Utilizza le firme elettroniche con i preventivi

Utilizza le firme elettroniche per ottenere l'accettazione di unpreventivo o di un preventivo preesistente da parte di un acquirente. Una firma elettronica, o e-signature, è l'espressione elettronica del consenso di una persona ai termini di un determinato documento. 

Le firme elettroniche sono valide e legalmente riconosciute negli Stati Uniti, in Canada, nell’Unione Europea, nel Regno Unito e in molti altri paesi. Hanno lo stesso valore legale delle firme autografe. La funzionalità di firma elettronica di HubSpot è fornita da Dropbox Sign (precedentemente HelloSign). Consulta il tuo team legale per verificare la validità dell’utilizzo delle firme elettroniche con i tuoi clienti.

Prima di iniziare

Comprendi i requisiti

• Non è necessario creare un account su Dropbox Sign per utilizzare la firma elettronica nell’ambito del normale processo di creazione dei preventivi all’interno di HubSpot.
• Per i preventivi, un utente a cui è stata assegnatauna licenzaRevenue Hubpuò configurare un preventivo in modo da includere l’opzione della firma elettronica. Gli utenti a cui è stata assegnata una licenza Core non possono configurare un preventivo, ma possono essere designati da un altro utente come mittente del preventivo o come controfirmatario.
• Per i preventivi legacy, un utente a cui è stata assegnata una Sales Hub può configurare un preventivo legacy in modo da includere l’opzione della firma elettronica. Gli utenti a cui è stata assegnata una licenza core non possono configurare un preventivo, ma possono essere designati da un altro utente come mittenti del preventivo o come controfirmatari.

Comprendere le limitazioni e le considerazioni

Comprendere i limiti

delle firme elettroniche

Il tuo account HubSpot ha un limite mensile aggregato di firme elettroniche basato sul tuo abbonamento e sul numero di utenti a cui è stata assegnata una licenza Revenue Hub(per i preventivi) o una licenza Sales Hub (per i preventivi legacy). Scopri di più sull’assegnazione e la gestione delle licenze.

Utilizza la tabella sottostante per esaminare alcuni esempi di limiti delle firme elettroniche:

• Se un utente utilizzasse 30 firme elettroniche in un mese nel Ricavi Hub Professional, ne rimarrebbero 20, che potrebbero essere utilizzate da entrambi gli utenti dell’account per il resto del mese.
• Se un utente utilizzasse 50 firme elettroniche in un mese nell’account Revenue Hub ,ne rimarrebbero 200, che potrebbero essere utilizzate da qualsiasi altro utente dell’account per il resto del mese. Il limite verrebbe azzerato all’inizio del mese successivo.
• Se un utente utilizzasse 10 firme in un mese nell’account Sales Hub Professional, ne rimarrebbero 20, che potrebbero essere utilizzate da qualsiasi altro utente dell’account per il resto del mese. Il limite verrebbe azzerato all’inizio del mese successivo.

Tieni presente quanto segue quando esamini i limiti delle firme elettroniche:

• Una firma elettronica verrà conteggiata ai fini del limite non appena l’opzione di firma elettronica viene attivata per un preventivo pubblicato.Non ènecessario che il preventivo sia firmato affinché venga conteggiato ai fini del limite di firme.
• Un preventivo che richiede più firme conta come una sola firma elettronica ai fini del limite. Ad esempio, se un preventivo pubblicato con le firme elettroniche abilitate richiede tre firme, questo conta solo come un utilizzo ai fini del limite, indipendentemente da chi abbia firmato il preventivo.
• Se un preventivo con una richiesta di firma elettronica scade o viene richiamato, il reinvio del preventivo verrà conteggiato come una firma elettronica aggiuntiva ai fini del limite (una firma elettronica per il primo invio del preventivo, un’altra quando il preventivo viene reinviato).

Verifica i limiti relativi alle firme elettroniche previsti dal tuo abbonamento nel catalogo Prodotti e servizi di HubSpot e controllando l’utilizzo delle firme elettroniche del tuo account.

Monitora l’utilizzo delle firme elettroniche

Nelle impostazioni del preventivo, visualizza quante firme elettroniche hai utilizzato finora questo mese e quanto ti manca per raggiungere il limite mensile. Il limite mensile si azzera il primo giorno di ogni mese.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nella barra laterale sinistra, vai suOggetti >Preventivi.
3. In alto, fai clic sulla scheda Firma elettronica.
4. L’utilizzo delle firme elettroniche è visualizzato nella sezione“Utilizzo delle firme elettroniche questo mese”.

Aumentare il limite delle firme elettroniche

Per aumentare il numero di firme elettroniche disponibili nel tuo account, contattail tuoresponsabile del successo dei clienti.

Abilitare le firme elettroniche

Dichiarazione di non responsabilità: l’implementazione di Dropbox Signda parte di HubSpot dovrebbe essere conforme alla normativa eIDAS, poiché Dropbox Sign è conforme alla normativa eIDAS. Quanto sopra non costituisce un parere legale e non deve sostituire la consulenza legale professionale, per la quale è necessario rivolgersi a un avvocato abilitato.

Dropbox Sign si avvale di un partner di fiducia per la conformità delle firme elettroniche nell’UE e non apparirà esplicitamente sulsito web eIDAS dei partner di fiducia.

Abilita le firme elettroniche sui preventivi

Per includere un campo di firma elettronica in un preventivo, selezionare la firma elettronica come opzione di accettazione.

Abilitare le firme elettroniche sui preventivi legacy

Per includere un campo di firma elettronica in un preventivo legacy, selezionare

Firma elettronica" come opzione di firma.

Riassegnare un firmatario elettronico

Il firmatario elettronico di un preventivo può riassegnare l’obbligo di firma a qualcun altro all’interno della propria organizzazione. Scopri di più su come attivare la riassegnazione della firma elettronica.

Esamina l’attività di riassegnazione dei preventivi

Quando un preventivo viene riassegnato a un nuovo firmatario, la modifica viene registrata come attività sul preventivo.

• Nel tuo account HubSpot:

  • La riassegnazione compare nel pannello di anteprima del preventivo sotto Attività del preventivo.

  • Solo gli utenti con accesso al preventivo possono visualizzare questa attività.

  • L'attività non compare nei record associati (ad es., contatto e azienda).

• Accesso tramite API: l’attività di riassegnazione del preventivo potrebbe essere disponibile tramite API a seconda di come è configurato l’evento e delle autorizzazioni della richiesta API.

Firma elettronica di un

preventivo Quando la firma elettronica è abilitata per un preventivo, gli acquirenti e i controfirmatari possono aggiungere le loro firme al preventivo.

• Per una maggiore sicurezza, attiva la verifica dell’identità. Con la verifica dell’identità attivata, HubSpot includerà una fase preliminare di verifica tramite e-mail per confermare l’identità del firmatario prima di consentirgli di firmare il preventivo.

• I controfirmataripossono, facoltativamente, avviare il processo di firma dal proprio account HubSpot, eliminando così la necessità di verifica.

Sia gli acquirenti che i controfirmatari possono avviare il processo di firma elettronica da un preventivo condiviso. I controfirmatari riceveranno un'e-mail se l'acquirente firma elettronicamente il preventivo per primo:

1. Accedi al preventivo per apporre la firma elettronica:
   • Gli acquirenti devono cliccare sul link del preventivo o del preventivo legacy condiviso con loro.
   • I controfirmatari possono visualizzare e controfirmare un preventivo pubblicato dalla pagina dell’indice dei preventivi.
2. Se sul preventivo è stata impostata una password (solo per i preventivi, non disponibile con i preventivi legacy), l’acquirente deve inserire il proprio indirizzo e-mail e la password del preventivo.
3. Se il preventivo consente la riassegnazione del firmatario elettronico (solo per i preventivi, non disponibile per i preventivi legacy), l'acquirente può cliccare su"Riassegna il firmatario di questo preventivo "per assegnare il preventivo a un firmatario diverso.
   
   
   • L’acquirente può inserire i dati del nuovo firmatario e fare clicsu“Riassegna ” in alto a destra.
     
     
   • Sia il firmatario precedente che quello nuovo riceveranno una notifica via e-mail. Il nuovo firmatario può cliccare su "Visualizza il preventivo " nell'e-mail per aprire il preventivo e firmarlo.
     
     
4. Se la verifica dell’identità è disattivata, clicca su «Firma ora» nella parte inferiore del preventivo.
   
   
5. Se la verifica dell’identità è attivata, verifica la tua identità tramite e-mail:
   • Nel preventivo condiviso, scorri fino alla sezione "Accettazione " e clicca su "Verifica e-mail" sopra il tuo nome e indirizzo e-mail. Verrà visualizzato il messaggio "Verifica inviata" a conferma dell'invio di un'e-mail di verifica. Hai un'ora di tempo per completare la procedura di firma dopo aver cliccato su "Verifica e-mail". Se non firmi il preventivo entro un'ora dal clic su "Verifica e-mail", torna al preventivo condiviso e clicca nuovamente su "Verifica e-mail" per generare una nuova e-mail di verifica.
     
     
   • Apri la tua casella di posta elettronica e individua l’e-mail con oggetto “Verifica la tua identità per firmare il preventivo da”. Fai clic su “Verifica la tua identità e firma il preventivo ” per avviare la procedura di firma.

Nota: se l’e-mail di verifica non arriva, verifica l’indirizzo e-mail del destinatario, controlla lo stato di consegna delle e-mail o i registri (se disponibili) e chiedi al destinatario di cercare in tutte le cartelle della posta. Le e-mail di verifica vengono inviate da success@hubspot.com o dall’indirizzo e-mail configurato nelle impostazioni del preventivo. Se il destinatario continua a non trovare l’e-mail, consulta la procedura di risoluzione dei problemi per capire perché i destinatari potrebbero non ricevere le e-mail di sistema o di notifica di HubSpot.

• • Si aprirà una nuova scheda del browser con una finestra di dialogo che conferma la tua identità. Fai clic su Inizia la firma. Se si verifica un errore quando fai clicsu Inizia la firma, fai clic suVerifica l’e-mail nell’e-mail un’ora dopo averla ricevuta per riavviare il processo di verifica.

6. Fai clic su "Inizia " in alto a destra.
   
   
7. Nella sezione “Accettazione”, clicca su “Clicca per firmare” sopra il tuo nome.
   
   
8. Nella finestra di dialogo, fai clic sulle schede "Disegna", "Digita" o "Carica " e aggiungi la tua firma. Fai clic su "Inserisci " per aggiungere la firma.
9. In alto a destra, clicca su " Continua".
10. In alto a destra, clicca su "Modifica" per modificare la tua firma. Clicca su "Accetto" per salvare la tua firma sul preventivo.
11. Fai clic su " Chiudi".
12. I controfirmatari riceveranno un'e-mail che li informerà che il preventivo è stato firmato. Se non hanno ancora controfirmato il preventivo, possono fare clic su " Rivedi e controfirma il preventivo " per avviare la procedura di controfirma. 
13. Il preventivo è firmato ma non è ancora stato pagato. Se non sei iscritto alla versione beta di Connected CPQ, Fatturazione e Pagamenti, e il impostazione "Crea automaticamente i contratti dai preventivi accettati" è attivata, viene creato automaticamente un record di contratto quando un preventivo viene accettato dall’acquirente. Scopri di più sull’utilizzo dei contratti in HubSpot.
14. Se per il preventivo sono abilitati i pagamenti online:
    • Se sei iscritto alla versionebeta di Connected CPQ, Billing e Payments, per il preventivo vengono generati automaticamente un contratto e le fatture, e il pagamento viene effettuato tramite la fattura.I contratti vengono quindi utilizzati per gestire la fatturazione ricorrente, la creazione delle fatture e la riscossione dei pagamenti. Scopri di più sul processo della versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments.
    • Se non sei iscritto alla versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments, nella parte superiore del preventivo l’acquirente fa clic su Configura pagamento. L’acquirente può anche chiudere il preventivo e riaprirlo in un secondo momento per configurare il pagamento. 

Controfirmare un preventivo dalla pagina indice dei preventivi

I controfirmatari possono anche controfirmare un preventivo dalla pagina indice dei preventivi:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Preventivi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Preventivi.
2. I preventivi che richiedono una firma avranno lo stato “In attesa di firma”. Passa il mouse sul preventivo e fai clic su “Anteprima”.
3. In alto a destra, fare clic su "Azioni", quindi selezionare"Controfirmare".
   
   
4. Procederecon la firma del preventivo.

Verifica lo stato della firma di una quotazione

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Preventivi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Preventivi.
2. Passa con il mouse su un preventivo con firme in sospeso e clicca su "Anteprima". 
3. Nel pannello di destra, visualizza l'attività di firma nella sezione Firmatari.
   
   
4. Una volta firmato il preventivo, è possibilescaricare un PDF del preventivo firmato elettronicamente.

Nota: se scarichi un preventivo firmato, Dropbox Sign rimuove i link da qualsiasi testo con collegamento ipertestuale incluso nelle sezioni Lettera di accompagnamento, Riepilogo esecutivo o Termini dalla versione PDF del preventivo. Si consiglia di includere l'URL completo per il testo collegato nelle sezioni del preventivo, in modo che il link sia ancora cliccabile dopo il download del preventivo.

Il cliente riceverà una copia del documento che ha firmato una volta completate tutte le firme e le controfirmature richieste. La notifica che riceverà include un link al documento firmato, che scadrà alla scadenza del preventivo, e una copia in formato PDF del documento firmato da conservare nei propri archivi.

Passi successivi

• Scopri di più sulla creazione dei preventivi.
• Scopri di più sulla creazione di preventivi legacy.
• Scopri di più sulla gestione dei preventivi.