Gebruik HubSpot en Zoom webinars

Nadat je Zoom hebt gekoppeld aan HubSpot, synchroniseer je webinar registratie- en aanwezigheidsgegevens van Zoom naar HubSpot. Dit helpt je om bij te houden hoe contacten zich inzetten voor je webinars en die informatie te gebruiken in je marketing- en verkoopprocessen.

Je kunt bijvoorbeeld contactpersonen segmenteren op basis van webinarregistraties, aanwezigheid of betrokkenheid en deze doelgroepen vervolgens gebruiken voor vervolgcampagnes en rapportage. Webinaractiviteiten worden ook gesynchroniseerd met marketingevenementen en contactrecords, waardoor teams een gecentraliseerd overzicht krijgen van webinarbetrokkenheid in HubSpot.

Je kunt webinarregistratie ook automatiseren door contactpersonen toe te voegen aan Zoom-webinars met behulp van workflows.

Als je synchronisatiefouten ondervindt voor Zoom-webinars, lees dan hoe je veelvoorkomende synchronisatiefouten oplost.

Voordat je begint

Houd rekening met het volgende voordat je aan de slag gaat:

• Je Zoom account moet de Zoom webinar add-on hebben.
• De Zoom-integratie biedt geen ondersteuning voor Zoom-evenementen of webinars die zijn aangemaakt als onderdeel van een Zoom-evenement.
• Zoom verwijdert e-mailadressen voor gebruikers die in Zoom als gast worden geïdentificeerd, tenzij ze voldoen aan de vereisten van Zoom. Als gevolg hiervan worden inschrijvers voor webinars of deelnemers zonder e-mailadres niet gesynchroniseerd met HubSpot. Om ervoor te zorgen dat alle deelnemers met HubSpot worden gesynchroniseerd, schakel je webinarregistratie in Zoom in.
• De Zoom-integratie accepteert en synchroniseert alleen met drie verplichte velden in de Zoom-registratielink: Voornaam, Achternaam en E-mail. Als de registratielink andere verplichte velden heeft, mislukt de registratie.
• Gebruikers in het account worden niet aangemaakt als contactrecords in HubSpot als ze zich registreren voor of deelnemen aan een Zoom webinar. Als er al een contactpersoonrecord voor hen is aangemaakt in HubSpot, zullen Zoom-activiteiten niet synchroniseren met hun contactpersoonrecord.
• Tijdlijngebeurtenissen worden niet aangemaakt voor contactpersonen die zich hebben geregistreerd voor een webinar met hun secundaire e-mailadres. Alleen het primaire e-mailadres wordt gebruikt om contactrecords aan te maken en bij te werken.
• Contactrecords die eerder zijn verwijderd, worden niet automatisch opnieuw aangemaakt door de Zoom-integratie.

Zoom webinars synchroniseren met HubSpot

Nadat je de Zoom integratie hebt aangesloten, stel je de webinar synchronisatie-instellingen van je HubSpot account in en kies je hoe nieuwe contactpersonen worden aangemaakt in HubSpot.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Zoom.
3. Navigeer naar het tabblad Instellingen.
4. Klik op Webinars en vervolgens op het tabblad Globale instellingen.
5. Klik in de sectie Webinars op de knop Synchroniseer webinargegevens om webinargegevens van Zoom te synchroniseren met HubSpot. Hiermee worden inschrijvers en deelnemers van Zoom-webinars gesynchroniseerd en worden ook gegevens voor marketingevenementen gesynchroniseerd.
6. Selecteer in het gedeelte Webinaropnames en transcripten synchroniseren of je webinaropnames en transcripten wilt synchroniseren voor geen, geselecteerde of alle Zoom-gebruikers in je HubSpot-account.

7. Voeg in het gedeelte Uitsluitingen domeinen toe om te voorkomen dat webinars naar HubSpot worden gesynchroniseerd door gebruikers met een specifiek domein in hun e-mailadres.

• • Klik in het gedeelte Uitsluitingen opname op Domein invoeren of kies uit de lijst.
  • Voer in het gedeelte Uitsluitingen voor contactpersonen de domeinnaam van je bedrijf in om te voorkomen dat interne medewerkers als nieuwe contactpersonen in HubSpot worden gemaakt.

Contactpersonen toevoegen aan een Zoom webinar met behulp van een workflow

Je kunt de actieContact toevoegen aan Zoom Webinar workflow gebruiken om webinarregistratie te automatiseren. Als je afzonderlijke Zoom-accounts hebt die zijn gekoppeld aan meerdere merken, kan deze actie alleen contactpersonen registreren voor webinars die zijn gekoppeld aan het Zoom-account dat is gekoppeld aan het primaire Account-merk in HubSpot. Als je de actie gebruikt om contactpersonen toe te voegen aan een Zoom-webinar dat niet is gekoppeld aan het primaire Account-merk, wordt de contactpersoon niet geregistreerd voor het webinar.

Om een workflow in te stellen om de registratie voor Zoom webinars te automatiseren:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Maak een nieuwe workflow of ga met de muis over een bestaande workflow en klik op Bewerken.
3. Klik in de workflow editor, na het instellen van de inschrijvingscriteria, op het + pictogram om een actie toe te voegen.
4. Selecteer in het rechterpaneel, onder Zoom, de actie Contact toevoegen aan Zoom webinar .
5. Voer de Webinar ID in zonder spaties of streepjes. Als je een contacteigenschap hebt ingesteld die de Webinar-ID bevat, kun je de overeenkomstige eigenschap zoeken en selecteren in het paneel Alle gegevenstokens .
6. Klik op Opslaan.

De contactpersoon wordt geregistreerd voor het webinar met behulp van de contacteigenschappen voornaam, achternaam en e-mail. Meer informatie over de actieContactpersoon toevoegen aan een Zoom webinar .

Let op: je krijgt de foutmelding Webinar host kan zich niet registreren voor het webinar als je de webinar host of aangesloten gebruiker probeert in te schrijven voor een Zoom webinar met behulp van een workflow.

Zoom webinar contacten segmenteren

Segmenteren met Zoom-eigenschappen

Let op: vanaf 8 januari 2025 kunnen Zoom contactgebaseerde eigenschappen niet meer worden gebruikt om contacten te segmenteren. Je kunt deze eigenschappen nog wel gebruiken voor contacten met Zoom-activiteit van vóór deze datum. Om contactpersonen na 8 jan. 2025 te segmenteren, gebruik je marketinggebeurtenisfilters.

• Gemiddelde duur webinardeelname Zoom: het gemiddelde percentage van elk webinar dat de contactpersoon bijwoont. Een waarde van 100% voor deze eigenschap betekent bijvoorbeeld dat de contactpersoon de volledige duur van elk webinar heeft bijgewoond.
• Laatst geregistreerde Zoom webinar: de URL van het webinar waarvoor het contact zich het laatst heeft ingeschreven. Deze wordt ingevuld als de contactpersoon handmatig of via een HubSpot-workflow is toegevoegd als inschrijver voor het Zoom-webinar.
• Totaal aantal Zoom webinar registraties: het totale aantal webinars waarvoor de contactpersoon zich heeft geregistreerd.
• Totaal aantal bijgewoonde Zoom webinars: het totale aantal webinars dat het contact heeft bijgewoond.

Let op: de eigenschap Totaal aantal bijgewoonde Zoom webinars wordt niet bijgewerkt voor contactpersonen die dezelfde terugkerende webinar bijwonen.

Segmenteren met behulp van marketingevenementfilters

Je kunt je contactpersonen ook segmenteren met behulp van marketingevenementfilters:

• Aanwezigheidsduur: hoe lang de contactpersoon het webinar heeft bijgewoond.
• Ingeschreven voor marketingevenement: als ze zich wel of niet hebben ingeschreven voor een webinar.
• Registratie voor marketingevenement geannuleerd : als ze hun registratie voor het webinar hebben geannuleerd.
• Bijgewoond marketingevenement: of ze een webinar hebben bijgewoond of niet.

Je kunt je contacten ook segmenteren op basis van de kenmerken van een specifiek Zoom-evenement met behulp van de volgende filters:

• Zoom: Opname Beschikbaar Evenement: als je een van je Zoom-evenementen hebt opgenomen, kun je dit filter kiezen en vervolgens verfijnen op Evenementonderwerp, Begintijd Evenement of Opname-URL.
• Zoom: Webinar Aanwezigheid Gebeurtenis: om te filteren op basis van aanwezigheid, kies deze filter om je contacten te segmenteren op basis van de Aanwezigheidsduur, Aanwezigheidsduur Percentage, Webinar id, of Webinar naam.
• Zoom: Webinar Registratie Gebeurtenis: om te filteren op basis van registratie, kies deze filter om je contacten te segmenteren op basis van Webinar id, of Webinar naam.

Zoom webinarregistraties bekijken

Als een contact een registratie voor een Zoom-evenement registreert, bijwoont of annuleert, wordt het contact automatisch aangemaakt of bijgewerkt in het marketingevenementenobject van HubSpot.

Zoom webinar evenementen verschijnen ook op HubSpot contact record tijdlijnen, die je de webinar datum laten zien, wanneer een contact is ingestapt en het webinar heeft verlaten.