Utiliser des webinars HubSpot et Zoom

Après avoir connecté l’intégration Zoom, vous pouvez synchroniser des informations d’inscription et de participation à des webinars depuis Zoom vers HubSpot et les utiliser pour segmenter vos contacts dans HubSpot. Vous pouvez également ajouter des participants à un webinar Zoom en utilisant des workflows HubSpot.

L’intégration Zoom ne prend pas en charge les événements Zoom ou les webinars créés dans le cadre d’un événement Zoom. 

Remarque : À compter du 1er mars 2022, Zoom supprimera l’adresse e-mail des utilisateurs signalés comme invités dans Zoom, sauf s’ils remplissent l’une des conditions énoncées ici. Ainsi, les participants aux webinaires qui n'ont pas d'adresse e-mail ne seront pas synchronisés avec HubSpot. Pour vous assurer que tous les participants sont synchronisés avec HubSpot, activez l’inscription aux webinars. 

Synchroniser des webinars Zoom avec HubSpot

Après avoir connecté l'intégration Zoom, configurez les paramètres de synchronisation des webinaires de votre compte HubSpot et choisissez comment les contacts sont créés dans HubSpot à partir de l'intégration.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Zoom. 
3. Cliquez sur l’onglet Accueil .
4. Cliquez sur l'onglet Paramètres globaux. 
5. Dans la section Webinars, cliquez sur le bouton Synchroniser les données de webinar pour synchroniser les données de webinar de Zoom vers HubSpot. Cela synchronisera les inscrits et les participants aux webinaires Zoom, ainsi que les événements marketing .  

• • Dans la section Synchroniser les enregistrements et les transcriptions des webinaires, sélectionnez si vous voulez synchroniser les enregistrements et les transcriptions des webinaires pour aucun, certains ou tous les utilisateurs de Zoom dans votre compte HubSpot. 

6. Dans la section Exclusions, ajoutez des domaines pour empêcher les webinaires d'être synchronisés avec HubSpot par les utilisateurs dont l'adresse e-mail contient un domaine spécifique. 

• • Dans la section Enregistrement des exclusions , cliquez sur Entrez le domaine ou choisissez-le dans la liste.
  • Dans la section Exclusions de contacts, entrez le nom de domaine de votre entreprise pour empêcher les employés internes d'être créés en tant que nouveaux contacts dans HubSpot. 

7. Vous pouvez également gérer les paramètres des webinaires pour des utilisateurs individuels :

• • Dans la section Manage Individual User Settings, cliquez sur User settings à côté de l'utilisateur dont vous souhaitez gérer les paramètres. 
  • Dans le panneau de droite, dans la section Webinar recording and transcripts:
    • Cochez la case Sync data from newly scheduled webinars by default pour synchroniser automatiquement toutes les données d'un nouveau webinaire créé par cet utilisateur.
    • Cochez la case Sync this user's webinar recordings and transcripts pour synchroniser les enregistrements et les transcriptions de tous les webinaires.
    • Cliquez sur Manage individual webinars for this user pour gérer les paramètres de synchronisation d'un webinaire individuel. 

Dépanner les erreurs courantes de synchronisation des webinaires

Consultez les journaux d'audit de vos webinaires Zoom pour voir l'état de la synchronisation de vos webinaires avec HubSpot et résoudre les erreurs les plus courantes.

Pour consulter les journaux d'audit :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Zoom. 
3. Cliquez sur l’onglet Accueil .
4. Dans la section Webinars , cliquez sur Audit logs à côté du webinaire que vous souhaitez consulter. 
5. Dans le panneau de droite, vérifiez l'état des modifications de synchronisation. S'il y a des avertissements, examinez les erreurs ci-dessous pour les résoudre. 

Certaines données de webinar n’ont pas été synchronisées, car votre paramètre de synchronisation est désactivé

Résolution de l'erreur

Vérifiez que les paramètres de synchronisation globale et la synchronisation du webinaire sont activés. La synchronisation globale doit être activée par l'administrateur de votre compte HubSpot avant de pouvoir activer la synchronisation des webinaires. Les données manquantes du webinaire seront synchronisées avec succès une fois que les deux paramètres seront activés. 

L'enregistrement/transcription du webinaire n'a pas été synchronisé

Signification de l'erreur

Ces erreurs peuvent s'être produites pour les raisons suivantes

• Vos paramètres de synchronisation sont désactivés dans votre compte HubSpot.
• Il n'y a pas eu de participants au webinaire. 
• L'enregistrement de votre webinaire n'est pas disponible, supprimé ou trouvé.
• Votre enregistrement de webinar n’est pas encore disponible, car il est toujours en cours de traitement. 

Résolution de l'erreur

Vérifiez que les paramètres de synchronisation globale, de synchronisation des webinaires et de synchronisation des enregistrements et des transcriptions sont activés. Si tous les paramètres sont activés, synchronisez manuellement le webinar* avec HubSpot en passant le curseur de votre souris sur le nom du webinar* et en cliquant sur Synchroniser maintenant

Certains participants n'ont pas synchronisé

Signification de l'erreur

HubSpot n'est pas en mesure de synchroniser les données des participants à partir de Zoom car il n'y a pas d'informations sur les participants dans votre compte Zoom. Cela peut se produire si aucun participant ne se joint au webinaire ou si les données contiennent des erreurs.

Résolution de l'erreur

Consultez les données des participants dans Zoom pour en savoir plus.

Les données de certains webinaires n'ont pas été synchronisées

Signification de l'erreur

Cette erreur peut s'être produite parce que vos paramètres de synchronisation globale, de synchronisation du webinaire ou de synchronisation de l'enregistrement et de la transcription sont désactivés pour le webinaire. Dans certains cas, les enregistrements de contacts, les enregistrements d'événements marketing et les enregistrements d'objets d'appel peuvent ne pas avoir été créés. Cela se produit si l'adresse e-mail n'est pas valide ou si les données ne sont pas disponibles dans Zoom.

Résolution de l'erreur

Vérifiez que les paramètres de synchronisation globale, de synchronisation des webinaires et de synchronisation des enregistrements et des transcriptions sont activés. Si tous les paramètres sont activés, synchronisez manuellement le webinar* avec HubSpot en passant le curseur de votre souris sur le nom du webinar* et en cliquant sur Synchroniser maintenant.

Certaines adresses e-mail ont été exclues de la synchronisation du webinar*

Signification de l'erreur

Les e-mails seront exclus de la synchronisation des webinars* pour les raisons suivantes :

• L'adresse e-mail appartient à un utilisateur du compte HubSpot.
• L'adresse e-mail contient un domaine exclu dans les paramètres d'intégration.
• L'adresse e-mail n'est pas valide.
• L'e-mail est l'e-mail secondaire d'un contact. 

Résolution de l'erreur

Aucune action n'est nécessaire, sauf si vous souhaitez supprimer toutes les exclusions de vos paramètres. Pour obtenir une liste des e-mails non créés, contactez le support HubSpot. 

Certaines données de webinar* n'ont pas été synchronisées en raison d'une erreur

Signification de l'erreur

Certaines erreurs courantes comprennent :

• La transcription du webinar* est introuvable.
• Un événement de chronologie n'a pas pu être créé.
• Les propriétés de contact n'ont pas pu être mises à jour.
• Les données du compte Zoom connecté sont introuvables.

Résolution de l'erreur

Vérifiez que les paramètres de synchronisation globale, de synchronisation des webinaires et de synchronisation des enregistrements et des transcriptions sont activés. Si tous les paramètres sont activés, synchronisez manuellement le webinar* avec HubSpot en passant le curseur de votre souris sur le nom du webinar* et en cliquant sur Synchroniser maintenant.

Segmenter des contacts dans HubSpot à l'aide de propriétés Zoom

Vous pouvez filtrer des fiches d’informations de contact à l’aide des propriétés suivantes, qui sont automatiquement créées dans votre compte HubSpot après la connexion de l’application Zoom :

Remarque : À partir du 8 janvier 2025, les propriétés basées sur les contacts Zoom ne segmenteront plus les contacts après cette date (les contacts ayant une activité Zoom avant cette date pourront toujours être segmentés à l'aide de propriétés basées sur les contacts). Pour segmenter les contacts après cette date, utilisez des filtres d'événements marketing.

• Durée moyenne de participation au webinar Zoom : le pourcentage moyen pour chaque webinar auquel le contact participe. Par exemple, une valeur de 100 % pour cette propriété signifie que le contact est resté pendant toute la durée de chaque webinar.
• Dernier webinar Zoom enregistré : URL du webinar auquel le contact s'est inscrit récemment. Cette section est renseignée si le contact a été ajouté en tant qu’inscrit au webinar Zoom manuellement ou via un workflow HubSpot .
• Nombre total d'inscriptions aux webinars Zoom : nombre total de webinars auxquels le contact s'est inscrit.
• Nombre total de participations aux webinars Zoom : nombre total de webinars auxquels le contact a participé.

Remarque : La propriété Nombre total de participations à des webinars Zoom ne sera pas mise à jour pour les contacts qui participent au même webinar récurrent. 

Vous pouvez également segmenter vos contacts en utilisant des filtres d’événement marketing :

• Durée de participation : durée de participation du contact au webinar*.
• Inscription à un événement marketing : si le contact s'est inscrit ou non à un webinar*.
• Inscription annulée à un événement marketing : si le contact a annulé son inscription au webinar*.
• A participé à un événement marketing : si le visiteur a assisté ou non à un webinar*.

Vous pouvez également segmenter vos contacts en fonction des attributs d’un événement Zoom spécifique via les filtres suivants :

• Zoom : Enregistrement Événement disponible : si vous avez enregistré l'un de vos événements Zoom, vous pouvez choisir ce filtre, puis l'affiner par Sujet de l'événement, Heure de début de l'événement, ou URL d'enregistrement.
• Zoom : Webinar Attendance Event : pour filtrer en fonction de la participation, choisissez ce filtre pour segmenter vos contacts en fonction de Attendance Duration, Attendance Duration Percent, Webinar id, ou Webinar name.
• Zoom : Inscription au webinaire Evénement : pour filtrer en fonction de l'inscription, choisissez ce filtre pour segmenter vos contacts en fonction de l'identifiant du webinaire , ou du nom du webinaire .

Visualiser l'inscription à un webinaire Zoom sur un événement marketing

Lorsqu'un contact s'inscrit, participe ou annule son inscription à un événement Zoom, le contact sera automatiquement créé ou mis à jour dans l'objet d'événements marketing de HubSpot.

Afficher les détails d'inscription et de participation aux webinars Zoom sur la chronologie d'un contact

Les événements des webinaires Zoom apparaissent sur la chronologie des enregistrements des contacts HubSpot, vous montrant la date du webinaire, quand un contact a rejoint et quitté le webinaire.

Remarque : Les participants aux webinars doivent utiliser leur adresse e-mail principale. Les inscriptions aux webinaires effectuées avec l'adresse e-mail secondaire d'un contact ne seront pas validées dans HubSpot ou ajoutées à la chronologie d'un contact.

Ajouter des contacts à un webinaire Zoom à l'aide d'un Workflow

Vous pouvez utiliser l’action Ajouter un contact au workflow Webinar Zoom pour automatiser l’inscription à un webinar. Si vous avez des comptes Zoom distincts connectés à plusieurs marques, cette action ne peut inscrire des contacts qu’aux webinars associés au compte Zoom connecté à la marque principale du compte dans HubSpot. Si vous utilisez l’action pour ajouter des contacts à un webinar Zoom qui n’est pas associé à la marque principale du compte , le contact ne sera pas inscrit au webinar.

Pour mettre en place un Workflow afin d'automatiser l'inscription aux webinaires Zoom :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Créez un nouveau workflow ou survolez un workflow existant et cliquez sur Modifier.
3. Dans l'éditeur de workflows, après avoir défini vos critères d'inscription, cliquez sur l'icône + pour ajouter une action.
4. Dans le panneau de droite, sous Zoom, sélectionnez l'option Add Contact to Zoom webinar.
5. Saisissez l'identifiant du webinaire  sans espace ni tiret. Si vous avez configuré une propriété de contact contenant l’ID du Webinar, vous pouvez rechercher et sélectionner la propriété correspondante dans le panneau Choisir une variable de données . 

Le contact sera inscrit au webinaire à l'aide de son prénom, de son nom et des propriétés de son e-mail. En savoir plus sur l'action Ajouter un contact à un webinaire Zoom .

Remarque : Vous recevrez l’erreur L’hôte du webinar ne peut pas s’inscrire au webinar si vous essayez d’inscrire l’hôte du webinar ou l’utilisateur connecté à un webinar Zoom à l’aide d’un workflow.