Gebruik HubSpot en Zoom webinars

Na het aansluiten van de Zoom integratie, kun je webinar registratie- en aanwezigheidsgegevens synchroniseren van Zoom naar HubSpot en deze informatie gebruiken om je contacten in HubSpot te segmenteren. Je kunt ook inschrijvers toevoegen aan een Zoom webinar met behulp van HubSpot workflows.

De Zoom-integratie biedt geen ondersteuning voor Zoom-evenementen of webinars die zijn gemaakt als onderdeel van een Zoom-evenement.

Let op: vanaf 1 maart 2022 verwijdert Zoom e-mailadressen van gebruikers die als gast zijn gemarkeerd in Zoom, tenzij ze voldoen aan een van de voorwaarden die hier worden vermeld. Deelnemers aan webinars zonder e-mailadres worden dus niet gesynchroniseerd met HubSpot. Schakel webinarregistratie in om ervoor te zorgen dat alle deelnemers worden gesynchroniseerd met HubSpot.

Zoom webinars synchroniseren met HubSpot

Nadat je de Zoom integratie hebt aangesloten, configureer je de webinar synchronisatie-instellingen van je HubSpot account en kies je hoe contactpersonen worden aangemaakt in HubSpot vanuit de integratie.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Zoom.
3. Klik op het tabblad Home.
4. Klik op het tabblad Globale instellingen.
5. Klik in de sectie Webinars op Webinargegevens synchroniseren om webinargegevens van Zoom naar HubSpot te synchroniseren. Hiermee worden inschrijvers en deelnemers van Zoom-webinars gesynchroniseerd en gesynchroniseerd met marketingevenementen.

• • Selecteer in de sectie Webinaropnames en transcripten synchroniseren of je webinaropnames en transcripten wilt synchroniseren voor geen, geselecteerde of alle Zoom-gebruikers in je HubSpot-account.

6. Voeg in het gedeelte Uitsluitingen domeinen toe om te voorkomen dat webinars worden gesynchroniseerd met HubSpot door gebruikers met een specifiek domein in hun e-mailadres.

• • Klik in het gedeelte Uitsluitingen opname op Domein invoeren of kies uit de lijst.
  • Voer in het gedeelte Contact uitsluitingen de domeinnaam van je bedrijf in om te voorkomen dat interne medewerkers als nieuwe contactpersonen in HubSpot worden aangemaakt.

7. Je kunt ook webinarinstellingen voor individuele gebruikers beheren:

• • Klik in het gedeelte Individuele gebruikersinstellingen beheren op Gebruikersinstellingen naast de gebruiker waarvoor je de instellingen wilt beheren.
  • In het rechterpaneel, in de sectie Webinaropname en transcripten:
    • Vink het vakje Synchroniseer standaard gegevens van nieuw geplande webinars aan om automatisch alle gegevens te synchroniseren van een nieuw webinar dat door die gebruiker is aangemaakt.
    • Vink het vakje Webinaropnames en transcripten van deze gebruiker synchroniseren aan om opnames en transcripten van alle webinars te synchroniseren.
    • Klik op Individuele webinars voor deze gebruiker beheren om de synchronisatie-instellingen voor een individueel webinar te beheren.

Problemen oplossen bij webinarsynchronisatiefouten

Bekijk je Zoom webinar audit logs om de status van je webinars synchronisatie met HubSpot te bekijken en veelvoorkomende fouten op te lossen.

De auditlogboeken bekijken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Zoom.
3. Klik op het tabblad Home.
4. Klik in de Webinars sectie op Audit logs naast de webinar die je wilt bekijken.
5. Bekijk in het rechterpaneel de status van alle synchronisatiewijzigingen. Als er waarschuwingen zijn, bekijk dan de fouten hieronder om ze op te lossen.

Sommige webinargegevens zijn niet gesynchroniseerd omdat je synchronisatie-instelling is uitgeschakeld

De fout oplossen

Controleer of de instellingen voor globale synchronisatie en webinarsynchronisatie zijn ingeschakeld. Globale synchronisatie moet worden ingeschakeld door je HubSpot accountbeheerder voordat webinar synchronisatie kan worden ingeschakeld. Alle ontbrekende webinargegevens zullen succesvol worden gesynchroniseerd zodra beide instellingen zijn ingeschakeld.

Webinar opname/transcriptie is niet gesynchroniseerd

Wat betekent de fout?

Deze fouten kunnen zijn opgetreden omdat:

• Je synchronisatie-instellingen zijn uitgeschakeld in je HubSpot-account.
• Er waren geen deelnemers aan het webinar.
• Je webinaropname is niet beschikbaar, verwijderd of gevonden.
• De opname van je webinar is nog niet beschikbaar omdat deze nog in behandeling is.

Hoe de fout oplossen

Controleer of de instellingen voor globale synchronisatie, webinarsynchronisatie en opname- en transcriptiesynchronisatie zijn ingeschakeld. Als alle instellingen zijn ingeschakeld, synchroniseer het webinar dan handmatig met HubSpot door met de muis over de webinarnaam te gaan en op Nu synchroniseren te klikken .

Sommige deelnemers zijn niet gesynchroniseerd

Wat betekent de foutmelding?

HubSpot kan geen deelnemersgegevens synchroniseren vanuit Zoom omdat er geen deelnemersgegevens worden bijgehouden in je Zoom-account. Dit kan gebeuren als er geen deelnemers deelnemen aan het webinar of als er fouten in de gegevens zitten.

De fout oplossen

Controleer de deelnemersgegevens in Zoom voor meer inzicht.

Sommige webinargegevens zijn niet gesynchroniseerd

Wat betekent de foutmelding?

Deze fout kan zijn opgetreden omdat uw globale synchronisatie-instellingen, webinar synchronisatie-instellingen of opname- en transcriptsynchronisatie-instellingen zijn uitgeschakeld voor het webinar. In sommige gevallen zijn contactrecords, marketinggebeurtenisrecords en gespreksobjectrecords niet aangemaakt. Dit gebeurt als er een ongeldig e-mailadres is of als de gegevens niet beschikbaar zijn in Zoom.

De fout oplossen

Controleer of de instellingen voor globale synchronisatie, webinarsynchronisatie en opname- en transcriptsynchronisatie zijn ingeschakeld. Als alle instellingen zijn ingeschakeld, synchroniseer het webinar dan handmatig met HubSpot door met de muis over de webinarnaam te gaan en op Nu synchroniseren te klikken.

Sommige e-mailadressen zijn uitgesloten van webinarsynchronisatie

Wat de fout betekent

E-mails worden uitgesloten van webinar synchronisatie om de volgende redenen:

• Het e-mailadres behoort toe aan een gebruiker in het HubSpot-account.
• Het e-mailadres bevat een domein dat is uitgesloten in de integratie-instellingen.
• Het e-mailadres is ongeldig.
• Het e-mailadres is het secundaire e-mailadres van een contactpersoon.

Hoe de fout op te lossen

Er is geen actie nodig, tenzij je de uitsluitingen uit je instellingen wilt verwijderen. Neem contact op met HubSpot Support voor een lijst met e-mails die niet zijn gemaakt.

Sommige webinargegevens zijn niet gesynchroniseerd vanwege een fout

Wat betekent de fout?

Enkele veelvoorkomende fouten zijn:

• De transcriptie van het webinar kon niet worden gevonden.
• Een tijdlijngebeurtenis kon niet worden aangemaakt.
• Contacteigenschappen konden niet worden bijgewerkt.
• Er konden geen gegevens gevonden worden van de verbonden Zoom account.

Hoe de fout op te lossen

Controleer of de instellingen voor globale synchronisatie, webinarsynchronisatie en opname- en transcriptsynchronisatie zijn ingeschakeld. Als alle instellingen zijn ingeschakeld, synchroniseer het webinar dan handmatig met HubSpot door met de muis over de webinarnaam te gaan en op Nu synchroniseren te klikken.

Contactpersonen in HubSpot segmenteren met Zoom-eigenschappen

Je kunt contactrecords filteren met behulp van de volgende eigenschappen, die automatisch worden aangemaakt in je HubSpot-account nadat je de Zoom-app hebt gekoppeld:

Let op: vanaf 8 januari 2025 zullen Zoom contactgebaseerde eigenschappen contacten na deze datum niet meer segmenteren (contacten met Zoom activiteit voor deze datum kunnen nog wel gesegmenteerd worden met contactgebaseerde eigenschappen). Gebruik marketinggebeurtenisfilters om contacten na deze datum te segmenteren.

• Gemiddelde duur deelname webinar: het gemiddelde percentage van elk webinar dat de contactpersoon bijwoont. Een waarde van 100% voor deze eigenschap betekent bijvoorbeeld dat het contact de volledige duur van elk webinar heeft bijgewoond.
• Laatst geregistreerde Zoom webinar: de URL van het webinar waarvoor het contact zich het laatst heeft ingeschreven. Deze wordt ingevuld als de contactpersoon handmatig of via een HubSpot-workflow is toegevoegd als inschrijver voor het Zoom-webinar.
• Totaal aantal Zoom webinar registraties: het totale aantal webinars waarvoor de contactpersoon zich heeft geregistreerd.
• Totaal aantal bijgewoonde Zoom webinars: het totale aantal webinars dat het contact heeft bijgewoond.

Let op: de eigenschap Totaal aantal bijgewoonde Zoom webinars wordt niet bijgewerkt voor contactpersonen die hetzelfde terugkerende webinar bijwonen.

Je kunt je contactpersonen ook segmenteren met behulp van marketinggebeurtenisfilters:

• Aanwezigheidsduur: hoe lang het contact het webinar heeft bijgewoond.
• Geregistreerd voor marketingevenement: als ze zich wel of niet hebben geregistreerd voor een webinar.
• Registratie voor marketingevenement geannuleerd : als ze hun registratie voor het webinar hebben geannuleerd.
• Bijgewoond marketingevenement: of ze een webinar hebben bijgewoond of niet.

Je kunt je contacten ook segmenteren op basis van de kenmerken van een specifiek Zoom-evenement met behulp van de volgende filters:

• Zoom: Opname Beschikbaar Evenement: als je een van je Zoom-evenementen hebt opgenomen, kun je dit filter kiezen en vervolgens verfijnen op evenementonderwerp, begintijd van evenement of opname-URL.
• Zoom: Webinar Aanwezigheid Gebeurtenis: om te filteren op basis van aanwezigheid, kies je deze filter om je contacten te segmenteren op basis van de Aanwezigheidsduur, Aanwezigheidsduur Percentage, Webinar id of Webinar naam.
• Zoom: Webinar registratiegebeurtenis: om te filteren op basis van registratie, kiest u deze filter om uw contacten te segmenteren op basis van webinar-id of webinarnaam.

Zoom webinarregistratie weergeven op een marketingevenement

Als een contact zich registreert, deelneemt of de registratie voor een Zoom-evenement annuleert, wordt het contact automatisch aangemaakt of bijgewerkt in het marketingevenementobject van HubSpot.

Registratie- en aanwezigheidsgegevens van Zoom-webinars weergeven op de tijdlijn van een contactpersoon

Zoom webinar evenementen verschijnen op HubSpot contact record tijdlijnen, die je de webinar datum laten zien, wanneer een contact zich heeft ingeschreven voor het webinar en wanneer deze het webinar heeft verlaten.

Let op: inschrijvers voor webinars moeten hun primaire e-mailadres gebruiken. Webinarregistraties die zijn gemaakt met het secundaire e-mailadres van een contact worden niet geregistreerd in HubSpot of toegevoegd aan de tijdlijn van een contact.

Contacten toevoegen aan een Zoom webinar met behulp van een workflow

Je kunt de Add Contact to Zoom Webinar workflow actie gebruiken om de webinar registratie te automatiseren. Als je afzonderlijke Zoom-accounts hebt die zijn gekoppeld aan meerdere merken, kan deze actie alleen contactpersonen registreren voor webinars die zijn gekoppeld aan het Zoom-account dat is gekoppeld aan het primaire Account-merk in HubSpot. Als je de actie gebruikt om contactpersonen toe te voegen aan een Zoom webinar dat niet is gekoppeld aan het primaire Account merk, zal de contactpersoon niet worden geregistreerd voor het webinar.

Zo stel je een workflow in om de registratie voor Zoom webinars te automatiseren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Maak een nieuwe workflow of ga met de muis over een bestaande workflow en klik op Bewerken.
3. Klik in de workfloweditor, na het instellen van uw inschrijvingscriteria, op het + pictogram om een actie toe te voegen.
4. Selecteer in het rechterpaneel onder Zoom het webinar Contact toevoegen aan Zoom.
5. Voer de Webinar ID in zonder spaties of streepjes. Als je een contacteigenschap hebt ingesteld die de Webinar-ID bevat, kun je de bijbehorende eigenschap zoeken en selecteren in het paneel Kies gegevensvariabele.

De contactpersoon wordt geregistreerd voor het webinar met behulp van de contacteigenschappen voornaam, achternaam en e-mail. Meer informatie over de actieContactpersoon toevoegen aan een Zoom webinar .

Let op: je krijgt de foutmelding Webinar host kan zich niet registreren voor het webinar als je de webinar host of aangesloten gebruiker probeert aan te melden voor een Zoom webinar met behulp van een workflow.