HubSpot en Zoom webinars gebruiken

Nadat je de Zoom-integratie hebt aangesloten, kun je de registratie- en aanwezigheidsgegevens van webinars vanuit Zoom synchroniseren met HubSpot en deze informatie gebruiken om je contactpersonen in HubSpot te segmenteren. Je kunt ook inschrijvers toevoegen aan een Zoom webinar met behulp van HubSpot workflows.

De Zoom-integratie biedt geen ondersteuning voor Gebeurtenissen of webinars die zijn gemaakt als onderdeel van een Gebeurtenis.

Let op: vanaf 1 maart 2022 verwijdert Zoom e-mailadressen van gebruikers die in Zoom als gast zijn aangemerkt, tenzij ze voldoen aan een van de voorwaarden die hier worden genoemd. Deelnemers aan webinars zonder e-mailadres worden dus niet gesynchroniseerd met HubSpot. Om er zeker van te zijn dat alle deelnemers gesynchroniseerd zijn met HubSpot, zet je webinars registratie aan.

Synchroniseer Zoom webinars met HubSpot

Nadat je de Zoom integratie hebt aangesloten, configureer je de webinarsynchronisatie-instellingen van je HubSpot account en kies je hoe contactpersonen worden aangemaakt in HubSpot vanuit de integratie.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
• Klik op Zoom.
• Klik op het tabblad Globale instellingen.
• Klik in de sectie Webinars op de knop Synchroniseer webinargegevens om webinargegevens van Zoom naar HubSpot te synchroniseren. Hiermee worden inschrijvers en deelnemers voor Zoom-webinars gesynchroniseerd en gesynchroniseerd met marketinggebeurtenissen.
  • Selecteer in de sectie Webinar opnames en transcripten synchroniseren of je webinar opnames en transcripten wilt synchroniseren voor geen, geselecteerde of alle Zoom gebruikers in je HubSpot account.
• Voeg in het gedeelte Uitsluitingen domeinen toe om te voorkomen dat webinars naar HubSpot worden gesynchroniseerd door gebruikers met een specifiek domein in hun e-mailadres.
  • Klik in de sectie Uitsluitingen opname op Domein invoeren of kies uit de lijst.
  • Voer in het gedeelte Uitsluitingen voor Contactpersoon de domeinnaam van je bedrijf in om te voorkomen dat interne medewerkers als nieuwe contactpersonen worden gemaakt in HubSpot.
• Je kunt ook de instellingen voor webinars voor individuele gebruikers beheren:
  • Klik in de sectie Individuele gebruikersinstellingen beheren op Gebruikersinstellingen naast de gebruiker waarvoor je de instellingen wilt beheren.
  • In het rechterpaneel, in de sectie Webinars opname en transcripts:
    • Vink het vakje Synchroniseer standaard gegevens van nieuw geplande webinars aan om automatisch alle gegevens te synchroniseren van een nieuw webinar dat door die gebruiker is aangemaakt.
    • Vink het vakje Opnames en transcripten van webinars van deze gebruiker synchroniseren aan om opnames en transcripten van alle webinars te synchroniseren.
    • Klik op Individuele webinars voor deze gebruiker beheren om de synchronisatie-instellingen voor een individueel webinar te beheren.

Veelvoorkomende fouten bij het synchroniseren van webinars oplossen

Bekijk je Zoom webinar audit logs om de status van je webinars synchronisatie met HubSpot te bekijken en veelvoorkomende fouten op te lossen.

Om de auditlogs te bekijken:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
• Klik op Zoom.
• Klik in de sectie Webinars op Audit logs naast de webinars die je wilt bekijken.
• Bekijk in het rechterpaneel de status van eventuele synchronisatiewijzigingen. Als er waarschuwingen zijn, bekijk dan de fouten hieronder om ze op te lossen.

Sommige webinars zijn niet gesynchroniseerd omdat de synchronisatie-instelling is uitgeschakeld

De fout oplossen

Controleer of de instellingen voor globale synchronisatie en webinarsynchronisatie zijn ingeschakeld. Globale synchronisatie moet worden ingeschakeld door je HubSpot accountbeheerder voordat webinarsynchronisatie kan worden ingeschakeld. Alle ontbrekende webinars worden gesynchroniseerd zodra beide instellingen zijn ingeschakeld.

Webinars opname/transcriptie synchroniseerde niet

Wat de fout betekent

Deze fouten kunnen zijn opgetreden omdat:

• Je synchronisatie-instellingen zijn uitgeschakeld in je HubSpot account.
• Er waren geen deelnemers aan het webinars.
• De opname van je webinars is niet beschikbaar, verwijderd of gevonden.
• De opname van je webinars is nog niet beschikbaar omdat deze nog in behandeling is.

De fout oplossen

Controleer of de instellingen voor globale synchronisatie, webinarsynchronisatie en opname en transcriptsynchronisatie zijn ingeschakeld. Als alle instellingen zijn ingeschakeld, synchroniseer de webinars dan handmatig met HubSpot door met de muis over de webinarnaam te gaan en op Nu synchroniseren te klikken

Sommige deelnemers synchroniseerden niet

Wat de fout betekent

HubSpot kan geen deelnemersgegevens synchroniseren vanuit Zoom omdat er geen deelnemersgegevens worden bijgehouden in je Zoom account. Dit kan gebeuren als er geen deelnemers deelnemen aan het webinars of als er fouten in de gegevens zitten.

De fout oplossen

Bekijk de deelnemersgegevens in Zoom voor meer inzicht.

Sommige webinars zijn niet gesynchroniseerd

Wat de fout betekent

Deze fout kan zijn opgetreden omdat uw instellingen voor globale synchronisatie, synchronisatie-instellingen voor webinars of synchronisatie-instellingen voor opnames en transcripts zijn uitgeschakeld voor het webinars. In sommige gevallen zijn contactpersoonrecords, records van marketinggebeurtenissen en objectrecords van oproepen mogelijk niet gemaakt. Dit gebeurt als er een ongeldig e-mailadres is of als de gegevens niet beschikbaar zijn in Zoom.

De fout oplossen

Controleer of de instellingen voor globale synchronisatie, webinarsynchronisatie en opname- en transcriptsynchronisatie zijn ingeschakeld. Als alle instellingen zijn ingeschakeld, synchroniseer de webinars dan handmatig met HubSpot door met de muis over de webinarnaam te gaan en op Nu synchroniseren te klikken.

Sommige e-mailadressen zijn uitgesloten van synchronisatie met webinars

Wat de fout betekent

E-mails worden om de volgende redenen uitgesloten van webinarsynchronisatie:

• Het e-mailadres behoort toe aan een gebruiker in het HubSpot account.
• Het e-maildomein bevat een domein dat is uitgesloten in de integratie-instellingen.
• Het e-mailadres is ongeldig.
• Het e-mailadres is het secundaire e-mailadres van een contactpersoon.

De fout oplossen

Er is geen actie nodig, tenzij je uitsluitingen uit je instellingen wilt verwijderen. Neem contactpersoon op met HubSpot Support voor een lijst met e-mails die niet zijn gemaakt.

Sommige webinars zijn niet gesynchroniseerd door een fout

Wat de fout betekent

Enkele veelvoorkomende fouten zijn:

• De transcriptie van de webinars kon niet worden gevonden.
• Een gebeurtenis op de Tijdlijn kon niet worden aangemaakt.
• Contacteigenschappen konden niet worden bijgewerkt.
• Er konden geen gegevens gevonden worden van het verbonden Zoom-account.

De fout oplossen

Controleer of de instellingen voor globale synchronisatie, webinarsynchronisatie en opname- en transcriptsynchronisatie zijn ingeschakeld. Als alle instellingen zijn ingeschakeld, synchroniseer de webinars dan handmatig met HubSpot door met de muis over de webinarnaam te gaan en op Nu synchroniseren te klikken.

Gebruik HubSpot formulieren voor webinars registratie

Je kunt HubSpot registratieformulieren maken voor je Zoom webinars. Zodra een bezoeker het registratieformulier indient, verschijnt er een Gebeurtenis op de Tijdlijn Activiteit van de contactpersoon en worden de registratiegegevens toegevoegd aan de webinars in Zoom.

• Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Formulieren.
• Een formulier maken. Dit is momenteel alleen beschikbaar in de oudere formuliereneditor.
• Stel je formuliervelden in. Het formulier moet een voornaam, achternaam en e-mail hebben om registraties te accepteren.
• Stel de formulieropties in. Selecteer in het gedeelte Webinarformulier Zoom en het webinar waarvoor het formulier registraties moet verzamelen.

<AFBEELDING TOEVOEGEN ZODRA POORT LIVE IS>

• Voltooi het instellen van je formulier.

Contacten in HubSpot segmenteren met behulp van Zoom eigenschappen

Je kunt contactpersoonrecords filteren met behulp van de volgende eigenschappen, die automatisch worden aangemaakt in je HubSpot account nadat je de Zoom app hebt gekoppeld:

Let op: vanaf 8 januari 2025 kunnen contacteigenschappen van Zoom contacten na deze datum niet meer segmenteren (contacten met Zoom-activiteit vóór deze datum kunnen nog wel worden gesegmenteerd met contacteigenschappen). Gebruik marketinggebeurtenis-filters om contactpersonen na deze datum te segmenteren.

• Gemiddelde duur webinars: het gemiddelde percentage van elk webinar dat de contactpersoon bijwoont. Een waarde van 100% voor deze eigenschap betekent bijvoorbeeld dat de contactpersoon de volledige duur van elk webinar heeft bijgewoond.
• Laatst geregistreerde Zoom webinar: de URL van het webinar waarvoor de contactpersoon zich het laatst heeft ingeschreven. Dit wordt ingevuld als de contactpersoon handmatig of via een HubSpot workflow is toegevoegd als inschrijver voor het Zoom webinar.
• Totaal aantal inschrijvingen voor Zoom webinars: het totale aantal webinars waarvoor de contactpersoon zich heeft ingeschreven.
• Totaal aantal bijgewoonde Zoom webinars: het totale aantal webinars dat de contactpersoon heeft bijgewoond.

Let op: voor terugkerende webinars zullen contactpersonen die hetzelfde webinar hebben bijgewoond de eigenschap Totaal aantal bijgewoonde Zoom Webinars niet bijwerken.

Je kunt je contactpersonen ook segmenteren met behulp van marketinggebeurtenis filters:

• Aanwezigheidsduur: hoe lang de contactpersoon het webinar heeft bijgewoond.
• Ingeschreven voor marketinggebeurtenis: als ze zich wel of niet hebben ingeschreven voor een webinar.
• Registratie voor marketinggebeurtenis geannuleerd : als ze hun registratie voor webinars hebben geannuleerd.
• Bijgewoond marketinggebeurtenis: als ze een webinar hebben bijgewoond of niet.

Je kunt je contactpersonen ook segmenteren op basis van de attributen van een specifieke Gebeurtenis in Zoom met behulp van de volgende filters:

• Zoom: Opname Beschikbare Gebeurtenis: als je een van je Zoom-gebeurtenissen hebt opgenomen, kun je deze filter kiezen en vervolgens verfijnen op het Onderwerp van de gebeurtenis, Begintijd van de gebeurtenis of URL van de opname.
• Zoom: Webinar Aanwezigheid Gebeurtenis: om te filteren op basis van aanwezigheid, kies deze filter om je contactpersonen te segmenteren op basis van Aanwezigheidsduur, Aanwezigheidsduur Percentage, Webinar id, of Webinar naam.
• Zoom: Webinar Registratie Gebeurtenis: om te filteren op basis van registratie, kies deze filter om je contactpersonen te segmenteren op basis van Webinar id, of Webinar naam.

Zoom webinars registratie op een marketinggebeurtenis bekijken

Wanneer een contactpersoon zich registreert, aanwezig is of de registratie voor een Zoom-evenement annuleert, wordt de contactpersoon automatisch aangemaakt of bijgewerkt in het object Marketinggebeurtenissen van HubSpot.

Bekijk de registratie- en aanwezigheidsgegevens van Zoom webinars op een contactpersoon tijdlijn

Zoom webinars gebeurtenissen verschijnen op HubSpot contactpersoonrecord tijdlijnen, die je de webinar datum laten zien, wanneer een contactpersoon aan het webinar heeft deelgenomen en wanneer het webinar is verlaten.

Let op: inschrijvers voor webinars moeten hun primaire e-mailadres gebruiken. Webinars die zijn geregistreerd met het secundaire e-mailadres van een contactpersoon worden niet geregistreerd in HubSpot of toegevoegd aan de tijdlijn van een contactpersoon.

Contactpersonen toevoegen aan een Zoom webinars met behulp van een workflow

Je kunt de Add Contact to Zoom Webinar workflowactie gebruiken om de registratie van webinars te automatiseren. Als je afzonderlijke Zoom-accounts hebt die zijn gekoppeld aan meerdere bedrijfsonderdelen, dan kan deze actie alleen contactpersonen registreren voor webinars die zijn gekoppeld aan het Zoom-account dat is gekoppeld aan het primaire Bedrijfsonderdeel Account in Hubspot.

Als de actie wordt gebruikt om contactpersonen toe te voegen aan een Zoom webinar die niet is gekoppeld aan het primaire Bedrijfsonderdeel Account, wordt de contactpersoon niet geregistreerd voor het webinar.

Een workflow instellen om de registratie van Zoom webinars te automatiseren:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Maak een nieuwe workflow of ga met de muis over een bestaande workflow en klik op Bewerken.
• Klik in de workfloweditor na het instellen van de inschrijvingscriteria op het + pictogram om een actie toe te voegen.
• Selecteer in het rechterpaneel onder Zoom het webinar Contactpersoon toevoegen aan Zoom.
• Voer de Webinars ID in zonder spaties of streepjes. Als je een contacteigenschap hebt ingesteld die de webinar-ID bevat, kun je op het vervolgkeuzemenu Contacteigenschap klikken en vervolgens de bijbehorende contacteigenschap selecteren.

De contactpersoon wordt geregistreerd voor het webinars met hun voornaam, achternaam en contacteigenschappen via e-mail. Meer informatie over de actieContactpersoon toevoegen aan een Zoom webinar .

Let op: je krijgt de foutmelding Webinar host kan zich niet inschrijven voor het webinar als je de webinar host of aangesloten gebruiker probeert in te schrijven voor een Zoom webinar met behulp van een workflow.