Gebruik HubSpot en Zoom webinars

Na het aansluiten van de Zoom integratie, kun je webinar registratie- en aanwezigheidsgegevens synchroniseren van Zoom naar HubSpot en deze informatie gebruiken om je contacten in HubSpot te segmenteren. Je kunt ook inschrijvers toevoegen aan een Zoom webinar met behulp van HubSpot workflows.

De Zoom-integratie biedt geen ondersteuning voor Zoom-evenementen of webinars die zijn aangemaakt als onderdeel van een Zoom-evenement.

Let op: vanaf 1 maart 2022 verwijdert Zoom e-mailadressen van gebruikers die in Zoom als gast zijn aangemerkt, tenzij ze voldoen aan een van de voorwaarden die hier worden genoemd. Deelnemers aan webinars zonder e-mailadres worden dus niet gesynchroniseerd met HubSpot. Schakel webinarregistratie in om ervoor te zorgen dat alle deelnemers worden gesynchroniseerd met HubSpot.

Zoom webinars synchroniseren met HubSpot

Nadat je de Zoom integratie hebt aangesloten, configureer je de webinar synchronisatie-instellingen van je HubSpot account en kies je hoe contactpersonen worden aangemaakt in HubSpot vanuit de integratie.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
• Klik op Zoom.
• Klik op het tabblad Globale instellingen.
• Klik in de sectie Webinars op de knop Synchroniseer webinargegevens om webinargegevens van Zoom te synchroniseren met HubSpot. Hiermee worden inschrijvers en deelnemers van Zoom-webinars gesynchroniseerd en gesynchroniseerd met marketingevenementen.
  • Selecteer in het gedeelte Webinaropnames en transcripten synchroniseren of je webinaropnames en transcripten wilt synchroniseren voor geen, geselecteerde of alle Zoom-gebruikers in je HubSpot-account.
• Voeg in het gedeelte Uitsluitingen domeinen toe om te voorkomen dat webinars naar HubSpot worden gesynchroniseerd door gebruikers met een specifiek domein in hun e-mailadres.
  • Klik in de sectie Uitsluitingen opname op Domein invoeren of kies uit de lijst.
  • Voer in het gedeelte Contactuitsluitingen de domeinnaam van je bedrijf in om te voorkomen dat interne medewerkers als nieuwe contactpersonen in HubSpot worden aangemaakt.
• Je kunt ook webinarinstellingen voor individuele gebruikers beheren:
  • Klik in de sectie Individuele gebruikersinstellingen beheren op Gebruikersinstellingen naast de gebruiker waarvoor je de instellingen wilt beheren.
  • In het rechterpaneel, in de sectie Webinaropname en transcripten:
    • Vink het vakje Synchroniseer standaard gegevens van nieuw geplande webinars aan om automatisch alle gegevens te synchroniseren van een nieuw webinar dat door die gebruiker is aangemaakt.
    • Vink het vakje Webinaropnames en transcripten van deze gebruiker synchroniseren aan om opnames en transcripten van alle webinars te synchroniseren.
    • Klik op Individuele webinars voor deze gebruiker beheren om de synchronisatie-instellingen voor een individueel webinar te beheren.

Veelvoorkomende webinarsynchronisatiefouten oplossen

Bekijk je Zoom webinar audit logs om de status van je webinars synchronisatie met HubSpot te bekijken en eventuele veelvoorkomende fouten op te lossen.

Om de auditlogs te bekijken:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
• Klik op Zoom.
• Klik in de sectie Webinars op Auditlogs naast de webinar die je wilt bekijken.
• Bekijk in het rechterpaneel de status van alle synchronisatiewijzigingen. Als er waarschuwingen zijn, bekijk dan de onderstaande fouten om ze op te lossen.

Sommige webinargegevens zijn niet gesynchroniseerd omdat uw synchronisatie-instelling is uitgeschakeld

De fout oplossen

Controleer of de instellingen voor globale synchronisatie en webinarsynchronisatie zijn ingeschakeld. Globale synchronisatie moet worden ingeschakeld door je HubSpot accountbeheerder voordat webinar synchronisatie kan worden ingeschakeld. Alle ontbrekende webinargegevens zullen succesvol worden gesynchroniseerd zodra beide instellingen zijn ingeschakeld.

Webinar opname/transcriptie synchroniseerde niet

Wat de fout betekent

Deze fouten kunnen zijn opgetreden omdat:

• Je synchronisatie-instellingen zijn uitgeschakeld in je HubSpot-account.
• Er waren geen deelnemers aan het webinar.
• De opname van je webinar is niet beschikbaar, verwijderd of gevonden.
• De opname van je webinar is nog niet beschikbaar omdat deze nog in behandeling is.

De fout oplossen

Controleer of de instellingen voor globale synchronisatie, webinarsynchronisatie en opname- en transcriptsynchronisatie zijn ingeschakeld. Als alle instellingen zijn ingeschakeld, synchroniseer het webinar dan handmatig met HubSpot door met de muis over de webinarnaam te gaan en op Nu synchroniseren te klikken .

Sommige deelnemers synchroniseerden niet

Wat de fout betekent

HubSpot kan geen deelnemersgegevens synchroniseren vanuit Zoom omdat er geen deelnemersgegevens worden bijgehouden in je Zoom-account. Dit kan gebeuren als er geen deelnemers deelnemen aan het webinar of als er fouten in de gegevens zitten.

De fout oplossen

Bekijk de deelnemersgegevens in Zoom voor meer inzicht.

Sommige webinargegevens zijn niet gesynchroniseerd

Wat de fout betekent

Deze fout kan zijn opgetreden omdat uw instellingen voor globale synchronisatie, webinar-synchronisatie of opname- en transcriptsynchronisatie zijn uitgeschakeld voor het webinar. In sommige gevallen zijn contactrecords, marketinggebeurtenisrecords en gespreksobjectrecords niet aangemaakt. Dit gebeurt als er een ongeldig e-mailadres is of als de gegevens niet beschikbaar zijn in Zoom.

De fout oplossen

Controleer of de instellingen voor globale synchronisatie, webinarsynchronisatie en opname- en transcriptsynchronisatie zijn ingeschakeld. Als alle instellingen zijn ingeschakeld, synchroniseer het webinar dan handmatig met HubSpot door met de muis over de webinarnaam te gaan en op Nu synchroniseren te klikken.

Sommige e-mailadressen zijn uitgesloten van webinarsynchronisatie

Wat de fout betekent

E-mails worden uitgesloten van webinarsynchronisatie om de volgende redenen:

• Het e-mailadres behoort toe aan een gebruiker in het HubSpot-account.
• Het e-mailadres bevat een domein dat is uitgesloten in de integratie-instellingen.
• Het e-mailadres is ongeldig.
• Het e-mailadres is het secundaire e-mailadres van een contactpersoon.

De fout oplossen

Er is geen actie nodig, tenzij je uitsluitingen uit je instellingen wilt verwijderen. Neem contact op met HubSpot Support voor een lijst met e-mails die niet zijn gemaakt.

Sommige webinargegevens zijn niet gesynchroniseerd vanwege een fout

Wat de fout betekent

Enkele veelvoorkomende fouten zijn:

• De transcriptie van het webinar kon niet worden gevonden.
• Er kon geen tijdlijngebeurtenis worden aangemaakt.
• Contacteigenschappen konden niet worden bijgewerkt.
• Er konden geen gegevens worden gevonden van het verbonden Zoom-account.

De fout oplossen

Controleer of de instellingen voor globale synchronisatie, webinarsynchronisatie en opname- en transcriptsynchronisatie zijn ingeschakeld. Als alle instellingen zijn ingeschakeld, synchroniseer het webinar dan handmatig met HubSpot door met de muis over de webinarnaam te gaan en op Nu synchroniseren te klikken.

Contactpersonen in HubSpot segmenteren met Zoom-eigenschappen

Je kunt contactrecords filteren met behulp van de volgende eigenschappen, die automatisch worden aangemaakt in je HubSpot account nadat je de Zoom app hebt gekoppeld:

Let op: vanaf 8 januari 2025 kunnen contactgebaseerde eigenschappen van Zoom contacten na deze datum niet meer segmenteren (contacten met Zoom-activiteit voor deze datum kunnen nog wel gesegmenteerd worden met contactgebaseerde eigenschappen). Gebruik marketinggebeurtenisfilters om contacten na deze datum te segmenteren.

• Gemiddelde duur webinardeelname Zoom: het gemiddelde percentage van elk webinar dat de contactpersoon bijwoont. Een waarde van 100% voor deze eigenschap betekent bijvoorbeeld dat de contactpersoon de volledige duur van elk webinar heeft bijgewoond.
• Laatst geregistreerde Zoom webinar: de URL van het webinar waarvoor de contactpersoon zich het laatst heeft geregistreerd. Dit wordt ingevuld als de contactpersoon handmatig of via een HubSpot-workflow is toegevoegd als inschrijver voor het Zoom-webinar.
• Totaal aantal Zoom webinar registraties: het totale aantal webinars waarvoor de contactpersoon zich heeft geregistreerd.
• Totaal aantal bijgewoonde Zoom webinars: het totale aantal webinars dat de contactpersoon heeft bijgewoond.

Let op: voor terugkerende webinars zullen contactpersonen die dezelfde webinar hebben bijgewoond de eigenschap Totaal aantal bijgewoonde Zoom Webinars niet bijwerken.

Je kunt je contactpersonen ook segmenteren met behulp van marketinggebeurtenisfilters:

• Aanwezigheidsduur: hoe lang de contactpersoon het webinar bijwoonde.
• Ingeschreven voor marketingevenement: als ze zich wel of niet hebben ingeschreven voor een webinar.
• Geannuleerde registratie voor marketingevenement: als ze hun webinarregistratie hebben geannuleerd.
• Bijgewoond marketingevenement: of ze een webinar hebben bijgewoond of niet.

Je kunt je contactpersonen ook segmenteren op basis van de kenmerken van een specifieke Zoom-gebeurtenis met behulp van de volgende filters:

• Zoom: Opname Beschikbaar Gebeurtenis: als je een van je Zoom-gebeurtenissen hebt opgenomen, kun je dit filter kiezen en vervolgens verfijnen op Gebeurtenisonderwerp, Begintijd van de gebeurtenis of Opname-URL.
• Zoom: Webinar Aanwezigheid Gebeurtenis: om te filteren op basis van aanwezigheid, kies deze filter om je contacten te segmenteren op basis van de Aanwezigheidsduur, Aanwezigheidsduur Percentage, Webinar id of Webinar naam.
• Zoom: Webinar Registratie Gebeurtenis: om te filteren op basis van registratie, kies deze filter om je contacten te segmenteren op basis van de Webinar id, of Webinar Naam.

Zoom webinar registratie bekijken op een marketing evenement

Wanneer een contact zich registreert, deelneemt of de registratie voor een Zoom-evenement annuleert, wordt het contact automatisch aangemaakt of bijgewerkt in het marketingevenementenobject van HubSpot.

Zoom webinar registratie- en aanwezigheidsgegevens bekijken op een contacttijdlijn

Zoom webinar gebeurtenissen verschijnen op HubSpot contact record tijdlijnen, die je de webinar datum laten zien, wanneer een contact is ingestapt en het webinar heeft verlaten.

Let op: inschrijvers voor webinars moeten hun primaire e-mailadres gebruiken. Webinarregistraties die zijn gemaakt met het secundaire e-mailadres van een contactpersoon worden niet geregistreerd in HubSpot of toegevoegd aan de tijdlijn van een contactpersoon.

Contacten toevoegen aan een Zoom webinar met behulp van een workflow

Je kunt de Voeg contact toe aan Zoom webinar workflow actie gebruiken om webinar registratie te automatiseren. Als je afzonderlijke Zoom-accounts hebt die zijn gekoppeld aan meerdere business units, dan kan deze actie alleen contactpersonen registreren voor webinars die zijn gekoppeld aan het Zoom-account dat is gekoppeld aan de primaire Account business unit in HubSpot.

Het gebruik van de actie om contactpersonen toe te voegen aan een Zoom webinar die niet is gekoppeld aan de primaire Account business unit zal ertoe leiden dat de contactpersoon niet wordt geregistreerd voor het webinar.

Een workflow instellen om de registratie van Zoom webinars te automatiseren:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Maak een nieuwe workflow of ga met de muis over een bestaande workflow en klik op Bewerken.
• Klik in de workflow editor, na het instellen van je aanmeldingscriteria, op het + pictogram om een actie toe te voegen.
• Selecteer in het rechterpaneel onder Zoom het webinar Contact toevoegen aan Zoom.
• Voer de Webinar-ID in zonder spaties of streepjes. Als je een contacteigenschap hebt ingesteld die de Webinar-ID bevat, kun je op het vervolgkeuzemenu Contact Token klikken en vervolgens de bijbehorende contacteigenschap selecteren.

De contactpersoon zal worden geregistreerd voor het webinar met behulp van hun voornaam, achternaam en e-mail contact eigenschappen. Meer informatie over de actieContactpersoon toevoegen aan een Zoom webinar .

Let op: je krijgt de foutmelding Webinar host kan zich niet registreren voor het webinar als je de webinar host of verbonden gebruiker probeert aan te melden voor een Zoom webinar met behulp van een workflow.