HubSpot- und Zoom-Webinare verwenden

Nach dem Verknüpfen der Zoom-Integration können Sie Webinar-Registrierungs- und -Teilnahmedetails von Zoom mit HubSpot synchronisieren und diese Informationen nutzen, um Ihre Kontakte in HubSpot zu segmentieren. Außerdem können Sie Registranten mithilfe von HubSpot-Workflows zu einem Zoom-Webinar hinzufügen.

Die Zoom-Integration unterstützt keine Zoom-Events oder Webinare, die als Teil eines Zoom-Events erstellt wurden. 

Bitte beachten: Seit dem 1. März 2022 entfernt Zoom die E-Mail-Adressen von Benutzern, die in Zoom als Gäste gekennzeichnet sind, es sei denn, sie erfüllen eine der hier angegebenen Bedingungen. Daher werden Webinarteilnehmer ohne E-Mail-Adressen nicht mit HubSpot synchronisiert. Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer mit HubSpot synchronisiert werden, aktivieren Sie die Webinar-Registrierung. 

Zoom-Webinare mit HubSpot synchronisieren

Konfigurieren Sie nach dem Verknüpfen der Zoom-Integration Ihre Webinar-Synchronisierungseinstellungen und wählen aus, wie Kontakte in HubSpot von der Integration erstellt werden.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
2. Klicken Sie auf Zoom. 
3. Klicken Sie auf den Tab Startseite.
4. Dann klicken Sie auf den Tab Globale Einstellungen. 
5. Klicken Sie im Abschnitt Webinare auf den Schalter Webinar-Daten synchronisieren, um ihn zu aktivieren und so die Webinar-Daten von Zoom mit HubSpot zu synchronisieren. Dies synchronisiert Zoom-Webinar-Registranten und -Teilnehmer mit Marketingevents. 

• • Wählen Sie im Abschnitt Webinar-Aufzeichnungen und -Transkripte synchronisieren aus, ob Sie Webinar-Aufzeichnungen und -Transkripte für keinen, ausgewählte oder alle Zoom-Benutzer in Ihrem HubSpot-Account synchronisieren möchten. 

6. Fügen Sie im Abschnitt Ausschlüsse Domains hinzu, um zu verhindern, dass Webinare von Benutzern mit einer bestimmten Domain in ihrer E-Mail-Adresse mit HubSpot synchronisiert werden. 

• • Klicken Sie im Abschnitt Aufzeichnungsausschlüsse auf Domain eingeben oder aus Liste auswählen.
  • Geben Sie im Abschnitt Kontaktausschlüsse den Domain-Namen Ihres Unternehmens ein, um zu verhindern, dass interne Mitarbeiter als neue Kontakte in HubSpot erstellt werden. 

7. Sie können die Webinar-Einstellungen auch für einzelne Benutzer verwalten:

• • Klicken Sie im Abschnitt Individuelle Benutzereinstellungen verwalten neben dem Benutzer, dessen Einstellungen Sie verwalten möchten, auf Benutzereinstellungen. 
  • Gehen Sie im rechten Bereich im Abschnitt Webinar-Aufzeichnungen und -Transkripte folgendermaßen vor:
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten von neu geplanten Webinaren standardmäßig synchronisieren, um die Daten von jedem neuen Webinar, das der Benutzer erstellt, automatisch zu synchronisieren.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Webinar-Aufzeichnungen und -Transkripte dieses Benutzers synchronisieren, um alle Datensätze und Transkripte von allen Webinaren zu synchronisieren.
    • Klicken Sie Einzelne Webinare für diesen Benutzer verwalten, um die Synchronisierungseinstellungen für ein einzelnes Webinar zu verwalten. 

Häufige Probleme mit der Webinar-Synchronisierung lösen

Überprüfen Sie Ihre Zoom-Webinar-Protokolle, um den Status der Webinar-Synchronisierungen mit HubSpot anzuzeigen und häufige Fehler zu beheben.

So zeigen Sie die Protokolle an:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
2. Klicken Sie auf Zoom. 
3. Klicken Sie auf den Tab Startseite.
4. Klicken Sie im Abschnitt Webinare neben dem Webinar, das Sie überprüfen möchten, auf Protokolle. 
5. Überprüfen Sie im rechten Bereich den Status aller Änderungen an der Synchronisierung. Wenn es Warnungen gibt, überprüfen Sie die unten aufgeführten Fehler, um sie zu beheben. 

Einige Webinar-Daten wurden nicht synchronisiert, da Ihre Synchronisierungseinstellung deaktiviert ist

So beheben Sie den Fehler

Überprüfen Sie, ob die globalen Synchronisierungseinstellungen und die Webinar-Synchronisierung aktiviert sind. Die globale Synchronisierung muss von Ihrem HubSpot-Account-Admin aktiviert werden, bevor die Webinar-Synchronisierung aktiviert werden kann. Alle fehlenden Webinar-Daten werden synchronisiert, sobald beide Einstellungen aktiviert sind. 

Webinar-Aufzeichnung/-Transkription wurde nicht synchronisiert

Was bedeutet der Fehler?

Diese Fehler können aus folgenden Gründen aufgetreten sein:

• Die Synchronisierungseinstellungen in Ihrem HubSpot-Account sind deaktiviert.
• Es gab keine Teilnehmer am Webinar. 
• Ihr Datensatz ist nicht verfügbar, wurde gelöscht oder nicht gefunden.
• Ihre Webinar-Aufzeichnung ist noch nicht verfügbar, da sie noch verarbeitet wird. 

So beheben Sie den Fehler

Überprüfen Sie, ob die Einstellungen für die globale Synchronisierung, die Webinar-Synchronisierung und die Synchronisierung von Aufzeichnungen und Transkripten aktiviert sind. Wenn alle Einstellungen aktiviert sind, synchronisieren Sie das Webinar manuell mit HubSpot, indem Sie den Mauszeiger über den Namen des Webinars bewegen und auf Jetzt synchronisieren klicken.

Einige Teilnehmer wurden nicht synchronisiert

Was bedeutet der Fehler?

HubSpot ist nicht in der Lage, die Teilnehmerdaten von Zoom zu synchronisieren, da in Ihrem Zoom-Konto keine Teilnehmerinformationen gespeichert sind. Dies kann vorkommen, wenn keine Teilnehmer am Webinar teilnehmen oder wenn die Daten fehlerhaft sind.

So beheben Sie den Fehler

Weitere Informationen finden Sie in den Teilnehmerdaten in Zoom.

Einige Webinar-Daten wurden nicht synchronisiert.

Was bedeutet der Fehler?

Dieser Fehler ist möglicherweise aufgetreten, weil Ihre globalen Synchronisierungseinstellungen, die Webinar-Synchronisierungseinstellungen oder die Synchronisierungseinstellungen für Aufzeichnungen und Transkripte für das Webinar deaktiviert sind. In einigen Fällen wurden möglicherweise keine Kontaktdatensätze, Marketingeventdatensätze und Aufrufobjektdatensätze erstellt. Dies geschieht, wenn eine ungültige E-Mail-Adresse vorhanden ist oder die Daten in Zoom nicht verfügbar sind.

So beheben Sie den Fehler

Überprüfen Sie, ob die Einstellungen für die globale Synchronisierung, die Webinar-Synchronisierung und die Synchronisierung von Aufzeichnungen und Transkripten aktiviert sind. Wenn alle Einstellungen aktiviert sind, synchronisieren Sie das Webinar manuell mit HubSpot, indem Sie den Mauszeiger über den Namen des Webinars bewegen und auf Jetzt synchronisieren klicken.

Einige E-Mail-Adressen wurden von der Webinar-Synchronisierung ausgeschlossen.

Was bedeutet der Fehler?

E-Mails werden aus den folgenden Gründen von der Webinar-Synchronisierung ausgeschlossen:

• Die E-Mail-Adresse gehört einem Benutzer im HubSpot-Account.
• Die E-Mail-Adresse enthält eine Domain, die in den Integrationseinstellungen ausgeschlossen ist.
• Die E-Mail-Adresse ist ungültig.
• Die E-Mail-Adresse ist die sekundäre E-Mail-Adresse eines Kontakts. 

So beheben Sie den Fehler

Es ist keine Aktion erforderlich, es sei denn, Sie möchten alle Ausnahmen aus Ihren Einstellungen entfernen. Um eine Liste der nicht erstellten E-Mails zu erhalten, wenden Sie sich an den HubSpot-Support. 

Einige Webinar-Daten wurden aufgrund eines Fehlers nicht synchronisiert.

Was bedeutet der Fehler?

Zu den häufig auftretenden Fehlern gehören:

• Die Transkription des Webinars konnte nicht gefunden werden.
• Ein Chronik-Event konnte nicht erstellt werden.
• Die Kontakteigenschaften konnten nicht aktualisiert werden.
• Im verknüpften Zoom-Konto wurden keine Daten gefunden.

So beheben Sie den Fehler

Überprüfen Sie, ob die Einstellungen für die globale Synchronisierung, die Webinar-Synchronisierung und die Synchronisierung von Aufzeichnungen und Transkripten aktiviert sind. Wenn alle Einstellungen aktiviert sind, synchronisieren Sie das Webinar manuell mit HubSpot, indem Sie den Mauszeiger über den Namen des Webinars bewegen und auf Jetzt synchronisieren klicken.

Kontakte in HubSpot mithilfe von Zoom-Eigenschaften segmentieren

Sie können Kontaktdatensätze mithilfe der folgenden Eigenschaften filtern, die automatisch in Ihrem HubSpot-Account erstellt werden, nachdem Sie die Zoom-App verknüpft haben:

Bitte beachten: Ab dem 8. Januar 2025 werden kontaktbasierte Zoom-Eigenschaften keine Kontakte mehr segmentieren (Kontakte mit Zoom-Aktivitäten vor diesem Datum können weiterhin mithilfe von kontaktbasierten Eigenschaften segmentiert werden). Um Kontakte nach diesem Datum zu segmentieren, verwenden Sie Marketingevent-Filter.

• Average Zoom webinar attendance duration (Durchschnittlichen Teilnahmedauer am Zoom-Webinar): Der durchschnittliche Prozentsatz für die einzelnen Webinare, die der Kontakt besucht. Ein Wert von 100 % für diese Eigenschaft bedeutet beispielsweise, dass der Kontakt das Webinar über die vollständige Dauer besucht.
• Last registered Zoom webinar (Zuletzt registriertes Zoom-Webinar): Die URL des Webinars, für das sich der Kontakt zuletzt registriert hat. Dies wird ausgefüllt, wenn der Kontakt manuell oder über einen HubSpot-Workflow als Registrant zum Zoom-Webinar hinzugefügt wurde.
• Total number of Zoom webinar registrations (Gesamtzahl der Zoom-Webinar-Registrierungen): Die Gesamtanzahl an Webinaren, für die sich der Kontakt registriert hat.
• Total number of Zoom webinar attended (Gesamtzahl der Teilnahmen an Zoom-Webinaren): Die Gesamtanzahl an Webinaren, an denen der Kontakt teilgenommen hat.

Bitte beachten: Die Eigenschaft Total number of Zoom webinar attended (Gesamtzahl der Teilnahmen an Zoom-Webinaren) wird nicht für Kontakte aktualisiert, die an demselben wiederkehrenden Webinar teilnehmen. 

Sie können Ihre Kontakte auch mithilfe von Marketingevent-Filtern segmentieren:

• Teilnahmedauer: Wie lange der Kontakt am Webinar teilgenommen hat.
• Für Marketingevent registriert: Ob sich der Kontakt für ein Webinar registriert hat oder nicht.
• Registrierung für Marketingevent storniert: Ob der Kontakt seine Registrierung für ein Webinar storniert hat.
• An Marketingevent teilgenommen: Ob der Kontakt an einem Webinar teilgenommen hat oder nicht.

Sie können auch Ihre Kontakte anhand der Attribute eines bestimmten Zoom-Events segmentieren, indem Sie die folgenden Filter verwenden:

• Zoom: Recording Available Event (Verfügbares Event wird aufgezeichnet): Wenn Sie eines Ihrer Zoom-Events aufgezeichnet haben, können Sie diesen Filter auswählen und dann nach dem Event-Thema, der Event-Startzeit oder der Aufzeichnungs-URL verfeinern.
• Zoom: Webinar Attendance Event (Webinar-Teilnahme-Event): Um anhand der Teilnahme zu filtern, wählen Sie diesen Filter aus, um Ihre Kontakte anhand der Dauer der Teilnahme, der Dauer der Teilnahme in Prozent, der Webinar-ID oder dem Webinar-Name zu segmentieren.
• Zoom: Webinar Registration Event (Webinar-Registrierungs-Event: Um basierend auf der Registrierung zu filtern, wählen Sie diesen Filter aus, um Ihre Kontakte basierend auf Webinar-ID oder Webinar-Name zu segmentieren.

Zoom-Webinar-Registrierung in einem Marketingevent anzeigen

Wenn sich ein Kontakt für ein Zoom-Event anmeldet, daran teilnimmt oder die Registrierung storniert, wird der Kontakt automatisch im Marketingeventobjekt von HubSpot erstellt oder aktualisiert.

Zoom-Webinar-Registrierung und Teilnahmedetails in einer Kontaktchronik anzeigen

Zoom-Webinar-Events werden in der Chronik des HubSpot-Kontaktdatensatzes angezeigt. Sie sehen das Webinar-Datum, wann ein Kontakt dem Webinar beigetreten ist und wann er das Webinar verlassen hat.

Bitte beachten: Registranten für Webinare müssen ihre primäre E-Mail-Adresse verwenden. Webinar-Registrierungen, die über die sekundäre E-Mail-Adresse eines Kontakts vorgenommen wurden, werden nicht in HubSpot registriert oder zur Chronik eines Kontakts hinzugefügt.

Kontakte mittels eines Workflows zu einem Zoom-Webinar hinzufügen

Sie können die Kontakt zum Zoom-Webinar hinzufügen Workflow-Aktion verwenden, um die Webinar-Registrierung zu automatisieren. Wenn Sie separate Zoom-Konten haben, die mit mehreren Marken verknüpft sind, können mit dieser Aktion nur Kontakte für Webinare registriert werden, die mit dem Zoom-Konto verknüpft sind, das mit der primären Marke des Accounts in HubSpot verknüpft ist. Die Verwendung der Aktion zum Hinzufügen von Kontakten zu einem Zoom-Webinar, die nicht mit der primären Marke des Accounts verknüpft ist, führt dazu, dass der Kontakt nicht für das Webinar registriert wird.

So richten Sie einen Workflow zur Automatisierung der Zoom-Webinar-Registrierung ein:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Erstellen Sie einen neuen Workflow oder fahren Sie mit der Maus über einen bestehenden Workflow und klicken Sie auf Bearbeiten.
3. Klicken Sie im Workflow-Editor, nachdem Sie Ihre Aufnahmekriterien festgelegt haben, auf das Symbol +, um eine Aktion hinzuzufügen.
4. Wählen Sie im rechten Bereich unter Zoom die Option Kontakt zu Zoom-Webinar hinzufügen aus.
5. Geben Sie die Webinar-ID ohne Leerzeichen oder Bindestriche ein. Wenn Sie eine Kontakteigenschaft eingerichtet haben, die die Webinar-ID enthält, können Sie im Bereich Datenvariable wählen nach der entsprechenden Eigenschaft suchen und diese auswählen. 

Der Kontakt wird mit den Kontakteigenschaften „Vorname“, „Nachname“ und „E-Mail“ für das Webinar registriert. Erfahren Sie mehr über die Aktion Kontakt zu einem Zoom-Webinar hinzufügen.

Bitte beachten: Sie erhalten die Fehlermeldung Webinar-Host kann sich nicht für das Webinar registrieren, wenn Sie versuchen, den Webinar-Host oder den verknüpften Benutzer über einen Workflow in ein Zoom-Webinar aufzunehmen.