Utiliser des webinars HubSpot et Zoom

Après avoir connecté à l'intégration de Zoom, vous pouvez synchroniser les détails de l'inscription et de la participation aux webinaires depuis Zoom vers HubSpot et utiliser ces informations pour segmenter vos contacts dans HubSpot. Vous pouvez également ajouter des participants à un webinar Zoom en utilisant des workflows HubSpot.

L'intégration de Zoom ne supporte pas Zoom Events ou les webinaires créés dans le cadre d'un Zoom Event. 

Attention : à partir du 1er mars 2022, Zoom supprimera l'adresse e-mail des utilisateurs signalés comme invités dans Zoom, à moins qu'ils ne remplissent l'une des conditions énoncées ici. Ainsi, les participants aux webinaires qui n'ont pas d'adresse e-mail ne seront pas synchronisés avec HubSpot. Pour s'assurer que tous les participants sont synchronisés avec HubSpot, activez l'inscription au webinaire . 

Synchroniser des webinars Zoom avec HubSpot

Après avoir connecté l'intégration Zoom, configurez les paramètres de synchronisation des webinaires de votre compte HubSpot et choisissez comment les contacts sont créés dans HubSpot à partir de l'intégration.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Reporting et données > Intégrations.
• Cliquez sur Zoom. 
• Cliquez sur l'onglet Global settings. 
• Dans la section Webinars , cliquez sur Sync webinar data toggle on pour synchroniser les données des webinaires de Zoom à HubSpot. Vous pouvez choisir de synchroniser les enregistrements et les transcriptions des webinars pour aucun, tous ou certains utilisateurs de Zoom dans le compte HubSpot. 
• Dans la section Exclusions, ajoutez des domaines pour empêcher les webinaires d'être synchronisés avec HubSpot par les utilisateurs dont l'adresse e-mail contient un domaine spécifique. 
  • Dans la section Enregistrement des exclusions , cliquez sur Entrez le domaine ou choisissez-le dans la liste.
  • Dans la section Exclusions de contacts, entrez le nom de domaine de votre entreprise pour empêcher les employés internes d'être créés en tant que nouveaux contacts dans HubSpot. 
• Vous pouvez également gérer les paramètres des webinaires pour des utilisateurs individuels :
  • Dans la section Manage Individual User Settings, cliquez sur User settings à côté de l'utilisateur dont vous souhaitez gérer les paramètres. 
  • Dans le panneau de droite, dans la section Webinar recording and transcripts:
    • Cochez la case Sync data from newly scheduled webinars by default pour synchroniser automatiquement toutes les données d'un nouveau webinaire créé par cet utilisateur.
    • Cochez la case Sync this user's webinar recordings and transcripts pour synchroniser les enregistrements et les transcriptions de tous les webinaires.
    • Cliquez sur Manage individual webinars for this user pour gérer les paramètres de synchronisation d'un webinaire individuel. 

Dépanner les erreurs courantes de synchronisation des webinaires

Consultez les journaux d'audit de vos webinaires Zoom pour voir l'état de la synchronisation de vos webinaires avec HubSpot et résoudre les erreurs les plus courantes.

Pour consulter les journaux d'audit :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Reporting et données > Intégrations.
• Cliquez sur Zoom. 
• Dans la section Webinars , cliquez sur Audit logs à côté du webinaire que vous souhaitez consulter. 
• Dans le panneau de droite, vérifiez l'état des modifications de synchronisation. S'il y a des avertissements, examinez les erreurs ci-dessous pour les résoudre. 

Certaines données du webinaire n'ont pas été synchronisées parce que votre paramètre de synchronisation est désactivé

Résolution de l'erreur

Vérifiez que les paramètres de synchronisation globale et la synchronisation du webinaire sont activés. La synchronisation globale doit être activée par l'administrateur de votre compte HubSpot avant de pouvoir activer la synchronisation des webinaires. Les données manquantes du webinaire seront synchronisées avec succès une fois que les deux paramètres seront activés. 

L'enregistrement/transcription du webinaire n'a pas été synchronisé

Signification de l'erreur

Ces erreurs peuvent s'être produites pour les raisons suivantes

• Vos paramètres de synchronisation sont désactivés dans votre compte HubSpot.
• Il n'y a pas eu de participants au webinaire. 
• L'enregistrement de votre webinaire n'est pas disponible, supprimé ou trouvé.
• L'enregistrement de votre webinaire n'est pas encore disponible car il est en cours de traitement. 

Résolution de l'erreur

Vérifiez que les paramètres de synchronisation globale, de synchronisation des webinaires et de synchronisation des enregistrements et des transcriptions sont activés. Si tous les paramètres sont activés, synchronisez manuellement le webinaire avec HubSpot en survolant le nom du webinaire et en cliquant sur Sync now. 

Certains participants n'ont pas synchronisé

Signification de l'erreur

HubSpot n'est pas en mesure de synchroniser les données des participants à partir de Zoom car il n'y a pas d'informations sur les participants dans votre compte Zoom. Cela peut se produire si aucun participant ne se joint au webinaire ou si les données contiennent des erreurs.

Résolution de l'erreur

Consultez les données des participants dans Zoom pour en savoir plus.

Les données de certains webinaires n'ont pas été synchronisées

Signification de l'erreur

Cette erreur peut s'être produite parce que vos paramètres de synchronisation globale, de synchronisation du webinaire ou de synchronisation de l'enregistrement et de la transcription sont désactivés pour le webinaire. Dans certains cas, les enregistrements de contacts, les enregistrements d'événements marketing et les enregistrements d'objets d'appel peuvent ne pas avoir été créés. Cela se produit si l'adresse e-mail n'est pas valide ou si les données ne sont pas disponibles dans Zoom.

Résolution de l'erreur

Vérifiez que les paramètres de synchronisation globale, de synchronisation des webinaires et de synchronisation des enregistrements et des transcriptions sont activés. Si tous les paramètres sont activés, synchronisez manuellement le webinaire avec HubSpot en survolant le nom du webinaire et en cliquant sur Sync now. 

Certaines adresses e-mail ont été exclues de la synchronisation des webinaires

Signification de l'erreur

Les e-mails seront exclus de la synchronisation des webinaires pour les raisons suivantes :

• L'adresse e-mail appartient à un utilisateur du compte HubSpot.
• L'adresse e-mail contient un domaine exclu dans les paramètres d'intégration.
• L'adresse e-mail n'est pas valide.
• L'adresse e-mail est l'adresse e-mail secondaire d'un contact. 

Comment résoudre l'erreur

Aucune action n'est nécessaire, sauf si vous souhaitez supprimer les exclusions de vos paramètres. Pour obtenir une liste des e-mails non créés, contactez le support HubSpot. 

Certaines données du webinaire n'ont pas été synchronisées en raison d'une erreur

Signification de l'erreur

Les erreurs les plus courantes sont les suivantes :

• La transcription du webinaire n'a pas pu être trouvée.
  
• Un événement chronologique n'a pas pu être créé.
• Les propriétés des contacts n'ont pas pu être mises à jour.
• Les données du compte Zoom connecté n'ont pas pu être trouvées.

Résolution de l'erreur

Vérifiez que les paramètres de synchronisation globale, de synchronisation des webinaires et de synchronisation des enregistrements et des transcriptions sont activés. Si tous les paramètres sont activés, synchronisez manuellement le webinaire avec HubSpot en survolant le nom du webinaire et en cliquant sur Sync now. 

Segmenter des contacts dans HubSpot à l'aide de propriétés Zoom

Vous pouvez filtrer les fiches de contact en utilisant les propriétés suivantes, qui sont automatiquement créées dans votre compte HubSpot après avoir connecté l'application Zoom :

• Durée moyenne de participation au webinar Zoom : le pourcentage moyen pour chaque webinar auquel le contact participe. Par exemple, une valeur de 100 % pour cette propriété signifie que le contact est resté pendant toute la durée de chaque webinar.
• Dernier webinar Zoom enregistré : URL du webinar auquel le contact s'est inscrit récemment. Ce champ est rempli si le contact a été ajouté en tant qu'inscrit au webinaire Zoom manuellement ou par le biais d'un workflow HubSpot.
• Nombre total d'inscriptions aux webinars Zoom : nombre total de webinars auxquels le contact s'est inscrit.
• Nombre total de participations aux webinars Zoom : nombre total de webinars auxquels le contact a participé.

Vous pouvez également segmenter vos contacts en fonction des attributs d'un événement Zoom spécifique à l'aide des filtres suivants :

• Zoom : Enregistrement Événement disponible : si vous avez enregistré l'un de vos événements Zoom, vous pouvez choisir ce filtre, puis l'affiner par Sujet de l'événement, Heure de début de l'événement, ou URL d'enregistrement.
• Zoom : Webinar Attendance Event : pour filtrer en fonction de la participation, choisissez ce filtre pour segmenter vos contacts en fonction de Attendance Duration, Attendance Duration Percent, Webinar id, ou Webinar name.
• Zoom : Inscription au webinaire Evénement : pour filtrer en fonction de l'inscription, choisissez ce filtre pour segmenter vos contacts en fonction de l'identifiant du webinaire , ou du nom du webinaire .

Afficher les détails d'inscription et de participation aux webinars Zoom sur la chronologie d'un contact

Les événements de webinar Zoom apparaissent sur la chronologie des fiches d'informations de contact HubSpot, indiquant la date du webinar, lorsqu'un contact a rejoint et quitté le webinar, ainsi que le temps de participation du contact.

Remarque : Les participants aux webinars doivent utiliser leur adresse e-mail principale. Les inscriptions aux webinars effectuées avec l'adresse e-mail secondaire d'un contact ne seront pas validées dans HubSpot ou ajoutées à la chronologie d'un contact.

Ajouter des contacts à un webinaire Zoom à l'aide d'un Workflow

Vous pouvez utiliser l'action de workflow Add Contact to Zoom Webinar pour automatiser l'inscription à un webinaire. Si vous avez des comptes Zoom distincts connectés à plusieurs unités d'affaires, cette action peut seulement enregistrer des contacts pour des webinaires qui sont associés au compte Zoom connecté à l'unité d'affaires principale Account dans HubSpot.

Si vous utilisez l'action pour ajouter des contacts à un webinaire Zoom qui n'est pas associé à l'unité d'affaires principale Account, le contact ne sera pas enregistré pour le webinaire.

Pour mettre en place un Workflow afin d'automatiser l'inscription aux webinaires Zoom :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Créez un nouveau workflow ou survolez un workflow existant et cliquez sur Modifier.
• Dans l'éditeur de workflows, après avoir défini vos critères d'inscription, cliquez sur l'icône + pour ajouter une action.
• Dans le panneau de droite, sous Zoom, sélectionnez l'option Add Contact to Zoom webinar.
• Saisissez l'identifiant du webinaire  sans espace ni tiret. Si vous avez configuré une propriété de contact qui contient l'ID du webinaire, vous pouvez cliquer sur le menu déroulant Contact Token, puis sélectionner la propriété de contact correspondante.

Le contact sera inscrit au webinaire à l'aide de son prénom, de son nom et des propriétés de son e-mail. En savoir plus sur l'action Ajouter un contact à un webinaire Zoom .

Remarque : vous recevrez l'erreur L'hôte du webinaire ne peut pas s'inscrire au webinaire si vous essayez d'inscrire l'hôte du webinaire ou l'utilisateur connecté à un webinaire Zoom à l'aide d'un Workflow.