Utilizar los webinarios de HubSpot y Zoom

Después de conectar la integración de Zoom puedes sincronizar los detalles de registro y asistencia al webinario desde Zoom a HubSpot y utilizar esta información para segmentar tus contactos en HubSpot. También puedes agregar inscritos a un webinario de Zoom utilizando los workflows de HubSpot.

La integración de Zoom no admite eventos de Zoom ni webinarios creados como parte de un evento de Zoom. 

Nota: a partir del 1 de marzo de 2022, Zoom eliminará las direcciones de correo electrónico de los usuarios marcados como invitados en Zoom, a menos que cumplan alguna de las condiciones indicadas. Por lo tanto, los participantes del webinario que no tengan direcciones de correo electrónico no se sincronizarán con HubSpot. Para asegurarte de que todos los asistentes están sincronizados con HubSpot, activa el registro de webinarios. 

Sincronizar los webinarios de Zoom con HubSpot

Después de conectar la integración de Zoom, configura los ajustes de sincronización de webinarios de tu cuenta de HubSpot y elige cómo se crean los contactos en HubSpot desde la integración.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en Zoom. 
3. Haz clic en la pestaña Inicio.
4. Haz clic en la pestaña Configuración global. 
5. En la sección Webinarios, haz clic en el interruptor para activar Sincronizar datos de webinario para sincronizar los datos de webinario de Zoom con HubSpot. De este modo, se sincronizarán los participantes y asistentes a los webinarios de Zoom, así como los eventos de marketing. 

• • En la sección Sincronizar grabaciones y transcripciones de webinarios, selecciona si quieres sincronizar las grabaciones y transcripciones de webinarios para ninguno de los usuarios de Zoom de tu cuenta de HubSpot, para los seleccionados o para todos ellos. 

6. En la sección Exclusiones, agrega dominios para evitar que los webinarios sean sincronizados con HubSpot por usuarios con un dominio específico en su dirección de correo electrónico. 

• • En la sección Exclusiones de grabación, haz clic en Introducir dominio o elegir de la lista.
  • En la sección Exclusiones de contactos, introduce el nombre de dominio de tu empresa para evitar que los empleados internos se creen como nuevos contactos en HubSpot. 

7. También puedes gestionar la configuración del webinario para usuarios individuales:

• • En la sección Gestionar la configuración individual del usuario, haz clic en Configuración del usuario junto al usuario del que quieras gestionar la configuración. 
  • En el panel derecho, en la sección Grabaciones y transcripciones de webinarios:
    • Marca la casilla Sincronizar datos de webinarios recién programados por defecto para sincronizar automáticamente cualquier dato de un nuevo webinario creado por ese usuario.
    • Marca la casilla Sincronizar las grabaciones y transcripciones de los webinarios de este usuario para sincronizar las grabaciones y transcripciones de todos los webinarios.
    • Haz clic en Gestionar webinarios individuales para este usuario para gestionar los ajustes de sincronización de un webinario individual. 

Solucionar errores comunes de sincronización de webinarios

Revisa los registros de auditoría de tus webinarios de Zoom para ver el estado de la sincronización de tus webinarios con HubSpot y solucionar los errores más comunes.

Para ver los registros de auditoría:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en Zoom. 
3. Haz clic en la pestaña Inicio.
4. En la sección Webinarios, haz clic en Registros de auditoría junto al webinario que quieras revisar. 
5. En el panel derecho, revisa el estado de los cambios de sincronización. Si hay alguna advertencia, revisa los errores que aparecen a continuación para resolverlos. 

Algunos datos de webinarios no se han sincronizado porque el ajuste de sincronización está desactivado

Cómo resolver el error

Comprueba que los ajustes de sincronización global y la sincronización del webinario están activados. La sincronización global debe ser activada por el administrador de tu cuenta de HubSpot antes de poder activar la sincronización del webinario. Los datos del webinario que falten se sincronizarán correctamente una vez que ambos ajustes estén activados. 

La grabación/transcripción del webinario no se sincronizó

Qué significa el error

Estos errores pueden haberse producido porque:

• Tus ajustes de sincronización están desactivados en tu cuenta de HubSpot.
• No hubo participantes en el webinario. 
• La grabación de tu webinario no está disponible, se ha borrado o se ha encontrado.
• La grabación de tu webinario aún no está disponible porque todavía se está procesando. 

Cómo resolver el error

Comprueba que los ajustes de sincronización global, sincronización del webinario y sincronización de grabación y transcripción están activados. Si todos los ajustes están activados, sincroniza manualmente el webinario con HubSpot pasando el cursor por encima del nombre del webinario y haciendo clic en Sincronizar ahora

Algunos participantes no se sincronizaron

Qué significa el error

HubSpot no puede sincronizar los datos de los participantes desde Zoom, ya que no hay información de los participantes registrada en tu cuenta de Zoom. Esto puede ocurrir si ningún participante se une al webinario o si hay errores en los datos.

Cómo resolver el error

Consulta los datos de los participantes en Zoom para obtener más información.

Algunos datos del webinario no se sincronizaron

Qué significa el error

Este error puede haberse producido porque los ajustes de sincronización global, los ajustes de sincronización del webinario o los ajustes de sincronización de la grabación y la transcripción están desactivados para el webinario. En algunos casos, es posible que no se hayan creado registros de contactos, registros de eventos de marketing y registros de objetos de llamada. Esto ocurre si hay una dirección de correo electrónico no válida o si los datos no están disponibles en Zoom.

Cómo resolver el error

Comprueba que los ajustes de sincronización global, sincronización del webinario y sincronización de grabación y transcripción están activados. Si todos los ajustes están activados, sincroniza manualmente el webinario con HubSpot pasando el cursor por encima del nombre del webinario y haciendo clic en Sincronizar ahora.

Algunas direcciones de correo electrónico se excluyeron de la sincronización del webinario

Qué significa el error

Los correos electrónicos se excluirán de la sincronización de webinarios por los siguientes motivos:

• La dirección de correo electrónico pertenece a un usuario de la cuenta de HubSpot.
• La dirección de correo electrónico contiene un dominio excluido en los ajustes de integración.
• La dirección de correo electrónico no es válida.
• La dirección de correo electrónico es la dirección de correo electrónico secundaria de un contacto. 

Cómo resolver el error

No es necesario realizar ninguna acción a menos que quieras eliminar alguna exclusión de tus ajustes. Para obtener una lista de los correos electrónicos no creados, ponte en contacto con asistencia de HubSpot. 

Algunos datos del webinario no se sincronizaron debido a un error

Qué significa el error

Algunos errores comunes incluyen:

• No se ha encontrado la transcripción del webinario.
• No se ha podido crear un evento de cronología.
• No se han podido actualizar las propiedades de contacto.
• No se han podido encontrar datos de la cuenta de Zoom conectada.

Cómo resolver el error

Comprueba que los ajustes de sincronización global, sincronización del webinario y sincronización de grabación y transcripción están activados. Si todos los ajustes están activados, sincroniza manualmente el webinario con HubSpot pasando el cursor por encima del nombre del webinario y haciendo clic en Sincronizar ahora.

Segmentar contactos en HubSpot utilizando las propiedades de Zoom

Puedes filtrar registros de contactos utilizando las siguientes propiedades, que se crean automáticamente en tu cuenta de HubSpot después de conectar la aplicación Zoom:

Nota: a partir del 8 de enero de 2025, las propiedades basadas en contactos de Zoom no segmentarán contactos después de esta fecha (los contactos con actividad de Zoom antes de esta fecha podrán seguir segmentándose mediante propiedades basadas en contactos). Para segmentar los contactos después de esta fecha, utiliza los filtros de eventos de marketing.

• Duración promedio del webinario de Zoom: el porcentaje promedio de cada webinario al que asiste al contacto. Un valor del 100% para esta propiedad, por ejemplo, significaría que el contacto permaneció durante la duración completa de cada webinario.
• Último webinario de Zoom registrado: la URL del webinario para el que el contacto se registró más recientemente. Esto se completa si el contacto se agregó como un registro al webinario de Zoom manualmente o usando un workflow de HubSpot.
• Número total de registros del webinario de Zoom: el número total de webinarios en el que se registró en el contacto.
• Número total de webinarios de Zoom al que el contacto ha asistido: el número total de webinarios al que el contacto ha asistido.

Nota: la propiedad Número total de webinarios de Zoom a los que se ha asistido no se actualizará para los contactos que asistan al mismo webinario recurrente. 

También puedes segmentar tus contactos utilizando filtros de eventos de marketing:

• Duración de la asistencia: durante cuánto tiempo asistió el contacto al webinario.
• Inscritos en un evento de marketing: si se inscribieron o no se inscribieron en un webinario.
• Inscripción cancelada en un evento de marketing: si cancelaron su inscripción en un webinario.
• Asistió a un evento de marketing: si asistió o no a un webinario.

También puedes segmentar tus contactos según los atributos de un evento de Zoom específico, usando uno de los siguientes filtros:

• Zoom: Evento con grabación disponible: si grabaste uno de tus eventos de Zoom, puedes elegir este filtro y luego refinar por el Tema del evento, Hora de inicio del evento o URL de grabación.
• Zoom: Evento de asistencia del webinario: para filtrar según la asistencia, elige este filtro para segmentar tu contactos según la Duración de la asistencia, Porcentaje de duración de la asistencia, ID del webinario o Nombre del webinario.
• Zoom: Evento de registro de webinario: para filtrar según el registro, elige este filtro para segmentar tu lista según el ID del webinario o Nombre del webinario.

Ver el registro de un webinario de Zoom en un evento de marketing

Cuando un contacto se registra, asiste o cancela la inscripción a un evento de Zoom, el contacto se creará o actualizará automáticamente en el objeto de eventos de marketing de HubSpot.

Ver los detalles del webinario de Zoom y la asistencia en la cronología de un contacto

Los eventos de webinario de Zoom aparecen en las cronologías de los registros de contactos de HubSpot, mostrando la fecha del webinario, cuándo un contacto se unió al webinario y cuándo lo abandonó.

Nota: los inscritos en el webinario deben usar su dirección de correo principal. Los registros de webinarios realizados con la dirección de correo electrónico secundaria de un contacto no se registrarán en HubSpot ni se agregarán a la cronología de un contacto.

Agregar contactos a un webinario de Zoom mediante un workflow

Puedes utilizar la acción de workflow Agregar contacto a webinario de Zoom para automatizar el registro en el webinario. Si tienes cuentas de Zoom independientes conectadas a varias marcas, esta acción solo puede registrar contactos para webinarios que estén asociados a la cuenta de Zoom conectada a la marca principal de la Cuenta en HubSpot. Si se utiliza la acción para agregar contactos a un webinario de Zoom que no está asociado a la marca principal de la Cuenta, el contacto no se registrará en el webinario.

Para configurar un workflow para automatizar el registro en webinarios de Zoom:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Crea un nuevo workflow o pasa el cursor sobre un workflow existente y haz clic en Editar.
3. En el editor de workflows, después de configurar los criterios de inscripción, haz clic en el icono + para agregar una acción.
4. En el panel derecho, en Zoom, selecciona la opción Agregar contacto a webinario de Zoom.
5. Introduce el ID del webinario sin espacios ni guiones. Si configuraste una propiedad de contacto que contiene el ID del webinario, puedes buscar y seleccionar la propiedad correspondiente en el panel Elegir variable de datos. 

El contacto se registrará para el webinario utilizando su nombre, apellidos y propiedades de contacto de correo electrónico. Más información sobre la acción Agregar contacto a webinario de Zoom.

Nota: recibirás el error El anfitrión del webinario no puede inscribirse en el webinario si intentas inscribir al anfitrión del webinario o al usuario conectado en un webinario de Zoom mediante un workflow.