HubSpot- und Zoom-Webinare verwenden

Nachdem Sie mit der Zoom-Integration verbunden haben, können Sie die Webinar-Registrierungs- und Teilnahmedaten von Zoom mit HubSpot synchronisieren und diese Informationen zur Segmentierung Ihrer Kontakte in HubSpot verwenden. Außerdem können Sie Registranten mithilfe von HubSpot-Workflows zu einem Zoom-Webinar hinzufügen.

Die Zoom-Integration unterstützt nicht Zoom-Events oder Webinare, die als Teil eines Zoom-Events erstellt wurden. 

Bitte beachten Sie: ab dem 1. März 2022 wird Zoom die E-Mail-Adressen von Benutzern, die in Zoom als Gäste gekennzeichnet sind, entfernen, es sei denn, sie erfüllen eine der hier genannten Bedingungen. Daher werden Webinarteilnehmer ohne E-Mail-Adressen nicht mit HubSpot synchronisiert. Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer mit HubSpot synchronisiert sind, aktivieren Sie webinar registration. 

Zoom-Webinare mit HubSpot synchronisieren

Nachdem Sie die Zoom-Integration verbunden haben, konfigurieren Sie die Webinar-Synchronisationseinstellungen Ihres HubSpot-Accounts und wählen Sie aus, wie Kontakte in HubSpot von der Integration erstellt werden.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
• Klicken Sie auf Zoom. 
• Klicken Sie auf die Registerkarte Globale Einstellungen.  
• Klicken Sie im Abschnitt Webinare auf die Schaltfläche Webinardaten synchronisieren  auf, um die Webinardaten von Zoom mit HubSpot zu synchronisieren. Dies synchronisiert Zoom-Webinar-Anmelder und -Teilnehmer und synchronisiert sich mit marketing events. 
  • Wählen Sie im Abschnitt Webinar-Aufzeichnungen und -Transkripte synchronisieren aus, ob Sie Webinar-Aufzeichnungen und -Transkripte für keinen, ausgewählte oder alle Zoom-Benutzer in Ihrem HubSpot Account synchronisieren möchten. 
• Fügen Sie im Abschnitt Ausschlüsse Domains hinzu, um zu verhindern, dass Webinare von Benutzern mit einer bestimmten Domain in ihrer E-Mail-Adresse mit HubSpot synchronisiert werden. 
  • Klicken Sie im Abschnitt Aufzeichnungsausschlüsse auf Domain eingeben oder aus der Liste auswählen.
  • Geben Sie im Abschnitt Kontaktausschlüsse den Domain-Namen Ihres Unternehmens ein, um zu verhindern, dass interne Mitarbeiter als neue Kontakte in HubSpot erstellt werden. 
• Sie können die Webinar-Einstellungen auch für einzelne Benutzer verwalten:
  • Klicken Sie im Abschnitt Individuelle Benutzereinstellungen verwalten auf Benutzereinstellungen neben dem Benutzer, dessen Einstellungen Sie verwalten möchten. 
  • Im rechten Bereich, im Abschnitt Webinar-Aufzeichnung und -Transkripte:
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten von neu angesetzten Webinaren standardmäßig synchronisieren, um alle Daten von einem neuen Webinar, das von diesem Benutzer erstellt wurde, automatisch zu synchronisieren.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Webinar-Datensätze und -Transkripte dieses Benutzers synchronisieren, um die Datensätze und Transkripte aller Webinare zu synchronisieren.
    • Klicken Sie Einzelne Webinare für diesen Benutzer verwalten, um die Synchronisierungseinstellungen für ein einzelnes Webinar zu verwalten. 

Behebung von häufigen Synchronisationsfehlern bei Webinaren

Überprüfen Sie Ihre Zoom-Webinar-Auditprotokolle, um den Status der Synchronisation Ihrer Webinare mit HubSpot anzuzeigen und häufige Fehler zu beheben.

So zeigen Sie die Audit-Protokolle an:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
• Klicken Sie auf Zoom. 
• Klicken Sie im Abschnitt Webinare auf Prüfungsprotokolle neben dem Webinar, das Sie überprüfen möchten. 
• Überprüfen Sie im rechten Bereich den Status aller Änderungen an der Synchronisation. Wenn es Warnungen gibt, überprüfen Sie die unten aufgeführten Fehler, um sie zu beheben. 

Einige Webinardaten wurden nicht synchronisiert, weil Ihre Synchronisationseinstellung deaktiviert ist

So beheben Sie den Fehler

Überprüfen Sie, ob die globalen Synchronisationseinstellungen und die Webinar-Synchronisation aktiviert sind. Die globale Synchronisation muss von Ihrem HubSpot Account-Administrator aktiviert werden, bevor die Webinar-Synchronisation eingeschaltet werden kann. Alle fehlenden Webinardaten werden erfolgreich synchronisiert, sobald beide Einstellungen aktiviert sind. 

Webinar-Aufzeichnung/Transkription wurde nicht synchronisiert

Was bedeutet der Fehler?

Diese Fehler können aus folgenden Gründen aufgetreten sein:

• Ihre Synchronisation-Einstellungen sind in Ihrem HubSpot Account deaktiviert.
• Es gab keine Teilnehmer am Webinar. 
• Ihr Datensatz ist nicht verfügbar, gelöscht oder gefunden.
• Die Aufzeichnung Ihres Webinars ist noch nicht verfügbar, da sie noch in Bearbeitung ist. 

So beheben Sie den Fehler

Überprüfen Sie, ob die Einstellungen für die globale Synchronisation, die Webinar-Synchronisation und die Synchronisation von Datensätzen und Abschriften aktiviert sind. Wenn alle Einstellungen aktiviert sind, synchronisieren Sie das Webinar manuell mit HubSpot, indem Sie den Mauszeiger über den Namen des Webinars bewegen und auf Jetzt synchronisieren klicken

Einige Teilnehmer haben nicht synchronisiert

Was bedeutet der Fehler?

HubSpot ist nicht in der Lage, die Teilnehmerdaten von Zoom zu synchronisieren, da in Ihrem Zoom Account keine Teilnehmerinformationen gespeichert sind. Dies kann vorkommen, wenn keine Teilnehmer am Webinar teilnehmen oder wenn die Daten fehlerhaft sind.

So beheben Sie den Fehler

Weitere Informationen finden Sie in den Teilnehmerdaten in Zoom.

Einige Webinardaten wurden nicht synchronisiert

Was bedeutet der Fehler?

Dieser Fehler ist möglicherweise aufgetreten, weil Ihre globalen Synchronisationseinstellungen, die Webinar-Synchronisationseinstellungen oder die Synchronisationseinstellungen für Aufzeichnung und Abschrift für das Webinar deaktiviert sind. In einigen Fällen wurden möglicherweise keine Kontaktdatensätze, Marketing-Ereignisdatensätze und Datensätze für Aufrufe erstellt. Dies geschieht, wenn eine ungültige E-Mail-Adresse vorliegt oder die Daten in Zoom nicht verfügbar sind.

So beheben Sie den Fehler

Überprüfen Sie, ob die Einstellungen für die globale Synchronisation, die Webinar-Synchronisation und die Synchronisation von Datensätzen und Abschriften aktiviert sind. Wenn alle Einstellungen aktiviert sind, synchronisieren Sie das Webinar manuell mit HubSpot, indem Sie den Mauszeiger über den Namen des Webinars bewegen und auf Jetzt synchronisieren klicken.

Einige E-Mail-Adressen wurden von der Webinar-Synchronisierung ausgeschlossen

Was bedeutet der Fehler?

E-Mails werden aus den folgenden Gründen von der Webinar-Synchronisierung ausgeschlossen:

• Die E-Mail-Adresse gehört einem Benutzer im HubSpot Account.
• Die E-Mail-Adresse enthält eine Domain, die in den Integrationseinstellungen ausgeschlossen ist.
• Die E-Mail-Adresse ist ungültig.
• Die E-Mail-Adresse ist die sekundäre E-Mail-Adresse eines Kontakts. 

So beheben Sie den Fehler

Sie müssen keine Aktion durchführen, es sei denn, Sie möchten alle Ausnahmen aus Ihren Einstellungen entfernen. Um eine Liste der nicht erstellten E-Mails zu erhalten, wenden Sie sich an den HubSpot-Support. 

Einige Webinar-Daten wurden aufgrund eines Fehlers nicht synchronisiert

Was bedeutet der Fehler?

Einige häufige Fehler sind:

• Die Webinar-Transkription konnte nicht gefunden werden.
• Ein Chronik Event konnte nicht erstellt werden.
• Kontakt-Eigenschaften konnten nicht aktualisiert werden.
• Daten konnten vom verknüpften Zoom-Account nicht gefunden werden.

So beheben Sie den Fehler

Überprüfen Sie, ob die Einstellungen für die globale Synchronisation, die Webinar-Synchronisation und die Synchronisation von Datensätzen und Abschriften aktiviert sind. Wenn alle Einstellungen aktiviert sind, synchronisieren Sie das Webinar manuell mit HubSpot, indem Sie den Mauszeiger über den Namen des Webinars bewegen und auf Jetzt synchronisieren klicken.

Kontakte in HubSpot mithilfe von Zoom-Eigenschaften segmentieren

Sie können Kontaktdatensätze filtern, indem Sie die folgenden Eigenschaften verwenden, die automatisch in Ihrem HubSpot Account erstellt werden, nachdem Sie die Zoom-App verbunden haben:

Bitte beachten: Ab dem 8. Januar 2025 werden kontaktbasierte Zoom-Eigenschaften nach diesem Datum keine Kontakte mehr segmentieren (Kontakte mit Zoom-Aktivitäten vor diesem Datum können weiterhin mithilfe von kontaktbasierten Eigenschaften segmentiert werden). Um Kontakte nach diesem Datum zu segmentieren, verwenden Sie Marketingevent-Filter.

• Average Zoom webinar attendance duration (Durchschnittlichen Teilnahmedauer am Zoom-Webinar): Der durchschnittliche Prozentsatz für die einzelnen Webinare, die der Kontakt besucht. Ein Wert von 100 % für diese Eigenschaft bedeutet beispielsweise, dass der Kontakt das Webinar über die vollständige Dauer besucht.
• Last registered Zoom webinar (Zuletzt registriertes Zoom-Webinar): Die URL des Webinars, für das sich der Kontakt zuletzt registriert hat. Dieses Feld wird ausgefüllt, wenn der Kontakt als Registrant zum Zoom-Webinar manuell oder durch einen HubSpot Workflowhinzugefügt wurde.
• Total number of Zoom webinar registrations (Gesamtzahl der Zoom-Webinar-Registrierungen): Die Gesamtanzahl an Webinaren, für die sich der Kontakt registriert hat.
• Total number of Zoom webinar attended (Gesamtzahl der Teilnahmen an Zoom-Webinaren): Die Gesamtanzahl an Webinaren, an denen der Kontakt teilgenommen hat.

Bitte beachten: Bei wiederkehrenden Webinaren wird für Kontakte, die am selben Webinar teilgenommen haben, die Gesamtzahl der an Zoom-Webinaren teilgenommenen Eigenschaft nicht aktualisiert.

Sie können Ihre Kontakte auch mithilfe von Marketingevent-Filtern segmentieren :

• Dauer der Teilnahme: Wie lange der Kontakt am Webinar teilgenommen hat.
• Für Marketingevent registriert: Wenn sich der Kontakt für ein Webinar registriert hat oder nicht.
• Registrierung für ein Marketingevent storniert: wenn der Kontakt seine Registrierung für das Webinar storniert hat.
• An Marketingevent teilgenommen: Ob die Person an einem Webinar teilgenommen hat oder nicht.

Sie können auch Ihre Kontakte basierend auf den Attributen eines bestimmten Zoom-Ereignisses mit den folgenden Filtern segmentieren:

• Zoom: Recording Available Event (Verfügbares Event wird aufgezeichnet): Wenn Sie eines Ihrer Zoom-Events aufgezeichnet haben, können Sie diesen Filter auswählen und dann nach dem Event-Thema, der Event-Startzeit oder der Aufzeichnungs-URL verfeinern.
• Zoom: Webinar Attendance Event (Webinar-Teilnahme-Event): Um anhand der Teilnahme zu filtern, wählen Sie diesen Filter aus, um Ihre Kontakte anhand der Dauer der Teilnahme, der Dauer der Teilnahme in Prozent, der Webinar-ID oder dem Webinar-Name zu segmentieren.
• Zoom: Webinar Registration Event (Webinar-Registrierungs-Event: Um basierend auf der Registrierung zu filtern, wählen Sie diesen Filter aus, um Ihre Kontakte basierend auf Webinar-ID oder Webinar-Name zu segmentieren.

Anzeigen als Zoom-Webinar-Anmeldung zu einer Marketing-Veranstaltung

Wenn sich ein Kontakt für ein Zoom-Event anmeldet, daran teilnimmt oder die Anmeldung storniert, wird der Kontakt automatisch im Marketing-Event-Objekt von HubSpot erstellt oder aktualisiert.

Zoom-Webinar-Registrierung und Teilnahmedetails in einer Kontaktchronik anzeigen

Zoom-Webinar-Ereignisse erscheinen in der Chronik des HubSpot Kontaktdatensatzes und zeigen Ihnen das Webinar-Datum, wann ein Kontakt dem Webinar beigetreten ist und wann er es verlassen hat.

Bitte beachten: Registranten für Webinare müssen ihre primäre E-Mail-Adresse verwenden. Webinar-Registrierungen, die über die sekundäre E-Mail-Adresse eines Kontakts vorgenommen wurden, werden nicht in HubSpot registriert oder zur Chronik eines Kontakts hinzugefügt.

Kontakte mittels eines Workflows zu einem Zoom-Webinar hinzufügen

Sie können die Add Contact to Zoom Webinar Workflow-Aktion verwenden, um die Webinar-Registrierung zu automatisieren. Wenn Sie separate Zoom-Konten haben, die mit mehreren Marken verknüpft sind, kann diese Aktion nur Kontakte für Webinare registrieren, die mit dem Zoom-Konto verknüpft sind, das mit der primären Account-Marke in HubSpot verknüpft ist.

Die Verwendung der Aktion zum Hinzufügen von Kontakten zu einem Zoom-Webinar, die nicht mit der primären Marke des Accounts verknüpft ist, führt dazu, dass der Kontakt nicht für das Webinar registriert wird.

So richten Sie einen Workflow zur Automatisierung der Zoom-Webinar-Registrierung ein:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
• Erstellen Sie einen neuen Workflow oder fahren Sie mit der Maus über einen bestehenden Workflow und klicken Sie auf Bearbeiten.
• Klicken Sie im Workflow-Editor, nachdem Sie Ihre Aufnahmekriterien festgelegt haben, auf das Symbol +, um eine Aktion hinzuzufügen.
• Wählen Sie im rechten Bereich unter Zoom die Option Kontakt zu Zoom-Webinar hinzufügen aus.
• Geben Sie die Webinar-ID ohne Leerzeichen oder Bindestriche ein. Wenn Sie eine Kontakteigenschaft eingerichtet haben, die die Webinar-ID enthält, können Sie auf das Dropdown-Menü Kontakttoken klicken und dann die entsprechende Kontakteigenschaft auswählen.

Der Kontakt wird mit den Kontakteigenschaften „Vorname“, „Nachname und „E-Mail“ für das Webinar registriert. Erfahren Sie mehr über die Aktion Kontakt zu einem Zoom-Webinar hinzufügen.

Bitte beachten: Sie erhalten die Fehlermeldung Webinar-Host kann sich nicht für das Webinar registrieren, wenn Sie versuchen, den Webinar-Host oder den verknüpften Benutzer über einen Workflow in ein Zoom-Webinar einzuschreiben.