HubSpotとZoomウェビナーを利用する

Zoom連携を接続すると、ZoomからHubSpotにウェビナーの登録と出席の詳細を同期し、この情報をHubSpotのコンタクトのセグメント化に使用できます。また、HubSpotのワークフローを使用してZoomウェビナーに登録者を追加することもできます。

Zoom連携は、ZoomイベントサービスやZoomイベントサービスの一部として作成されたウェビナーには対応していません。 

注：2022年3月1日以降、Zoomでゲストのフラグが付いているユーザーのEメールアドレスは、ここに記載されている条件を満たしていない限り削除されます。したがって、メールアドレスが入力されていないウェビナー参加者はHubSpotに同期されません。全ての参加者を確実にHubSpotに同期するには、ウェビナー登録を有効にします。 

ZoomウェビナーをHubSpotに同期する

Zoom連携を接続したら、HubSpotアカウントのウェビナー同期設定を構成し、連携からHubSpotでコンタクトを作成する方法を選択します。

• HubSpotアカウントにて、［レポートとデータ］＞［連携］の順に進みます。
• ［Zoom］をクリックします。 
• ［グローバル設定］タブをクリックします。 
• ［ウェビナー］セクションで、［ウェビナーデータを同期］のスイッチをオンにすると、ZoomからHubSpotにウェビナーデータが同期されます。これにより、Zoomウェビナーの登録者と出席者が同期されます。 
  • Sync webinar recordings and transcriptsセクションで、HubSpotアカウントを持つZoomユーザーのウェビナーのレコーディングと文字起こしを同期するかどうかを選択します。 
• ［除外対象］セクションでドメインを追加すると、特定のドメインのEメールアドレスを持つユーザーに関してウェビナーがHubSpotに同期されなくなります。 
  • ［レコーディングの除外］セクションで、［ドメインを入力またはリストから選択］をクリックします。
  • ［コンタクトの除外］セクションで会社のドメイン名を入力すると、社内の従業員がHubSpotで新規コンタクトとして作成されなくなります。 
• また、個々のユーザーのウェビナー設定を次のように管理することもできます。
  • ［個別のユーザーの設定を管理］セクションで、設定を管理する対象のユーザーの横にある［ユーザー設定］をクリックします。 
  • 右側のパネルの［ウェビナーのレコーディングと文字起こし］セクションで、次のようにします。
    • ［既定で新たにスケジュールされたウェビナーからデータを同期］ボックスをオンにすると、そのユーザーが作成した新しいウェビナーのデータが自動的に同期されます。
    • すべてのウェビナーのレコーディングと文字起こしを同期するには、このユーザーのウェビナーのレコーディングと文字起こしを同期ボックスをオンにします。
    • 個々のウェビナーの同期設定を管理するには、［このユーザーの個別のウェビナーを管理］をクリックします。 

一般的なウェビナー同期エラーのトラブルシューティング

Zoomウェビナーの監査ログを調べて、HubSpotと同期されるウェビナーのステータスを確認し、一般的なエラーのトラブルシューティングを行います。

監査ログを表示するには、次のようにします。

• HubSpotアカウントにて、［レポートとデータ］＞［連携］の順に進みます。
• ［Zoom］をクリックします。 
• ［ウェビナー］セクションで、確認したいウェビナーの横にある［監査ログ］をクリックします。 
• 右側のパネルで、同期変更があればそのステータスを確認します。警告が表示されている場合は、下記のエラーを確認して解決します。 

同期設定が無効になっているため、一部のウェビナーデータが同期されませんでした

エラーを解決する方法

グローバル同期設定とウェビナー同期が有効になっていることを確認します。ウェビナー同期を有効にするには、その前にHubSpotアカウント管理者がグローバル同期を有効にする必要があります。両方の設定が有効になると、欠落しているウェビナーデータが正常に同期されます。 

ウェビナーのレコーディング/文字起こしが同期されなかった

エラーの意味

このエラーは、次の理由で発生する可能性があります。

• HubSpotアカウントで同期設定が無効になっている。
• ウェビナーに参加者がいなかった。 
• ウェビナーがレコーディングされていないか、レコーディングが削除された。
• ウェビナーレコーディングがまだ処理中であるため、まだ利用可能でない。 

エラーを解決する方法

グローバル同期、ウェビナー同期、およびレコーディングと文字起こしの同期の設定が有効になっていることを確認します。全ての設定が有効になっている場合、ウェビナー名の上にカーソルを置いて［今すぐ同期］をクリックすることにより、手動でウェビナーをHubSpotに同期します。

一部の参加者が同期されなかった

エラーの意味

Zoomアカウントで追跡されている参加者情報が存在しないため、HubSpotではZoomから参加者データを同期できません。これは、ウェビナーに参加者がいない場合、またはデータにエラーがある場合に発生する可能性があります。

エラーを解決する方法

Zoomで参加者データを調べることで、さらに原因を把握できます。

一部のウェビナーデータが同期されなかった

エラーの意味

このエラーは、グローバル同期設定、ウェビナー同期設定、またはウェビナーのレコーディングと文字起こしの同期設定がオフになっているために発生した可能性があります。場合によっては、コンタクトレコード、マーケティング イベント レコード、およびコール オブジェクト レコードがまだ作成されていない可能性があります。これは、無効なEメールアドレスがある場合、またはZoomでデータが使用不可になっている場合に発生します。

エラーを解決する方法

グローバル同期、ウェビナー同期、およびレコーディングと文字起こしの同期の設定が有効になっていることを確認します。全ての設定が有効になっている場合、ウェビナー名の上にカーソルを置いて［今すぐ同期］をクリックすることにより、手動でウェビナーをHubSpotに同期します。

一部のEメールアドレスがウェビナー同期から除外された

エラーの意味

以下の理由により、Eメールはウェビナー同期から除外されます。

• EメールアドレスがHubSpotアカウント内のユーザーに属している。
• Eメールアドレスに、連携設定で除外されているドメインが含まれている。
• Eメールアドレスが無効である。
• Eメールアドレスは、コンタクトのセカンダリーEメールアドレスである。

エラーを解決する方法

設定から除外を削除したい場合を除き、アクションは必要ありません。作成されなかったEメールのリストを取得するには、HubSpotサポートにご連絡ください。

エラーが原因で、一部のウェビナーデータが同期されなかった

エラーの意味

一般的なエラーには次のものがあります。

• ウェビナーの文字起こしが見つかりませんでした。
• タイムラインイベントを作成できなかった。
• コンタクトプロパティーを更新できなかった。
• 接続済みZoomアカウントのデータが見つからなかった。

エラーを解決する方法

グローバル同期、ウェビナー同期、およびレコーディングと文字起こしの同期の設定が有効になっていることを確認します。全ての設定が有効になっている場合、ウェビナー名の上にカーソルを置いて［今すぐ同期］をクリックすることにより、手動でウェビナーをHubSpotに同期します。

Zoomのプロパティーを使用してHubSpotのコンタクトをセグメント化する

Zoomアプリを接続した後、HubSpotアカウントに自動的に作成される以下のプロパティを使用して、コンタクトレコードをフィルタリングすることができます。

• Zoomウェビナーの平均出席時間：各ウェビナーの全体の所要時間に対する、コンタクトが出席した時間の割合の平均。例えば、このプロパティーの値が100％となっている場合、そのコンタクトは各ウェビナーに最初から最後まで出席したことを意味します。
• 前回登録Zoomウェビナー：コンタクトが直近で登録したウェビナーのURL。これは、コンタクトがZoomウェビナーに登録者として手動で追加された場合、またはHubSpotワークフローで登録された場合に入力されます。
• Zoomウェビナー登録数の合計：コンタクトが登録したウェビナーの合計数。
• Zoomウェビナー出席数の合計：コンタクトが出席したウェビナーの合計数。

また、以下のフィルターを使用して、特定のZoomイベントの属性に基づいて、コンタクトのセグメント化：

• Zoom：レコーディング可能なイベント： Zoomイベントの1つをレコーディングした場合、このフィルターを選択し、イベントトピック、イベント開始時間、またはレコーディングURLで絞り込むことができます。
• ウェビナー参加イベント：出席状況に基づいてフィルタリングするには、このフィルターを選択し、出席期間、出席期間割合、ウェビナーID、またはウェビナー名に基づいてコンタクトをセグメントします。
• Zoom：ウェビナー登録イベント：登録内容に基づいてフィルターをかけるには、このフィルターを選択し、ウェビナーID、またはウェビナー名に基づいてコンタクトをセグメント化します。

コンタクトタイムラインでZoomウェビナーの登録および出席情報を表示する

HubSpot内でコンタクトレコードのタイムラインに表示されるZoomウェビナーイベントには、ウェビナーの日付、コンタクトのウェビナー入退室時間、およびコンタクトが出席していた時間が示されます。

注：ウェビナー登録者は、各自のプライマリーEメールアドレスを使用する必要があります。コンタクトのセカンダリーEメールアドレスを基に作成されたウェビナー登録は、HubSpotには登録されず、コンタクトのタイムラインにも追加されません。

ワークフローを使用してコンタクトをZoomウェビナーに追加する

［コンタクトをZoomウェビナーに追加］ワークフローアクションを使用して、ウェビナー登録を自動化できます。複数のビジネスユニットに別々のZoomアカウントが接続されている場合、このアクションで登録できるのは、HubSpotのプライマリーアカウントビジネスユニットに関連付けされているZoomアカウントのウェビナーコンタクトのみです。

アカウントのプライマリーのビジネスユニットに関連付けされていないコンタクトを「Zoomウェビナー」に追加するアクションを使用すると、コンタクトが「ウェビナー」に登録されなくなります。

Zoomウェビナー登録を自動化するワークフローを設定するには、次ようにします。

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 新しいワークフローを作成するか、既存のワークフローにマウスポインターを合わせて、編集をクリックします。
• ワークフローエディターで登録条件を設定した後、［＋］アイコンをクリックしてアクションを追加します。
• 右側のパネルの［Zoom］の下で、［Zoomウェビナーにコンタクトを追加］を選択します。
• スペースやダッシュを使わずに、［ウェビナーID］に入力します。ウェビナーIDを含むコンタクトプロパティーを設定した場合、［コンタクトトークン］ドロップダウンメニューをクリックし、対応するコンタクトプロパティーを選択することができます。

コンタクトは、姓、名、Eメールのコンタクトプロパティーを使用して、ウェビナーに登録されます。詳しくは、［コンタクトをZoomウェビナーに追加］アクションの詳細についての記事をご参照ください。

注：ワークフローを使用して、ウェビナーホストまたは接続ユーザーをZoomウェビナーに登録しようとすると、「ウェビナーのホストはウェビナーに登録できません」というエラーが表示されます。