HubSpotとZoomウェビナーを利用する

Zoom連携を接続すると、ZoomからHubSpotにウェビナーの登録と出席の詳細を同期し、この情報をHubSpotのコンタクトのセグメント化に使用できます。また、HubSpotのワークフローを使用してZoomウェビナーに登録者を追加することもできます。

Zoom連携は、ZoomイベントサービスやZoomイベントサービスの一部として作成されたウェビナーには対応していません。 

注： 2022年3月1日より、Zoomでは、ここに記載されている条件を満たさない限り、ゲストとしてフラグを立てられたユーザーのEメールアドレスを削除します。したがって、メールアドレスが入力されていないウェビナー参加者はHubSpotに同期されません。参加者全員が HubSpot に同期されるようにするには、ウェビナー登録を有効にします。 

ZoomウェビナーをHubSpotに同期する

Zoom連携を接続したら、HubSpotアカウントのウェビナー同期設定を構成し、連携からHubSpotでコンタクトを作成する方法を選択します。

• HubSpotアカウントにて、［レポートとデータ］＞［連携］の順に進みます。
• ［Zoom］をクリックします。 
• ［グローバル設定］タブをクリックします。 
• ［ウェビナー］セクションで、［ウェビナーデータを同期］のスイッチをオンにすると、ZoomからHubSpotにウェビナーデータが同期されます。HubSpotアカウント内のZoomユーザーのうち、ウェビナーデータを同期する対象のユーザーを「なし」、「全員」、または選択したユーザーに選択できます。 
• Exclusions ] セクションでドメインを追加し、Eメールアドレスに特定のドメインを持つユーザーからHubSpotにウェビナーが同期されないようにします。 
  • 「レコーディングの除外」セクションで、「ドメインを入力またはリストから選択」をクリックする。
  • コンタクトの除外セクションで、会社のドメイン名を入力し、HubSpotで社内社員が新規コンタクトとして作成されないようにします。 
• また、個々のユーザーのウェビナー設定を管理することもできます：
  • 個別ユーザーの設定を管理するセクションで、あなたへの設定を管理したいユーザーの横にあるユーザー設定をクリックします。 
  • 右側のパネルで、ウェビナーのレコーディングと文字起こし：
    • 新規にスケジュールされたウェビナーのデータをデフォルトで同期ボックスをオンにすると、そのユーザーが作成した新規ウェビナーのデータが自動的に同期されます。
    • すべてのウェビナーのレコーディングと文字起こしを同期するには、このユーザーのウェビナーのレコーディングと文字起こしを同期ボックスをオンにします。
    • このユーザーの個別のウェビナーを管理するをクリックして、個別のウェビナーの同期設定を管理します。 

一般的なウェビナー同期エラーのトラブルシューティング

Zoom ウェビナーの監査ログを表示し、HubSpot との同期先のステータスを確認および一般的なエラーのトラブルシューティングを行います。

監査ログを表示するには：

• HubSpotアカウントにて、［レポートとデータ］＞［連携］の順に進みます。
• ［Zoom］をクリックします。 
• ウェビナーセクションで、確認したいウェビナーの横にある監査ログをクリックします。 
• 右側のパネルで、同期変更のステータスを確認します。警告が表示された場合は、以下のエラーを確認して解決してください。 

同期設定が無効になっているため、ウェビナーデータを同期できませんでした。

エラーを解決する方法

グローバル同期設定とウェビナー同期がオンになっていることを確認します。ウェビナー同期を有効にする前に、HubSpotアカウント管理者がグローバル同期をオンにする必要があります。両方の設定をオンにすると、欠落していたウェビナーデータを同期することができます。 

ウェビナーのレコーディング/文字起こしが同期されませんでした。

エラーの意味

これらのエラーは、以下の理由で発生した可能性がある：

• HubSpotアカウントで同期の設定がオフになっています。
• ウェビナーへの参加者はいなかった。 
• ウェビナーのレコーディングが利用できない、削除された、または見つかりません。
• ウェビナーのレコーディングは処理中のため、まだご利用いただけません。 

エラーを解決する方法

グローバル同期、ウェビナー同期、レコーディングと文字起こしの同期設定がオンになっていることを確認してください。すべての設定がオンになっている場合は、ウェビナー名にカーソルを合わせて今すぐ同期をクリックし、手動でウェビナーを HubSpot に同期します。

同期していない参加者もいた。

エラーの意味

Zoomアカウントに参加者情報が記録されていないため、HubSpotはZoomから参加者データを同期できません。これは、ウェビナーに参加者がいない場合や、データにエラーがある場合に発生します。

エラーを解決する方法

Zoomの参加者データを確認すると、より深い洞察が得られる。

一部のウェビナーデータを同期できませんでした。

エラーの意味

グローバル同期設定、ウェビナー同期設定、または録画と文字起こしの同期設定がオフになっているため、このエラーが発生した可能性があります。コンタクトレコード、マーケティングイベントレコード、コールオブジェクトのレコードが作成されていない場合もあります。Eメールアドレスが無効な場合や、Zoomでデータが利用できない場合に発生します。

エラーを解決する方法

グローバル同期、ウェビナー同期、レコーディングと文字起こしの同期設定がオンになっていることを確認してください。すべての設定がオンになっている場合は、ウェビナー名にカーソルを合わせて今すぐ同期をクリックし、手動でウェビナーを HubSpot に同期します。

一部のEメールアドレスがウェビナー同期から除外されました。

エラーの意味

Eメールは、以下の理由によりウェビナー同期から除外されます：

• EメールアドレスはHubSpotアカウントのユーザーに属しています。
• Eメールアドレスに統合設定で除外されたドメインが含まれています。
• Eメールアドレスが無効です。
• EメールアドレスはコンタクトのセカンダリEメールアドレスです。

エラーの解決方法

私の設定から除外項目を削除しない限り、このアクションは必要ありません。作成されていないEメールのリストを入手するには、HubSpotサポートにお問い合わせください。

エラーによりウェビナーデータを同期できませんでした。

エラーの意味

よくあるエラーには次のようなものがある：

• ウェビナーの文字起こしが見つかりませんでした。
  
• タイムラインイベントが作成できなかった。
• コンタクトプロパティーが更新できなかった。
• 接続済みのZoomアカウントからデータが見つかりませんでした。

エラーを解決する方法

グローバル同期、ウェビナー同期、レコーディングと文字起こしの同期設定がオンになっていることを確認してください。すべての設定がオンになっている場合は、ウェビナー名にカーソルを合わせて今すぐ同期をクリックし、手動でウェビナーを HubSpot に同期します。

Zoomのプロパティーを使用してHubSpotのコンタクトをセグメント化する

Zoomアプリを接続した後、HubSpotアカウントに自動的に作成される以下のプロパティを使用して、コンタクトレコードをフィルタリングすることができます。

• Zoom ウェビナーの平均出席時間：コンタクトが各ウェビナーに出席した平均割合。例えば、このプロパティーの値が100％となっている場合、そのコンタクトは各ウェビナーに最初から最後まで出席したことを意味します。
• 前回登録Zoomウェビナー：コンタクトが直近で登録したウェビナーのURL。これは、コンタクトがZoomウェビナーに登録者として手動で追加された場合、またはHubSpotワークフローで登録された場合に入力されます。
• Zoomウェビナー登録数の合計：コンタクトが登録したウェビナーの合計数。
• Zoomウェビナー出席数の合計：コンタクトが出席したウェビナーの合計数。

また、以下のフィルターを使用して、特定のZoomイベントの属性に基づいて、コンタクトのセグメント化：

• Zoom：レコーディング可能なイベント： Zoomイベントの1つをレコーディングした場合、このフィルターを選択し、イベントトピック、イベント開始時間、またはレコーディングURLで絞り込むことができます。
• ウェビナー参加イベント：出席状況に基づいてフィルタリングするには、このフィルターを選択し、出席期間、出席期間割合、ウェビナーID、またはウェビナー名に基づいてコンタクトをセグメントします。
• Zoom：ウェビナー登録イベント：登録内容に基づいてフィルターをかけるには、このフィルターを選択し、ウェビナーID、またはウェビナー名に基づいてコンタクトをセグメント化します。

コンタクトタイムラインでZoomウェビナーの登録および出席情報を表示する

HubSpot内でコンタクトレコードのタイムラインに表示されるZoomウェビナーイベントには、ウェビナーの日付、コンタクトのウェビナー入退室時間、およびコンタクトが出席していた時間が示されます。

注：ウェビナー登録者は、各自のプライマリーEメールアドレスを使用する必要があります。コンタクトのセカンダリーEメールアドレスを基に作成されたウェビナー登録は、HubSpotには登録されず、コンタクトのタイムラインにも追加されません。

ワークフローを使用してコンタクトをZoomウェビナーに追加する

［コンタクトをZoomウェビナーに追加］ワークフローアクションを使用して、ウェビナー登録を自動化できます。複数のビジネスユニットに別々のZoomアカウントが接続されている場合、このアクションで登録できるのは、HubSpotのプライマリーアカウントビジネスユニットに関連付けされているZoomアカウントのウェビナーコンタクトのみです。

アカウントのプライマリーのビジネスユニットに関連付けされていないコンタクトを「Zoomウェビナー」に追加するアクションを使用すると、コンタクトが「ウェビナー」に登録されなくなります。

Zoomウェビナー登録を自動化するためのワークフローを設定する：

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 新しいワークフローを作成するか、既存のワークフローにマウスポインターを合わせて、編集をクリックします。
• ワークフローエディターで登録条件を設定した後、［＋］アイコンをクリックしてアクションを追加します。
• 右側のパネルで、Zoomの下にある、「Zoomウェビナーにコンタクトを追加」を選択します。
• 「ウェビナーID」をスペースやダッシュを入れずに入力してください。ウェビナーIDを含むコンタクトプロパティーを設定した場合、［コンタクトトークン］ドロップダウンメニューをクリックし、対応するコンタクトプロパティーを選択することができます。

コンタクトは、姓、名、Eメールのコンタクトプロパティーを使用して、ウェビナーに登録されます。詳しくは、［コンタクトをZoomウェビナーに追加］アクションの詳細についての記事をご参照ください。

注：ワークフローを使用して、ウェビナーホストまたは接続ユーザーをZoomウェビナーに登録しようとすると、「ウェビナーのホストはウェビナーに登録できません」というエラーが表示されます。