore

Verificare che le impostazioni di sincronizzazione globale, sincronizzazione del webinar e sincronizzazione della registrazione e della trascrizione siano attivate. Se tutte le impostazioni sono attivate, sincronizzate manualmente il webinar con HubSpot passando il mouse sul nome del webinar e facendo clic su Sincronizza ora.

Alcuni indirizzi e-mail sono stati esclusi dalla sincronizzazione dei webinar.

Cosa significa l'errore

Le e-mail saranno escluse dalla sincronizzazione dei webinar per i seguenti motivi:

• L'indirizzo e-mail appartiene a un utente dell'account HubSpot.
• L'indirizzo e-mail contiene un dominio escluso dalle impostazioni di integrazione.
• L'indirizzo e-mail non è valido.
• L'indirizzo e-mail è l'indirizzo e-mail secondario di un contatto.

Come risolvere l'errore

Non è necessario intervenire, a meno che non si vogliano rimuovere le esclusioni dalle impostazioni. Per ottenere un elenco delle e-mail non create, contattare il supporto HubSpot.

Alcuni dati del webinar non sono stati sincronizzati a causa di un errore.

Cosa significa l'errore

Alcuni errori comuni includono:

• Non è stato possibile trovare la trascrizione del webinar.
• Non è stato possibile creare un evento temporale.
• Non è stato possibile aggiornare le proprietà dei contatti.
• Non è stato possibile trovare i dati dall'account Zoom collegato.

Come risolvere l'errore

Verificare che le impostazioni di sincronizzazione globale, sincronizzazione del webinar e sincronizzazione della registrazione e della trascrizione siano attivate. Se tutte le impostazioni sono attivate, sincronizzate manualmente il webinar con HubSpot passando il mouse sul nome del webinar e facendo clic su Sincronizza ora.

Segmentare i contatti in HubSpot utilizzando le proprietà dello Zoom

È possibile filtrare i record dei contatti utilizzando le seguenti proprietà, che vengono create automaticamente nell'account HubSpot dopo la connessione all'app Zoom:

Nota bene: a partire dall'8 gennaio 2025, le proprietà basate sui contatti di Zoom non segmenteranno i contatti dopo questa data (i contatti con attività Zoom precedenti a questa data potranno ancora essere segmentati utilizzando le proprietà basate sui contatti). Per segmentare i contatti dopo questa data, utilizzare i filtri degli eventi di marketing.

• Durata media della partecipazione ai webinar Zoom: la percentuale media di ciascun webinar a cui il contatto partecipa. Un valore del 100% per questa proprietà, ad esempio, significa che il contatto ha partecipato all'intera durata di ogni webinar.
• Ultimo webinar Zoom registrato: l'URL del webinar a cui il contatto si è registrato più di recente. Viene popolato se il contatto è stato aggiunto come registrante al webinar Zoom manualmente o tramite un flusso di lavoro HubSpot.
• Numero totale di registrazioni a webinar Zoom: il numero totale di webinar a cui il contatto si è registrato.
• Numero totale di webinar Zoom a cui ha partecipato: il numero totale di webinar a cui ha partecipato il contatto.

Nota bene: per i webinar ricorrenti, i contatti che hanno partecipato allo stesso webinar non aggiorneranno la proprietà Numero totale di webinar Zoom frequentati .

È inoltre possibile segmentare i contatti utilizzando i filtri per gli eventi di marketing:

• Durata della partecipazione: per quanto tempo il contatto ha partecipato al webinar.
• Registrazione a un evento di marketing: se si sono registrati o non si sono registrati a un webinar.
• Cancellazione della registrazione a un evento di marketing: se hanno cancellato la registrazione a un webinar.
• Partecipazione a un evento di marketing: se hanno partecipato o meno a un webinar.

È inoltre possibile segmentare i contatti in base agli attributi di uno specifico evento Zoom utilizzando i seguenti filtri:

• Zoom: Registrazione evento disponibile: se è stato registrato uno degli eventi Zoom, è possibile scegliere questo filtro, quindi affinare in base all'argomento dell'evento, all'ora di inizio dell'evento o all'URL di registrazione.
• Zoom: Evento partecipazione webinar: per filtrare in base alla partecipazione, scegliere questo filtro per segmentare i contatti in base alla durata della partecipazione, alla percentuale di partecipazione, all'id del webinar o al nome del webinar.
• Zoom: Evento registrazione webinar: per filtrare in base alla registrazione, scegliere questo filtro per segmentare i contatti in base all'id del webinar o al nome del webinar.

Visualizza la registrazione del webinar Zoom su un evento di marketing

Quando un contatto si registra, partecipa o annulla la registrazione a un evento Zoom, il contatto viene automaticamente creato o aggiornato nell'oggetto Eventi di marketing di HubSpot.

Visualizzare i dettagli di registrazione e partecipazione al webinar Zoom su una linea temporale di contatto

Gli eventi dei webinar di Zoom appaiono nella timeline dei record dei contatti di HubSpot, mostrando la data del webinar, quando un contatto si è iscritto e quando ha lasciato il webinar.

Nota bene: i partecipanti ai webinar devono utilizzare il loro indirizzo e-mail principale. Le registrazioni ai webinar effettuate con l'indirizzo e-mail secondario di un contatto non verranno registrate in HubSpot né aggiunte alla timeline del contatto.

Aggiungere contatti a un webinar Zoom utilizzando un flusso di lavoro

È possibile utilizzare l'azione del flusso di lavoroAggiungi contatto al webinar Zoom per automatizzare la registrazione dei webinar. Se si dispone di account Zoom separati collegati a più business unit, questa azione può registrare solo i contatti per i webinar associati all'account Zoom collegato alla business unit principale Account in HubSpot.

Per impostare un flusso di lavoro per automatizzare la registrazione dei webinar Zoom:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Automazioni > Flussi di lavoro.
• Creare un nuovo flusso di lavoro o passare il mouse su un flusso di lavoro esistente e fare clic su Modifica.
• Nell'editor dei flussi di lavoro, dopo aver impostato i criteri di iscrizione, fare clic sull'icona + per aggiungere un'azione.
• Nel pannello di destra, sotto Zoom, selezionare la voce Aggiungi contatto al webinar Zoom.
• Inserire l'ID del webinar senza spazi o trattini. Se è stata impostata una proprietà di contatto che contiene l'ID del webinar, è possibile fare clic sul menu a discesa Token di contatto, quindi selezionare la proprietà di contatto corrispondente.

Il contatto verrà registrato per il webinar utilizzando il nome, il cognome e le proprietà del contatto e-mail. Per saperne di più sull'azioneAggiungi un contatto a un webinar Zoom .

Nota bene: si riceverà l'errore L'ospite del webinar non può registrarsi al webinar se si cerca di iscrivere l'ospite del webinar o l'utente collegato a un webinar Zoom utilizzando un flusso di lavoro.