Utilizar los webinarios de HubSpot y Zoom

Después de conectar Zoom a HubSpot, sincroniza los datos de registro y asistencia del webinario desde Zoom a HubSpot. Esto le ayuda a seguir la forma en que los contactos interactúan con sus webinarios y a utilizar esa información en sus procesos de marketing y ventas.

Por ejemplo, puede segmentar los contactos en función de las inscripciones a webinarios, la asistencia o la interacción, y luego utilizar esas audiencias para campañas de seguimiento e informes. La actividad de los webinarios también se sincroniza con los eventos de marketing y los registros de contactos, lo que proporciona a los equipos una vista centralizada de la interacción de los webinarios en HubSpot.

También puede automatizar el registro de webinarios añadiendo contactos a los webinarios de Zoom mediante workflows.

Si experimenta errores de sincronización en los webinarios de Zoom, aprenda a solucionar los errores de sincronización más comunes.

Antes de empezar 

Antes de empezar, ten en cuenta lo siguiente:

• Su cuenta de Zoom debe tener el complemento para webinarios de Zoom.
• La integración de Zoom no admite eventos de Zoom ni webinarios creados como parte de un evento de Zoom. 
• Zoom elimina las direcciones de correo electrónico de los usuarios identificados como invitados en Zoom a menos que cumplan los requisitos de Zoom. Como resultado, los inscritos en webinarios o los participantes sin dirección de correo electrónico no se sincronizarán con HubSpot. Para asegurarte de que todos los asistentes se sincronizan con HubSpot, activa el registro de webinarios en Zoom.
• La integración de Zoom sólo acepta y sincroniza con tres campos obligatorios en el enlace de registro de Zoom: Nombre, Apellidos y Correo electrónico. Si el enlace de registro tiene otros campos obligatorios, el registro fallará. 
• Los usuarios de la cuenta no se crearán como registros de contacto en HubSpot si se registran o asisten a un webinario de Zoom. Si ya se ha creado un registro de contacto para ellos en HubSpot, las actividades de Zoom no se sincronizarán con su registro de contacto.
• No se crearán eventos de Cronología para los contactos que se registraron en un webinario utilizando su dirección de correo electrónico secundaria . Solo se utiliza la dirección de correo electrónico principal para crear y actualizar registros de contactos. 
• Los registros de contactos eliminados anteriormente no se volverán a crear automáticamente con la integración de Zoom.

Sincronizar los webinarios de Zoom con HubSpot

Una vez que hayas conectado la integración de Zoom, configura los ajustes de sincronización de webinarios de tu cuenta de HubSpot y elige cómo se crean los nuevos contactos en HubSpot.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en Zoom. 
3. Navega a la pestaña Configuración.
4. Haga clic en Webinarios y, a continuación, en la pestaña Configuración global . 
5. En la sección Webinars , haz clic en el botón Sync webinar data para sincronizar los datos del webinario de Zoom con HubSpot. Esto sincronizará los inscritos y asistentes a los webinarios de Zoom, y también sincronizará los datos con los eventos de webinario. 
6. En la sección Sincronizar grabaciones y transcripciones de webinarios, selecciona si quieres sincronizar las grabaciones y transcripciones de webinarios para ninguno de los usuarios de Zoom de tu cuenta de HubSpot, para los seleccionados o para todos ellos. 

7. En la sección Exclusiones, agrega dominios para evitar que los webinarios sean sincronizados con HubSpot por usuarios con un dominio específico en su dirección de correo electrónico. 

• • En la sección Exclusiones de grabación, haz clic en Introducir dominio o elegir de la lista.
  • En la sección Exclusiones de contactos, introduce el nombre de dominio de tu empresa para evitar que los empleados internos se creen como nuevos contactos en HubSpot. 

Agregar contactos a un webinario de Zoom mediante un workflow

Puedes utilizar la acción de workflow Agregar contacto a webinario de Zoom para automatizar el registro en el webinario. Si tiene cuentas de Zoom independientes conectadas a varias marcas, esta acción sólo puede registrar contactos para webinarios que estén asociados a la cuenta de Zoom conectada a la marca principal Account en HubSpot. Si se utiliza la acción para agregar contactos a un webinario de Zoom que no está asociado a la marca principal de la Cuenta, el contacto no se registrará en el webinario.

Para configurar un workflow para automatizar el registro en webinarios de Zoom:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Automatización > Workflows. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Automatización > Workflows.
2. Crea un nuevo workflow o pasa el cursor sobre un workflow existente y haz clic en Editar.
3. En el editor de workflows, después de configurar los criterios de inscripción, haz clic en el icono + para agregar una acción.
4. En el panel derecho, en Zoom, seleccione la acción Añadir contacto a webinario Zoom .
5. Introduce el ID del webinario sin espacios ni guiones. Si ha ajustado una propiedad de contacto que contiene el ID del Webinario, puede buscar y seleccionar la propiedad correspondiente en el panel Todos los tokens de datos . 
6. Haz clic en Guardar. 

El contacto se registrará para el webinario utilizando su nombre, apellidos y propiedades de contacto de correo electrónico. Más información sobre la acción Agregar contacto a webinario de Zoom.

Nota: recibirá el error El anfitrión del webinario no puede inscribirse en el webinario si intenta inscribir al anfitrión del webinario o al usuario conectado en un webinario de Zoom mediante un workflow. 

Segmentar los contactos del webinario de Zoom 

Segmento con propiedades de Zoom

Nota: a partir del 8 de enero de 2025, las propiedades basadas en contactos de Zoom ya no podrán utilizarse para segmentar contactos. Puede seguir utilizando estas propiedades para contactos con actividad de Zoom anterior a esta fecha. Para segmentar los contactos después del 8 de enero de 2025, utilice los filtros de eventos de marketing.

• Duración promedio del webinario de Zoom: el porcentaje promedio de cada webinario al que asiste al contacto. Un valor del 100% para esta propiedad, por ejemplo, significaría que el contacto permaneció durante la duración completa de cada webinario.
• Último webinario de Zoom registrado: la URL del webinario para el que el contacto se registró más recientemente. Esto se completa si el contacto se agregó como un registro al webinario de Zoom manualmente o usando un workflow de HubSpot.
• Número total de registros del webinario de Zoom: el número total de webinarios en el que se registró en el contacto.
• Número total de webinarios de Zoom al que el contacto ha asistido: el número total de webinarios al que el contacto ha asistido.

Nota: la propiedad Número total de webinarios de Zoom a los que se ha asistido no se actualizará para los contactos que asistan al mismo webinario recurrente. 

Segmentación mediante filtros de eventos de marketing

También puede segmentar sus contactos utilizando filtros de eventos de marketing:

• Duración de la asistencia: durante cuánto tiempo asistió el contacto al webinario.
• Inscritos en un evento de marketing: si se inscribieron o no se inscribieron en un webinario.
• Inscripción cancelada en un evento de marketing: si cancelaron su inscripción en un webinario.
• Asistió a un evento de marketing: si asistió o no a un webinario.

También puede segmentar sus contactos en función de los atributos de un evento específico de Zoom utilizando los siguientes filtros:

• Zoom: Evento con grabación disponible: si grabaste uno de tus eventos de Zoom, puedes elegir este filtro y luego refinar por el Tema del evento, Hora de inicio del evento o URL de grabación.
• Zoom: Evento de asistencia del webinario: para filtrar según la asistencia, elige este filtro para segmentar tu contactos según la Duración de la asistencia, Porcentaje de duración de la asistencia, ID del webinario o Nombre del webinario.
• Zoom: Evento de registro de webinario: para filtrar según el registro, elige este filtro para segmentar tu lista según el ID del webinario o Nombre del webinario.

Ver las inscripciones a los webinarios de Zoom

Cuando un contacto se registra, asiste o cancela un registro para un evento de Zoom, el contacto se creará o actualizará automáticamente en el objeto de eventos de marketing de HubSpot.

Los eventos de los webinarios de Zoom también aparecen en la cronología de los registros de contactos de HubSpot, mostrando la fecha del webinario y cuándo un contacto se unió y abandonó el webinario.