Utilizar los webinarios de HubSpot y Zoom

Después de conectar a la integración de Zoom, puedes sincronizar los datos de registro y asistencia al webinar desde Zoom a HubSpot y utilizar esta información para segmentar tus contactos en HubSpot. También puedes agregar inscritos a un webinario de Zoom utilizando los workflows de HubSpot.

La integración de Zoom no es compatible con Eventos de Zoom o webinarios creados como parte de un Evento de Zoom. 

Nota: a partir del 1 de marzo de 2022, Zoom eliminará la dirección de correo electrónico de los usuarios marcados como invitados en Zoom a menos que cumplan alguna de las condiciones indicadas aquí. Por lo tanto, los participantes del webinario que no tengan direcciones de correo electrónico no se sincronizarán con HubSpot. Para asegurarte de que todos los asistentes están sincronizados con HubSpot, activa el registro en el seminario web . 

Sincronizar los webinarios de Zoom con HubSpot

Después de conectar la integración de Zoom, configura los ajustes de sincronización de seminarios web de tu cuenta de HubSpot y elige cómo se crean los contactos en HubSpot desde la integración.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes y datos > Integraciones.
• Haga clic en Zoom. 
• Haz clic en la pestaña Configuración global. 
• En la sección Webinars , haz clic en el botón Sincronizar datos de webinar  activado para sincronizar los datos del webinar de Zoom con HubSpot. Puedes seleccionar si deseas sincronizar los datos del webinario para ninguno, todos o determinados usuarios de Zoom en la cuenta de HubSpot. 
• En la sección Exclusiones, añade dominios para evitar que los webinars sean sincronizados con HubSpot por usuarios con un dominio específico en su dirección de correo electrónico. 
  • En la sección Exclusiones de grabación , haz clic en Introduce el dominio o elige de la lista.
  • En la sección Exclusiones de contactos, introduce el nombre de dominio de tu empresa para evitar que los empleados internos se creen como nuevos contactos en HubSpot. 
• También puedes gestionar la configuración del seminario web para usuarios individuales:
  • En la sección Gestionar la configuración individual del usuario, haz clic en Configuración del usuario junto al usuario del que quieras gestionar la configuración. 
  • En el panel derecho, en la sección Grabaciones y transcripciones de seminarios web:
    • Marca la casilla Sincronizar datos de webinars recién programados por defecto para sincronizar automáticamente cualquier dato de un nuevo webinar creado por ese usuario.
    • Marca la casilla Sincronizar las grabaciones y transcripciones de los webinars de este usuario para sincronizar las grabaciones y transcripciones de todos los webinars.
    • Haz clic en Gestionar webinars individuales para este usuario para gestionar los ajustes de sincronización de un webinar individual. 

Solucionar errores comunes de sincronización de webinars

Revisa los registros de auditoría de tus webinars de Zoom para ver el estado de la sincronización de tus webinars con HubSpot y solucionar los errores más comunes.

Para ver los registros de auditoría:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes y datos > Integraciones.
• Haga clic en Zoom. 
• En la sección Webinars , haz clic en Registros de auditoría junto al webinar que quieras revisar. 
• En el panel derecho, revisa el estado de los cambios de sincronización. Si hay alguna advertencia, revisa los errores que aparecen a continuación para resolverlos. 

Algunos datos del seminario web no se sincronizaron porque tu ajuste de sincronización está desactivado

Cómo resolver el error

Comprueba que los ajustes de sincronización global y la sincronización del seminario web están activados. La sincronización global debe ser activada por el administrador de tu cuenta de HubSpot antes de poder activar la sincronización del seminario web. Los datos del seminario web que falten se sincronizarán correctamente una vez que ambos ajustes estén activados. 

La grabación/transcripción del seminario web no se sincronizó

Qué significa el error

Estos errores pueden haberse producido porque

• Tus ajustes de sincronización están desactivados en tu cuenta de HubSpot.
• No hubo participantes en el seminario web. 
• La grabación de tu seminario web no está disponible, se ha borrado o se ha encontrado.
• La grabación de tu seminario web aún no está disponible porque todavía se está procesando. 

Cómo resolver el error

Comprueba que los ajustes de sincronización global, sincronización del seminario web y sincronización de grabación y transcripción están activados. Si todos los ajustes están activados, sincroniza manualmente el webinar con HubSpot pasando el ratón por encima del nombre del webinar y haciendo clic en Sincronizar ahora. 

Algunos participantes no sincronizaron

Qué significa el error

HubSpot no puede sincronizar los datos de los participantes desde Zoom, ya que no hay información de los participantes registrada en tu cuenta de Zoom. Esto puede ocurrir si ningún participante se une al seminario web o si hay errores en los datos.

Cómo resolver el error

Consulta los datos de los participantes en Zoom para obtener más información.

Algunos datos del seminario web no se sincronizaron

Qué significa el error

Este error puede haberse producido porque los ajustes de sincronización global, los ajustes de sincronización del seminario web o los ajustes de sincronización de la grabación y la transcripción están desactivados para el seminario web. En algunos casos, es posible que no se hayan creado registros de contactos, registros de eventos de marketing y registros de objetos de llamada. Esto ocurre si hay una dirección de correo electrónico no válida o si los datos no están disponibles en Zoom.

Cómo resolver el error

Comprueba que los ajustes de sincronización global, sincronización del seminario web y sincronización de grabación y transcripción están activados. Si todos los ajustes están activados, sincroniza manualmente el webinar con HubSpot pasando el ratón por encima del nombre del webinar y haciendo clic en Sincronizar ahora. 

Algunas direcciones de correo electrónico han sido excluidas de la sincronización del seminario web

Qué significa el error

Los correos electrónicos se excluirán de la sincronización del seminario web por las siguientes razones:

• La dirección de correo electrónico pertenece a un usuario de la cuenta de HubSpot.
• La dirección de correo electrónico contiene un dominio excluido en los ajustes de integración.
• La dirección de correo electrónico no es válida.
• La dirección de correo electrónico es la dirección de correo electrónico secundaria de un contacto. 

Cómo resolver el error

No es necesario hacer nada a menos que quieras eliminar alguna exclusión de tus ajustes. Para obtener una lista de los correos electrónicos no creados, ponte en contacto con el soporte de HubSpot. 

Algunos datos del seminario web no se sincronizaron debido a un error

Qué significa el error

Algunos errores comunes son

• No se ha podido encontrar la transcripción del seminario web.
  
• No se ha podido crear un evento en la línea de tiempo.
• No se han podido actualizar las propiedades de los contactos.
• No se han podido encontrar datos de la cuenta de Zoom conectada.

Cómo resolver el error

Comprueba que los ajustes de sincronización global, sincronización del seminario web y sincronización de grabación y transcripción están activados. Si todos los ajustes están activados, sincroniza manualmente el webinar con HubSpot pasando el ratón por encima del nombre del webinar y haciendo clic en Sincronizar ahora. 

Segmentar contactos en HubSpot utilizando las propiedades de Zoom

Puedes filtrar los registros de contactos utilizando las siguientes propiedades, que se crean automáticamente en tu cuenta de HubSpot tras conectar la aplicación Zoom:

• Duración promedio del webinario de Zoom: el porcentaje promedio de cada webinario al que asiste al contacto. Un valor del 100% para esta propiedad, por ejemplo, significaría que el contacto permaneció durante la duración completa de cada webinario.
• Último webinario de Zoom registrado: la URL del webinario para el que el contacto se registró más recientemente. Se rellena si el contacto se añadió como inscrito al seminario web de Zoom manualmente o a través de un workflow de HubSpot.
• Número total de registros del webinario de Zoom: el número total de webinarios en el que se registró en el contacto.
• Número total de webinarios de Zoom al que el contacto ha asistido: el número total de webinarios al que el contacto ha asistido.

También puedes segmentar tus contactos en función de los atributos de un evento específico de Zoom utilizando los siguientes filtros:

• Zoom: Evento con grabación disponible: si grabaste uno de tus eventos de Zoom, puedes elegir este filtro y luego refinar por el Tema del evento, Hora de inicio del evento o URL de grabación.
• Zoom: Evento de asistencia del webinario: para filtrar según la asistencia, elige este filtro para segmentar tu contactos según la Duración de la asistencia, Porcentaje de duración de la asistencia, ID del webinario o Nombre del webinario.
• Zoom: Evento de registro de webinario: para filtrar según el registro, elige este filtro para segmentar tu lista según el ID del webinario o Nombre del webinario.

Ver los detalles del webinario de Zoom y la asistencia en la cronología de un contacto

Los eventos de webinarios de Zoom aparecen en las cronologías de los registros de contactos, lo que muestra la fecha del webinario, cuando un contacto se unió y dejó el webinario y el tiempo que el contacto permaneció en el webinario.

Nota: los inscritos en el seminario web deben usar su dirección de correo principal. Los registros de webinarios realizados con la dirección de correo electrónico secundaria de un contacto no se registrarán en HubSpot ni se agregarán a la cronología de un contacto.

Agregar contactos a un webinario de Zoom mediante un workflow

Puedes utilizar la acción de workflow Añadir contacto al seminario web de Zoom para automatizar el registro en el seminario web. Si tienes distintas cuentas de Zoom conectadas a varias unidades de negocio, esta acción sólo puede registrar contactos para seminarios web que estén asociados a la cuenta de Zoom conectada a la unidad de negocio principal Cuenta en HubSpot.

Si se utiliza la acción para agregar contactos a un webinario de Zoom que no está asociado a la unidad de negocio Cuenta principal , el contacto no se registrará en el webinario.

Para configurar un workflow para automatizar el registro en webinarios de Zoom:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Crea un nuevo workflow o coloca el cursor sobre un workflow existente y haz clic en Editar.
• En el editor de workflows, después de configurar los criterios de inscripción, haz clic en el icono + para agregar una acción.
• En el panel derecho, en Zoom, selecciona la opción Agregar contacto a webinario de Zoom.
• Introduzca el ID del seminario web  sin espacios ni guiones. Si has configurado una propiedad de contacto que contiene el ID del webinario, puedes hacer clic en el menú desplegable Ficha de contacto y luego selecciona la propiedad de contacto correspondiente.

El contacto se registrará para el seminario web utilizando su nombre, apellidos y propiedades de contacto de correo electrónico. Más información sobre la acción Agregar contacto a webinario de Zoom.

Nota: recibirás el error El anfitrión del webinario no puede inscribirse en el webinario si intentas inscribir al anfitrión del webinario o al usuario conectado en un webinario de Zoom mediante un workflow.